Документы мат капитал: Как получить материнский капитал: единовременные выплаты, документы

1. Официальная бумага из банка, свидетельствующая о том, что заемщик действительно намерен заключить договор покупки в ипотеку. Как правило, этот документ выдается банком в обычной форме.
2. Вся общая информация о жилом объекте, который станет предметом ипотечного кредитования.
3. Все документы, как и в случае с банком, принадлежат заемщику (паспорт, СНИЛС, ИНН).
4. Обязательно написать заявление на перевод денежных средств с указанием банковских реквизитов.

Условия по ипотеке от самых популярных банков

Любое финансовое учреждение заинтересовано в том, чтобы оформить как можно больше договоров на крупные кредиты.К таким видам кредитования относится и ипотека на материнский капитал. Банки, как показывает практика, по-разному относятся к оформлению кредита, предполагающему учет семейного капитала. Поэтому, прежде чем решить, как использовать мат. капитала в качестве первоначального взноса в ипотеку стоит изучить условия финансовых учреждений. Специалисты рекомендуют в первую очередь обращаться к крупным организациям, которые пользуются большой популярностью среди заемщиков.

Ипотека в Сбербанке

Возможно, это тот же банк, который готов предоставить ипотеку на жилье вне зависимости от его категории.Так, каждый заемщик может оформить договор на покупку второго жилья, частного дома или квартиры в новостройке. Также возможна и ипотека на материнский капитал. Основным требованием банка является обязательное перечисление средств по сертификату в течение полугода после заключения сделки.

Официальные условия:

1. Кредит предоставляется только в национальной валюте.
2. Ставка по ипотечному кредитованию 14,5%.
3. Максимальный срок кредита — тридцать лет.
4. Сумма первоначального взноса должна быть не менее 20 процентов.
5. Сумма сделки не более 40 000 000 руб.

«ВТБ 24»

Второй по популярности банк, с которым сотрудничают заемщики, оформляя ипотеку. Договор можно заключить абсолютно на любое жилье, вне зависимости от его категории. То есть это может быть частная собственность, вторичка, новостройка. Для банка этот фактор не является определяющим. Здесь также доступна ипотека под материнский капитал.Основные условия заключения договора с ВТБ 24:

1. Операции по приобретению ипотечного жилья производятся только в национальной валюте;
2. Средняя процентная ставка 15,95%;
3. Максимальный срок заключения ипотеки 30 лет;
4. Минимальный платеж за транзакцию 20%;
5. Стоимость жилья не должна превышать 30 000 000 руб.

«ДельтаКредитБанк»

При желании оформить ипотеку в «Дельта КредитБанк» следует помнить, что регистрация возможна только на первичное и вторичное жилье.Перечисление денежных средств с момента заключения договора возможно в течение года с момента подписания.

Условия, на которых возможно оформление ипотеки за счет средств семейного капитала:

1. Все операции и переводы возможны только в национальной валюте — рублях.
2. Средняя кредитная ставка составляет 15,25%.
3. Вступительный взнос 30%.
4. Максимально возможный срок кредита не должен превышать 25 лет.

Расчет первоначального взноса

Как правило, не каждый банк предоставляет информацию о том, какой будет размер первоначального взноса.Каждая семья желает знать, какие условия она может принять, и поэтому желает рассчитать сумму первоначального взноса самостоятельно. На самом деле это не так сложно. Для этого нужно знать точную стоимость жилья и выраженную в процентах часть, которую банк требует в качестве первоначального взноса. Так, например, если квартира или дом стоит 3 000 000 рублей, а банк требует минимум 20%, получается 600 000 рублей. В том случае, если семья планирует использовать мат.капитала в качестве первоначального взноса по ипотеке, вполне логично, что в любом случае необходимо внести сумму наличными.

Если семья рассчитывает только на справку, можно рассчитать стоимость жилья, на которую она может претендовать. Формула проста: размер коврика. капитал х 100 / стоимость первоначального взноса.

Рекомендации

Важно понимать, что материнский капитал является разновидностью государственной поддержки, поэтому сумма, которая выдается в данном случае, может быть использована только на конкретные нужды.Невозможно пойти и потратить его, когда захочешь. Если вы планируете использовать мат. капитала в качестве первоначального взноса по ипотеке или в качестве платежа в счет погашения основного долга необходимо предупредить об этом Пенсионный фонд за полгода до заключения сделки. Государственный бюджет и платежи планируются каждые полгода.

В случае, если часть материнского капитала уже использована, остаток не может быть использован в качестве первоначального взноса. Единственное, что можно сделать, это уменьшить задолженность по действующему договору ипотеки.

Заключение

Прежде чем обращаться в банк, необходимо решить для себя, какой строительной программе отдать предпочтение. И хотя при участии в долевом строительстве риск в разы больше, семья может выиграть немалое количество метров, а также оформить ипотеку по более выгодной цене с точки зрения ежемесячных платежей.

Строковые функции Help Docs | Справочный центр Integromat

ascii

Удаляет все символы, отличные от ascii, из текстовой строки.

 
 
  ASCII (Iěnštčeřgžrýoámíaét)  
 = Integromat 
  ASCII (ěščřž; true)   = ESCRZ 
 Base64
 (текст)   (текст) 
 преобразует текст на Base64.
  
  Base64 (Integromat)  
 = AW50ZWDYB21HDA == 
 Подсказка: комбайн  TOBINALY ()  и  TOSTRING ()  и  TOSTRING ()  Функции для преобразования Base64 Кодированный текст на простой текст:
  TOSTRING (TOBINALY (AW50ZWDYB21HDA == ;base64))  
 = интегромат 
 Вы также можете использовать эту функцию для кодирования двоичных данных.
 использовать заглавные буквы
 (текст) 
 Преобразует первый символ текстовой строки в верхний регистр.
  capitalize(integromat)  
 = Integromat 
 содержит
 (текст; строка поиска) 
 Проверяет, содержит ли текст строку поиска.
  содержит(Hello World;Hello)  
 = true 
  содержит(Hello World;Bye)  
 = false 
 decodeURL
 (text) 
 Декодировать специальные символы в URL-адресах.
  decodeURL(Automate%20your%20workflow)  
 = Автоматизируйте рабочий процесс 
 encodeURL
 (текст) 
 Кодирует специальные символы в тексте в действительный URL-адрес.
 escapeHTML
 (текст) 
 Экранирует все теги HTML в тексте.
  escapeHTML(Hello)  
 = <b>Hello</b> 
 indexOf
 (строка; значение; [начало]) 
 Возвращает позицию первого вхождения заданного значения в строку.Этот метод возвращает «-1», если искомое значение никогда не встречается.
 
 
  indexOf (Integomat; T)  
 = 2  
  indexof (Integomamat; x)  
 = -1 
 = -1 
  indexof (Integromat; t; 3)  
 = 9 
 Длина
 (текст или буфер ) 
 Возвращает длину текстовой строки (количество символов) или двоичного буфера (размер буфера в байтах).
  длина(привет)  
 = 5 
 нижний
 (текст) 
 Преобразует все буквенные символы в текстовой строке в нижний регистр.
  нижний(привет)  
 = привет 
 md5
 (текст) 
 Вычисляет хеш md5 строки.
  md5(integromat)  
 = d155951844a40fb856108d803d4de33e 
 replace
 (текст; строка поиска; строка замены) 
 Заменяет строку поиска новой строкой.
  replace(Hello World;Hello;Hi)  
 = Hi World 
 Регулярные выражения (заключенные в  /.../  ) можно использовать в качестве строки поиска с комбинацией флагов (например,  g  ,   i  ,   m  ) добавлено:
 = Все эти числа XXXX будут заменены на X 
 Строка замены может включать следующие специальные шаблоны замены:
  $&  $&  подстрока.
  $n 
 Где n — положительное целое число меньше 100, вставляет n-ю строку подсовпадения в скобках. Обратите внимание, что это индекс 1.
 = номер телефона +420777111222
7111222
 = номер телефона: +4207771112222 
 Не используйте названные группы захвата, такие как  / IS (? <Номер> \ d +) /  в смену аргументу так как это вызовет ошибку.
 Дополнительные сведения о регулярных выражениях см. в документации анализатора текста.
 sha1
 (текст; [кодировка]; [ключ]) 
 Вычисляет хэш sha1 строки. Если аргумент key указан, вместо него возвращается хэш sha1 HMAC. Поддерживаемые кодировки: `hex` (по умолчанию), `base64` или `latin1`.
  sha1(интегромат)  
 = 5572e727b5822e06d7d13c69f51b3addbfa5390f 
 sha256
 (текст; [кодировка]; [ключ]) 
2 строки hash5 thesha6 of Calculation. Если аргумент key указан, вместо него возвращается хэш sha256 HMAC.Поддерживаемые кодировки: `hex` (по умолчанию), `base64` или `latin1`.
  sha256 (integromat)  
 = 17722b391d8f2004020cc7445685451bc42bf8f6621d7866ba96e8ffa42b68aa 
 SHA512 (текст; [выходное кодирование]; [ключ]; [ключ кодирования]) 
 вычисляет SHA512 хэш строки. Если аргумент key указан, вместо него возвращается хэш sha512 HMAC. Поддерживаемые кодировки: `hex` (по умолчанию), `base64` или `latin1`. Поддерживаемые кодировки ключей: «текст» (по умолчанию), «шестнадцатеричный», «base64» или «двоичный».При использовании двоичной кодировки ключей ключ должен быть буфером, а не строкой.
  SHA512 (integromat)  
 = dbb0c7d5aa108aca5d2476d00885a98aef9f9ed9ad1c4635abaf9c104793844b7dc52e0dfab43c893c55ff4a9db5d69b8be479716ee53149337456694f7aed7c 
 расщепленные (текст, разделитель) 
 разбивает строку в массив строк, разделяя строку на подстроки.
  split(John, George, Paul;,)  
 startcase
 (текст) 
 Делает первую букву каждого слова прописной, а все остальные буквы строчными.
  startcase(hello WORLD)  
 = Hello World 
 stripHTML
 (текст) 
 Удаляет все теги HTML из текста.
  stripHTML(Hello)  
 = Hello 
 substring
 (текст; начало; конец) 
 Возвращает часть текстовой строки между "начальной" позицией и "концом" должность.
  substring(Hello;0;3)  
 = Hel 
  substring(Hello;1;3)  
 = el 
 toBinary
 (value) 
s 903 двоичные данные.Вы также можете указать кодировку в качестве второго аргумента, чтобы применить двоичные преобразования из шестнадцатеричного или base64 в двоичные данные.
  toBinary (Integromat)  
 = 496e746567726f6d6174 
  toBinary (SW50ZWdyb21hdA ==; base64)  
 = 496e746567726f6d6174 
 ToString (значение) 
 преобразует любое значение в строку.
 обрезка
 (текст) 
 Удаляет символы пробела в начале или конце текста.
 верхний
 (текст) 
 Преобразует все буквенные символы в текстовой строке в верхний регистр.
  верхний(Привет)  
 = ПРИВЕТ 
 Понравилась ли вам эта статья?
  Да(4)  Нет
 Не забудьте поделиться!
 Инструмент оценки управления | Институциональное соответствие и услуги по управлению рисками | UTSA
  ОБЗОР 
 
 1. Все сотрудники, получающие зарплату из моего центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта/идентификатора(ов) проекта, для которых я являюсь руководителем отдела, прошли необходимое обучение(я) по соблюдению нормативных требований.
  Мои тренировки 
  HOP 9.40 — Обучение общему соответствию 
 Обратите внимание всех сотрудников на важность прохождения онлайн-обучения по соблюдению нормативных требований. Сотрудники будут уведомлены по электронной почте, когда обучение будет назначено, и им будет предоставлен крайний срок для завершения обучения. Руководители и вице-президенты будут уведомлены о незавершении.
 Новым сотрудникам будет назначено обучение в течение 30 дней после приема на работу.
 UTSA проводит ежегодное обучение, и существующие сотрудники обязаны ежегодно проходить это обучение.
 Сотрудники-студенты также должны пройти обучение по соблюдению требований.
 Важно, чтобы адреса электронной почты в UT Share/PeopleSoft были точными, чтобы сотрудники могли получать уведомления об обучении.
  
 
 2. Я знаю, и все сотрудники, получающие оплату из моего(-их) центра(-ов) затрат/идентификатора(-ов) проекта/идентификатора(-ов) проекта, были проинформированы о том, что этические или юридические вопросы, поднятые сотрудниками или студентами, всегда следует воспринимать всерьез и должны быть направлены в соответствующий офис в UTSA для обработки.
  HOP 4.01 — Этический кодекс 
  HOP 4.31 - Конфликт интересов 
  HOP 1.33 — Конфликт интересов, конфликт обязательств и внешняя деятельность 
  
 Поощряйте сотрудников обращаться с вопросами или замечаниями о неэтичных действиях к своему руководителю. Руководители должны направлять сотрудников в соответствующие офисы.
 Сообщите сотрудникам, что они могут анонимно сообщать о предполагаемых проблемах несоблюдения требований по горячей линии по вопросам соответствия 1-877-270-5051 или через Интернет по телефону  https://www.reportlineweb.com/Welcome.aspx?Client=UTSA  Дополнительную информацию о горячей линии можно найти на веб-сайте  Office of Institutional Compliance & Risk Services .
 О проблемах этического или юридического характера можно сообщить главному специалисту по правовым вопросам (юридические вопросы) по телефону 458-4105.
 
 3. Я знаю, что важно иметь измеримые письменные цели и задачи для моей области/отдела.
  
 Определение миссии отдела/области.
 Разработайте долгосрочные стратегические цели.
 Разработайте измеримые годовые цели на основе миссии и стратегических целей вашего отдела.
 Создайте план действий для достижения годовых целей.
 Сообщите цели и план действий всем сотрудникам.
 Ежегодно оценивайте план действий и цели.
 Ознакомьте новых сотрудников с их обязанностями и ответственностью. Контрольный список для ориентации на рабочем месте  i  доступен на веб-сайте отдела кадров.
  
 4. Я знаю, что важно иметь письменные процедуры для критически важных систем/процессов в моем районе/отделе.
  
  
 Определение критических операций.
 Разработайте письменные процедуры и ежегодно пересматривайте и обновляйте их.
  ФИСКАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ 
  ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 
  
 Топ
 5  .  В моем районе/отделе есть система ежемесячной проверки/согласования центров затрат/идентификаторов проектов, чтобы определить, совпадают ли бухгалтерские записи университета с записями моего района/отдела. Имеются процедуры, обеспечивающие принятие надлежащих мер в случае обнаружения ошибок и/или несанкционированных транзакций, а также все проверки/сверки учетного центра/идентификатора проекта датированы и подписаны составителем и рецензентом.
  
  UT Общесистемная политика UTS142.1  
 - Политика годового финансового отчета
 Оперативное руководство по управлению финансами (FMOG) —  Ежемесячный финансовый отчет. Процесс выверки 
  FMOG — план мониторинга разделения обязанностей и сверки счетов 
  FMOG - Программа Procard 
 Обучение сверке ежемесячных финансовых отчетов  
  (см. раздел «Бухгалтерский учет»)
  
 Руководители отделов должны иметь практические знания о своих бюджетах (информацию можно просмотреть в UTShare/PeopleSoft).
 Внедрить ведомственную систему отслеживания и анализа расходов и доходов ведомства. Тип используемой системы может варьироваться в зависимости от сложности центра(ов) затрат отдела/идентификатора(ов) проекта. Ознакомьтесь с учебными и другими ресурсами, представленными в разделе «Бухгалтерский учет» веб-сайта обучения по финансовым вопросам, а также в «Руководстве по управлению финансами» (FMOG) «Процесс сверки ежемесячных финансовых отчетов».
 Если возможно, назначьте разных лиц ответственными за ввод данных в систему отдела и согласование системы отдела с UTShare/PeopleSoft.
 Ежемесячно проверяйте обзоры/сверки отделов и убедитесь, что все транзакции уместны и нет искажений или упущений.
 Убедитесь, что ошибки исправлены немедленно.
 
 6. Моя область/отдел структурирована таким образом, что один человек не создает, не утверждает и не согласовывает транзакции. Если у меня нет персонала для надлежащего разделения этих обязанностей, я понимаю, что как руководитель отдела я должен играть более активную роль в мониторинге центра(ов) затрат моего отдела/отдела/идентификатора(ов) проекта.
 FMOG - Обработка наличных платежей
  FMOG — план мониторинга разделения обязанностей и сверки счетов 
  Общесистемная политика UT UTS142.1  
 Политика в отношении годового финансового отчета
  
 Надлежащее разделение обязанностей в отделе гарантирует, что ни один человек не будет заниматься всеми аспектами транзакции или бизнес-процесса, что снижает вероятность необнаруженных ошибок или мошеннических действий.
 Убедитесь, что ни один человек не обрабатывает все этапы транзакции (например, создает, утверждает и согласовывает).
 Надлежащее разделение обязанностей необходимо для снижения риска мошенничества при операциях с наличностью. Иметь одного человека, отвечающего за все этапы операций с наличными, рискованно — за каждой транзакцией должно наблюдать как минимум две пары глаз. В идеале вы должны убедиться, что лицо, ответственное за ведение учета (например, сверка полученных наличных/чеков с кассовыми лентами, регистрация или другие записи о доходах), отличается от лица, которое хранит наличные/чеки (открывает почту, подготавливает депозит и т.  д.). .). В небольших отделах это может быть проблемой; тем не менее, есть способы компенсировать, если вы не можете полностью разделить обязанности (например, поручить кому-то вне процесса анализировать продажи и депозиты на предмет разумности или отслеживать необычные тенденции).
  
 7. В моем районе/отделе существует процедура сверки кассовых и чековых записей о доходах с депозитной документацией.
 Примечание. Области/отделы, принимающие средства от имени UTSA, должны иметь запрос на авторизацию в файле Office of Financial Services and University Bursar.
 FMOG - Обработка наличных платежей
  FMOG - Работа с наличностью и управление ею 
  Форма запроса на обработку наличности отдела 
  
 Отдел, принимающий наличные деньги и/или чеки, должен иметь систему регистрации этих квитанций (например, кассовый аппарат или журнал).
 Журналы кассового аппарата следует регулярно сравнивать с фактическими депозитами, чтобы убедиться, что все доходы депонируются.
 Необходимо проанализировать тенденции доходов, чтобы определить, соответствуют ли фактические доходы ожидаемым доходам.
 Квитанции должны быть выданы для всех личных транзакций, и отдел должен хранить документацию о том, что квитанция была предоставлена.
 Чтобы сократить объем ручной обработки наличных и чеков, обратитесь в Управление финансовых услуг, чтобы узнать больше о новом продукте Marketplace, который можно настроить для использования в качестве веб-сайта электронной коммерции для вашего мероприятия/отдела.
 8. Денежные средства/чеки всегда должным образом защищены, доступ по возможности ограничен, а чеки сразу же индоссируются при получении.
 Примечание. Области/отделы, принимающие средства от имени UTSA, должны иметь политику безопасности, хранящуюся в Управлении финансовых услуг и университетской стипендии.
  
  FMOG - Работа с наличностью и управление ею 
  Политика безопасности отдела обработки наличных денег 
 Как минимум, всегда держите наличные/чеки запертыми в ящике стола или сейфе.
 Установите ответственность за наличные/чеки, ограничив доступ к ключу или комбинации как можно меньшему числу лиц.
 9. Полученные наличные деньги и чеки на общую сумму 500 долларов США или менее передаются в налоговую службу один раз в неделю, а полученные наличные деньги и чеки на общую сумму более 500 долларов США передаются в течение одного рабочего дня.
  Общесистемная политика UT UTS166  — Управление наличностью и политика обработки наличности
  FMOG - Работа с наличностью и управление ею 
 FMOG - Обработка наличных платежей
  
 Своевременное внесение наличных и чеков является ключом к снижению риска кражи и должно быть приоритетом при организации обязанностей сотрудников.
  ЗАКУПКИ 
  
 Верх
 
 11. Покупки Procard в моем учетном(ых) центре(ах)/проекте(ах) соответствуют требованиям и ограничениям UTSA для использования Procard.
  FMOG - Программа Procard 
  AM0562 Соответствие требованиям Procard и обработка с использованием 
 Менеджеры должны иметь практические знания политик и процедур Procard.
 Менеджеры должны быть осведомлены о лимитах и ​​ограничениях Procard, как описано в FMOG -  Программа Procard , и должны убедиться, что держатели карт также осведомлены об этих пунктах.
 Ведите журнал транзакций и сохраняйте соответствующую подтверждающую документацию в соответствии с требованиями FMOG -  Программа Procard  для всех покупок Procard.
 О подозрении на неправильное использование карты Procard следует немедленно сообщить в офис Procard/Travel Card Administration (PTCA).
 Перед утверждением в UTShare PeopleSoft проверьте все транзакции Procard, чтобы убедиться, что они разумны и соответствуют целям/задачам отдела/подразделения. Необычные транзакции должны подвергаться сомнению и расследоваться.
 Убедитесь, что налог с продаж не взимается с транзакций Procard.
 Одобрить транзакции Procard в UTShare PeopleSoft до назначенной даты.
 Отправьте заполненный запрос на техническое обслуживание карты   в PTCA для запрошенных изменений в существующей Procard (например,г., лимиты, центр затрат по умолчанию, аннулирование карты).
 Создайте и задокументируйте среду управления Procard в отделе и сохраните копию вместе с журналами транзакций Procard. Документация должна быть легко доступна для аудитов и обзоров.
 Убедитесь, что сотрудники, совершающие покупки Procard, посещают первоначальное обучение Procard (за которым следуют последующие курсы повышения квалификации) по мере необходимости. MyTraining предлагает ряд учебных занятий по процедурам покупки MyTraining предлагает ряд учебных занятий по процедурам Procard.Доступ к MyTraining можно получить через Интернет или позвонив в отдел обучения и развития персонала по телефону 458-4658.
 Свяжитесь с офисом PTCA по электронной почте  [email protected]  или по телефону 458-7993, если у вас есть вопросы или проблемы с Procard.
  
 
 12. Все сотрудники, закупающие товары и услуги в моем(их) учетном(ых) центре(ах)/проекте(ах), проходят обучение по закупкам до размещения заказов в системе.
 Веб-сайт отдела закупок
  CT0990 Обучение инициаторов закупок Rowdy Exchange 
 Руководители отделов должны иметь практические знания о политике и процедурах закупок.
 Работники являются распорядителями средств Университета; следовательно, закупки должны быть связаны с бизнесом и соответствовать миссии отдела.
 По возможности, чтобы обеспечить надлежащее разделение обязанностей, лицо, совершающее покупки, не должно также сверять Ежемесячный финансовый отчет.
 Обеспечить, чтобы сотрудники, выполняющие обязанности по закупкам, проходили начальную подготовку по закупкам (за которой следовали последующие курсы повышения квалификации) в течение 30 дней после начала работы.  MyTraining  предлагает ряд учебных занятий по процедурам покупки и использованию карт Procard. MyTraining  можно получить через Интернет или позвонив в отдел обучения и развития персонала по телефону 458-4658.
 Подчеркните важность соблюдения правил закупок.
 Обеспечение подачи и ведения подтверждающей документации в соответствии с Графиком хранения записей UTSA —  https://www.utsa.edu/openrecords/docs/График хранения SLR 105 — UTSA 03-2018 (с поправками).pdf 
 По возможности используйте карту UTSA Procard для покупок на сумму менее 15 000 долларов США (покупаемые товары должны соответствовать правилам и ограничениям Procard).
 Немедленно уведомляйте отдел закупок  по номеру  в случае возникновения расхождений или проблем с поставщиками или подрядчиками. Позвоните в отдел закупок, если у вас есть вопросы.
  
 
 13. В моем регионе/отделе существует процедура, обеспечивающая обработку отделом закупок всех покупок на сумму 15 000 долларов и более. Я знаю и проинформировал всех сотрудников, получающих оплату из моих центров затрат/идентификаторов проектов, заказы не могут быть разделены, чтобы избежать этих долларовых требований.
 Веб-сайт отдела закупок
  Справочник по управлению контрактами 
 Поддерживать адекватную сопроводительную документацию для всех покупок на случай аудита или других запросов на информацию.
 Убедитесь, что сотрудники, инициирующие и утверждающие транзакции, ознакомлены с рекомендациями и ограничениями для различных центров затрат/идентификаторов проектов.
 Операции по расходам и связанные с ними ваучеры должны пройти независимую проверку на предмет полноты, точности и соответствия политике Университета, а также согласования с подтверждающей документацией, прежде чем они будут утверждены для оплаты.
 Стандартизируйте спецификации и требования к товарам и услугам, где это возможно.
  
 
 14. Когда товары доставляются непосредственно в мой район/отдел, квитанции немедленно создаются в системе получения, чтобы обеспечить проверку товаров. Я осведомлен о процессе получения и уведомил всех сотрудников, получающих оплату из моего(их) учетного(ых) центра(ов)/идентификатора(ов) проекта, что область/отдел может подвергнуться процентным санкциям, если поставщики не получат оплату в течение 30 дней.
  
 Веб-сайт центрального приема 
 Убедитесь, что сотрудники, получающие товары в вашем отделе, знают, что они должны немедленно создавать квитанции в системе UT Share/PeopleSoft, чтобы обеспечить своевременные платежи поставщикам. Департаменты могут быть подвергнуты денежным штрафам в соответствии с Законом о срочных платежах, если поставщики не получат оплату в течение 30 дней.
 Если товары, доставленные в отдел, повреждены или не соответствуют заказанному, следует немедленно связаться с поставщиком.Вы должны уведомить о выплатах и ​​туристических услугах после того, как поставщик исправит ситуацию к вашему удовлетворению, чтобы поставщику можно было заплатить.
 Убедитесь, что товары проверены и подсчитаны до подписания и датирования отчета/формы о получении от поставщика.
 Департаменты должны иметь систему для отслеживания невыполненных заказов на поставку, т.е. внутренняя система регистрации или учета.
  
  ИСТОРИЧЕСКИ НЕИСПОЛЬЗУЕМЫЙ БИЗНЕС (ХАБ) 
  
 Топ
 
 15. Мой регион/отдел привержен цели Университета по ведению бизнеса с Исторически недоиспользуемыми предприятиями (HUB), и я гарантирую, что HUB учитываются при выборе поставщиков и подрядчиков, получающих оплату из моего центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта.
  Веб-сайт программы UTSA HUB 
  Веб-сайт отдела закупок UTSA 
  HOP 9.26 — Исторически недостаточно используемая бизнес-программа 
  
 Получите практические знания о миссии UTSA HUB.
 Примите меры для обеспечения того, чтобы поставщики HUB использовались, когда это возможно, для покупок на сумму менее 15 000 долларов США.
 При необходимости используйте информацию HUB, предоставленную HUB Office или Отделом закупок, для принятия решений о покупке.
 Партнерство с офисом HUB для выявления и приглашения HUB для проведения презентаций о будущих возможностях заключения контрактов.
 Поставщиков HUB
 можно найти в Централизованном списке основных участников торгов штата Техас (CMBL), который ведется Управлением финансового контролера Техаса  https://mycpa.cpa.state.tx.us/tpasscmblsearch/tpasscmblsearch.do  или веб-сайт офиса UTSA HUB по телефону  http://utsa.edu/hub/ 
  ДЕЛОВЫЕ КОНТРАКТЫ 
  
 Топ
 
 16. Мне известно, и все сотрудники, получающие оплату из моего Центра(ов) затрат/Идентификатора(ов) проекта (если применимо), были проинформированы о том, что только Президент и лицо(а) с конкретным письменным делегированием полномочий от Президент имеет право связывать Университет контрактом.
  Правила Регента №: 10501 
 Общесистемные политики UT: UTS145, обработка контрактов
 UTS126, Обработка договоров аренды помещений
  Веб-сайт отдела деловых контрактов UTSA 
 Убедитесь, что контракты соответствуют применимым политикам и процедурам заключения контрактов UTSA и системы UT, включая правила и положения Совета регентов, касающиеся делегирования контрактов.
 Правила и положения Попечительского совета требуют, чтобы все контракты были одобрены Президентом или его/ее должностным лицом, уполномоченным представителем (ссылка Серия 10501, §§ 5 и 6). Только физическое лицо с письменным делегированием полномочий от Президента может заключать и доставлять контракты от имени Университета. Контракт Университета без подписи уполномоченного лица может быть недействительным и не имеющим законной силы.
 Ресурсы и офисы для обработки контрактов:
  
  УПРАВЛЕНИЕ КАПИТАЛЬНЫМИ АКТИВАМИ 
  
 Топ
 
 17.Обеспечил, чтобы вся собственность UTSA, приобретенная (путем покупки, передачи или дарения), закрепленная за моим районом/отделом, использовалась в утвержденных университетом целях, а не для личной выгоды или конкуренции с частным предприятием.
 Гарантировано, что контактное лицо по инвентаризации (ICP) или лицо(а) назначено для физического обнаружения, сканирования и заполнения Ежегодной физической инвентаризации (API) для всего контролируемого/основного имущества в моем DeptID ежегодно (каждый финансовый год).
 Обеспечен постоянный доступ к капиталу/контролируемому имуществу для внутреннего/внешнего аудита/проверки оборудования в течение года для проверки средств контроля основных средств.
 Сертифицировано завершение ежегодной физической инвентаризации (API) всего капитала/подконтрольной собственности в моем районе/отделах, центрах и назначенных офисах в течение каждого финансового года.
 Как администратор отдела, я делегировал INSIGHT доступ к ICP для получения информации, касающейся капитальных/контролируемых компьютерных ресурсов, чтобы помочь в завершении Ежегодного физического обзора.
 Фискальная политика и процедуры учета государственного имущества - Глава 2 - Общие положения
  ХОП 8. 02 - Обязанности по учету имущества 
 FMOG - Управление и контроль за имуществом и оборудованием, учет основных средств
  
  
 Обеспечьте проведение/завершение Ежегодной физической инвентаризации (API) всего капитала/подконтрольного имущества в районе/отделе каждый финансовый год.
 Назначить сотрудника/преподавателя UTSA в качестве контактного лица по инвентаризации (ICP) или лиц, ответственных за ежедневный надзор за инвентаризацией отдела и проведение ежегодной физической инвентаризации.
 Убедитесь, что в начале каждого финансового года для каждого идентификатора отдела в моей административной единице определены основной и альтернативный ICP, а форма назначения ICP отправлена ​​в отдел инвентаризации. ПРИМЕЧАНИЕ. Все назначенные ICP должны ежегодно проходить обязательное обучение по инвентаризации перед проведением ежегодной инвентаризации отдела.
 Отдел инвентаризации определит, какой тип обучения необходим (начальный или повторный), и свяжется с ICP, чтобы запланировать это обучение.
 Отдел инвентаризации отправит билет   UT Share Support and Sustainment Center (SPOC), чтобы обеспечить ICP доступ к инвентарным записям для каждого идентификатора отдела, за отслеживание, сканирование, отчетность и обновление местоположений и хранителей которого он отвечает. .
 Убедитесь, что ICP находятся в процессе уведомления обо всех увольнениях сотрудников, чтобы можно было выполнить кастодиальные обновления в PeopleSoft.
 Убедитесь, что сканируются только штрих-коды UTSA, физически прикрепленные к капиталу департамента и контролируемым объектам; следите за тем, чтобы сотрудники не сканировали штрих-коды с бумажных документов.
 Убедитесь, что ежегодная физическая инвентаризация вашего отдела завершена, а документация по инвентаризации проверена, прежде чем подписывать обязательное свидетельство ежегодной физической инвентаризации отдела.
 Гарантировать, что заполненные копии всей инвентаризационной документации хранятся в отделе и используются в качестве инструмента управления для управления капиталом/подконтрольным имуществом в течение года; эти файлы могут подвергаться различной внутренней/внешней проверке оборудования.
 Делегирование ICP(ам) InSight полномочий по управлению капиталом/контролируемым и неинвентаризованным имуществом.
 Хотя это и не требуется политикой, хорошей управленческой практикой является структурирование обязанностей таким образом, чтобы лицо, ведущее инвентарный учет, не выполняло также ежегодную физическую инвентаризацию (если позволяет штатное расписание).
  
 18. Я содействую ответственному управлению имуществом UTSA в моем районе/отделе, обеспечивая подготовку и ведение соответствующих инвентарных форм и своевременное обновление инвентарных записей.Кроме того, все сотрудники, получающие зарплату из моего центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта, были проинформированы о том, что во время ежегодной физической инвентаризации каждый сотрудник UTSA (преподавательский состав/персонал), которому присвоен капитал/контролируемое имущество под моим(и) идентификатором(ами) отдела, должен:
 Поддерживать имущество в хорошем рабочем состоянии.
 Пройти обучение безопасному использованию оборудования.
 Информировать ICP обо всех изменениях в местонахождении и статусе инвентарного имущества, включая модернизацию оборудования, обмен по гарантии, обмен, сдачу в ремонт, вне кампуса или другие усовершенствования или нарушения.
 Подпишите отчет об инвентаризации всего капитала/контролируемого имущества, за которое они отвечают.
  
  HOP 8.02 - Обязанности по учету имущества 
  FMOG – управление и контроль имуществом/оборудованием, учет основных средств 
 Обеспечить, чтобы сотрудники UTSA (преподаватели/персонал), ответственные за управление капиталом/подконтрольным имуществом, были полностью обучены использованию этого имущества и осведомлены о своих обязанностях по охране, уходу и отчетности об изменениях, внесенных в это имущество i.т. е. обмены, обновления, улучшения и т. д. для назначенных ICP.
 Убедитесь, что ICP поддерживает формы инвентаризации, записи и всю вспомогательную документацию, связанную с инвентаризацией, для всего имущества, принадлежащего отделу.
  Формы инвентаризации UTSA  доступны на веб-странице инвентаризации и относятся к управлению капиталом, принадлежащим UTSA, или контролируемой собственностью.
 Убедитесь, что все сотрудники UTSA (преподаватели/штатные сотрудники) подписали список /опись/отчет о хранении  в отношении имущества ведомства, за которое они несут ответственность.
 
 19. Основное/контролируемое имущество, подверженное краже, потере, повреждению или неправильному использованию в моем районе/отделе, надлежащим образом охраняется в запертых шкафах и/или комнатах.
  HOP 8.02 - Обязанности по учету имущества 
  FMOG – управление и контроль имуществом/оборудованием 
  
 Обращаем внимание всех сотрудников на важность проявления бдительности для предотвращения утраты или повреждения имущества UTSA и определения лиц, ответственных за такой ущерб, когда бы он ни возник.
 Убедитесь, что  Капитал/Контролируемое имущество  и другие предметы, уязвимые для кражи (ноутбуки, планшетные компьютеры, проекторы и т. д.), находятся в охраняемых помещениях или запертых шкафах, когда они не используются, и ограничьте количество лиц, у которых есть ключи/доступ.
 
 20. В случае поступления сообщения о краже/нахождении или пропаже/восстановлении капитала/подконтрольного имущества я и/или сотрудник в моем районе/отделе уведомлю полицию UTSA, управляющего имуществом UTSA и отдел инвентаризации в течение 24 часа открытия.Кроме того, я знаю, и все сотрудники, получающие зарплату из моего(их) центра(ов)/идентификатора(ов) проекта(ов) (если применимо), были проинформированы о том, что они могут быть привлечены к личной ответственности за утерянный/украденный капитал/контролируемое имущество, если:
 При хранении, содержании и обслуживании имущества не проявлялась разумная осторожность; или
 Убыток является результатом преднамеренного противоправного или небрежного действия.
  
  HOP 8.02 - Обязанности по учету имущества 
  Техасский университет в Сан-Антонио — Департамент полиции — Отдел вспомогательных служб 
  FMOG – Управление и контроль за имуществом/оборудованием – Управление и управление капитальными активами и контролируемым имуществом, украденное/пропавшее имущество UTSA 
 Обеспечить ознакомление сотрудников с правилами ответственности за имущество Университета.
 Убедитесь, что обо всех украденных и пропавших капиталах/контролируемом имуществе сообщается в полицейское управление UTSA по телефону 458-4242, отдел вспомогательных служб, отдел уголовных расследований , отдел уголовных расследований , и для расследования будет назначен офицер.
 Убедитесь, что отчет  об украденном/возвращенном имуществе  или отчет  об утерянном имуществе/восстановлении  с приложенной копией полицейского отчета (университетского, местного, зарубежного и т. д.) или номер записи об отправке PD UTSA заполнен/отправлен в UTSA Property Менеджер по определению халатности.
 Обеспечить, чтобы обо всех ранее сообщенных пропавших или украденных капиталах/контролируемом имуществе, которые позже были НАЙДЕНЫ, незамедлительно сообщалось в полицейское управление UTSA, чтобы приостановить их расследование, и в отдел инвентаризации для физической проверки, восстановления и обработки восстановления.
 21. Я или мой ICP гарантирую, что увольняющиеся сотрудники, оплачиваемые из моего(-их) центра(-ов) затрат/идентификатора(-ов) проекта, вернули весь закрепленный за ними капитал/контролируемое имущество и были одобрены ICP.
  
 FMOG — управление и контроль имуществом/оборудованием — администрирование и управление капитальными активами и контролируемой собственностью, роль контактного лица по инвентаризации в процессе увольнения сотрудников отдела кадров 
 Убедитесь, что сотрудники, увольняющиеся с работы, одобрены назначенным ICP, чтобы любой капитал/контролируемое имущество, закрепленное за увольняющимся сотрудником, можно было бы переназначить новому пользователю в PeopleSoft до подтверждения окончательного разрешения.
 
 22. Преподаватели/главные исследователи, увольняющиеся из Университета и запрашивающие передачу или покупку принадлежащего UTSA капитала/подконтрольного имущества для продолжения исследований, знают, что этот запрос должен быть одобрен ДО удаления любого капитала, контролируемого или иного университетская собственность из университетских кампусов. Рассмотрение и утверждение основаны на системе UT и / или государственных правилах и положениях.
  ХОП 4.14 Отделение занятости для персонала UTSA 
  FMOG – Управление и контроль за имуществом/оборудованием – Администрирование и управление капитальными активами и контролируемым имуществом, Перевозка мебели, мебели и оборудования 
  
 Убедиться, что (уходящий) преподавательский состав, запрашивающий передачу капитала/подконтрольного имущества другим государственным органам, не вывозит какой-либо капитал/подконтрольное имущество из университета до тех пор, пока запрос не будет окончательно одобрен управляющим имуществом UTSA.
 Убедитесь, что капитал/контролируемая собственность остается в безопасности до тех пор, пока не будет одобрено или отклонено.
 Примечание. Передача имущества из/в негосударственные и зарубежные агентства, колледжи, университеты, частные организации и т. д. регулируется федеральными/штатными ограничениями и расходами.
 Обеспечить инициирование и заполнение формы квитанции о передаче государственного имущества для документирования этих передач.
 
 23. Все сотрудники (преподавательский состав/персонал), получающие зарплату из моего(их) учетного(ых) центра(ов)/идентификатора(ов) проекта, были проинформированы о том, что форма удаления оборудования должна быть подана и утверждена до удаления какой-либо деятельности университета, и что за пределами кампуса сотрудник:
 Принимает на себя юридическую и надзорную ответственность за управление капиталом/подконтрольной собственностью.
 Обеспечивает доступность всех капитальных и/или контролируемых предметов, вывозимых за пределы кампуса, для сканирования во время ежегодной физической инвентаризации Департамента.
 Соглашается вернуть университетскую собственность, когда она больше не нужна для деловых целей или истек срок утверждения; (в зависимости от того, что произойдет раньше).
 Имущество, принадлежащее университету, вывезенное за пределы кампуса или за границу (поездки за пределы США), должно гарантировать, что имущество будет возвращено в мой район, когда оно больше не будет использоваться для деятельности университета.
  
  HOP 8.02 - Обязанности по учету имущества 
  HOP 10.01 - Экспортный контроль 
 Экспортный контроль UTSA для исследователей, Руководство по честности исследований, Экспортный контроль
  FMOG – Администрирование и управление капитальными активами и контролируемой собственностью – Вывоз оборудования из помещений UTSA 
  
 Убедитесь, что все Формы вывоза оборудования (ROE) имеют окончательную подпись уполномоченного руководителя отдела, прежде чем какое-либо имущество будет вывезено из помещений Университета.
 Обеспечить, чтобы капитал/контролируемое имущество, вывозимое из страны, было одобрено  Office of Research Integrity  и аннотировано в форме  «Свидетельство о временном вывозе имущества UTSA и проверка правил экспортного контроля США»  и форме «Вывоз оборудования» (ROE) заранее зарубежных поездок.
 Обеспечить, чтобы капитал/подконтрольная собственность, вывезенная из помещений университета, использовалась только для ведения официальной деятельности университета.
 Убедитесь, что ICP ведут точный журнал (журналы), копию утвержденной формы ROE для всего капитала / контролируемого имущества департамента, вывезенного из помещений UTSA, отслеживают, чтобы гарантировать, что имущество возвращается в университет, и чтобы новые формы / формы продления представлялись ежегодно.
 
 24. Основные/подконтрольные (ограниченные товары) основные средства и оборудование не были приобретены с использованием Pro-карты Департамента. Капитал/подконтрольное имущество и оборудование не приобретались моими преподавателями/сотрудниками с использованием личной кредитной карты без ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО одобрения.
  
  HOP 8.02 - Обязанности по учету имущества 
  FMOG - Выплаты, не связанные с выплатой заработной платы - Лимиты и ограничения программы Procard 
  
 Убедитесь, что держатели карт Procard обучены и ознакомлены с правилами, согласно которым капитал (5000 долларов США и выше) и контролируемое имущество являются ограниченными товарами и не могут быть приобретены с помощью Procard.
 Убедитесь, что капитал и контролируемое имущество не приобретаются с помощью «Личных» кредитных карт для последующего возмещения расходов университета.
 
 25. Любое неиспользуемое, устаревшее или нефункциональное имущество Университета, которое является избыточным для нужд моего района/отдела, было передано в Департамент избыточного имущества Университета на основании заполненной формы сдачи избыточного имущества. Эти переводы координируются через ICP моего региона/отдела и подписываются руководителем отдела для DeptID.Я и/или уполномоченный сотрудник в моем регионе гарантирую, что уничтоженное имущество (капитальное/подконтрольное и другое универсальное оборудование, разобранное на запчасти) будет задокументировано в соответствии с процедурами Университета, и получил одобрение до удаления таких частей и до передачи оставшихся предметы в лишнее имущество для утилизации.
  
  HOP 8.02 - Обязанности по учету имущества 
 Избыточное имущество
  
 Обеспечить, чтобы сотрудники не распоряжались университетским имуществом каким-либо образом, кроме передачи в Департамент избыточного имущества для дальнейшего использования, с помощью формы сдачи избыточного имущества.
 Следите за тем, чтобы сотрудники не хранили лишнее, устаревшее, сломанное или поврежденное имущество на пожарных проходах и/или в зонах выхода/входа.
 Следите за тем, чтобы сотрудники не расхищали университетский капитал/подконтрольную собственность или личное имущество без предварительного одобрения Департамента инвентаризации и избыточного имущества.
 Обеспечьте отслеживание разобранных деталей, поскольку они подлежат аудиту/проверке.
  ПОДАРКИ 
  
 Топ
 26.Все подарки Университету должны быть сданы на хранение в течение 24 часов с момента получения в отдел подарочных услуг Управления по развитию и связям с выпускниками. Все подразделения кампуса должны доставить подарки наличными/чеками/кредитными картами и другие денежные эквиваленты вместе с заполненной формой обработки подарков и всей соответствующей документацией от дарителя в Управление по развитию и связям с выпускниками. Когда подарок будет сдан на хранение, дарители получат налоговую квитанцию ​​и письмо-подтверждение с благодарностью за подарок от нашего сотрудника по связям с донорами/развитию.Подарки в натуральной форме обрабатываются с использованием формы принятия подарков в натуральной форме, которая обрабатывается в соответствующем деканате и доставляется в Управление по развитию и связям с выпускниками для заполнения. Квитанции и письма-подтверждения выдаются вместе с официальным принятием подарков в натуральной форме. Примечание. Для целей UTSA «подарки» описываются как «вклад наличными или в натуральной форме, когда даритель добровольно передает нам весь контроль над активом Университету в его пользу».
  
  Правила Регента №: 60101 
 ХОП 9.23 - Процедуры, регулирующие вымогательство частных подарков
  Управление по развитию и связям с выпускниками UTSA 
 Ознакомьтесь с информацией на веб-сайте  Управления по развитию и связям с выпускниками UTSA .
 Руководители отделов должны иметь практические знания о политике подарков в HOP и Правилах Regents (см. предоставленные веб-ссылки)
 Убедитесь, что назначенные сотрудники знают, где найти и как заполнить форму обработки подарков и форму принятия подарков в натуральной форме.
 Убедитесь, что сотрудники знают контактную информацию сотрудника по развитию подразделения/колледжа (если применимо) или  отдела по развитию и связям с выпускниками  .
 Процедуры получения подарочных чеков должны выполняться так же, как и любая операция с наличными и/или чеками, т.е. разделение обязанностей, журнал и т. д.
 Используйте форму списка передачи подарков для записи подарков, доставленных в Управление операций и продвижения; это транспортное средство получения доставки.
 
 27. В моем районе/отделе существует процедура, обеспечивающая получение каждым жертвователем налоговой квитанции. Затем Управление по развитию и связям с выпускниками выдает благодарственное письмо с благодарностью донору.
  
 Менеджер отдела и директор по соблюдению пожертвований и службе подарков работают вместе, чтобы управлять центрами затрат на подарки/идентификаторами проектов и согласовывать данные с налоговой службой UTSA.
 Имеются письменные процедуры по управлению центрами затрат подарков/идентификаторами проектов.
 Файлы постоянно обновляются, систематизируются и легко идентифицируются в электронной форме. Копии подарочной документации сканируются, а конфиденциальная информация редактируется. Доступ к этой информации ограничен и не доступен для сотрудников вне отдела.
 Файлы содержат копии Формы обработки подарков, любую корреспонденцию от дарителя, чек и письмо-подтверждение заведующего отделом/директором. (Вся исходная документация направляется в Службу эксплуатации и продвижения. ) Все номера кредитных карт или банковских счетов удаляются или скрываются в сохраненных документах.
 28. В моем регионе/отделе существует процесс отслеживания всех центров затрат на подарки/идентификаторов проектов, за которые мы несем ответственность, и обеспечения ведения текущих файлов.
  
  
 
 См. выше № 26.
 
 29. Все центры затрат подарков/идентификаторы проектов, за которые я несу ответственность, поддерживаются с актуальной информацией, и все расходы этих центров затрат/идентификаторов проектов соответствуют пожелания донора.Центры затрат/идентификаторы проектов, управляемые другими подразделениями, периодически контролируются на соответствие расходам.
  
 Правила Регента №: 60101 
 Назначьте сотрудника для управления центрами затрат подарков/идентификаторами проектов.
 Документируйте политики/процедуры расходов, включая намерения доноров для каждого центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта.
 Убедитесь, что сотрудники знают политики и процедуры, касающиеся соответствующих расходов.
 Прежде чем утверждать расходы из Центра(ов) затрат на подарок/идентификатора(ов) проекта, убедитесь, что расходы соответствуют намерениям дарителя.
 Произвольно выбранные расходы центров затрат на подарки проверяются, чтобы убедиться, что сделанные расходы соответствуют намерениям дарителя.
  
  ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ 
  
 Топ
 
 30.Я заполняю и документирую ежегодные оценки эффективности для всех сотрудников, подчиняющихся непосредственно мне, и у меня есть процесс, обеспечивающий проведение ежегодных оценок эффективности для всех других сотрудников, которые получают оплату из моего центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта.
  HOP 3.01 — Ежегодная программа оценки деятельности вне преподавательского состава 
  HOP 2.11 – Ежегодная аттестация преподавателей с учетом заслуг 
  Стандартные формы оценки отдела кадров UTSA 
  http://www.utsa.edu/hr/forms.html 
 Ожидается, что каждый руководитель будет проводить ежегодную оценку эффективности всех штатных классных, административных и профессиональных сотрудников, которые ему подчиняются. Стандартные формы оценки   доступны на веб-сайте отдела кадров.
 Оценки должны быть завершены не позднее первого рабочего дня марта каждого года, охватывающего период с 1 февраля предыдущего года по 31 января текущего года.
 Поместите оригинал формы оценки в личное дело сотрудника отдела, предоставьте копию сотруднику и отправьте копию в отдел кадров.
 Убедитесь, что сотрудники, проходящие испытательный срок, оцениваются в течение первых шести месяцев работы. Испытательный срок должен проводиться на 30-й, 90-й и 160-й день работы. Результаты этих оценок должны быть основанием для удержания или освобождения работника.  Формы оценки испытательного срока  доступны на веб-сайте отдела кадров.
 Разработайте стандарты производительности для всех должностей (вы можете проконсультироваться со своими сотрудниками при разработке стандартов для должности).
 Сообщите сотруднику о стандартах должности при приеме на работу и в начале периода оценки.
 При оценке работника учитывайте эффективность работника на должности в соответствии со стандартами, ранее установленными руководителем.
  
 
 31.В моем регионе действует процесс регистрации и отслеживания часов, отработанных почасовыми сотрудниками, оплачиваемыми из моего центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта, включая обеспечение соответствия сверхурочных и других нерабочих часов и их предварительное одобрение руководителем.
  Веб-сайт отдела расчета заработной платы Формы расчета заработной платы 
  Календарь расчета заработной платы (ежемесячно) 
 Календарь расчета заработной платы (полумесяц)
 Табели/карточки учета рабочего времени должны использоваться для регистрации часов, отработанных почасовыми работниками, и доступны на веб-сайте расчета заработной платы:  почасовая карточка учета рабочего времени  .
 Табели/карты учета рабочего времени должны быть подписаны и датированы сотрудником и руководителем и храниться в папке в отделе.
 Почасовые работники обычно получают оплату раз в полгода. Убедитесь, что электронный ваучер на начисление заработной платы создан и утвержден до крайнего срока начисления заработной платы в календаре начисления заработной платы  (месяц или полумесяц)  .
  
 
 32. В моем районе/отделе существует процедура, обеспечивающая уместность сверхурочных и других нестандартных часов работы и заранее санкционированная руководителем.
  
 HOP 4.12 — Сверхурочные для не освобожденных от уплаты налогов сотрудников 
 По возможности заранее уведомляйте сотрудников о том, что деловые требования требуют от них работы в ненормированное или сверхурочное время.
 Разработать ведомственный порядок запросов на дополнительную или ненормированную работу (разъяснение для руководителя, согласование с руководителем и т. д.) и хранить копии документации.
  
 
 33.В моем районе есть процесс управления отпусками сотрудников, оплачиваемых из моего центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта, который обеспечивает следующее: 
 Рабочие дни сотрудников контролируются, а количество отпусков регулярно проверяется кем-то из их управленческой цепочки.
 Баланс отпусков, больничных и отгулов еженедельно сверяется и вводится в PeopleSoft.
 Остатки отпусков (отпускные, больничные и отгулы) доступны сотрудникам в режиме онлайн через модуль самообслуживания сотрудников (ESS).
  
  
 Убедитесь, что в отделе хранятся копии соответствующей документации/записей.
 Сотрудникам рекомендуется проверять свой остаток отпусков в системе самообслуживания сотрудников на предмет точности.
 
 34. Все квалифицированные кандидаты на работу рассматриваются, и при найме сотрудников, оплачиваемых из моего(их) учетного(ых) центра(ов)/проекта(ов), соблюдаются руководящие принципы отдела кадров для определения наиболее квалифицированного кандидата.
  Руководство по набору персонала 
  HOP 9. 21 — Управление и хранение записей и информации 
 Перед собеседованием следует подготовить набор вопросов, связанных с работой.
 Вопросы для собеседования должны быть составлены таким образом, чтобы обеспечить справедливую и объективную оценку каждого кандидата, и содержать объективные вопросы, связанные с работой.
 Каждому заявителю следует задавать одни и те же вопросы; все ответы должны быть зафиксированы в письменной форме.Список допустимых вопросов можно найти по адресу:  Примеры вопросов для собеседования  .
 Для облегчения принятия решения о приеме на работу следует использовать  Матрицу отбора кандидатов  для объективной и точной оценки и сравнения квалификации кандидатов, а также для отбора кандидатов на собеседование.
 Используйте матрицу интервью  , чтобы помочь в выборе «финалиста» в процессе собеседования.
 Матрицы, вопросы и ответы должны храниться в отделе не менее двух лет.
  
  СООТВЕТСТВИЕ EEO 
  
 Топ
 
 35. Я знаю, и все сотрудники, получающие зарплату из моего(их) учетного(ых) центра(ов)/идентификатора(ов) проекта(ов) (если применимо), были проинформированы о сексуальных проступках, сексуальных домогательствах и насилии со стороны интимного партнера (домашнее насилие, насилие на свиданиях, и преследование) в любой форме недопустимы, сотрудник, нарушивший правила, может быть подвергнут дисциплинарному взысканию, и обо всех инцидентах следует немедленно сообщать в Службу обеспечения равных возможностей.
  HOP 9.24 – Сексуальные домогательства и сексуальные проступки 
  Веб-сайт Управления равных возможностей UTSA 
 Признание сексуальных домогательств включает в себя поведение, которое мешает работе человека или создает запугивающую, враждебную или оскорбительную рабочую атмосферу. Сексуальные домогательства могут включать в себя шутки сексуального характера, неуместные комментарии или отправку друг другу электронных писем, содержащих шутки сексуального характера.
 Оскорбительное поведение и комментарии на рабочем месте могут создать враждебную рабочую среду, даже если другие люди считают такое поведение безобидным, незначительным или не обижаются на него.
 На рабочем месте может легко развиться культура, допускающая неприемлемое поведение и комментарии, если на это не обращать внимания. Это создает потенциальную возможность: отрицательно повлиять на сотрудников и рабочую среду, не соответствовать приемлемым стандартам профессионального поведения и создать чувство дискомфорта, которое приводит к поведению, нарушающему политику университета.
 Установите ожидания, сообщите о них своим сотрудникам и напомните им о политике и процедурах в отношении сексуальных домогательств.
 Убедитесь, что сотрудники знают, где в HOP они могут найти правила  Сексуальные домогательства и сексуальные проступки (HOP 9.01 и 9.24)  .
 Убедитесь, что вы соблюдаете политику и процедуры в отношении сексуальных домогательств, не инициируя неуместные действия, не участвуя в неуместных обсуждениях и не потворствуя таким действиям или обсуждениям, решив хранить молчание.
 Обеспечьте знание сотрудниками требований по сообщению об актах сексуальных домогательств, сексуального насилия и насилия в отношениях, о которых им сообщили студенты, в соответствии с Разделом IX Поправок к образованию 1972 года и Законом о защите кампуса.
 Обеспечить, чтобы все ответственные сотрудники и сотрудники с повышенными обязательствами сообщать о сексуальных домогательствах, сексуальном насилии и насилии в отношениях прошли обучение по Разделу IX и Campus Save.
  
 
 36.Я знаю, и все сотрудники, получающие зарплату из моего(их) центра(ов)/идентификатора(ов) проекта(ов) (если применимо), были проинформированы о том, что различные формы дискриминации, в том числе дискриминация по какой-либо защищенной категории, включая дискриминацию по признаку сексуальной ориентации, запрещены государством и федеральными законами и/или политикой Университета, и обо всех инцидентах следует немедленно сообщать в Службу равных возможностей.
  HOP 9.01- Недискриминация 
  Веб-сайт Управления равных возможностей UTSA 
  Комиссия США по равным возможностям при трудоустройстве 
 Осознайте свою роль и обязанности как руководителя в принятии мер по предотвращению дискриминации, в том числе:
 Изучать собственное поведение и следить за тем, чтобы вы подавали пример другим.
 Выявление ранних признаков непрофессионального поведения, которые могут потребовать превентивных мер.
 Выявление конкретных моделей поведения, требующих упреждающих мер или немедленного вмешательства.
 Убедитесь, что сотрудники знают, где в HOP они могут найти политики недискриминации (HOP 9.01).
 UTSA запрещает дискриминацию во всех сферах занятости, включая набор, прием на работу, обучение, назначение, продвижение по службе, дисциплину и увольнение.
 Дискриминация при приеме на работу имеет место, если она основана на расе, цвете кожи, религии, поле, национальном происхождении, возрасте, инвалидности, статусе ветерана или сексуальной ориентации, гендерной идентичности или гендерном самовыражении.
 Обращение с одним сотрудником иначе, чем с другим, находящимся в аналогичном положении.
 Любая практика трудоустройства, независимо от намерений, если она оказывает несоизмеримое влияние на любого работника, включая представителей защищенного класса, в который входят женщины, меньшинства, лица с ограниченными возможностями, ветераны, лица старше 40 лет и лесбиянки, геи, бисексуалы, Трансгендеры и квиры/вопросы.
  
 
 37. Мне известно, и все сотрудники, получающие зарплату из моего Центра(ов) затрат/Идентификационного(ых) проекта(ов) (если применимо), были проинформированы о необходимости направлять лиц, сообщивших о случаях сексуальных домогательств и/или дискриминации, в Управление Службы равных возможностей немедленно.
  HOP 9.01- Недискриминация 
  HOP 9.24 – Сексуальные домогательства и сексуальные проступки 
  ХОП 9.04 - Отношения по обоюдному согласию 
  Веб-сайт Управления равных возможностей UTSA 
  
 Управление по обеспечению равных возможностей расследует жалобы на дискриминацию и домогательства в отношении студентов, преподавателей, сотрудников и посетителей/гостей университета.
 
 38. Я знаю, и все сотрудники, получающие оплату из моего Центра(ов) затрат/Идентификатора(ов) проекта (если применимо), были проинформированы о том, что все жалобы на сексуальные домогательства и/или дискриминацию должны подаваться как можно скорее. после поведения, послужившего основанием для жалобы.
  HOP 9.01- Недискриминация 
  HOP 9.24 – Сексуальные домогательства и сексуальные проступки 
  HOP 9.04 — Отношения по обоюдному согласию 
  Веб-сайт Управления по обеспечению равных возможностей 
    
 Как сотрудник университета, немедленно сообщайте о происшествиях и/или жалобах в Управление по обеспечению равных возможностей (EOS).
 Просмотрите информацию на веб-сайте EOS и предложите сотрудникам ознакомиться с ним и записать имена и номера контактных лиц.
 
 39. Я знаю, и все сотрудники, получающие зарплату из моего(-их) центра(-ов) затрат/идентификатора(-ов) проекта(-ов) (если применимо), были проинформированы о том, что применение ответных мер против сотрудника, который сообщил о нарушении или нарушении закона, является незаконным. участвует в расследовании по делу о правонарушениях.
  ХОП 9.01- Недискриминация 
  HOP 9.24 – Сексуальные домогательства и сексуальные проступки 
  Политика информирования о нарушениях 
  Веб-сайт Управления равных возможностей UTSA 
  
 UTSA стремится к среде, которая запрещает репрессалии за участие в защищенных действиях, таких как сообщение или подача жалобы EOS о дискриминации или домогательствах.
 Поощряйте сотрудников сообщать о заявлениях о дискриминации и домогательствах.
 Запретить незаконные репрессии против сотрудников за сообщение и/или участие в расследовании, касающемся дискриминации и домогательств.
  ЗДОРОВЬЕ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ, БЕЗОПАСНОСТЬ И УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ 
  
 Топ
 
 40. В моем районе/отделе существует процесс, обеспечивающий соответствие деятельности отдела применимым правилам, нормам и передовым методам, касающимся гигиены труда, техники безопасности и окружающей среды, который включает:
 Использование и утилизация опасных химических веществ, биологических агентов и других регулируемых отходов в местах, где это применимо, например, в лабораториях, мастерских и художественных студиях;
 Надлежащие профилактические меры по поддержанию оборудования и помещений в безопасном рабочем состоянии для всех сотрудников, учащихся и посетителей; и
 Приведение моей рабочей зоны в соответствие с NFPA 101 — Кодексом безопасности жизнедеятельности путем обеспечения чистоты путей выхода, отказа от использования электрических удлинителей, отсутствия препятствий для доступа к пожарной сигнализации или огнетушителям, а также сохранения не менее 18 дюймов зазора между хранилищем или установленным оборудованием и потолочные или настенные спринклеры пожаротушения.
  
  Веб-сайт Управления охраны окружающей среды, безопасности и управления рисками UTSA 
  HOP 9.05 - Политика безопасности и гигиены труда 
  HOP 9.06 — Процедуры соблюдения Закона Техаса об оповещении об опасности 
  HOP 9.25 — Программа обращения с опасными отходами 
 Сообщите своим сотрудникам, что ссылки на политики и руководства по технике безопасности, касающиеся здоровья и безопасности, можно найти на веб-сайте  Управления по охране окружающей среды, безопасности и управлению рисками  (EHSRM).
 Кодекс безопасности жизнедеятельности NFPA 101 обеспечивается начальником пожарной охраны штата Техас, который является уполномоченным органом (AHJ) в отношении пожарной безопасности и безопасности жизни во всех государственных зданиях и собственности. UTSA EHSRM назначен местным AHJ / начальником пожарной охраны зданий и имущества UTSA.
 Свяжитесь с офисом EHSRM по телефону 458-5250 для получения дополнительной информации, проблем или вопросов, и вас направят к соответствующему персоналу отдела по вопросам охраны труда и техники безопасности, удаления опасных отходов или пожарной безопасности.
 41. В моем регионе/отделе существует процесс, обеспечивающий посещение сотрудниками отдела соответствующих учебных курсов по технике безопасности, предусмотренных Управлением по охране окружающей среды, безопасности и управлению рисками UTSA штата Техас и федеральными нормами, включая:
 Закон Техаса о информировании об опасностях и Правило штата Техас о переносимых с кровью патогенах; и
 Техасская комиссия по качеству окружающей среды (TCEQ) и Федеральные правила EPA/OSHA/DOT, регулирующие операции с опасными отходами.
  
  Веб-сайт Управления охраны окружающей среды, безопасности и управления рисками UTSA 
  Обучение и развитие персонала UTSA 
 Убедитесь, что работники лечебных учреждений, аварийно-спасательных служб и учреждений проходят соответствующее обучение по технике безопасности при информировании об опасностях перед работой с опасными химическими веществами, красками, глазурью или токсинами.
 Обеспечить, чтобы сотрудники научно-исследовательских, клинических, аварийно-спасательных служб и учреждений, которые могут контактировать с кровью, клетками, тканями и биологическими жидкостями человека или других приматов, проходили начальную подготовку по патогенам, передающимся через кровь, им предлагалась вакцина против ВГВ, а также проходили ежегодное повышение квалификации.
 Обеспечьте, чтобы сотрудники медицинских учреждений, учреждений и художественных студий, производящих опасные биологические, химические или радиоактивные отходы, прошли обучение по технике безопасности для генераторов опасных отходов.
 Обучение проводится в соответствии со следующими правилами и положениями: Департамент здравоохранения штата Техас (DSHS) в соответствии с Законом Техаса о информировании об опасностях и Правилом штата Техас о патогенах, передающихся через кровь; и федеральные правила CDC/USDA для отдельных агентов в соответствии с программой UTSA по гигиене труда и правилами TCEQ/EPA/OSHA/DOT, регулирующими операции с опасными отходами.
 По любым вопросам, касающимся этого обучения, обращайтесь в EHSRM по телефону 458-5250.
  
 
 42. Мне известно, и сотрудники, получающие зарплату из моего центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта (если применимо), были проинформированы о том, что важно реагировать на любые проблемы безопасности, здоровья или окружающей среды, поднимаемые преподавателями , сотрудников или студентов, а также сообщать обо всех несчастных случаях, травмах и контактах с опасными агентами в Управление по охране окружающей среды, здоровья, безопасности и рисков (EHSRM), независимо от того, были ли о них официально сообщены работником.Кроме того, в моем районе существует процедура поддержания контакта с сотрудниками, потерявшими время из-за травм, и поощрение их возвращения к работе в рамках ограничений, наложенных на них уполномоченными лечащими врачами.
  HOP 9.05 - Политика безопасности и гигиены труда 
  HOP 9.06 — Процедуры соблюдения Закона Техаса об оповещении об опасности 
  HOP 9.25 — Программа обращения с опасными отходами Веб-сайт Управления экологического здравоохранения, безопасности и управления рисками UTSA 
  
 Свяжитесь с EHSRM по телефону 458-5250, если у вас есть какие-либо опасения или вопросы относительно сообщения о производственной травме, облучении или заболевании, и вас направят к соответствующему лицу, чтобы помочь вам.
 Вы также можете обратиться к веб-сайту  EHSRM  для получения информации о конкретных контактных лицах, информации и формах для сообщения о травмах или облучении, а также о Программе возвращения к работе UTSA.
 Наберите «911» или 4911 по телефону кампуса для экстренных случаев.
 За пределами кампуса и по мобильным телефонам наберите 458-4911, чтобы связаться с полицейским управлением UTSA в экстренной ситуации (номер для неэкстренных ситуаций: 458-4242).
 Полиция UTSA хранит экстренную информацию для персонала EHSRM, чтобы при необходимости реагировать на аварии, пожары, разливы опасных материалов и другие чрезвычайные ситуации
 
 43.В моем регионе/отделе существует процедура, обеспечивающая оценку и обучение сотрудников, которые могут подвергаться воздействию опасных материалов или условий окружающей среды при выполнении своих обычных обязанностей, для работы с такими рисками воздействия. Там, где эти опасности существуют, их можно уменьшить за счет сочетания контроля окружающей среды, средств индивидуальной защиты или утвержденных вакцин при консультации с лицензированным медицинским работником.
  Веб-сайт Управления охраны окружающей среды, безопасности и управления рисками UTSA 
  ХОП 2.44 - Несовершеннолетние в лабораториях или аналогичных учреждениях 
 Убедитесь, что сотрудники, подвергающиеся воздействию потенциально опасных уровней шума, твердых частиц пыли, опасных химических веществ, ионизирующего излучения, инфекционных биологических агентов или работающих с исследовательскими животными, зарегистрированы в программе UTSA по гигиене труда (OHP) и проходят проверку на респираторную защиту, статус вакцинации, и/или сохранение слуха
 Свяжитесь с координатором по гигиене труда, RN по телефону 458-5304, чтобы получить дополнительную информацию и задать вопросы о регистрации в программе OHP.
 Свяжитесь с менеджером по охране труда и благополучию по телефону 458-6102, чтобы получить дополнительную информацию и задать вопросы об оценке опасности на рабочем месте или эргономических оценках на рабочем месте.
  
 
 44. В моем отделе существует процесс проверки и оценки рисков специализированного оборудования, которое считается критически важным для работы отдела или университета, и определения того, было ли оно надлежащим образом застраховано от полной потери.
  
 Веб-сайт Управления охраны окружающей среды, безопасности и управления рисками UTSA 
 Большая часть оборудования подпадает под действие общего страхового покрытия Комплексного плана защиты имущества UTSA с франшизой в размере 250 000 долларов США.Обо всех претензиях на сумму более 25 000 долларов США необходимо сообщать в Системный офис управления рисками UT (UT-ORM) и направлять их через менеджера по рискам и безопасности жизни UTSA.
 UT-ORM предлагает недорогое страховое покрытие с низкой франшизой для оборудования стоимостью менее 250 000 долларов США или помощь в покрытии первого
 250 000 долларов США. Свяжитесь с менеджером по рискам и безопасности жизни UTSA по телефону 458-4420, чтобы помочь с оценкой рисков оборудования и получить страховое покрытие.
  
  ПОЛИЦИЯ UTSA 
  
 Топ
 
 45.Мне известно, что сотрудники, получающие зарплату из моего центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта (если применимо), были проинформированы о том, что о чрезвычайных ситуациях, преступлениях, незаконной деятельности, подозрительных посылках и опасных или потенциально опасных событиях следует сообщать в полицейское управление UTSA. немедленно.
  Полиция UTSA 
  Управление непрерывности бизнеса и управления в чрезвычайных ситуациях UTSA 
 С мобильного телефона наберите 210-458-4911, чтобы связаться с полицией UTSA.
 Убедитесь, что список основных телефонных номеров и контактных лиц доступен и доступен для всех сотрудников.
 Все сотрудники должны знать, что университетская полиция находится по адресу BOS 1.100, (кампус 1604), BV 1.303 (DTC), служба безопасности (ITC)
.
 Информацию о сообщениях о преступлениях и опасностях можно найти на веб-сайте полиции UTSA
.
  
 
 46. Мне известно, что сотрудники, получающие зарплату из моего(их) учетного(ых) центра(ов)/идентификатора(ов) проекта (если применимо), были проинформированы о необходимости связаться с полицией UTSA в случае подозрения на незаконную деятельность.
  
 Полиция UTSA 
 С мобильного телефона наберите 210-458-4911, чтобы связаться с полицией UTSA.
 Убедитесь, что список основных телефонных номеров и контактных лиц доступен и доступен для всех сотрудников.
 Информацию о сообщениях о преступлениях и опасностях можно найти на веб-сайте полиции UTSA.
 Все сотрудники должны знать, что полиция UTSA находится по адресу BOS 1.100, (кампус 1604), BV 1.303 (DTC), служба безопасности (ITC)
  
  КЛЮЧ И КАРТА ДОСТУПА 
  
 Топ
 
 47. Я знаю, и все сотрудники, получающие зарплату из моего Центра(ов) затрат/Идентификатора(ов) проекта (если применимо), были проинформированы о том, что о потерянных или украденных ключах или идентификационных картах доступа следует сообщать в полицию UTSA и Службы безопасности немедленно.
  
 HOP 8.04 — Ключи от университетских помещений 
 Руководители должны быть осведомлены о политике в отношении ключей  и доступа к университетским помещениям  .
 Руководители должны следить за тем, чтобы их сотрудники знали и соблюдали политику Университета в отношении ключей и доступа к объектам Университета.
 Надзорные органы должны ограничить количество запросов мастер-ключа только теми, кому мастер-ключ абсолютно необходим.
 Ответственность за получение ключей, возврат их в службы безопасности и запрос на удаление доступа к карте при увольнении или переводе сотрудников лежит на супервайзере.
 Утерянные или украденные ключи могут привести к повторному ключу пространства, как это определено директором службы безопасности.
  
 
 48. Только соответствующий административный руководитель академического или административного отдела может запрашивать ключи, присвоенные сотрудникам. В моем районе/отделе существует процедура, обеспечивающая получение ключей или идентификационных карт доступа для новых сотрудников путем отправки информации о сотруднике в Службу безопасности.
  Информация службы безопасности UTSA 
  ХОП 8.04 - Ключи от университетских помещений 
 Все сотрудники должны знать, что отдел службы безопасности находится по адресу BOS 1.200, с ним можно связаться по телефону 458-6855 или отправить электронное письмо по адресу  [email protected]. 
 Передача ключей запрещена согласно HOP 8.04.
 Ключи не будут выдаваться к дверям с электронным контролем доступа, например, к считывателям карт.
 Форма авторизации запроса на доступ доступна в разделе  Security Services  веб-сайта полиции UTSA.
 Назначенный уполномоченный запрашивающий отдел должен запросить доступ, используя электронные формы Службы безопасности. Ответственность за удаление авторизованных запрашивающих лиц из любых записей служб безопасности лежит на руководителях.
  
  АВАРИЙНАЯ ГОТОВНОСТЬ 
  
 Топ
 
 49. Я знаю, и все сотрудники, получающие зарплату из моего Центра(ов) затрат/Идентификатора(ов) проекта (если применимо), осведомлены о процедурах экстренной эвакуации.
  
 Руководство по реагированию на чрезвычайные ситуации UTSA 
 Руководители должны убедиться, что их сотрудники знают  Руководство по реагированию на чрезвычайные ситуации UTSA  .
 Убедитесь, что список основных телефонных номеров и контактных лиц доступен и доступен для всех сотрудников.
 Знайте своих капитанов этажей. Менеджеры могут получить имя и контактный номер соответствующего ответственного за безопасность капитана этажа в своем здании, отправив электронное письмо в Управление по чрезвычайным ситуациям UTSA по адресу  [email protected]  или по телефону 210-458-6851.
  
 50. Мне известно, и все сотрудники, получающие зарплату из моего(их) центра(ов) затрат/идентификатора(ов) проекта(ов) (если применимо), были проинформированы о процедурах экстренной эвакуации и что все сотрудники обязаны участвовать во всех учениях по эвакуации.
  
  
 Руководство по реагированию на чрезвычайные ситуации UTSA 
 Сообщите сотрудникам, что ко всем учениям по эвакуации следует относиться серьезно.
 Составьте план помощи сотрудникам, которым требуется дополнительная помощь при эвакуации.
 
 51. Я знаю, кто является ответственным за обеспечение безопасности капитана этажа, и сообщил персоналу моего региона/отдела, что им следует обратиться к веб-сайту по обеспечению непрерывности бизнеса и управлению чрезвычайными ситуациями для получения информации о ответственном за обеспечение безопасности капитана этажа.
 Руководство по реагированию на чрезвычайные ситуации UTSA
 Обучение: см. раздел «Готовность к чрезвычайным ситуациям» в расписании занятий по обучению и развитию.
  
UTSA Emergency Response Guide
 Знай своего ответственного за безопасность капитана этажа. Менеджеры могут получить имя и контактный номер соответствующего ответственного за безопасность капитана этажа в своем здании, отправив электронное письмо в Управление по чрезвычайным ситуациям UTSA по телефону  [email protected]  или позвонив по телефону 210-458-6851. Программа связи капитана этажа по вопросам безопасности.
 Если в вашем офисе нет капитана этажа, найдите кого-то, кто может выполнять эту роль, и свяжите его с управлением чрезвычайными ситуациями, отправив электронное письмо на адрес [email protected] или x6851, чтобы зарегистрироваться для обучения.
  
 
 52. Я знаю, и все сотрудники, получающие зарплату из моего Центра(ов) затрат/ИД проекта(ов) (если применимо), были проинформированы о том, что о подозрительных пакетах или устройствах следует немедленно сообщить в полицию UTSA.
 
  Информация ФБР о подозрительных посылках 
  Управление по чрезвычайным ситуациям UTSA 
  Контрольный список угроз взрыва 
  
  ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ 
  
 Топ
 53.Все пользователи информационных ресурсов UTSA в моем регионе знают и соблюдают требования стандарта UTSA  для фраз-паролей и паролей , которые включают в себя выбор надежной фразы-пароля, никогда не разглашение, запись или совместное использование фраз-паролей учетной записи и включение заставки, защищенной фразой-паролем. (или выход из системы), когда вычислительные устройства остаются без присмотра.
  
  HOP 8.15 — Политика допустимого использования 
  Стандарт UTSA для фраз-паролей и паролей 
 При назначении работы или компьютеров вашим сотрудникам убедитесь, что у каждого пользователя есть отдельная учетная запись компьютера.
 54. Я знаю и проинформировал сотрудников своего отдела/отдела о том, что на всех компьютерах должны быть установлены экранные заставки с активированной защитой паролем.
  
  
 HOP 8.15 — Политика допустимого использования 
 Когда пользователи оставляют свои компьютеры без присмотра, экранные заставки, защищенные паролем, снижают риск несанкционированного доступа.
 
 55.Все пользователи информационных ресурсов UTSA в моем регионе знают и соблюдают требования  стандартного лицензирования программного обеспечения , включая установку только должным образом лицензированного программного обеспечения на оборудование UTSA, дублирование программного обеспечения только в случаях, , фильмы, интеллектуальная собственность и т. д.) не загружаются, не хранятся и не передаются через системы или сети UTSA, если иное прямо не разрешено владельцем авторских прав в соответствии с федеральными законами об авторских правах.
  HOP 9.11 — Воспроизведение материалов, защищенных авторским правом 
  Стандарт UTSA для лицензирования программного обеспечения 
  Стандарт UTSA для несанкционированного обмена файлами 
  HOP 8.15 — Политика допустимого использования 
 Государственное компьютерное оборудование, включая персональные компьютеры/серверы и сеть UTSA, нельзя использовать для загрузки или обмена файлами, защищенными авторским правом.
 В некоторых случаях компании могут разрешить покупателю CD/DVD сделать одну резервную копию или разрешить передачу музыкальных файлов на портативное устройство.
 Если программное обеспечение будет использоваться в вашем офисе, перед приобретением или копированием программного обеспечения обратитесь в Управление информационных технологий (OIT) для выяснения статуса лицензии.
 Менеджеры должны следить за тем, чтобы их отделы соблюдали правила лицензирования для различных типов программного обеспечения, используемого в их отделах.
  
 
 56. Мне известно, и все сотрудники, получающие зарплату из моего Центра(ов) затрат/Идентификатора(ов) проекта (если применимо), были проинформированы о необходимости сообщать об инцидентах информационной безопасности в Группу Управления информационной безопасности (OIS).
  HOP 8.17 — Реагирование на инциденты информационной безопасности 
  Стандарты UTSA для реагирования на инциденты 
 Инцидент — это использование компьютера для нарушения законов или правил; такое неправильное использование часто приводит к дисциплинарным взысканиям. Ознакомьтесь со стандартами информационной безопасности и следите за тем, чтобы сообщалось о любом неправомерном использовании вычислительной техники.\
 Об инцидентах следует сообщать по номеру 458-5555.
  
 
 57. Мне известно, и все сотрудники, получающие зарплату из моего Центра(ов) затрат/Идентификатора(ов) проекта (если применимо), были проинформированы о необходимости следовать процедурам UTSA, включая обращение в службу поддержки OIT при установке новых компьютеров или подключении до серверов.
  Стандарт UTSA для сетевого доступа 
  Стандарт UTSA по управлению изменениями (вычислительные системы) 
 Всегда проверяйте ИТ-процедуры перед подключением к сети или установкой нового оборудования.Следуйте стандарту, сверьтесь с OIT Connect и свяжитесь с группой информационной безопасности, если у вас есть конкретные вопросы.
 В целях защиты целостности сети Университета устройства, которые были подключены без предварительного разрешения, могут быть удалены или иным образом не допущены к подключению к сети.
  
 58. Все данные, хранящиеся в моей области (на бумаге и в электронном виде, включая электронную почту), были оценены, чтобы убедиться, что они имеют законные деловые цели и хранятся в соответствии с требованиями политики.Крайне важно, чтобы записи уничтожались после выполнения требования о хранении.
  
  HOP 9.21 - Управление записями и информацией и их хранение 
  Стандарт UTSA для классификации данных 
 59. Была проведена проверка всех компьютеров и/или серверов в моем районе, чтобы определить, хранятся ли конфиденциальные данные (данные категории I в соответствии со стандартом  UTSA для классификации данных ) в электронном виде, а данные физически и технически защищены, чтобы позволить доступ только к тем сотрудникам, которым информация необходима для выполнения своих должностных обязанностей.
 Примечание. К данным категории I относятся: студенческие записи, судебные процессы, данные правоохранительных органов, номера социального страхования, кредитные карты, медицинские исследования, отчеты с пометкой «конфиденциально», кодовые фразы.
  
  Стандарт UTSA для классификации данных 
  UTS 165 (политика использования и безопасности информационных ресурсов системы UT) 
  HOP 4.01 - Этический кодекс 
  Стандарт UTSA для кодовой фразы и паролей 
 Не сообщайте пароли.
 Закрыть конфиденциальную информацию и ограничить доступ.
 Определите тех в вашем офисе или отделе, которые могут использовать конфиденциальную информацию, и убедитесь, что они обучены правилам конфиденциальности.
 Убедитесь, что резервные ленты и компьютеры с конфиденциальной информацией недоступны тем, кто не имеет права работать с такими записями.
 Не передавайте личную информацию по электронной почте или с помощью других электронных средств.
 Данные категории 1 должны храниться только на диске I.
 Офицер по информационной безопасности UTSA — Кевин Кьоса.
 60. Все ноутбуки должны быть зашифрованы. Кроме того, настольные компьютеры, приобретенные после 1 сентября 2013 г. или хранящие данные категории 1, должны быть зашифрованы.
  
 
 Стандарт UTSA для шифрования данных
 Все данные категории 1 по возможности будут храниться на сетевом накопителе.
 
 61. Я определил частоту и объем резервного копирования данных отдела в соответствии с важностью информации и риском потери для обеспечения непрерывности бизнеса.
 HOP 8.15 — Политика допустимого использования
 Стандарт UTSA для корпоративного резервного копирования и восстановления данных
 Создайте план резервного копирования и восстановления, обеспечивающий непрерывность бизнеса в случае потери данных или их отсутствия.
 Варианты резервного копирования за пределами площадки должны соответствовать или превосходить стандарты UTSA, а также любые применимые законы штата.
 Необходимо провести тестирование, чтобы гарантировать правильное восстановление в случае сбоя.
 План следует пересматривать и обновлять ежегодно.
  
 
 62. Убедитесь, что любое (принадлежащее университету или личное) мобильное устройство (планшет, телефон и т. д.), имеющее доступ к сети UTSA, настроено с эквивалентными параметрами безопасности, которые требуются для ресурса, принадлежащего университету, на котором хранятся аналогичные данные или выполняются аналогичные действия. функции.
  Стандарт UTSA для безопасности портативных компьютеров 
 Стандарт UTSA для пользователей информационных ресурсов
 Устройство должно быть защищено ПИН-кодом или другим методом защиты, присущим устройству.
 Устройство должно быть зашифровано.
 На устройстве должна быть включена удаленная очистка (сброс), если эта функция доступна.
 Перед продажей, передачей или возвратом мобильного устройства, содержащего данные UTSA, пользователь должен убедиться, что все данные удалены.
 63. Все вычислительные устройства, принадлежащие UTSA, должны быть введены в Insight. Устройства, помеченные UTSA Inventory Control, автоматически загружаются в Insight. Активы, не прошедшие инвентаризацию, не регистрируются в системе инвентаризации UTSA из-за ограничений стоимости (менее 500 долларов США) или других правил. Владельцы идентификаторов отделов и их представители должны ввести их в  InSight  на странице Сводка классификации компьютеров. К вычислительным устройствам относятся настольные компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны.
  
 Стандарт UTSA для управления конфигурацией и активами
  Инсайт 
 Добавить неинвентаризованные активы в  InSight  .
  
  
 Топ
 Если у вас есть какие-либо вопросы относительно Инструмента оценки управления (MAT), обратитесь в Службу корпоративного контроля и управления рисками.
 Институциональная служба соответствия и управления рисками 
 210-458-4992 
 [email protected]
  
 .