При смене фамилии работника нужен ли приказ: Приказ о смене фамилии \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

ФСС — Новости — Со 2 мая 2021 года вступает в силу новый приказ Фонда социального страхования Российской Федерации

21 апреля 2021 года в Минюсте России зарегистрирован и вступает в силу со 2 мая 2021 года приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 04.02.2021 № 26 «Об утверждении форм документов, применяемых для назначения и выплаты в 2021 году территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, осуществления иных выплат и возмещения расходов страхователей    в 2021 году на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санаторно-курортное лечение работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами».

Теперь застрахованное лицо будет единожды подавать работодателю сведения о себе для расчета и перечисления выплат. В дальнейшем, при наступлении страховых случаев, сведения уже не требуются, за исключением случаев, когда необходимо внести в них изменения (например, смена фамилии или реквизитов для перечисления).

Приказы Фонда социального страхования Российской Федерации от 24.11.2017 N 578 «Об утверждении форм документов, применяемых для выплаты в 2012 — 2019 годах страхового обеспечения и иных выплат в субъектах Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта, предусматривающего назначение и выплату застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, иных выплат и расходов территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации» и от 24.

Пресс-служба ФСС РФ

Ссылка на опубликованный приказ:

При изменении фамилии сотрудника делать ли приказ?

В связи с изменением фамилии работника в организации, прежде всего, должен быть издан соответствующий приказ. Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу.

Приложение

Государственный герб
Республики Беларусь

Найменне вышэйстаячай арганізацыі
Найменне арганізацыі
ЗАГАД
11.10.2006 № 115к
г. Мінск
Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
ПРИКАЗ

г. Минск

Об изменении фамилии

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Изменить в учетных и иных официальных документах
(наименование организации)
фамилию

Основание: свидетельство о заключении брака от _____________ № ____________.

Директор Подпись П.П.Иванов

Визы

С приказом ознакомлена Подпись Н.В.Подгорская
11.10.2006

А.Е. Рыбаков,
директор учреждения
«Белорусский научноисследовательский институт

Паспорт — документ удостоверяющий личность.
Свидетельство о браке — документ удостоверяющий запись акта гносударственного состояния (всупление в брак) и изменение Фамилии, на основпании которого выдается новый паспорт

Как составляется приказ о смене фамилии. Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Частенько в работе кадровика возникает вопрос: «А нужен ли приказ о смене фамилии сотрудника?» Ответ однозначный: нужен! Причем одним лишь приказом в данном случае не отделаешься.

Из-за смены фамилии (имени) придется внести определенные коррективы во многие документы. Но на то должны быть законные основания. И одного лишь устного сообщения от работника мало.

Приказ о смене фамилии сотрудника

Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.

Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.

Особенности написания и оформления. Образец

Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.

Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.

Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.

ОАО «Росток»

г. Иваново «___» ________ 2015 г.

Приказ № ___

Об изменении учетных данных

В связи со сменой фамилии сотрудницы Петровой Н. Н., приказываю:

Директор предприятия _______________

(должность) (подпись)

Какие еще документы нуждаются в изменениях?

Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:

Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.

Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.

Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.

Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.

Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.

Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.

Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.

Вместо послесловия

Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника. Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

ФАЙЛЫ

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Основания

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.

В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

• Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
• ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
• Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Датировка

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

• Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
• Личной карточке работника по форме Т-2.
• В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
• Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
• Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
• Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

Развод

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Мурашову Е.Д.

Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2011 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р. К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Город Краснодар

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2008 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

Изменение фамилии сотрудника требует внесения корректировок в кадровые документы. Сделать это работодатель может после получения документа от работника об смене его персональных данных. На основании бумаг создается приказ, который служит основанием для смены фамилии.

Для оформления приказа нужно документальное обоснование. Работник пишет с просьбой поменять его фамилию и прикладывает к нему подтверждающие бумаги — например, свидетельство о браке при изменении в связи с бракосочетанием, паспорт, где указана новая фамилия.

Поменять реквизиты работника нужно в трудовой книжке, личной карточке, лицевом счете, журнале учета трудовых книжек и других кадровых документах, где фигурирует фамилия данного сотрудника.

Чтобы скорректировать реквизиты в свидетельство о постановке на налоговый учет и в СНИЛС, нужно отправляться в соответствующий орган. Работник должен самостоятельно провести процедуру замены документов в ФНС и ПФР.

Как составляется приказ при смене фамилии работника

Берется фирменный бланк с реквизитами организации. Прописываются стандартные реквизиты любого приказа — номер, дата, заголовок.

Поясняется причина оформления приказа — необходимость смены фамилии. Отдается распоряжение ответственному работнику провести изменяющие процедуры в отношении реквизитов сотрудника, поясняется, какие именно нужно внести корректировки — с какой на какую меняется фамилия.

Обозначается дата, с которой нужно внести изменения в кадровые документы. Назначается ответственный за исполнение сотрудник, например, специалист отдела кадров.

В приложении к приказу перечисляются данные документов, которые послужили основанием для оформления распоряжения о внесении изменений в реквизиты сотрудника.

Составленный образец утверждается директором. Ставить печать на подобных внутренних кадровых документах не нужно.

После регистрации распоряжения в журнале документ передается для ознакомления лицам, на которых возлагаются дополнительные обязанности данным приказом. Каждое упомянутое лицо ставит свою одобрительную визу в нижней части бланка. Обычно подпись проставляются после формулировки «с приказом ознакомлены».

Образец оформления

Образец приказа о смене фамилии работника в связи с вступлением в брак — .

Сотрудница недавно сменила имя, когда мне следует обновить ее кадровые записи?

/// Гостевой пост автора Джерри Лимкуила, Federated Insurance

Сотрудница недавно сменила имя, когда мне следует обновить ее кадровые записи?

Сегодня компания Federated Insurance поделилась одним из наших «Вопросов месяца по персоналу», касающихся вопросов ответственности, связанных с практикой трудоустройства.

Вопрос : Сотрудница недавно оформила развод и предоставила протокол суда со своим новым именем.Могу ли я изменить ее имя в ее личном деле до того, как она предоставит обновленную карточку социального страхования и другое удостоверение личности?

Ответ:  В первую очередь и с точки зрения трудового законодательства работодатель не обязан заставлять работника переделывать трудовые документы при изменении фамилии работника, но есть определенные изменения, которые работодатель может захотеть внести по мере необходимости. лучшая практика. Что касается начисления заработной платы, нам неизвестно о каком-либо законе о заработной плате/часе или другом трудовом законодательстве, которое потребовало бы от работодателя изменить имя сотрудницы, если ей должным образом платят за все отработанные часы.Тем не менее, если работник меняет свое имя в Администрации социального обеспечения, вероятность путаницы меньше, если работодатель изменит имя работника в документах по заработной плате, чтобы имя работника и номер социального страхования совпадали (в первую очередь для целей налогообложения).

Если сотрудница предоставила вам в суд документальные доказательства того, что ее имя было изменено на законных основаниях, и остается только дождаться поступления новых документов, то мы не видим причин не вносить внутренние изменения, по крайней мере, в нее адрес электронной почты компании, фирменная табличка и т. д.Если вам нужна обновленная карта социального обеспечения для замены W-4, то, конечно, вы должны дождаться этого (подробнее об этом см. ниже).

Обратите внимание, что когда сотрудник меняет свое имя, работодатель не обязан заставлять сотрудника обновлять форму I-9. USCIS обращается к этому на своей веб-странице следующим образом: «Когда сотрудник меняет свое имя (например, когда сотрудник женится), работодатель может, но, как правило, не обязан отмечать изменение имени в форме I-9. Однако Если работодатель заполняет Раздел 3 в целях повторной проверки или потому, что работник был повторно принят на работу в течение трех лет, то работодатель должен: Отметить изменение имени в Разделе 3 Формы I-9; указать причину изменения имени в форме, если сотрудник предлагает причину изменения и хранит любые доказательства изменения имени, которые сотрудник может добровольно предоставить вам вместе с формой.Нет требования, чтобы сотрудники предъявляли подтверждение смены имени для формы I-9. При рассмотрении документов списка A или списка C в процессе повторной проверки работодатель должен убедиться, что любой документ, представленный с новым именем, разумно выглядит подлинным и относится к представившему его лицу». См. http://www.uscis.gov. /i-9-central/complete-correct-form-i-9/complete-section-3-updating-and-reverification/complete-section-3-reverification-and-rehires для получения дополнительной информации.

Таким образом, хотя обновление формы I-9 само по себе не требуется по закону (и не требуется каких-либо конкретных сроков), раздел 3 формы I-9 предоставляет место, где работодатель может обновить и обозначить новое имя (в блоке А), и мы рекомендуем работодателю сделать это, если он узнает, что сотрудник изменил свое имя.Работодателю нужно только приложить записку или копию официальной документации (например, свидетельство о браке или решение о разводе и т. д.) в поддержку нового имени, которое назначается. Для получения дополнительной информации и, в частности, в отношении надлежащей отчетности о доходах и подоходном налоге и других необходимых вычетах, вы можете проконсультироваться с местным специалистом по налогам относительно этой и любых других применимых налоговых форм (включая W-4 и любые налоговые документы штата) и /или обязательства по отчетности, которые могут возникнуть у вас в отношении сотрудника, у которого юридически изменено имя.

Кроме того, вы можете связаться с любым оператором пенсионного плана для получения дополнительных обязательств по изменению имени сотрудника в соответствующих документах. В личном деле должно быть отражено прежнее и новое имя работника, чтобы избежать путаницы в будущем (т. е. если в будущем произойдут управленческие изменения и т. д., в деле должно быть четко указано, что прежнее и новое имя относится к одному и тому же лицу). .

{Guest Post} Гостевой пост предоставлен Джерри Лимкуилом, Federated Insurance.Уже более века Федеративные страховые компании обеспечивают спокойствие владельцев бизнеса благодаря ценной страховой защите. Узнайте больше о федеральном страховании.

Мнения и советы авторов гостевых постов не обязательно принадлежат NATSO Inc. Сообщения не должны рассматриваться как юридические консультации. Следует обращаться к квалифицированным специалистам за советом и вопросами, характерными для ваших обстоятельств.

Эта статья предназначена только для предоставления общей информации и рекомендаций по предотвращению рисков. Нет никакой гарантии, что эта информация приведет к уменьшению убытков, снижению премий или снижению коэффициентов модификации опыта. Предоставленный контент актуален по состоянию на февраль 2015 г. и может быть изменен. Эта информация может регулироваться правилами и ограничениями в вашем штате и не должна рассматриваться как юридическая консультация. Квалифицированный совет следует искать по вопросам, относящимся к вашим обстоятельствам и применимым законам штата. © 2015 Advisors Law Group, Все права защищены

Подписаться на обновления

NATSO предоставляет обширную информацию, созданную для повышения способности туристических центров удовлетворять потребности путешествующих людей в эпоху перемен.Сюда входят посты в блогах, статьи и публикации, наполненные знаниями. Если вы хотите получать дайджест сообщений и статей блога прямо на свой почтовый ящик, укажите свое имя, адрес электронной почты и частоту обновлений, которые вы хотите получать по электронной почте.

Завершение раздела 3, Повторная проверка и повторный прием на работу

Работодатели должны заполнить Раздел 3, когда:

• Срок действия разрешения на работу вашего сотрудника или документа о разрешении на работу истек («повторная проверка»).

Работодатели могут заполнить Раздел 3, когда:

• Ваш сотрудник будет повторно принят на работу в течение 3 лет с даты первоначального заполнения формы I-9.
• Ваш сотрудник изменил официальное имя.

При заполнении Раздела 3 вы также должны заполнить поля фамилии, имени и инициала отчества в области «Информация о сотруднике из Раздела 1» в верхней части Раздела 2.

Повторная проверка

Когда срок действия разрешения на трудоустройство вашего сотрудника или, в большинстве случаев, документа о разрешении на работу (дополнительную информацию см. ниже) истекает, вы должны повторно подтвердить, чтобы ваш сотрудник по-прежнему имел право работать. Чтобы узнать, истекает ли срок действия разрешения на работу вашего сотрудника, посмотрите в Разделе 1 дату истечения срока действия разрешения на работу и в Разделе 2 дату истечения срока действия документа о разрешении на работу.

Дата истечения срока действия разрешения на работу, указанная вашим сотрудником в Разделе 1, может не совпадать с датой истечения срока действия документа, указанной в Списке A или Списке C в Разделе 2. Для определения необходимости повторной проверки следует использовать более раннюю дату.

Мы предлагаем вам напомнить сотрудникам, по крайней мере, за 90 дней до даты, когда требуется повторная проверка, что они должны будут представить документ списка A или список C (или приемлемую квитанцию), подтверждающий продолжение разрешения на работу на дату, когда их разрешение на работу или документация, в зависимости от того, что наступит раньше, истекает.Если у вашего сотрудника есть форма I-765, заявление о разрешении на работу, ожидающая рассмотрения в USCIS, и заявление находится на рассмотрении в течение 75 дней, ваш сотрудник может обратиться в контактный центр USCIS.

Работодатели не должны повторно проверять:

• Граждане США и неграждане
• Законные постоянные жители, которые представили форму I-551, карту постоянного резидента или квитанцию ​​о регистрации иностранца для Раздела 2. Сюда входят условные жители.
• Документы списка Б

Если повторная проверка не применяется (для ситуаций, указанных выше), то по истечении срока действия разрешения на работу вашего сотрудника или документации о разрешении на работу ваш сотрудник должен представить неистекшие документы из списка A или списка C, подтверждающие разрешение на работу.Квитанции об утерянных, украденных или поврежденных документах принимаются для повторной проверки.

Для заполнения раздела 3 необходимо:

• Изучите документы с неистекшим сроком действия, чтобы определить, являются ли они подлинными и относятся ли они к вашему сотруднику. Если вы считаете, что документ не кажется подлинным и не имеет отношения к вашему сотруднику, позвольте вашему сотруднику представить другую документацию из Списка допустимых документов.
• Запишите название документа, номер документа и дату истечения срока действия, если таковые имеются.
• Подпись и дата Раздел 3.

Если вы ранее заполняли Раздел 3 или если версия формы, которую вы использовали для предыдущей проверки, больше не действительна, вы должны заполнить Раздел 3 новой формы I-9, используя самую последнюю версию, и приложить ее к предыдущей версии. заполненная форма I-9.

Повторно принимает на работу

Если вы повторно нанимаете своего сотрудника в течение 3 лет с даты заполнения предыдущей формы I-9, вы можете либо заполнить новую форму I-9 для своего сотрудника, либо заполнить раздел 3 ранее заполненной формы I-9.

Чтобы заполнить Раздел 3 для повторного найма, вы должны:

• Подтвердите, что оригинал формы I-9 относится к вашему сотруднику.
• Просмотрите исходную форму I-9, чтобы определить, имеет ли ваш сотрудник все еще право на работу, в том числе срок действия документации о разрешении на работу, представленной в Разделе 2 (список A или список C), истек (или срок ее действия был продлен автоматически). Используйте рекомендации, чтобы определить, применима ли повторная проверка.
• Если ваш сотрудник по-прежнему имеет право на работу и его или ее документ о разрешении на работу все еще действителен, введите дату повторного найма в поле, предусмотренном в Разделе 3.
• Если ваш сотрудник больше не имеет права работать или срок действия документа о разрешении на работу истек и требуется повторная проверка, попросите сотрудника представить неистекший документ из списка A или списка C. Не проверяйте повторно документ списка B (удостоверяющий личность) сотрудника. Введите информацию о документе и дату повторного приема на работу в поля, предусмотренные в разделе 3. Если текущая версия формы I-9 отличается от ранее заполненной формы I-9, вы должны заполнить раздел 3 в текущей версии.
• Подпись и дата Раздел 3.

Ввод дат в секцию 3

Раздел 3 включает три пробела для ввода дат:

• Если вы повторно нанимаете бывшего сотрудника: введите дату повторного найма, когда ваш сотрудник приступает к работе за заработную плату или другое вознаграждение, которая может быть датой в будущем, если необходимо, в блоке B.
• Если вы повторно подтверждаете своего сотрудника: введите дату истечения срока действия нового документа о разрешении на работу сотрудника в блоке C.
• При заполнении Раздела 3 по любой причине: укажите дату заполнения и подпишите аттестацию.

Запись изменений имени и другой идентификационной информации для текущих сотрудников

Вы не обязаны обновлять форму I-9, если у вашего сотрудника официально изменено имя. Тем не менее, рекомендуется хранить правильную информацию в формах I-9 и отмечать любые изменения имени в разделе 3. Хотя правила формы I-9 не требуют от сотрудников предоставления документов, подтверждающих, что они изменили свое имя, вам следует принять меры. чтобы быть разумно уверенным в личности вашего сотрудника, если произошло официальное изменение имени.Такое изменение может поставить под сомнение вашу дальнейшую способность полагаться на документы, ранее представленные вашим сотрудником, поскольку они обоснованно относятся к этому сотруднику. Эти шаги могут включать в себя просьбу к сотруднику предоставить документы о законном изменении имени, чтобы сохранить его или ее форму I-9, чтобы ваши действия были хорошо задокументированы, если правительство потребует проверить формы I-9 этого сотрудника.

Вы можете столкнуться с ситуациями, отличными от юридического изменения имени, когда сотрудник сообщает вам, что его или ее личность отличается от времени, когда ранее была заполнена форма I-9.Если ваш сотрудник сообщает вам, что имя, дата рождения или номер социального страхования существенно отличаются от того, что он или она ранее указал в форме I-9, и не может предоставить доказательство связи новой информации с ранее использованным удостоверением личности, вам следует :

• Заполните новую форму I-9.
• Укажите первоначальную дату найма в графе «Первый день работы сотрудника (ММ/ДД/ГГГГ)» в Разделе 2; и
• Приложите новую форму I-9 к ранее заполненной форме I-9.
• Если информация в Разделе 1 существенно не изменилась, но сотрудник представил другие доказательства разрешения на работу, вам следует изучить документацию, чтобы определить, является ли она подлинной, и относится ли она к представившему ее сотруднику. Если да, заполните раздел 3 предыдущей формы I-9. Если текущая версия формы I-9 отличается от ранее заполненной формы I-9, вы должны заполнить раздел 3 текущей версии
.

Когда сотрудник вступает в брак, ему необходимо заполнить больше, чем свидетельство о заключении брака

Вы слышите этот звон? В это время года обязательно должны быть свадебные колокола…. Мы вступаем в одно из самых популярных времен года для свадеб, и работодатели могут даже обнаружить, что члены их команды «связывают себя узами брака» в ближайшие недели. Поэтому после того, как вы поднимете тост, убедитесь, что вашему молодожену нужно время, чтобы обновить свою личную информацию и документы.

Изменение имени и адреса

Молодожены должны обратиться в Администрацию социального обеспечения, если они меняют свое имя или адрес. Если ваш сотрудник переезжает или меняет свое имя, вам необходимо как можно раньше обновить информацию о сотруднике, чтобы формы W-2 и W-4 содержали правильную информацию, связанную с ним.Кроме того, работодатели должны обновить раздел 3 формы I-9 сотрудника, указав его новое имя.

В качестве наилучшей практики работодатели должны требовать от своих сотрудников предоставить копию обновленной карты социального обеспечения, чтобы осуществить изменение имени. До тех пор, пока сотрудник не предоставит соответствующую документацию для официальной смены имени, работодатель не должен вносить изменения в файл.

Обновление информации о преимуществах

Мы все знаем, что брак — это большой шаг… но это также и «соответствующее жизненное событие (КЖС).Соответствующее жизненное событие позволяет участникам плана льгот изменить информацию о своем плане и страховом покрытии за пределами ежегодной открытой регистрации. Когда у сотрудника есть QLE, у него обычно есть 60 дней, чтобы принять меры, но важно проверить детали вашего плана льгот. Как работодатель, вы можете запросить новые формы бенефициаров, чтобы приспособиться. Информация о льготах, на которую непосредственно влияет новобрачный сотрудник, включает:

  Коррекция статуса подачи и удерживаемых сумм

По данным IRS, «семейное положение лица на дек.31 определяет, считается ли человек состоящим в браке в этом году». Федеральный налоговый закон позволяет супружеским парам выбирать, как они предпочитают подавать свои налоги. Если молодожены планируют подать совместную налоговую декларацию, они могут рассмотреть возможность корректировки своих федеральных и, если применимо, штатных, удерживаемых пособий на основе их нового совокупного дохода, корректировок, вычетов, освобождений и зачетов.

Настройка банковских счетов и информации о прямом депозите

Ваш новобрачный сотрудник хочет обновить информацию о своем прямом депозите на новый совместный счет со своим новым супругом? Как насчет нового сберегательного счета для первоначального взноса на новый дом?

Контактная информация для экстренных случаев

Наконец, это то, что следует периодически делать для всех сотрудников, но недавно вступившие в брак сотрудники могут захотеть убедиться, что они обновляют свои записи контактов для экстренных случаев, если они изменились.

Вынос работодателя

Теперь ничего из этого не нужно делать в ту же секунду, когда ваш сотрудник вернется на работу после медового месяца, но было бы неплохо проявить инициативу и заранее сообщить ему, чтобы он подумал о том, что он собирается делать со своими льготами, их налоги и т. д. Это может помочь создать контрольный список, чтобы просмотреть их, чтобы убедиться, что все, что необходимо обновить, своевременно решено. Сотрудники должны представлять все изменения в письменной форме, чтобы должным образом задокументировать точные изменения.

Для клиентов зарплатной ведомости HR One у вас есть возможность разрешить сотрудникам вносить некоторые из этих изменений  непосредственно через систему самообслуживания сотрудников MyPayentry.

Департамент труда и развития рабочей силы

БРОШЮРЫ И ПУБЛИКАЦИИ		Номер документа	Ворд	PDF	Версия Дата
	Закон о компенсации работникам		Ворд	PDF	13. 06.13
	Правила компенсации работникам		Ворд	ПДФ	15.01.13
	Справочник по компенсации работникам в Нью-Джерси:  (бумага стандартного размера)	туалет(г)-338		PDF	1/16
	Guia Interpretativa para el Trabajador A la Ley de Compensacion al Trabajador en Nueva Jersey:    (бумага формата Legal)	вк(г)-338с		ПДФ	1/16
	Брошюра Фонда незастрахованных работодателей:      Содержит правила, связанные с Фондом незастрахованных работодателей (бумага юридического размера)	СКФ-122		PDF	02. 11
	Фонд второго травматизма – Справочник бенефициара: Предоставляет необходимую информацию получателям пособий фонда вторичного травматизма. (бумага формата Legal)	СКФ-103		ПДФ	1/11
	Fondo De Segunda Incapacidad — Guia del Beneficiario	скф-103с		PDF	1/11
	WC Research Manual — ссылка на страницу инструкций				7/11
ФОРМЫ СОТРУДНИКОВ		Номер документа	Ворд	PDF	Версия Дата
	Заявление о проведении неофициального слушания:	туалет-66		ПДФ	6/06
	Форма жалобы на дискриминацию:	СКФ-4		PDF	04. 07
	* Отчет о несоблюдении   (заполняется): Отправьте эту форму, чтобы сообщить о незастрахованном работодателе	СКФ-528		ПДФ	07.09
ФОРМЫ РАБОТОДАТЕЛЯ/СТРАХОВОЙ ПЕРЕВОЗЧИК		Номер документа	Ворд	PDF	Версия Дата
	IA-1 Первый отчет о травмах (FROI): Документ поддерживается Международной ассоциацией советов и комиссий по промышленным авариям (IAIABC).			ПДФ
	IA-2 Форма последующего отчета о травмах (SROI): Документ поддерживается Международной ассоциацией советов и комиссий по промышленным авариям (IAIABC).			PDF
	Письмо о льготах штата Нью-Джерси — только для медицинских целей			ПДФ
	NJ Письмо о льготах — компенсация : документ, хранящийся на веб-сайте Компенсационного рейтинга и бюро (NJCRIB).			PDF	07.10.04
	Указания по использованию письма о льготах штата Нью-Джерси : документ, хранящийся на веб-сайте Компенсационного рейтинга и бюро (NJCRIB).			ПДФ	07.10.04
	Уведомление работодателя о страховом покрытии компенсаций работникам : Эта ссылка приведет вас на веб-сайт Бюро оценки и инспекции компенсаций штата Нью-Джерси.			PDF
ОФИЦИАЛЬНЫЕ СУДЕБНЫЕ ФОРМЫ		Номер документа	Ворд	PDF	Версия Дата
ФОРМЫ ЗАЯВИТЕЛЯ
	Исковое заявление работника   (можно использовать для измененного CP)	туалет-365		ПДФ	26. 08.15
	Претензия сотрудника Дополнительная страница:	WC-365.1		PDF	07.05.15
	Заявление о пересмотре или изменении официального решения (может использоваться для ReOpener с поправками) :       — ReOpener Дополнительная страница	туалет-368 туалет-368_Supp		PDF PDF	26. 08.15
	Исковое заявление о зависимости   (можно использовать для измененного DCP) :      — Дополнительная страница DCP	wc-366 DWCsupp		PDF PDF	26.08.15
	Ходатайство о требовании зависимости Преобразование добровольного предложения в официальное судебное решение	туалет-956		PDF	19/12
	*   Уведомление о предоставлении временных и/или медицинских пособий   (заполняется) :	WC-101_i	Слово	PDF	07. 03
	Стандартная форма опроса заявителя о профессиональной деятельности:	WC-22		ПДФ
	* Подтвержденная петиция Second Injury Fund   (заполняется) :	scf-161_i	Ворд	PDF	10.10.07
	Расчет компенсации социального обеспечения:	СКФ-16		ПДФ	5/95
	Заявление поставщика медицинских услуг об оплате или возмещении оплаты медицинских услуг :	туалет-381		PDF	26. 08.15
	Информационный пакет фонда незастрахованных работодателей			PDF	07.09.07
	Ходатайство о неотложной медицинской помощи	туалет-383		PDF	5/14
	Заявка на пересадку:	WC-60		PDF	07. 06.
ФОРМЫ ОТВЕТОВ
	Ответ ответчика на исковое заявление (может использоваться для исправленного ответа ):	туалет-367		PDF	5/15
	Ответ ответчика на заявление о пересмотре и изменении официального решения (может использоваться для исправленного ответа ):	туалет-369		PDF	6/15
	Ответ ответчика на ходатайство о иждивении:	туалет-171		ПДФ	04. 07
	* Заявление об ответе на ходатайство о предоставлении медицинских и/или временных пособий   (заполняется) :	туалет-170	Ворд	PDF	07.03.
	Ответ Ответчика на Ходатайство о Медицинском Иске			PDF	7/10
	Стандартная анкета респондента по роду занятий:	WC-23		PDF
ФОРМА ЗАЯВЛЕНИЯ И ОТВЕТА
	* Запрос на отсрочку/готовность  — страница 1 (заполняется):   * Запрос на отсрочку/готовность- дополнительная страница ** Откройте форму и введите название вашей фирмы и контактную информацию. Сохраните форму на своем компьютере, нажав Сохранить как . Используйте сохраненную форму в качестве шаблона для будущих запросов на отсрочку. Эту форму теперь можно отправить по электронной почте в отдельные районные отделения. Следуйте инструкциям в форме.			стр.1 стр.2	30.06.16
	Замена адвоката :	WC-10		ПДФ	04.08.
	Повестка в суд Duces Tecum Ad Testificandum :	туалет-18		PDF	06. 04.
	Повестка в суд Ad Testificandum :	вк-18.1		ПДФ	06.04.
	Повестка в суд Duces Tecum :	WC-18.2		PDF	06.04.
	Запрос информации социального обеспечения:	туалет-124		ПДФ	04. 06.
	Досудебный меморандум:	туалет-31		PDF	5/12
	* Уведомление о движении   (заполняется):	WC-7	Слово	ПДФ	07.12.
	* Заказ на планирование испытаний ( заполняемый ):	WC-16		PDF	07. 06.
	* Информационный обзорный лист   Фонда травматизма (заполняется):	туалет-380	Ворд		08.06.
ФОРМЫ РАСЧЕТОВ		Номер документа	Ворд	PDF	Версия Дата
	*   Решение / Приказ об утверждении мирового соглашения   (заполняется):     (с описью дела)	WC-100i		PDF	23. 09.15
	*   Приказ об увольнении   (заполняется):	WC-100Увольнение_i	Ворд	ПДФ	13/7
	* Общий приказ (для различных решений, ходатайств и т. д.)): (заполняемый)	WC-100Универсальный	Ворд	ПДФ	13/7
	*   Приказ об утверждении мирового соглашения в соответствии с NJSA 34:15-20:   (заполняется) (страницы 1 и 2)	WC-370_i	Ворд	ПДФ	4/13
	* Заказ с поправками:  ( заполняемый )	туалет-8		PDF	09. 08
	Приказ о распределении (для алиментов):	wc103 — wc103.1		ПДФ	06.04.
	Приказ о распределении временной премии (для алиментов):	туалет379 — туалет379.1		PDF	06.04.
	Аффидевит иждивенца в поддержку мирового соглашения в соответствии с N.J. S.A. 34:15-20	WC-366.1		ПДФ	09.09.05
	Решение об увольнении (Второй травматологический фонд):	туалет-47		PDF	1/17
	*   Приказ о полной нетрудоспособности   (заполняется):	WC-374 _i	Ворд	ПДФ	15 сентября
	* Приказ о полной нетрудоспособности со смещением SS   (заполняется):	туалет-375_i	Ворд	PDF	15/12
	*   Приказ о полной нетрудоспособности с SIF   (заполняется):	wc-376_i	Ворд	ПДФ	15/12
	*Дополнение к приказу о полной нетрудоспособности   (заполняется):	wc-377_i	Ворд	PDF	15/12
	Приказ о преобразовании добровольного предложения о зависимости в судебное решение (заполняется):	О-956_и		ПДФ	3/21
ГРАФИК ИНВАЛИДНОСТИ		Номер документа	Ворд	PDF	Версия Дата
	2002 календарный год			ПДФ
	2003 календарный год			PDF
	2004 календарный год			ПДФ
	2005 календарный год			PDF
	2006 календарный год			ПДФ
	2007 календарный год			PDF
	2008 календарный год			ПДФ
	2009 календарный год			PDF
	2010 календарный год			PDF
	2011 календарный год			PDF
	2012 календарный год			PDF
	Календарный год 2013			PDF
	2014 календарный год			ПДФ
	2015 календарный год			PDF
	2016 календарный год			ПДФ
	2017 календарный год			PDF
	Календарный год 2018			ПДФ
	Календарный год 2019			PDF
	Календарный год 2020			ПДФ
	2021 календарный год			PDF
ЭЛЕКТРОННЫЕ КАЛЕНДАРЬ, ОНЛАЙН СУДЕБНЫЕ ФОРМЫ И ЭЛЕКТРОННЫЕ ФОРМЫ		Номер документа	Ворд	PDF	Версия Дата
Электронные календари
	* Приложение программы электронной почты Календаря адвоката   (заполняется):    Эта форма инициирует передачу уведомлений о расписании «Календарь адвоката» по электронной почте на указанный(е) адрес(а) электронной почты.			ПДФ	10.02.16
СУДЫ онлайн
	* СУДЫ онлайн Заявление на доступ в Интернет   (заполняется):    Этот пакет приложений необходимо заполнить, если юридическая фирма, страховая компания или самостраховщик заинтересованы в доступе к СУДАМ онлайн, Отделу веб-сайт управления онлайн-кейсами.Пакет содержит как форму «Назначение контакта», так и форму заявки на подписку.		Ворд	PDF	05. 09.12
	Заявка на подписку  только (заполняется):     Эту форму необходимо заполнить, если юридическая фирма, страховая компания или самостраховщик заинтересованы в добавлении дополнительного подписчика для доступа к СУДАМ онлайн и Фирма уже установила контактное лицо с подразделением.Эта форма должна быть подписана как подписчиком, так и контактным лицом фирмы перед отправкой.			PDF	05.09.12
	* COURTS on-line Форма изменения подписчика   (заполняется):    Эта форма должна быть заполнена, если существующий подписчик COURTS on-line изменил свое имя или адрес электронной почты, или если его Запрос уровня доступа к электронной документации изменился. Перед отправкой форма должна быть подписана контактным лицом фирмы.		Слово	PDF	19.07.13
Электронный архив
	Руководство по процедурам подачи документов в электронной форме			ПДФ	26.06.12
	Руководство по процедурам подачи ходатайств в электронной форме			PDF	16. 07.14
РАЗНЫЕ ФОРМЫ		Номер документа	Ворд	PDF	Версия Дата
	Информационный пакет фонда незастрахованных работодателей			PDF	07.09.07
	Запрос на проверку документов : Эта форма должна быть заполнена и подписана до того, как Отдел сможет предоставить документы.	туалет-147		ПДФ	6/2014
	* Отчет о несоблюдении   (заполняется):    Эта форма может использоваться любым лицом или организацией для сообщения о заявлениях о невыполнении работодателем страхового покрытия компенсации работникам или получении разрешения на самострахование .	СКФ-528		PDF	07.09
	* Контактная форма страховой компании   (заполняется): Эта форма для назначения контактного лица должна быть заполнена каждой страховой компанией и самостраховщиком, уполномоченным вести бизнес в Нью-Джерси.			ПДФ	17.02.17
	Контактная информация страховой компании/самостраховщика:    С этими лицами могут связаться судебные работники и адвокаты, если перевозчик или их адвокат не явились или не дали официального ответа на ожидающие рассмотрения Ходатайства о медицинских и временных льготах.			PDF	03.05.18
	Н.JSA 34:15-95.6 Рабочий лист для расчета дополнительных пособий  (заполняется):			ПДФ	1/2020
	Список контактов государственного сектора: Аналогичен приведенному выше списку.			PDF	03.05.18
	Календарь циклов слуха			ПДФ	21.10.

Отдел кадров / Изменение имени сотрудника

Изменилось ли ваше официальное имя?

Требуется действие сотрудника: при изменении вашего официального имени вы должны обновить свое имя с помощью DPS .Чтобы обновить свое имя, зайдите на страницу employeespace и следуйте этим инструкциям. Обратите внимание: вам потребуется загрузить копию вашей карты социального обеспечения с вашим новым/обновленным именем.

Процесс: Когда ваше имя будет обновлено в пространстве сотрудника, вы получите электронное письмо с подтверждением от Infor, подтверждающее, что ваши изменения были обработаны.

Что ожидать:

1. Ваш адрес электронной почты dpsk12.org и отображаемое имя будут обновлены, чтобы отразить ваше новое имя. ***Все электронные письма будут поступать на ваш новый адрес электронной почты и с него, вы не потеряете ни одного письма из «старого» почтового ящика.
2. Ваш адрес Skype и контактная информация в адресной книге Outlook будут обновлены.
3. Ваше имя пользователя останется прежним для всех систем DPS, включая вашу учетную запись DPS Google (dpsk12.net).
4. Ваше новое имя будет автоматически отправлено вашим поставщикам медицинских и дополнительных страховых услуг в течение 30 дней.
5. Изменение вашего имени не должно повлиять на вашу зарплату, но мы рекомендуем уведомить ваш банк о смене имени.

Действия сотрудника Необязательно: Чтобы запросить изменение вашего имени пользователя/логина DPS , чтобы оно отражало ваше новое имя.

Процесс: Создайте инцидент самообслуживания на сайте dotshelp.dpsk12.org, укажите предпочитаемый контактный номер и время суток, когда вы доступны по телефону, чтобы завершить описанную ниже процедуру.

Что ожидать:

1. После того, как ваш инцидент будет отправлен, технический специалист DoTS свяжется с вами, чтобы завершить процесс, описанный ниже.
1. Устно разрешите изменение.
2. Получите новое имя пользователя.
3. Попросите вас протестировать новый логин, чтобы убедиться, что он работает правильно (убедитесь, что у вас есть компьютер).
2. Имя пользователя, которое вы используете для входа в системы DPS, такие как Employee Space, Infinite Campus, ваш компьютер (только ПК), Google, Outlook, Kronos и т. д.будут обновлены в течение 24 часов.
3. Ваша учетная запись DPS Google также будет обновлена ​​до вашего нового имени пользователя @dpsk12.net .
4. Имя пользователя, которое вы используете для входа в несколько программ сторонних поставщиков, включая SmartFindExpress, не будет обновлено.

Требуется действие сотрудника:

У вас есть сберегательный счет (HSA) ? Заполните и отправьте форму изменения имени банковского счета HSA.

Все сотрудники DPS вносят взносы в Colorado PERA . Чтобы изменить свое имя в PERA, заполните и отправьте информационную форму участника PERA. Обратите внимание: DPS не нужно заполнять раздел формы «Работодатель».

Вопросы? Свяжитесь с HR Connect по адресу [email protected] или позвоните по телефону 720-423-3900.

UP: пенсионеры

Дополнительная помощь

• Отправьте заявку в отдел кадров для запроса формы 1095-C Пожалуйста, заполните «Билет кадровых ресурсов», чтобы запросить форму 1095-C на 2020 календарный год. В дополнение к указанию вашего имени, адреса электронной почты и номера телефона, пожалуйста, укажите свой текущий почтовый адрес в разделе «Описание» заявки. Вы получите форму в течение 30 календарных дней с момента запроса.

  Несмотря на то, что для запроса формы 1095-C желательно заполнить «Билет кадровых ресурсов», вы также можете отправить запрос в Union Pacific по электронной почте, обычной почте или по телефону. Контактная информация ниже.

  Адрес электронной почты:
  [email protected]

  Почтовый адрес:
  Union Pacific
  1400 Douglas Street, STOP 1730
  Omaha, NE 68179

  Телефон: 402-544-47129 0200037

• Отправьте заявку в отдел кадров, чтобы сообщить о смерти сотрудника или бенефициара Union Pacific Просмотрите информацию, необходимую для сообщения о смерти сотрудника или бенефициара Union Pacific.

• Отправьте заявку в отдел кадров, чтобы запросить обновление персональных данных Запросить изменения ваших личных данных, таких как изменение имени, номера социального страхования или даты рождения. Если вам нужно изменить свою фамилию, отправьте копию обновленной карты социального обеспечения по адресу [email protected].
  Пенсионеры или выжившие получатели пенсии должны войти на веб-сайт SAP ePayroll, чтобы внести изменения в адрес.Если вы бывший сотрудник и у вас больше нет доступа к веб-сайту SAP ePayroll, отправьте запрос на изменение адреса.
  
• Отправьте заявку на ресурс по трудовым ресурсам о долгосрочной нетрудоспособности Вопросы о пособии по долгосрочной нетрудоспособности, вашей заработной плате во время долгосрочной нетрудоспособности или возвращении после долговременной нетрудоспособности.

Влияет ли изменение имени на проверку биографических данных сотрудника?

Смена имени вряд ли поможет вам избежать чего-то в прошлом, что вы хотели бы скрыть от потенциальных работодателей.Но если вы не сообщите об этом прямо в процессе найма, это может привести к задержкам в проверке ваших биографических данных и, возможно, даже стоить вам работы, которую вы хотите.

Тощий на проверке биографических данных

По правде говоря, практически все работодатели проводят своего рода проверку биографических данных потенциальных новых сотрудников. Иногда это вызвано страхом потенциальной ответственности за небрежный наем, а иногда, в зависимости от занимаемой должности, это может требоваться по закону.

Проверка биографических данных — это гораздо больше, чем судимость.Есть много разных типов, и некоторые из них более тщательны, чем другие. Самый простой из них может заключаться в том, что работодатель связывается с вашими рекомендациями и предыдущими работодателями, чтобы подтвердить вашу историю занятости. На другом конце спектра находятся компании, специализирующиеся на проведении проверок биографических данных, которые не оставляют камня на камне. По данным Центра обмена информацией о правах на конфиденциальность, проверка биографических данных может включать поиск по одному или нескольким из следующих элементов:

• Журнал вождения
• Кредитная история
• Судимость
• История образования
• Трудовой стаж
• Требования о компенсации работникам
• Гражданские иски
• Банкротство
• Записи государственных лицензий
• Реестр сексуальных преступников
• Аккаунты в социальных сетях

Прежде чем работодатель сможет провести проверку биографических данных, вы должны дать на это письменное разрешение.Федеральный закон о достоверной кредитной отчетности (FCRA) устанавливает правила проверки биографических данных сотрудников, но применяется только в том случае, если работодатель нанимает стороннее агентство по отчетности потребителей для проведения проверки. Любая проверка, которую работодатель проводит сам, не подпадает под правила FCRA.

FCRA также ограничивает часть информации, которую работодатель может учитывать при проверке биографических данных, и требует, чтобы работодатель уведомлял вас, прежде чем он предпримет какие-либо неблагоприятные действия, такие как отказ в приеме на работу или аннулирование предложения о работе, на основе информации, представленной в биографических данных. чек.Кроме того, он дает вам право на копию отчета, если работодатель предпримет неблагоприятные действия на его основании.

Честность — лучшая политика

Люди меняют свои имена по разным причинам. Вне зависимости от того, изменили ли вы официальное, одобренное судом имя или просто приняли предпочитаемое имя в процессе использования, важно раскрывать любые имена, которые вы использовали ранее в процессе подачи заявления о приеме на работу. Часто работодатели запрашивают любые другие имена или псевдонимы, которые вы могли использовать, например, девичью фамилию, чтобы облегчить проверку биографических данных.Вас также могут попросить указать номер социального страхования, адрес, дату рождения, текущий и предыдущий адреса. Любая из этих дополнительных сведений может выявить ваше старое имя и создать впечатление, что вы вели себя нечестно, если не упомянули его. Если работодатель обнаружит, что вы изменили свое имя даже по совершенно невинной причине, но не сообщили об этом, вы можете быть лишены права занимать желаемую должность.

Кроме того, если лицо, проводящее проверку биографических данных, не знает вашего старого имени, это может привести к задержке обработки вашей проверки биографических данных и расстроить вашего потенциального работодателя.Вы можете пропустить и положительную информацию. Например, если вы получили степень бакалавра под другим именем, а работодатель звонит в ваш университет, чтобы подтвердить ваши полномочия, школа может сказать, что такой человек никогда не учился. Тогда может показаться, что вам не хватает учетных данных, которые вы на самом деле заработали.

В конечном счете, вам решать, сообщать ли об изменении имени, но вряд ли вы сделаете себе одолжение, сохранив это в секрете. Кроме того, вы можете причинить себе больший вред, не поделившись ею, чем если бы просто раскрыли ее.

Эта часть сайта предназначена только для информационных целей. Содержание не является юридической консультацией. Заявления и мнения являются выражением автора, а не LegalZoom, и не оценивались LegalZoom на предмет точности, полноты или изменений в законодательстве.