Как писать расписки: Расписка в получении денежных средств – образец 2020 и 2021

Оформляем расписку при покупке недвижимости правильно

Практика показывает, что сначала покупатель вкладывает определенную сумму денег или аванс при покупке квартиры, а после вносит оставшиеся денежные средства. Даже если Вы вкладываете небольшую сумму денег, то потребуйте от продавца расписку о том, что он получил денежные средства, чтобы в будущем не возникло проблем, поскольку расписка является подтверждением того, что продавец получил денежные средства.

Как правильно составить расписку при покупке квартиры?

Очень важно грамотное составление расписки.

1) Составлять её должен сам продавец, у которого есть все необходимые права на получение денежных средств за продаваемую недвижимость.

2) Писать расписку необходимо пастой синего цвета, данный документ должен быть написан лично продавцом.

3) Текст расписки должен быть написан без каких-либо исправлений.

4) Для собственной безопасности при подтверждении расписки подписывайте ее при наличии третьих лиц, при этом каждый присутствующий должен расписаться в расписке.

5) В расписке в верхнем левом углу нужно указать дату и место подписание документа.

6) Необходимо полностью указать паспортные данные покупателя и продавца.

Также Вы можете написать адрес, где находится приобретаемая квартира с ее характеристикой. Укажите внизу полностью ФИО и поставьте подпись получателя денежных средств.

Помните о том, что если у вас не будет расписки, то будет очень сложно подтвердить то, что вы произвели оплату за квартиру.

Подтверждение оплаты возможно лишь в некоторых случаях:

• Если есть пункт в договоре купли-продажи, в котором указывается сумма, которая была внесена до того как был подписан документ и до момента регистрации в Росреестре.

• Если оплата была осуществлена по безналичному расчету и в договоре прописаны реквизиты продавца и если они заверены подписью.
При покупке квартиры нужно обезопасить себя от всех опасностей.

Будьте очень внимательны при составлении расписки, и тогда Ваша сделка пройдет удачно!

Как правильно дать и взять взаймы: инструкция от юристов

Как оформить соглашение о займе, чтобы потом можно было взыскать долг без суда? В чем разница между договором займа и распиской? Что обязательно в ней надо указать, чтобы не потерять возможность вернуть деньги принудительно? Что докажет передачу суммы займа, если она перечислялась на банковский счет? На этот и другие вопросы ответили юристы. 

Что касается займов, тут первое и главное правило – не испытывать людей на порядочность, заявляет юрист юркомпании «Хренов и партнеры» Дмитрий Шнигер. Он советует не давать деньги без оформления и не провоцировать заемщика на плохие поступки, которых тот, возможно, не совершил бы, подпиши он бумагу.

Это часть материала о займах. Полностью текст читайте здесь:

Наилучший вариант – договор, а вот расписка может стать источником проблем при взыскании долга. Она представляет собой односторонний документ, в котором заемщик подтверждает, что получил долг и обязуется его вернуть. Это, по сути, не договор, а доказательство заключения договора, очень слабое, если деньги передавались наличным способом, а расписка не заверена нотариально, утверждает Шнигер. Как предупреждает юрист, заемщик должен написать, что сумма передана именно в качестве займа. Если он не укажет этого – по недосмотру или намеренно – то из расписки будет непонятно, откуда возник долг: например, это мог быть расчет за какую-то услугу, говорит Шнигер. Получить деньги по подобной бумаге потом будет очень сложно.

Если подробно прописать все договоренности в соглашении – это сделает возврат долга проще.

 Основные данные обеих сторон (Ф. И. О., дата и место рождения, полные паспортные данные, адрес постоянной прописки и/или временной регистрации). Это поможет приставу найти должника по базам данных, наложить арест на его имущество, закрыть выезд за границу, говорит юрист правового департамента Heads Consulting Ирина Баскакова.

 Срок и способ возврата (наличный или безналичный, сразу или частями).

 Обязательно подтвердить, что деньги вручены – в тексте договора («Сумма передана») или отдельной распиской, в которой есть ссылка на договор. Он начинает действовать только с момента передачи средств. Баскакова говорит, что ее можно заверить подписями свидетелей, и советует сверить, чтобы сумма в договоре совпадала с той, что получена на руки.

Если средства перечисляются на банковский счет, Шнигер советует указать назначение платежа: «Выдача займа по договору такому-то», и сохранить у себя копию платежного поручения. «Если не указать назначение платежа, потом нельзя будет определить перечисленную сумму именно как заем», – предупреждает Шнигер. Он добавляет, что платежка не является достоверным доказательством выдачи займа, в отличие от расписки, потому что исходит от займодавца.

Возврат долга  можно обеспечить залогом имущества или поручительством. Если деньги возвращаются по частям, это надо надо задокументировать как можно подробнее, с указанием имени, даты, суммы, валюты, советует Баскакова.

Шнигер предлагает заверять договор нотариально, а расписку оформить отдельным документом, как принято у нотариусов. Заверенный договор и расписка в случае неплатежа позволят легко оформить исполнительную надпись у нотариуса, чтобы получить долг в банке или через приставов – без судебных разбирательств.

Если стороны решили обойтись без нотариуса, заемщику лучше написать всю расписку от руки, чем просто поставить подпись под распечатанным текстом. Это даст больше материала для почерковедческой экспертизы, если заемщик заявит в суде, что ничего не брал и не подписывал.

Как оформить предоплату за недвижимость: образец договора задатка и расписки — Недвижимость

Если продавец и покупатель договорились о сделке купли-продажи квартиры, предоплата за нее может быть внесена в виде задатка.

Зачем нужен договор задатка? 

Подписывая соглашение о задатке, продавец обязуется не продавать квартиру никому и ожидать сделки с покупателем. Задаток засчитывается в оплату полной стоимости жилья. Покупатель не сможет въехать в квартиру до полного расчета с продавцом. 

С задатком может быть три ситуации:

1. Сделку отменили обе стороны взаимно или из-за независящих ни от кого обстоятельств — задаток возвращают

2. Сделку отменили по вине покупателя — задаток не возвращают

3. Сделку отменили по вине продавца — задаток возвращают в двойном размере 

Важно не перепутать договор задатка с авансом. Аванс, в отличие от задатка, не дает никаких гарантий — стороны могут свободно расторгнуть сделку, вернув сумму покупателю. 

Как правильно оформить расписку о получении денег? 

После подписания договора задатка продавцу необходимо написать расписку о получении денег. Пишите от руки: это поможет в случае судебных разбирательств — подпись подделать легко, а почерк сложно.

Предложенные образцы являются типовыми формами и могут не учитывать нюансы конкретной ситуации. Внимательно заполняйте предложенные пункты и, при необходимости, изменяйте или добавляйте условия, соответствующие вашим интересам. 

Помните, что оформление сделок с недвижимостью — это комплексный процесс, и подписание необходимых документов является в нем лишь одним из этапов, который сам по себе не может гарантировать безопасности сделки на 100%.

Пообещайте никогда так не делать

5 ошибок, которые совершают покупатели квартир в новостройках

Как вместе с жильём не приобрести крупные неприятности

Три ответа, которые отпугнут мошенников при продаже квартиры

Как писать расписку о получении денег за квартиру, советы юристов

Расписка о получении денег за квартиру — документ, удостоверяющий факт передачи денег в обеспечение утвержденных ранее операций с квартирой.

Как правило, к таким операциям относятся:

— сделки по купле-продаже недвижимости,

— найме жилых помещений,

— залога и т.д.

Какой бы вид сделки не оформлялся, составляемая расписка должна соответствовать предъявляемым требованиям.

Как писать расписку о получении денег за квартиру

1. Анализируемый документ составляется лицом, фактически получающем денежные средства. Такие финансы могут быть получены как для личных нужд, так и для передачи третьим лицам, в том числе сторонам по заключенным ранее сделкам.

Если валюта получена на основании выданных ранее полномочий, то такое обстоятельство, в обязательном порядке, должно быть отражено в составляемом документе.

2. В случае передачи регулярных платежей, например ежемесячных, после каждого фактического получения денег, должен быть составлен новый документ.

3. В анализируемой расписке должны быть подробно отражены все обстоятельства передачи денег, а также основания их выдачи и приема. В случае получения денежных средств для последующей их передачи сторонним лицам, запись об этом должна быть сделана в оригинале документа.

Случаи выдачи расписки о получении денег за квартиру

1. Продажа квартиры.

Такой документ пишется продавцом после получения денежных средств. В обеспечение сделки, денежные средства могут передаваться по частям. Каждый такой факт оформляется отдельной распиской. Оформлению может подлежать выдача задатка или аванса, а также денежных средств на сопровождение сделки и оформления всех необходимых документов.

В случае оформления сделки через банковскую ячейку, следует обратить внимание на тот факт, что помещение денег в банковский сейф еще не является гарантией их фактического получения продавцом. Сделка может быть приостановлена или не зарегистрирована государственными органами.

2. Сдача квартиры в найм третьим лицам.

Передача арендной платы за пользование квартирой также подлежит оформлению через выдачу расписки. Такой вид расписки используется при получении наличных платежей. В случае безналичного расчета, дополнительной выдачи расписки в подтверждение уже произведенных платежей не требуется.

В таком документе также могут быть указаны и иные обстоятельства.

К которым можно отнести:

— качественное выполнение услуг по предоставлению квартиры в найм,

— состояние движимого имущества,

— передача денежных средств в целях компенсации коммунальных платежей, в том числе платы за потребленную электроэнергию, газ, воду и т. д.

— получение обеспечительного платежа в счет компенсации возможного причинения ущерба вверенному имуществу.

Составленные и переданные другой заинтересованной стороне расписки являются безусловным подтверждением получения денежных сумм, указанных в самом документе, но могут не являться подтверждением выполнение заинтересованными сторонами иных обязательств. Каждое такое обязательство должно быть отражено письменно и согласовано сторонами.

Как написать квитанцию ​​об оплате | Small Business

Автор: Devra Gartenstein Обновлено 7 марта 2019 г.

Квитанция об оплате может быть настолько простой или сложной, насколько вы пожелаете, при условии, что она соответствует вашим потребностям, а также потребностям ваших клиентов. Квитанции могут быть как простыми, как квитанция кассового аппарата, так и случайными, как записанная записка на листе бумаги. В качестве альтернативы они могут быть сложными, такими как электронная таблица с номерами заказов на поставку, запрограммированными расчетами расширений и историями платежей.

Обязательно наличие при получении платежа

На каждой квитанции об оплате должно быть указано название компании, которая ее выпустила, дату совершения транзакции, приобретенные товары и сумму, которая была списана. Во многих квитанциях также указывается имя клиента, особенно если квитанция представляет собой выполненный заказ на покупку или если покупатель и продавец участвуют в текущих деловых операциях друг с другом. Если клиент отправил заказ на покупку, номер этого заказа также должен быть указан в квитанции, чтобы покупатель мог сослаться на него.Если заказ будет доставлен, в нем должны быть указаны адрес покупателя и контактная информация, которую может использовать водитель доставки.

Приятно иметь при получении платежа

Покупателю, который заплатил за продукт или услугу, полезно также иметь документацию о том, как был произведен этот платеж. Квитанция об оплате также может включать информацию о самом платеже, например, была ли она произведена наличными, чеком или кредитной картой. Особенно важно отметить наличные платежи, поскольку, в отличие от платежей по чекам и кредитным картам, наличные платежи не могут быть проверены постфактум.

Помимо указания формы оплаты, для справки клиента также полезно указать номер чека или последние четыре цифры использованной кредитной карты. Квитанция об оплате также может включать условия продажи, например, являются ли все продажи окончательными или можно ли обменять предметы в течение 30 дней, если покупатель предъявит квитанцию.

Основное оформление налоговых документов

Квитанции об оплате являются важными налоговыми документами, подтверждающими коммерческие расходы, которые вы списываете в налоговых формах.Они также полезны для управленческого учета, предоставляя информацию, необходимую вашему бухгалтеру для отслеживания покупок по категориям, чтобы вы могли оценить, являются ли ваши расходы в определенной области финансово устойчивыми или последовательными из года в год.

Квитанция об оплате также необходима, если у вас возникли проблемы с купленным товаром. Квитанция об оплате служит доказательством покупки, чтобы вы могли обменять или вернуть товар.

Квитанция о бесплатной аренде | Zillow Rental Manager

Загрузите наш бесплатный шаблон квитанции об аренде, чтобы отслеживать арендные платежи от арендаторов.

В этой статье :

Если ваши арендаторы платят арендную плату, отправляя чек по почте или доставив его непосредственно вам, они могут попросить квитанцию ​​об арендной плате. Арендная плата такая же, как и при любой другой финансовой или розничной операции, и предоставление квитанций является хорошей деловой практикой. Половина (50%) арендаторов сдают арендную плату лично *, поэтому наличие письменной записи каждого платежа поможет вам и вашему арендатору следить за своими финансами.Вы можете самостоятельно создать шаблон квитанции об аренде или скачать наш бесплатный шаблон.

Что такое квитанция об аренде?

Квитанция об аренде — это документ, подтверждающий получение арендодателем или управляющим имуществом арендной платы. Квитанцию ​​об аренде следует отправлять после того, как арендатор оплатит счет за аренду.

Квитанция об аренде чаще всего используется для:

• Расчет наличными
• Чек платежа
• Денежные переводы

Как работает квитанция об аренде

Вот шаги для выдачи ежемесячных или единовременных квитанций об оплате арендатора:

1. Арендодатель собирает оплату.
2. Хозяин пишет и подписывает квитанцию.
3. И арендодатель, и арендатор хранят копию квитанции об арендной плате для своих записей.

Следует ли выдавать арендаторам квитанцию ​​о залоге или аренде домашнего животного?

Как домовладелец, вы должны документально подтвердить все платежи арендатора. При подписании договора аренды и внесении залога за домашнее животное или страхового залога необходимо оформить квитанцию. Если вы взимаете арендную плату за домашнее животное или другие ежемесячные платежи, они могут быть включены в квитанцию ​​об аренде при условии, что все они оплачиваются одновременно. Для любых немесячных платежей вы будете использовать другой формат квитанции об аренде, например квитанцию ​​о залоге.

Почему вы должны использовать квитанцию ​​об аренде?

Квитанция об аренде должна использоваться домовладельцем или управляющим имуществом для упрощения отслеживания платежей по мере их поступления. Квитанции об аренде также предоставляют арендатору подтверждение оплаты, чтобы он мог отслеживать свои финансы.

Вот несколько причин, по которым всегда следует выдавать квитанцию ​​об аренде:

1.Квитанции об аренде создают бумажный след для денежных выплат

Вы не можете принимать наличные, и это нормально, просто включите это положение в договор аренды. Но если вы это сделаете, квитанция об аренде покажет подтверждение оплаты средств, которую иначе невозможно отследить. Если вы когда-нибудь пройдете аудит, вам понадобится способ документального подтверждения арендного залога. То же самое относится к платежам, производимым денежным переводом, которые готовы принять большее количество домовладельцев.

2. Квитанции об аренде могут потребоваться в городе или штате.

В некоторых штатах домовладельцы требуют предоставления квитанции по запросу, поэтому проверьте свои местные законы.Уставы различаются: в некоторых штатах требуется квитанция для всех форм оплаты, а в других — только для наличных или денежных переводов. Но даже если у вас нет юридических обязательств, предоставление квитанции об аренде по запросу является хорошей практикой.

3. Квитанции об аренде упрощают ведение делопроизводства

Ваш арендодательский бизнес — это просто бизнес. А бухгалтерский учет — важная часть любого бизнеса, особенно когда финансовые операции достигают размера ежемесячных арендных платежей.Независимо от того, ведете ли вы бухгалтерский учет с помощью специального программного обеспечения для аренды, электронной таблицы доходов и расходов от аренды или бумажных файлов, вам нужно будет хранить копию квитанции арендодателя в бумажной или цифровой форме для каждого платежа, производимого арендатором.

4. Квитанции об аренде помогают минимизировать споры

Если арендатор утверждает, что внес арендную плату, которую вы никогда не получали, квитанция об арендной плате — или ее отсутствие — все расскажет. В случае обострения каких-либо проблем, связанных с арендой, наличие четкой записи полученных платежей также может повысить ваш авторитет и поддержать ваше дело.

Если вы обеспокоены тем, что арендатор будет использовать квитанцию ​​об арендной плате, чтобы заявить, что арендная плата была уплачена, когда чек выпадает, не волнуйтесь:

• Квитанции об аренде не защищают вышибалы чеков.
• Возвращенный чек является достаточным доказательством недействительности платежа.

Как домовладелец, вы должны хранить копию квитанции об аренде для своих записей и документировать детали в системе отслеживания платежей. Это поможет вам отслеживать просроченные платежи, отклоненные чеки, пропущенные платежи и другие проблемы.

Как написать квитанцию ​​об аренде

Наш простой в использовании шаблон квитанции об аренде предоставляет все необходимое для создания квитанций об оплате арендаторами. При составлении квитанции об аренде необходимо указать:

• Дата поступления платежа
• ФИО арендатора
• Полное имя всех, кто производил платеж от имени арендатора
• Имя домовладельца или управляющего недвижимостью, получающего платеж
• Адрес арендуемой недвижимости и номер квартиры
• Сумма арендной платы и любых других платежей, таких как коммунальные услуги или аренда домашнего животного
• Способ оплаты
• Срок арендной платы (эл.г., 1-31 мая 2019 г.)
• Оставшийся ежемесячный баланс и любые штрафы за просрочку платежа, если применимо

После обработки платежа вы должны подписать и поставить дату на распечатываемой квитанции об аренде.

Вот пример квитанции об аренде :

Этот бесплатный образец квитанции об аренде (который можно загрузить с помощью зеленой кнопки в верхней части статьи) представляет собой настраиваемый документ, поэтому вы можете ввести информацию вместо того, чтобы распечатывать ее и писать от руки. Это позволяет легко избежать ошибок, и вы даже можете отправить квитанцию ​​об оплате аренды по электронной почте своему арендатору, чтобы гарантировать доставку.

Как отправить квитанцию ​​об аренде

Есть несколько способов отправить квитанцию ​​об аренде:

• Распечатать и лично доставить арендатору.
• Распечатайте и отправьте квитанцию ​​арендатору.
• Отправьте арендатору квитанцию ​​об оплате аренды по электронной почте в формате PDF.

Квитанции об аренде электронных платежей

Хотя квитанции об аренде традиционно используются для оплаты наличными, чеками или денежным переводом, 57% арендаторов предпочитают платить онлайн *, а создание квитанций об аренде по-прежнему важно для бухгалтерского учета и учета вашего арендатора.Если арендатор оплачивает квартплату онлайн, вы можете отправить квитанцию ​​об оплате аренды в обычном или электронном виде. С Zillow Rental Manager вы можете:

• Легко и безопасно собирайте арендную плату с помощью ACH, дебетовой или кредитной карты — это бесплатно для вас и бесплатно для вашего арендатора, если он решит платить с помощью ACH.
• Настройте автоматические платежи и автоматические напоминания для вашего арендатора.
• Получать уведомления, когда арендатор инициирует платеж.

Чтобы узнать больше о статьях, советах и ​​тенденциях по управлению недвижимостью и работе арендодателем, посетите наш Центр арендных ресурсов.

* Данные исследования Zillow Group Consumer Housing Trends Report 2019

29 заполняемых шаблонов кассовых чеков [и формы]

Практически все предприятия имеют дело с кассовым чеком. Как владелец бизнеса вы продолжаете получать от клиентов наличные платежи. Получая платежи наличными, вы понимаете важность записи информации о квитанциях в свои финансовые книги. Чтобы обеспечить точность ваших записей, максимально используйте эти документы.

Кассовые чеки

Что такое кассовый чек?

Квитанция об оплате применяется, когда предприятие или физическое лицо получает наличные от клиента, банка или инвестора. Этот документ необходим, когда деньги, полученные от клиента, компенсируют сгенерированный баланс дебиторской задолженности при совершении сделки продажи.

Компании работают по-разному. Некоторые продают товары или услуги в кредит, а некоторым требуется предоплата наличными при продаже товара или услуги. Независимо от того, какой тип транзакции происходит, вам понадобится шаблон квитанции, когда клиент предоставляет наличные или чек в качестве оплаты.

Что включать в кассовый чек?

Клиентам в вашем бизнесе нужна квитанция, а вам, как владельцу бизнеса, нужна квитанция, чтобы отслеживать все, что вы продали.Использование шаблона упрощает создание квитанций для клиентов, которые обычно платят наличными. Шаблон квитанции Excel относительно прост и обычно включает следующее:

• Дата поступления платежей
• Имя покупателя, осуществившего платеж
• Сумма платежа
• Назначение платежа
• Имя получателя платежа

Если у вас есть бизнес, который имеет дело с большим количеством транзакций, ведение учета становится серьезной проблемой. Вы всегда должны указывать цель квитанции и дату транзакции. Вы также должны тщательно указать уплаченные налоги и причитающиеся суммы в своей финансовой документации.

Шаблоны квитанций

Правильное использование чека

Теперь, когда вы знаете, что такое шаблон кассового чека и его важность для вашего бизнеса, следующее, что нужно узнать, — как правильно использовать эти квитанции. Следующие шаги помогут вам:

• Продажа за наличные
  Это первый шаг перед тем, как вы записываете свои чеки. При продаже за наличные необходимо сохранить заполняемый шаблон кассового чека, поскольку это единственное доказательство того, что транзакция имела место. Если ваш клиент заплатил чеком, не забудьте указать номер чека. Вы можете сделать свои книги максимально точными, организовав свои чеки с помощью упорядоченной системы.
• Запишите транзакцию
  Большинство предприятий хранят квитанции и журнал продаж для записи кассовых операций в хронологическом порядке. Используя свои квитанции, введите каждую кассовую операцию в журнал. Записывайте только собранный налог с продаж в своем журнале продаж.
• Создайте запись продаж.
  Записал ваши продажи за наличные в журнал продаж, а продажи по кредиту или дебету — в журнал кассовых чеков. Записи могут отличаться в зависимости от способа оплаты ваших клиентов, например, когда вы предлагаете кредит или если ваши клиенты используют разные способы оплаты. Например, если они предпочитают платить частично в кредит и частично наличными.

Как заполнить денежную квитанцию?

В простейшем смысле денежная квитанция — это документ, подтверждающий, что кто-то заплатил наличными в обмен на услуги или товары. Вы можете использовать это как доказательство права собственности на предмет, подтверждение того, что кто-то выплатил вам свой долг.

Клиенты могут использовать его, чтобы потребовать компенсацию за поврежденный товар на определенных условиях, установленных вашим бизнесом. Чтобы заполнить денежный чек, выполните следующие действия:

• Поместите лист копировальной бумаги между квитанциями
  Поместите копировальную бумагу между оригиналом и копией.Последний остается в вашей квитанции после того, как вы оторвете оригинал квитанции и отдадите покупателю. Убедитесь, что вы четко зафиксировали квитанцию ​​на копии.
  Вы будете использовать это для будущих выверок и для справки при отчетах о продажах, налогообложении файлов и аудите. Введите имя клиента, совершившего покупку, в соответствующем поле и укажите дату.
• Запишите необходимую информацию
  Здесь вы запишете список проданных товаров или оказанных услуг в разделе товаров квитанции.Обязательно укажите количество купленных товаров и их индивидуальную стоимость в разделах количества и цены соответственно.
• Вычислить общую сумму
  Просуммировать все общие затраты на все предоставленные услуги или товары. Напишите общую сумму в разделе «Итого» квитанции. Убедитесь, что общая сумма заполнена.
  Это означает, что вы должны указать знак валюты и полную сумму — даже центы. Если вы не введете правильную сумму, в частности, центы или знак валюты, информация в квитанции может оказаться неполной.
• Подтвердите, будет ли ваш клиент произвести платеж полностью или частично.
  Укажите, произвел ли клиент платеж полностью или он осуществил только частичную оплату. В последнем случае вычтите частичную сумму платежа из общей суммы в квитанции. Запишите разницу, чтобы указать ее как непогашенный остаток.
  Также укажите выбранный клиентом способ оплаты — наличными или чеком. Перед тем, как подписать или поставить печать на квитанции, вы должны сначала проверить всю информацию, чтобы убедиться, что они верны.

Денежные поступления

Как получить кэшбэк без чека?

Как покупатель, вы должны быть очень осторожны при обращении с кассовым чеком. Потерять его может быть очень сложно, особенно если вы пытаетесь вернуть свои деньги. Тем не менее, у вас есть способы сделать это. Воспользуйтесь следующими советами, которые помогут вам:

• Проверьте политику магазина
  Прежде чем начинать какие-либо действия, сначала проверьте политику возврата, чтобы иметь представление о том, с чем вы будете иметь дело.К счастью, многие магазины не слишком строги в отношении получения квитанции для возврата денег. Если это так, это может сэкономить вам много времени, если вы знаете, что можете просто зайти в магазин и вернуть товар.
• Верните товар как можно скорее
  Вы можете получить наилучшие результаты при возврате товара, чтобы вернуть свои деньги, если вы сделаете это раньше. Это особенно актуально для магазинов, в которых действует политика возврата товаров в течение определенного периода времени после покупки.

Рекомендации по электронной почте для получения и выставления счетов

Примечание редактора. Это руководство основано на советах из нашего руководства по транзакционной электронной почте, которое охватывает как содержание, так и передовые технические методы, применимые ко всем вашим транзакционным электронным письмам. Это отличный учебник по транзакционной электронной почте в целом, который поможет вам извлечь максимальную пользу из этого руководства.

Если вы ведете какой-либо онлайн-бизнес, вы почти гарантированно получите квитанции и счета по электронной почте.Любой здоровый бизнес должен будет обрабатывать платежи и отправлять квитанции об этих платежах. Какими бы повсеместными они ни были, это электронные письма, на которые часто не обращают внимания с точки зрения ценности и качества обслуживания клиентов. Хорошо оформленный чек или счет-фактура могут произвести хорошее впечатление на ваших клиентов и даже помочь получить дополнительный доход.

Перейти к

В чем разница между квитанциями и счетами? #

Есть одно простое, но важное различие между счетами и квитанциями. Как правило, счета-фактуры отправляются до получения платежа как способ запроса платежа, тогда как квитанции отправляются как доказательство оплаты. Некоторые службы отправляют несколько электронных писем для каждого платежа, и это может быть особенно запутанным, если электронные письма отправляются достаточно близко по времени, что по существу становится избыточным. Некоторые приложения даже отправляют счет-фактуру, уведомление об оплате и квитанцию ​​в течение нескольких секунд друг за друга. Это не только сбивает с толку, но и загромождает почтовые ящики.

Так что есть вероятность, что, если у вашего бизнеса нет смягчающих обстоятельств, достаточно отправить одно электронное письмо для получения квитанции.В этом руководстве основное внимание уделяется квитанциям, но мы также коснемся некоторых мест, где счета-фактуры могут отличаться.

Каковы цели электронных квитанций и счетов-фактур? #

Чтобы помочь вам поставить себя на место получателя, давайте обдумаем наиболее важные цели этого типа электронного письма. Обдумывание электронного письма с точки зрения приоритетов может помочь вам решить, как взвесить и выделить различные элементы информации, которые необходимо включить.

1. Сообщите получателю, что платеж был получен или должен быть произведен #

Самая простая и основная цель для получения электронных писем — сообщить получателю подробную информацию о платеже .В счете-фактуре основное внимание уделяется запросу на оплату, в то время как квитанция подтверждает платеж. Так что в идеале эту информацию следует передавать в теме или в заголовке. Если вы используете Действия для папки «Входящие» Gmail, вы также можете добавить ссылку на основное действие для большего удобства.

2. Предоставьте получателю то, что ему нужно для обработки и регистрации расхода #

Для многих предприятий квитанция должна обрабатываться бухгалтерией или может потребоваться для отчета о расходах.В качестве альтернативы, счета-фактуры могут потребовать некоторых документов или обработки, прежде чем можно будет произвести платеж. Убедитесь, что предоставит полезную и достоверную запись о расходах для целей бухгалтерского учета. занимает второе место с точки зрения полезной информации о квитанциях и счетах. Скорее всего, это означает, что вам также необходимо приложить к электронному письму распечатанный PDF-файл счета или квитанции.

3. Сделайте связанные действия удобными #

Хотя квитанции и счета-фактуры имеют свои основные действия, они также могут запускать другие действия для получателя.Что касается квитанций, возможно, они получили новую кредитную карту и им нужно обновить свою карту в файле. Может быть, им нужно добавить кого-нибудь из своей команды в уведомления о получении. Возможно, они хотят обновить или закрыть свою учетную запись. Или, может быть, у них просто есть вопрос и нужно попросить о помощи. Для счетов-фактур им может потребоваться дополнительный контекст о расходах. Подумайте о своих вариантах использования, и попытайтесь включить соответствующие ссылки , чтобы они могли быстро предпринять любые связанные действия с квитанцией.

4.Вставьте соответствующую информацию об акциях или связанных покупках в квитанции #

Хотя квитанция в первую очередь предназначена для уведомления кого-либо после совершения покупки, их также можно использовать как удобные напоминания или способ укрепить отношения с покупателем . Вы можете включить рекламные акции, поблагодарив их за покупку и предложив скидку на их следующую покупку. Или, если у вас есть специализированный магазин купальных костюмов, и они только что купили новый купальник, вы можете добавить ссылки, чтобы они не забыли покупать такие вещи, как крем для загара или солнцезащитные очки.Цель здесь не просто в увеличении продаж, а в том, чтобы рекомендовать актуальные и полезные покупки в нужное время.

Эти цели могут показаться очевидными после того, как они записаны, но их учет при создании и оценке электронных писем с квитанциями может помочь обеспечить основу для принятия решения о том, что следует подчеркнуть, а что преуменьшить. Теперь давайте поговорим о конкретных данных, которые нужно включить в электронные квитанции.

Какие распространенные ошибки связаны с электронными квитанциями? #

Отличные квитанции и счета облегчают жизнь вашим клиентам и сводят к минимуму количество ненужных запросов в службу поддержки.Плохие же, наоборот, сбивают с толку ваших клиентов, увеличивают количество запросов на поддержку и наносят ущерб вашему бренду. К счастью, вы можете сделать несколько простых вещей, чтобы сделать клиентов счастливыми и избежать ненужных запросов в службу поддержки.

Забывание необходимой информации для ваших клиентов, чтобы иметь действительный документ для целей бухгалтерского учета #

Многие люди и компании полагаются на квитанции для отчетов о расходах, бухгалтерского учета и налогов. Счета-фактуры часто являются центральной частью процесса покупки для многих предприятий.Во всех этих случаях им необходимо, чтобы документ включал всю необходимую информацию, чтобы сделать его действительным для соответствующих процессов. К сожалению, законы и требования различаются от страны к стране и от организации к организации. Удовлетворение всех требований может быть трудным. Однако к , включая название компании и адрес вашей организации и покупателя, будет решено подавляющее большинство проблем .

Если НДС или аналогичный налог уместен там, где вы или ваши клиенты, то убедитесь, что включает всю соответствующую налоговую информацию .Чаще всего лучший способ справиться с этим — убедиться, что у клиентов есть место для добавления необходимой информации к квитанциям и счетам, которые будут действительны в их регионе. Если вы еще не знакомы с требованиями своих клиентов, их почти всегда можно решить, предложив клиентам ввести единую текстовую область. Затем вы можете включить эту информацию для них автоматически.

Относитесь к квитанциям как к второстепенной мысли, а не как к возможности #

Маловероятно, что кто-то перестанет вести с вами дела из-за квитанции, но квитанции по-прежнему являются отличной возможностью предложить вашим клиентам приятные впечатления. Работа с документами никогда не доставляет удовольствия, поэтому каждый дополнительный маленький шаг, который вы можете сделать, чтобы облегчить их жизнь, будет иметь большое значение для построения доброй воли. Это может быть так же просто, как потратить время на разработку легко читаемой квитанции, предоставить легко распечатываемую версию квитанции для оформления документов (вложение в формате PDF) или дать им возможность настроить квитанцию ​​с дополнительной информацией для их конкретных потребности. Сделав шаг вперед, вы сэкономите время своих клиентов, укрепите их репутацию и сократите расходы на поддержку по особым запросам.Уделите немного больше времени, чтобы разработать свои квитанции, и вы будете рады, что сделали.

Затрудняет обращение в службу поддержки или получение ответов #

Если что-то быстро вызывает запрос в службу поддержки, так это путаница с деньгами. Очевидно ли, что в случае физических товаров, как они будут обрабатывать возврат? Что, если они купили не тот товар? Что, если они забыли добавить код купона? Что делать, если заказ был создан случайно? В идеале, все будет нормально, ваши квитанции и счета будут хорошо оформлены и легко читаемы, а ваши клиенты будут всегда удовлетворены на 100%. Конечно, так бывает не всегда.

Квитанции и счета — это одни из наиболее важных способов взаимодействия с клиентами, но если возникает проблема, и они не знают, как лучше всего ее решить, это может быстро стать действительно негативным опытом. Убедитесь, что вашим клиентам понятны лучшие методы связи. Следует ли им войти в систему и сделать запрос о конкретном заказе? Ответить на квитанцию ​​по электронной почте? Следует ли им использовать Twitter? Должны ли они позвонить по номеру телефона? Сделайте так, чтобы им было легко получить ответы, и позаботьтесь о них здесь.

Не уточняется, как будет выглядеть списание в выписке по кредитной карте #

В наши дни, с различными платежными системами и онлайн-решениями для выставления счетов, выписки по кредитной карте не всегда содержат подробные описания списания. Вместо этого они могут отображать аббревиатуру вашего платежного процессора с несколькими символами для вашего продукта. Или они могут использовать название вашей компании, а не имя администратора базы данных. Что еще хуже, многие из них используют еще одно описание незавершенных платежей.

Тем не менее, это только вопрос времени, когда клиент, сбитый с толку из-за списания средств, приведет к возврату платежа. Хотя вы не можете остановить это в 100% случаев, , если вы знаете, что платеж будет отображаться таким образом, чтобы сбить с толку ваших клиентов, не забудьте сообщить им, чего ожидать от . Вы уменьшите количество возвратных платежей и сэкономите время и вам, и вашим клиентам, исследуя расходы.

Без формата для печати #

В идеале, каждое электронное письмо с квитанцией или счетом должно включать прикрепленный документ PDF или другой удобный для печати документ.С технической точки зрения это нетривиально, но вы всегда можете чем-то помочь. Хотя большинство электронных писем не печатается, квитанции и счета часто распечатываются из-за их роли в деловых и бухгалтерских процессах. Итак, если вы потратите время и включите опцию печати в электронное письмо, вы поможете своим клиентам быть на шаг впереди своей бумажной работы. И, если у вас есть время, чтобы включить версию для печати, обязательно укажите в электронном письме, где они могут найти загружаемую версию.

Не включая информацию о позициях непосредственно в электронном письме #

Это менее распространено, но в некоторых случаях поставщики включают замечательное вложение в формате PDF с квитанцией, но не включают вообще никакой информации о покупке в теле письма. электронное письмо. Это затрудняет сканирование электронной почты и определение суммы оплаты. Не забудьте указать информацию о покупке прямо в теле письма . Для клиентов это быстрое сканирование может означать разницу между беспокойством по поводу транзакции и расслаблением, потому что с первого взгляда это выглядит хорошо.

Какую информацию следует включать в электронные квитанции и счета-фактуры? #

Электронные письма с квитанциями и счетами — одни из самых информативных транзакционных писем, которые вы можете создать. Необходимо передать много информации, и все она имеет примерно одинаковую важность. И, в отличие от большинства других электронных писем, получателям необходимо будет распечатать и использовать электронные письма с квитанциями в автономном режиме для бухгалтерских и налоговых целей. Таким образом, они охватывают уникальный, но обширный набор вариантов использования. Давайте углубимся и рассмотрим ключевые компоненты, которые нужно включить в электронные квитанции.

Уникальная и удобочитаемая тема #

Тема любого электронного письма особенно важна, потому что она отображается более заметно. Как мы обсуждали в наших передовых методах работы с транзакционной электронной почтой, слишком часто тема используется для информации, которая является избыточной с адресом отправителя или датой электронного письма. Например, если адрес отправителя — «{Product / Company} Billing», это не поможет включать в тему название продукта или компании. Вместо этого эту информацию можно использовать для других целей.

Точно так же включение порядкового номера в тему редко бывает полезным, потому что оно не читается человеком. Обычно достаточно включить его в тело письма. Сохраните это место в теме для более значимой информации или, если она должна быть в теме, поместите ее в конце.

Давайте рассмотрим несколько примеров, где мы выделим жирным шрифтом информацию, которая, вероятно, является избыточной или бесполезной для включения в тему:

• Квитанция о покупке для заказа {Номер заказа}
• {Компания} платежная квитанция
• Квитанция от {Компания}
• Квитанция об оплате на {Компания}
• Новый платеж за {Компания}
• Лицензия на программное обеспечение и счет для заказа {Номер заказа}
• {Компания} Квитанция об оплате — СЧЕТ № {Номер счета}
• Квитанция и информация о лицензии
• {Компания} Квитанция о заказе
• Квитанция {Компания} [# {Номер заказа}]

Эти предметы не страшные. Они просто оставляют место для улучшения. Предполагая, что вы используете отличный адрес «От» для сообщения названия компании, какую информацию лучше всего включить в тему?

• Стоимость. Часто выплачиваемая сумма будет одной из наиболее уникальных и идентифицирующих частей информации в электронном письме. С одной стороны, если клиент делает у вас несколько покупок, цена может быть наиболее уникальной, но все же удобочитаемой частью информации о чеке.Пример: «Ваша покупка за 19,99 доллара США».
• Изделие. Если название покупки отличается от названия компании, может оказаться полезным включение информации о продукте. Например, покупка на Amazon, вероятно, достаточно уникальна, чтобы ее можно было упомянуть в теме. Пример: «Ваша покупка аккумуляторных батарей».
• Месяц и год. Несмотря на то, что в электронных письмах неявно указываются месяц и год через временные метки, в том числе явное указание месяца и года покупки может помочь отдельным электронным письмам выделиться друг от друга в плане повторяющихся расходов. Пример: «Квитанция на сумму 19,99 доллара США за май 2016 года».

Сохраняя ваши темы отличными друг от друга, удобочитаемыми и передавая уникальную информацию, которой нет в адресе «От», вы можете помочь своим клиентам более легко искать, сканировать и находить соответствующие электронные письма, немного подумав. в форматирование тематики квитанции.

Информация о загрузке или лицензионном ключе #

Если покупка является цифровой загрузкой или лицензионным ключом для ранее загруженного программного обеспечения, эта информация должна быть очевидной и легко доступной.Так как это то, что только что купил ваш клиент, лучше сделать это как можно проще. Если его нелегко найти или ссылка легко разрывается при переносе строки, вы можете рассчитывать на получение запросов в службу поддержки, которых в противном случае можно было бы легко избежать.

Еще одно небольшое усовершенствование для ссылок для скачивания — обеспечение четкой и действенной информации для клиента в случае истечения срока действия ссылки.С кем они связываются? Какую информацию им нужно предоставить? Поэтому, если у этой ссылки для скачивания есть дата истечения срока действия, обязательно включите ссылку на продление срока действия на случай, если она кому-то понадобится.

Информация о доставке (при необходимости) #

Если вы продаете физические предметы, которые необходимо отправить, укажите как можно больше данных о доставке. Это может быть так же просто, как ссылка на веб-сайт службы доставки, оценка даты доставки или даты прибытия, а также название поставщика доставки и номер для отслеживания.Иногда у вас не будет всей этой информации во время создания квитанции или счета, поэтому может потребоваться обработать их отдельно с уведомлениями о доставке, но в любом случае это физический эквивалент этой ссылки для скачивания. Информирование людей о том, когда и где ожидать отправки, помогает им координировать и планировать доставку, поэтому обеспечение легкодоступности — отличный способ упростить задачу для получателей.

Отдельные позиции и ссылки для связанных действий #

В любых квитанциях или счетах наиболее важной информацией являются отдельные позиции и их затраты. Наряду с отображением основной информации предоставьте соответствующие ссылки для просмотра дополнительных сведений в Интернете или управления заказом или платежом. Маловероятно, что вы забудете включить подробные данные в квитанцию, но, возможно, вы не думали о добавлении удобных ссылок на эти позиции. Например, Apple знает, что у людей иногда возникают проблемы с цифровыми загрузками, поэтому они включают ссылку «Сообщить о проблеме» рядом с каждой строкой в ​​квитанции. Это позволяет клиентам легко связаться и получить помощь, когда что-то пойдет не так.

Еще одним важным аспектом включения подробных сведений является обеспечение наличия версии для печати. Вы можете включить его как PDF-файл или сгенерировать на лету, если потребуется. Наличие удобного для печати формата, включенного непосредственно в электронное письмо, действительно может упростить задачу вашим клиентам, которым он нужен для обработки документов.Включив PDF-файл прямо в электронное письмо, они даже могут в некоторой степени автоматизировать процесс, что еще больше упростит им задачу.

Идентификатор счета-фактуры, идентификатор счета и / или идентификатор заказа. #

Помимо разбивки по позициям, иногда людям нужно обращаться в службу поддержки с более серьезными вопросами о квитанции. В этом случае они должны иметь возможность эффективно общаться с агентом службы поддержки. Обычно это означает предоставление информации о конкретном рассматриваемом заказе. В большинстве случаев это может быть гиперссылка непосредственно на аутентифицированную страницу с подробностями и дополнительными действиями, которые может предпринять получатель. Если это невозможно, просто обязательно разместите его на видном месте.

Включите объяснение и корпоративную информацию #

Для большинства квитанций с отдельной позицией довольно просто понять расходы и компанию, которая их выставила. Однако со сторонними биллинговыми системами, названиями компаний-администраторов баз данных и названиями компаний в выписках по кредитным картам корреляция не всегда четкая. Включив в квитанцию ​​информацию о компании, причине платежа и подробное описание приобретенного продукта, вы можете избавить своих клиентов от стресса.

Это также отличное место, чтобы добавить жирным шрифтом заявление о том, как платеж может отображаться на их кредитной карте. Если название компании и название продукта отличаются, включите заявление для клиентов, явно связывающее название корпорации с продуктом, за который им выставлен счет.

Платежная информация и информация для выставления счетов #

Хотя детализированная квитанция должна включать общую сумму платежа, иногда может быть даже удобнее включить простое предложение в верхней части электронного письма. Эти резюме также могут стать отличными предварительными заголовками.

• Компания Acme Inc. выставила счет на вашу карту Visa, оканчивающуюся на 1234, за покупку Anvils в размере 29,00 долларов США.

Хотя выделение жирным шрифтом в верхней части сообщения электронной почты является хорошим первым шагом, также необходимо включить более подробные сведения о выставленной карте, дате и имени, которое они должны ожидать увидеть в выписке по кредитной карте. Последняя крошечная, но важная деталь — , имя человека, совершившего покупку . Часто электронные письма пересылаются или кто-то из другого отдела получает копию по электронной почте.Если они не распознают списание средств и не знают, к кому обратиться, они нередко возвращают платежи. Чем больше информации у них будет для распознавания заряда, тем лучше.

Когда дело доходит до налогов и бухгалтерского учета, многие правительства и компании предъявляют особые требования к действительным счетам и квитанциям. К ним относятся , адрес выставления счета покупателя, адрес компании, выставившей счет, и идентификаторы плательщика НДС . Конечно, ваши требования будут различаться в зависимости от местоположения, поэтому вам следует подробно изучить правила, в которых работает ваш бизнес.Главное здесь — просто знать о требованиях и предоставлять эту информацию клиентам при появлении квитанции.

Включение добавления этой информации немного сложнее, но в большинстве случаев достаточно текстовой области, где пользователи могут добавлять дополнительную информацию для отображения в квитанции. Если вы это сделаете, просто обязательно включите ссылку в непосредственной близости, которая позволяет людям быстро подключаться и редактировать информацию, когда она устаревает.

Дополнительные запросы #

В конце любого электронного письма с квитанцией есть множество возможностей как помочь вашим клиентам, так и увеличить продажи.Прежде всего, дает им четкий курс действий, чтобы сообщить о проблеме или проблеме . Если произошла настоящая ошибка, постарайтесь как можно проще сообщить вам об этом. Это может быть как простой адрес электронной почты, так и более сложная форма, например, контактная форма, которую вы предварительно заполняете информацией из электронного письма. Конечно, если вы не используете адрес для отсутствия ответа, клиенты должны знать, что они могут просто ответить на письмо с вопросами.

Если у них нет проблем, чтобы сообщить, вы можете попросить их комментарии или отзывы.Как проходил процесс заказа? Удалось ли вам найти все, что искали? Как мы можем улучшить? Если кто-то совершил у вас покупку, можно с уверенностью сказать, что он больше вкладывается в то, чтобы помочь вам добиться успеха. Однако просьба об обратной связи всегда зависит от контекста. Убедитесь, что вы делаете это разумно.

Сопутствующая информация и продукты #

При любой покупке всегда есть возможность помочь покупателю, помимо самой покупки. Один из самых простых способов — предложить связанный контент . Например, если вы продаете туристическое снаряжение, вы можете предоставить ссылки на статьи о планировании похода или безопасности в кемпинге. Это отличный способ сделать все возможное и помочь клиентам получить еще больше от своей покупки.

Другой вариант с вашими электронными квитанциями — предлагать купоны или скидки . Это может быть простой купон на процент от их следующего заказа или напоминание о предстоящей распродаже или особом мероприятии. Вы также можете предложить получателю купон, который он сможет использовать и поделиться с другом.Это отличный способ дать вашему клиенту что-то осязаемое и ценное и наладить повторный бизнес.

Наконец, квитанции — отличный способ предложить дополнительные сопутствующие товары . Например, если они купили что-то, для чего нужны батарейки, вы можете добавить напоминание о покупке батарей. Или, если они купили что-то побольше, например, велосипед, вы можете предложить им подумать о шлеме. Цель любого из этих видов рекомендаций — убедиться, что они невероятно актуальны. Если кто-то только что купил велосипед, а рекомендации относятся к другим велосипедам, то они не принесут много пользы покупателю.

Контактная информация #

Это может показаться очевидным, но когда вы просматриваете все вышеперечисленные элементы, чтобы включить их в свои электронные письма, легко забыть о включении самой основной контактной информации. Включение URL-адреса веб-сайта дает получателю простой способ освежить память о покупке в будущем.

Кроме того, для может быть полезно включить контактную информацию службы поддержки , например адрес электронной почты или контактную форму.Если вы используете форму, в идеале также должны использоваться URL-адреса со значениями строки запроса для предварительного заполнения формы информацией о заказе получателя. Или, что еще лучше, просто убедитесь, что клиенты могут отвечать на электронные письма с заказами, и они попадут в очередь поддержки.

Спасибо #

И последнее, что нужно добавить, — это просто спасибо.В обычных точках продаж вы можете напрямую взаимодействовать с покупателями. Простая улыбка и благодарность — это долгий путь. Не думаете, что это правда? Представьте свою последнюю покупку, в которой человек за кассой был сварливым или менее чем дружелюбным.

Сложно передать человеческие эмоции по электронной почте, но есть другие способы сделать транзакции более значимыми и человечными. В зависимости от размера и культуры вашей компании ваш подход может отличаться, но так или иначе стоит сказать спасибо. Buffer отлично справляется с этим, добавляя фото команды и короткую благодарность. Они даже время от времени обновляют это изображение, чтобы оно было актуальным.

Контрольный список #

Вот краткий контрольный список, который поможет напомнить вам об отдельных моментах, когда вы начнете проектировать и создавать свой шаблон.

Информация для заказа №

• Ссылка для скачивания (и информация о возобновлении ссылки для скачивания, если она истекает)
• Позиции с планом и / или названием продукта, ценами, налогами и общим кодом
• Счет-фактура / идентификатор заказа и ссылка на просматривать подробности или управлять заказом / покупкой
• Ваша корпоративная информация (т. е. Вы получаете это, потому что используете…)
• Текст и PDF-версия квитанции

Платежная и платежная информация #

• Имя покупателя
• Сумма платежа
• Счет по карте / Информация о способе оплаты
• Платежный адрес
• Идентификатор плательщика НДС
• Ссылка для обновления информации о выставлении счетов

Последующие запросы #

• Дайте им четкий путь, чтобы сообщить о проблеме или проблеме
• Спросите комментарии или отзывы

Связанная информация и продукты #

• Поделиться связанным контентом
• Купоны / акции / скидки
• Спросите реферала (возможно, с купоном)
• Перекрестные продажи релевантных продуктов (они должны быть актуальными.)

Контактная информация #

• URL веб-сайта
• Контактная информация службы поддержки
• Ответный адрес с поддержкой
• Телефонный номер

Спасибо #

• Спасибо за вашу поддержку
• Информация о команде

Управлять шаблонами электронной почты очень просто с нашим API шаблонов

Выберите из нашего ассортимента гибких, хорошо протестированных шаблонов электронной почты или создайте собственный.

Шаблон квитанции и счета Postmark №

Все, что вы прочитали в этом руководстве, поможет вам отправлять невероятно полезные квитанции и счета-фактуры по электронной почте.Все эти советы — отличная теория, но мы хотели упростить вам переход от теории к хорошей практике. Вот почему мы создали набор шаблонов квитанций и счетов с открытым исходным кодом, которые вы можете использовать с любым поставщиком услуг электронной почты.

Наши шаблоны включают квитанцию ​​и электронное письмо со счетом, которые помогут вам начать отправку со всеми советами, которые мы здесь рассмотрели.Вы также можете получить красиво отформатированный текстовый эквивалент для каждого из этих писем с каждым шаблоном.

Вы можете взять шаблоны квитанций и счетов и узнать больше об остальной части нашей коллекции шаблонов на веб-сайте шаблонов транзакционных электронных писем.

Если вам нравятся шаблоны Postmark, вам стоит попробовать MailMason. Это инструмент, который мы создали для оптимизации всех аспектов создания и поддержки транзакционных электронных сообщений.Каждый шаблон Postmark входит в комплект поставки MailMason. В дополнение к этим шаблонам MailMason предоставляет вам возможности рабочего процесса дизайна электронной почты на основе Grunt и упрощает обслуживание всех ваших транзакционных писем. Вы можете использовать Mustachio для тесной интеграции с механизмом шаблонов Postmark или адаптировать MailMason к вашему рабочему процессу для другого поставщика услуг электронной почты.

Мы хотим помочь вам отправлять невероятные транзакционные сообщения электронной почты, даже если вы решите использовать другого поставщика услуг электронной почты. Если у вас есть какие-либо мысли о том, как мы можем улучшить MailMason, мы будем рады, если вы поделитесь ими в репозитории MailMason на Github.

Прочтите все наши руководства по передовой практике транзакционной электронной почты #

Мы собрали серию руководств по передовым методам работы с несколькими типами транзакционной электронной почты.

Использование счетов-фактур и квитанций для вашего домашнего бизнеса

У бизнеса есть свой язык, который иногда может сбивать с толку. Например, многие люди используют термины маркетинг и реклама как синонимы, хотя на самом деле это не одно и то же.

Финансовые документы, связанные с ведением домашнего бизнеса, могут также сбивать с толку, но очень важно разобраться во всем этом. Постоянное обновление документов — важный аспект ведения точного учета и понимания вашего финансового положения. Два особенно важных документа — это счета и квитанции. Любой успешный владелец бизнеса поймет все тонкости этих документов, в том числе, когда и как их использовать.

Основы выставления счетов

Счет выставляется покупателю или клиенту перед оплатой.Иногда это называют векселем. В этом подробном документе перечислены продукты и услуги, а также подсчитана их задолженность за время, работу и материалы. Например, если вы графический дизайнер, создавший графику для клиента, вы выставляете ему счет за время, затраченное на создание изображения. Если вам нужно было купить фотографию, чтобы включить ее в изображение, вы также должны включить ее в счет.

Как домашний бизнес, вы также можете получить счет. Если вы используете подрядчиков для помощи в любом аспекте вашего бизнеса, например виртуального помощника, вы можете рассчитывать на получение от них счета.

Что включать в счет-фактуру

Чтобы ваш клиент или клиент точно знал, какую сумму вы просите их оплатить, важно, чтобы ваши счета были максимально подробными. Каждый счет должен включать:

• Название вашей компании и имя клиента, а также адреса
• Дата создания счета, которая имеет решающее значение для своевременной оплаты
• Дата (даты) и описание предоставляемых продуктов или услуг, включая цену каждой, и общее количество заказанных
• Любые депозиты, предоплаты или любые другие сборы, уплаченные авансом
• Любые специальные ставки или бонусы, которые вы предложили
• Налог с продаж, если транзакция включала материальный предмет, облагаемый налогом с продаж штата
• Любые штрафы или просрочка сборы (это особенно важно включать в последующие счета-фактуры, когда первоначальный счет не оплачивается вовремя)
• Условия оплаты, включая метод и срок оплаты. Этот аспект должен включать такие фразы, как «выписать чеки на…» или «отправить деньги через PayPal на…» или «30 дней нетто», что означает, что платеж должен быть выплачен в течение 30 дней

Как создать счет-фактуру

Многие бухгалтерские инструменты для малого бизнеса позволяют легко создавать счета. Преимущество бухгалтерского программного обеспечения заключается в том, что оно может не только создавать счета-фактуры, но и помогать вам отслеживать, был ли он оплачен. Когда он оплачивается, данные могут быть автоматически добавлены в категорию ваших финансов, например в дебиторскую задолженность или оплаченные счета.Если вы не хотите использовать специализированное бухгалтерское программное обеспечение, вы, скорее всего, сможете найти шаблон для выставления счетов в любой программе обработки текстов, которую вы используете.

Как выставить счет

Счета могут быть доставлены лично, по почте или по электронной почте. Вы можете использовать электронную почту по умолчанию, но затем решите отправить ее по почте клиенту или покупателю, который задерживает оплату. В случае сомнений используйте несколько методов. Получение оплаты — важный аспект вашего бизнеса, поэтому не жалейте усилий, чтобы получить счет на нужном столе.

Неоплаченные счета

Поскольку вы знаете, насколько важно получить оплату, вам следует стремиться немедленно оплатить любой полученный счет. Плохое дело — не выполнять контракты, заключенные с другими. Даже просрочка платежа может плохо отразиться на вас и вашем бизнесе.

Если вы выставили счет клиенту или покупателю, который не заплатил, у вас есть несколько вариантов:

• Отправьте второй счет с уведомлением «к оплате сейчас». Счета иногда теряются, и пропущенный платеж не может быть злонамеренным.Возможно, все, что вам нужно, — это отправить напоминание. Убедитесь, что во всех ваших счетах указано, когда должна быть произведена оплата.
• Обратиться к клиенту или покупателю в суд мелких тяжб. Это было бы целесообразно только в том случае, если вам задолжали большую сумму, поскольку обращение в суд обходится дорого.
• Отправить долг в коллекторское агентство. Если вы готовы отказаться от части денег по счету, вы можете привлечь агентство по взысканию долгов, которое будет собирать деньги в обмен на процент от платежа.
• Спишите неуплату как убыток по налогам.

Для мелких счетов проще всего списать их, но если у вас большой счет, суд или коллекторское агентство могут помочь. И, на всякий случай, если вы обдумываете это, вам не следует продолжать работу с клиентом, который не платит.

Основы получения

Квитанции выдаются после того, как ваш клиент или покупатель оплатит счет. По сути, это доказательство покупки. Если вы ошиблись и случайно отправили второй счет, ваш клиент может использовать квитанцию, чтобы доказать, что он уже заплатил вам свою задолженность.Помимо предоставления квитанций вашим клиентам и покупателям, вы должны сохранить все, что вы получили, касающиеся вашего бизнеса. Ваши квитанции позволяют легко рассчитать вычеты из ваших коммерческих расходов при уплате налогов. Если IRS когда-либо подвергнет сомнению какую-либо часть ваших налогов, квитанции помогут доказать, что вы не злоупотребляли налоговым кодексом.

Что включать в квитанцию ​​

Хотя по закону для счетов-фактур требуется конкретная информация, стандарта в отношении того, что указывается в квитанции, не существует. То, что отображается в квитанции, может варьироваться от компании к компании.Это может быть как простая записка, в которой написано, что «такой-то и такой-то оплатил эту сумму», так и сложная, как счет. В идеале в нем должна быть информация о том, за что было заплачено, дату и способ оплаты (хотя в нем не должно быть конкретных платежных данных, таких как номера кредитных карт). Некоторые компании просто воссоздают счет-фактуру и ставят на него «ОПЛАЧЕНО».

Как создать квитанцию ​​

Как и в случае со счетами, квитанцию ​​можно создать разными способами. Если вы используете бухгалтерскую программу, она может генерировать квитанцию ​​при регистрации платежей по счетам. У текстовых процессоров, вероятно, есть шаблон, который вы можете использовать для создания квитанции после оплаты. Как упоминалось ранее, это может быть даже простая запись на листе бумаги от руки.

Как доставить квитанцию ​​

В идеале квитанции следует выдавать сразу после оплаты. Если он не создается и не доставляется автоматически, вы хотите создать его и отправить как можно быстрее. Как и счета-фактуры, они могут быть отправлены лично, по электронной или обычной почте. Когда вы доставляете квитанцию, убедитесь, что вы отметили платеж в любой учетной системе, которую вы используете.

Если вы получили квитанцию ​​об оплате товаров или услуг, связанных с вашим бизнесом, отправьте квитанцию ​​и отметьте ее в своей учетной системе. Эта информация поможет вам быть в курсе вашего финансового положения и максимально увеличить налоговые вычеты.

и квитанция: в чем разница?

Документирование каждой транзакции имеет решающее значение для владельцев малого бизнеса и предпринимателей. Без учета покупок, возвратов или обменов невозможно поддерживать свои финансы в порядке, заботиться о налогах вашего бизнеса или контролировать деятельность вашей компании.Не менее важно, чтобы у ваших клиентов была документация по транзакции, для их собственных финансовых отчетов, а также на тот случай, если у них возникнут проблемы с их заказом.

Как владелец бизнеса, вам необходимо определить, какой метод ведения документации лучше всего подходит для вашей организации. Большинство компаний используют комбинацию квитанций и счетов-фактур для регистрации транзакций для себя и своих клиентов, и, вероятно, вам придется сделать то же самое. Хотя эти два документа имеют схожие функции, они невероятно отличаются друг от друга.Чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, важно знать, чем отличаются эти два документа, какую информацию включать в каждый из них и когда лучше выписать квитанцию ​​или счет вашим клиентам.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это документ, отправляемый продавцом покупателю, который требует оплаты товаров или услуг. Как и в счете, в нем указывается, какие товары или услуги были предоставлены, сколько они стоят и какие формы оплаты принимает продавец.Счета-фактуры обычно выставляются покупателю после того, как он получил свои товары или услуги, но до получения оплаты. По этой причине они особенно распространены среди компаний, которые продают в больших количествах, таких как производители или оптовые торговцы, и среди внештатных сотрудников, которые предоставляют услуги, а не товаров, например писателей или графических дизайнеров. Однако любой бизнес, независимо от того, что он продает, может использовать счета-фактуры, когда им нужно выставить счет клиентам после продажи.

Обычно счета-фактуры распечатываются и отправляются клиенту по почте или факсу, но они также могут быть отправлены в электронном виде.Электронные счета (также называемые электронными счетами) почти наверняка являются лучшим вариантом для предприятий электронной коммерции, поскольку практически весь ваш бизнес уже ведется в Интернете. Эффективная онлайн-платформа управления счетами может упростить и ускорить весь процесс выставления счетов как для электронной коммерции, так и для традиционных предприятий. В письменном или электронном виде вы должны внимательно следить за своими счетами, поскольку они помогают обеспечить своевременную и правильную оплату ваших услуг.

Как выставить счет

На самом деле написать счет-фактуру довольно просто, но есть несколько важных элементов, которые вы должны включать в каждый создаваемый счет-фактуру.Эти элементы — одно из самых больших различий между счетом-фактурой и квитанцией; счета-фактуры обычно содержат больше информации о транзакции и ее условиях, чем квитанция. Эти предметы включают:

• Название вашей компании, логотип и контактная информация;
• Имя и контактная информация клиента;
• Уникальный номер счета-фактуры;
• Дата создания счета-фактуры;
• Дата платежа и любые другие условия платежа;
• Все допустимые формы оплаты;
• Подробное описание всех приобретаемых товаров и услуг, включая цену и количество;
• Общая сумма задолженности, включая все налоги и сборы.

Поскольку в счетах запрашивается оплата, а также регистрируется транзакция, вся эта информация необходима для того, чтобы клиенты точно знали, за что они платят и каковы ваши ожидания в отношении компенсации.

Что такое квитанция?

Хотя счет-фактура является запросом на оплату, квитанция является доказательством платежа. Это документ, подтверждающий, что клиент получил товары или услуги, за которые он заплатил бизнесу, или, наоборот, что бизнес получил соответствующую компенсацию за товары или услуги, которые они продали покупателю.Хотя по закону предприятия не обязаны предоставлять квитанции для всех транзакций, квитанции практически всегда выдаются покупателям после совершения покупки, что делает их обычными как для традиционных предприятий, так и для предприятий электронной коммерции.

Квитанции могут быть переданы покупателю физически или в электронном виде. На обычных предприятиях их обычно распечатывают или пишут на месте, хотя некоторые также предлагают электронные квитанции, отправленные по электронной почте. Многие предприятия электронной коммерции отправляют квитанции по электронной почте сразу после того, как покупатель совершает покупку, хотя некоторые могут физически отправить их по почте при отправке продуктов на доставку.Почти 70% американцев предпочитают бумажные квитанции, поэтому даже предприятиям, работающим исключительно в Интернете, следует рассмотреть возможность их отправки при доставке товаров.

Независимо от того, как вы их распределяете, квитанции являются важным документом, подтверждающим покупку, как для клиентов, так и для предприятий. Клиентам нужны квитанции на случай, если у них возникнут проблемы с продуктом, или они захотят вернуть или обменять его, и вам необходимо убедиться, что претензии клиента верны. Отслеживание заказов и квитанций клиентов может быть затруднено, особенно если клиент действительно хочет что-то вернуть или обменять; Качественная система управления заказами может значительно упростить отслеживание заказов, отправку точных квитанций и помочь клиентам, которым требуется помощь после транзакции.

Как написать квитанцию ​​

Создание квитанции даже проще, чем создание счета-фактуры, поскольку они гораздо менее детализированы. Однако они по-прежнему содержат важную информацию о транзакции. Для них не требуется уникальный идентификационный номер или информация о клиенте, но в каждой квитанции, которую вы выпускаете, необходимо указать:

• Название вашей компании, логотип и контактная информация;
• Дата продажи;
• Подробный перечень проданных товаров и услуг;
• Цена каждого проданного товара и услуги;
• Никаких скидок или купонов;
• Общая уплаченная сумма, включая налог с продаж или сборы.

Некоторые квитанции могут также включать в себя способ оплаты, условия продажи или политику возврата вашей организации, так как эта информация может быть полезна для клиентов, если они хотят сделать возврат или обмен. Ошибки в заказе и возврат имеют огромное влияние на ваших клиентов и их опыт работы с вашим бизнесом; Предоставление как можно большего количества деталей может упростить для вас обоих решение любых проблем, которые могут возникнуть.

В зависимости от того, что вы продаете и как работает ваш бизнес, вы можете использовать счета-фактуры чаще, чем квитанции, или наоборот.Скорее всего, вы будете использовать сочетание обоих методов документирования в процессе ведения бизнеса. Понимание различий между счетами-фактурами и квитанциями позволит вам узнать, когда вам следует использовать один вместо другого, гарантируя, что у вас и ваших клиентов есть необходимая документация по транзакции.

Определение квитанции

Что такое квитанция?

Квитанция — это письменное подтверждение того, что что-то ценное было передано от одной стороны к другой.В дополнение к квитанциям, которые потребители обычно получают от продавцов и поставщиков услуг, квитанции также выдаются при деловых отношениях, а также при сделках на фондовом рынке. Например, держателю фьючерсного контракта обычно выдается инструмент поставки, который действует как квитанция, поскольку его можно обменять на базовый актив по истечении срока фьючерсного контракта.

Быстрый факт

Термопечать — это наиболее часто используемый вид физической печати чеков, поскольку она невысока и проста в использовании.

Разъяснение чеков

Квитанции важны не только для подтверждения прав собственности, но и по другим причинам. Например, многие розничные продавцы настаивают на том, чтобы покупатель предъявил квитанцию ​​для обмена или возврата товаров, в то время как другие требуют, чтобы квитанция, обычно выдаваемая в течение определенного периода времени, была предоставлена ​​для целей гарантии на продукт. Квитанции также могут иметь значение для налогов, потому что IRS требует документального подтверждения определенных расходов. Налоговая служба (IRS) предлагает, чтобы следующие типы поступлений, если они были получены, оставались малыми предприятиями:

• Брутто-квитанции, такие как кассовые ленты, информация о депозите (продажа наличными и в кредит), книги квитанций, счета-фактуры, формы 1099-MISC
• Квитанции от покупок и сырья (в них должна быть указана уплаченная сумма и подтверждено, что они были необходимые деловые покупки; документы могут включать аннулированные чеки или другие документы, которые идентифицируют получателя, сумму и подтверждение платежа / электронного перевода средств. )
• Ленточные квитанции кассового аппарата
• Квитанции и выписки по кредитным картам
• Счета-фактуры
• Мелкие кассовые чеки для мелких платежей

Считается, что практика сохранения квитанций для налоговых целей возникла в Древнем Египте. Фермеры и торговцы искали способы документировать транзакции, чтобы избежать налоговой эксплуатации. Вместо бумаги использовали папирус. В более современное время лондонские банки использовали печатные станки промышленной революции для печати чеков под своими собственными брендами.

Ключевые выводы

• Квитанции — это документ, подтверждающий финансовую операцию.
• Квитанции выдаются при сделках между предприятиями, а также при сделках на фондовом рынке.
• Квитанции также необходимы для целей налогообложения как подтверждение определенных расходов.

Требования IRS к цифровым квитанциям

Цифровые квитанции становятся нормой. С 1997 года IRS принимает отсканированные и цифровые квитанции в качестве действительных записей для налоговых целей. В Процедуре 97-22 о доходах говорится, что цифровые квитанции должны быть точными, легко сохраняемыми, сохраняемыми, извлекаемыми и воспроизводимыми. Владелец бизнеса должен иметь возможность предоставить копию в IRS.

Для целей налоговой проверки не вся документация действительна. IRS принимает различную документацию, если в ней указаны сумма, место, дата и тип расходов.

Цифровые записи не подвержены износу, как физические квитанции, но они могут быть потеряны в случае выхода из строя жесткого диска.Поэтому разумно хранить их в облаке или где-нибудь, где к ним всегда можно получить доступ.

Бумажные квитанции можно хранить в цифровом виде с помощью настольных сканеров и приложений для мобильных телефонов. Этот тип технологии позволяет систематизировать, создавать отчеты о расходах и интегрировать данные с бухгалтерским программным обеспечением.