МКОУ "СОШ с. Псыншоко"

МКОУ "СОШ с. Псыншоко"

Добро пожаловать на наш сайт!

Как правильно внести в трудовую книжку запись о смене фамилии: Запись в трудовой книжке при смене фамилии: образец 2020 года

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества

Корректное изменение фамилии в трудовой книжке после замужества требуется для грамотного отражения сведений о стаже физлица. Каким образом и на основании каких документов работодателю внести правки? Рассмотрим порядок смены фамилии в трудовой книжке – образец вы найдете в этой статье.

Как выполнить изменение фамилии в трудовой книжке после замужества

Согласно ст. 66 Кодекса основной персональный документ для отражения данных о занятости и стаже работника – это трудовая книжка (ТК) установленного образца. Бланк и порядок составления этого документа регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.03 г. (содержит правила ведения), а также Постановлением № 69 от 10.10.03 г. (утверждает инструкцию по заполнению).

В соответствие с подп. «а» п. 9 Правил в ТК вносятся данные о ФИО/дате рождения сотрудника на основании сведений из паспорта либо другого удостоверения личности. Таким образом, при смене ФИО в паспорте необходимо скорректировать сведения и в трудовой книжке. Основаниями для подобных действий могут также являться свидетельство о заключении или расторжении брака, документ об изменении фамилии, свидетельство о рождении, пр. (п. 26 Постановления № 225).

Обратите внимание! Делать запись в трудовой книжке об изменении фамилии со слов физлица запрещается (п. 2.3 Постановления № 69). Актуализация личных данных производится только при наличии оправдательных документов.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии – порядок действий для кадровика:

  • Чтобы замена фамилии в трудовой книжке была оформлена грамотно (см. образец), необходимо получить от сотрудника письменное заявление о внесении записи, с приложением копий оправдательных документов.
  • Затем на основании заявления издается приказ руководителя компании для кадровика.
  • После чего старая фамилия перечеркивается, рядом вписывается новая.
  • С внутренней стороны обложки делаются пояснения – на основании чего произведены изменения с указанием номера, серии, даты выдачи оправдательного документа.
  • Внесенные данные заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации-работодателя.

Обратите внимание! Все исправления осуществляются по последнему месту занятости физлица. Если же предыдущий работодатель не исправил вовремя сведения, разрешается устранить неточности по новому месту работы (п. 27 Постановления № 225).

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – образец

Рассмотрим подробно, как выполняется смена фамилии в трудовой книжке на примере. Предположим, сотрудница Иванова И.Б. вышла замуж и стала Петровой И.Б. Соответственно, фамилия Иванова перечеркивается, вписывается фамилия Петрова. На форзаце (внутренней стороне обложки) делается следующая запись:

«Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова на основании свидетельства о заключении брака серия 2-AI номер 578425 от 15.04.17 г., выданного отделом Загса Октябрьского района, и паспорта 40 01 684792, выданного 28.04.17 г. ОВД Ворошиловского района г. Ростова-на-Дону.».

Специалист по кадрам Горяйнова /Горяйнова Л.Н./. Печать проставляется при наличии.

оформление, как правильно сделать запись

Содержание статьи

При изменении фамилии в коррекции нуждаются все документы гражданина. Касается это и трудовой книжки. Но есть документы, требующие переоформления, а есть и те, в которых следует лишь изменить данные. За основу при этом берут правила заполнения трудовой книжки при смене фамилии.

В изменениях нуждаются такие документы, как:

  • паспорт гражданина Российской Федерации;
  • заграничный паспорт;
  • водительские права;
  • ИНН свидетельство.

Не следует пренебрегать и оповещением руководителя о том, что фамилия изменена. Иначе все документы, подтверждающие факт трудоустройства, будут просто недействительными.

Ответственность за внесение записи в трудовую книжку о смене фамилии

Именно работодатель будет нести ответственность за внесение определенной информации. Ведь кто, как не профессиональный руководитель, знает все о том, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии, а также в иных кадровых документах? Только такой же грамотный работник.

Существует порядок действий, определенный Правительством Российской Федерации, согласно которому происходит работа с данными всех кадров.

Как работнику, так и работодателю необходимо запомнить, что смена фамилии, имени и отчества приравнивается к изменению данных сотрудника. Ведь, исходя из содержания Гражданского кодекса РФ, гражданин, достигший 14-летнего возраста, имеет полное право на смену и фамилии, и имени, и отчества. Следовательно, подобное явление никак не может сказаться на пересмотре прав и обязанностей, которыми человек обладал прежде. Это касается и рабочего места.

Перед тем как заняться переоформлением и изменением документов, сотрудник заранее должен быть ознакомлен со всеми бумагами, содержащими информацию о порядке использования и ведения данных работников, а также о своих правах и обязанностях, после чего можно ставить подпись.

Работодатель обязательно должен оповещать рабочего на предмет всех своих действий и пояснять, как правильно выполнить оформление трудовой книжки при смене фамилии.

Памятка работодателю и сотруднику

Личными данными, либо персональными, принято называть сведения о работнике, которые необходимы руководителю. Как правило, они хранятся в кадровых и бухгалтерских документах. Поэтому при малейших изменениях этих данных определенное лицо должно внести соответствующие записи как в личные документы сотрудника, так и в документы, относящиеся к организации. Чаще всего это:

  • трудовая книжка;
  • книга учета движения трудовых книжек;
  • личная карта сотрудника формы № Т-2;
  • лицевой счет формы № Т-54;
  • трудовой договор.

Далее разберемся в том, как внести изменения в трудовую книжку при смене фамилии:

  • Сотрудник о смене данных должен сообщить своему работодателю во избежание затягивания процесса. Правильнее будет даже прийти к директору с заявлением в письменном виде. Как вариант, можно дополнить его документами, которые выступают в роли доказательства о том, что работник меняет свои личные данные. Это могут быть:
  1. паспорт гражданина РФ;
  2. свидетельство о заключении брака либо о разводе;
  3. свидетельство о смене фамилии, имени либо отчества и прочие.

Полный перечень всех необходимых документов, которые работник обязан предоставить, нигде не прописан. Но грамотнее будет поступить именно так, как написано в этом пункте.

  • После того как руководитель получил от сотрудника все, что необходимо, на заявлении он должен поставить резолюцию. Затем работником отдела кадров будет внесена запись в трудовой книжке при смене фамилии.
  • Затем работодателем издается соответствующего содержания приказ. Только после этого лицо, ответственное за внесение изменений в документах, может смело браться за работу.
  • Если сотрудник сменил фамилию, следует изменить информацию, отмеченную на титульном листе. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую.

Кроме того, запись в трудовой книжке о смене фамилии вносится на ее внутренней стороне, преимущественно на обложке, путем указания соответствующих ссылок на иные документы и обязательно с последующим указанием их реквизитов. Все это в итоге предоставляется руководителю или иному доверенному им лицу под подпись и печать.

Личная карта сотрудника подвергается внесению изменений аналогичным способом. После можно заняться иными документами, к которым относятся:

  • лицевой счет,
  • график отпусков,
  • табель учета рабочего времени и расчета оплаты,
  • налоговая карточка,
  • карточка индивидуального учета.

Трудовой договор тоже должен быть изменен?

Очень часто работника и работодателя волнует вопрос, связанный с тем, стоит ли вносить все необходимые изменения в трудовой договор и как это сделать? На самом деле однозначного ответа вам нет. Поэтому существует несколько вариантов решения проблемы:

  1. Одни специалисты в этой области утверждают, что подобные сведения не настолько важны, чтобы включать их в условия трудового договора.
  2. Другие полагают, что действовать необходимо в соответствии со ст.57 Трудового кодекса РФ. В ней говорится, что в трудовой договор должны быть занесены только сведения, которые требуются на момент заключения. При каких-либо изменениях необходимо заключение дополнительного к договору соглашения.

Но как вы помните, некоторые документы все-таки придется переоформлять, здесь уже одна запись в трудовой книжке о смене фамилии не будет достаточной. К таким документам относится свидетельство обязательного пенсионного страхования. В этом случае работодатель оповещает о смене фамилии территориальное отделение Пенсионного фонда РФ.

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Записи в бумажную трудовую книжку вносятся на основании приказа или распоряжения руководителя и должны соответствовать правилам, установленным законодательством. СБИС подскажет, что записать в трудовой при приеме, увольнении или переводе сотрудника.

Рассмотрим на примере кадровых ситуаций, как оформляются записи в бумажной трудовой книжке.

Заполнение титульного листа

  1. Отразите данные работника: фамилию, имя, отчество, дату рождения.
  2. Укажите уровень образования, а также профессию или специальность нового сотрудника.
  3. Проставьте дату заполнения трудовой книжки.
  4. Дайте подписать бумажную трудовую книжку сотруднику и подпишите документ сами.

Запись о приеме на работу

  1. В графе 3 укажите полное наименование организации и сокращенное, если оно есть.
  2. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи. Он должен располагаться на следующей строке после названия организации.
  3. В графе 2 укажите дату приема на работу, например «15.07.2020».
  4. В графе 3 сделайте запись о приеме. Впишите наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации. Если сотрудник принят на работу в определенный отдел, впишите его название.
  5. В графе 4 укажите дату и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят.

Если сотрудник принят на работу в обособленное подразделение, в графе 3 в качестве названия отдела укажите его наименование.

Запись о переводе

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату перевода.
  2. В графе 3 сделайте запись о переводе с указанием подразделения, должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа о переводе.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием на работу по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у сотрудника. По желанию сотрудника основной работодатель внесет запись в его трудовую книжку о трудоустройстве у вас.

И наоборот — когда ваш сотрудник устраивается на работу по совместительству в другую организацию, он может попросить вас указать это в трудовой книжке. Для этого ему требуется предоставить справку о работе в организации, где указано ее название, должность сотрудника, дата и основание приема на работу. Справка должна быть подписана руководителем или другим уполномоченным лицом и заверена печатью организации.

Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу в другую организацию.

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
  2. В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
  3. В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер новой записи, в графе 2 укажите дату выдачи бумажной трудовой книжки.
  2. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудником было подано письменное заявление о выдаче бумажной трудовой — со ссылкой на статью ТК РФ.
  3. В графе 4 укажите дату заявления.
  4. Заполните книгу учета бумажных трудовых книжек:
    • в графу 12 — внесите запись из трудовой;
    • в графе 13 — должна стоять подпись сотрудника.

Исправить запись в трудовой книжке

Если в записи допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать. Чтобы изменить данные, сначала сделайте отметку о том, что старая запись недействительна. После этого можно внести правильную запись.

  1. В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — дату ее внесения.
  2. В графе 3 укажите, какая запись признана недействительной. Например «Запись за № 2 недействительна».
  3. Внесите правильную запись. В графе 4 повторите дату и номер приказа старой (неправильной) записи или нового распоряжения, на основании которого внесли правильную запись.

Запись об увольнении

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
  2. В графе 3 сделайте запись об увольнении, укажите причину. Она должна быть записана точно так же, как в приказе о расторжении трудового договора — со ссылкой на статью ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации.
  5. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.

Увольнение в порядке перевода

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
  2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
  5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
  6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
  7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
  8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

  1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату увольнения.
  2. В графе 3 укажите причину прекращения трудового договора — «в связи со смертью сотрудника» — со ссылкой на статью в ТК РФ.
  3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
  4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил запись. Поставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

  1. На титульной странице трудовой книжки зачеркните старую фамилию сотрудника и впишите новую.
  2. На обратной стороне обложки впишите причину смены фамилии со ссылкой на документ-основание. Например, свидетельство о регистрации брака.
  3. Укажите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать организации.

Внести изменения в сведения об образовании

На титульной странице трудовой книжки впишите новые данные об образовании сотрудника.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Трудовая книжка: запись о смене фамилии


Прошу совета: сотрудница 3ий раз меняет фамилию, а в обложке трудовой уже нет места, куда вписывать запись об изменении фамилии..? Нет четкого ответа, много мнений.. Может кто сталкивался и знает точный ответ?
Буду благодарна!

Комментарии


активная жизненная позиция сотрудников — головная боль кадровика)))) (хи-хи в кулачок)

По закону — на последней обложке… если она еще чистая)))

Staff


По какому закону?

Очень любопытно, по какому такому закону?

Ну а нигде этот момент и не прописывается, соответственно не запрещает….? Я не нашла ссылки.. Кто то вообще советует «подклеить листок» к трудовой.. не знаю как это должно выглядеть в реале)) смешно становится..

Прописывается в положениях о заполнении трудовых книжек. Можно в гаранте или консультанте посмотреть. Вклеивать в трудовую что либо — категорически запрещено. Разрешается писать на 1 и последнем форзаце и на задней обложке (так же на 1 и последнем форзацах и задней обложке вкладыша). Если не хватает места в трудовой — заведите вкладыш и пишите на нем.

Это снова не я


у вкладыша нет обложки..

Это снова не я


пардон, есть..я просто забыла)))

меленько писать надо было два предыдущих раза)) гы………. а у мну одна сотрудница дважды выходила замуж со сменой фамилии, а полде разводов меняла снова на девичью…когда собралась в ретий раз, будущий муж потребовал, чтобы она «завела» новую трудовую книжку, потому что он не хочет в ней видеть (!) фамилии предыдущих мужей… сказать, что я была в ступоре — это ничего не сказать)).. про отдельную песню смены страхового свдетельства ПФР молчу…

чтобы меленько писать два предыдущих раза надо обладать даром предвидения, а процесс изменения семейного статуса бывает не предсказуем.)

ну тогда нафик рвем трудовую и нехай она как хочет.. либо замуж, либо книжка))

ага, трудовую-то сейчас рвем, а когда взвоет-таки от такого мужа-тирана и подаст на развод локти кусать?

Не хочет в ней видеть фамилии предыдущих мужей — пусть устроит ее на такую работу, с которой ее гарантированно не уволят — и трудовая всегда будет в отделе кадров… он ее и не увидит.

у нас была одна сотрудница…. Тетечка предпенсионного возраста… Так она когда принесла свою трудовую кадровик была в ауте… Тетенька десять раз меняла мужа и, соответственно, фамилию.

Это снова не я


маладца тетька)))

вот почему я против смены фамилии (или мужа — кому что нравится больше)..сейчас слишком много документов всяких развелось, чтоб часто их менять…
это раньше нужно было носить мужнину фамилию, чтоб женой признали..

Натаlie Питерская


+ я.

Натаlie Питерская


Я то не только присоседилась, а еще и на своей фамилии;-)

Я во второй раз решила, что мну крайне лень бегать по всем инстанциям и ваще моя фамилия мне нравится больше)))

Натаlie Питерская


Т.е. оставила фамилию первого замужества?

не-а… в первом и после него я была молодая, не ленивая и документов мало было, которые замене подлежали — так что я тогда себе свою родную вернула, с ней так и живу с тех пор)))

Натаlie Питерская


Оч правильно!!!!

Я тоже полностью согласна!но мой муж до свадьбы выдвинул ультиматум по этому поводу!!!теперь вот придется рысачить целыми днями по городу от одного бюрократа к другому (((

а вы выдвиньте мужу ультиматум в ответ — вы меняете фамилию на его — а он рысачит за вас по бюрократам (или как минимум — вместе с вами)

Блин-теперь уже поздно думаю))) подписалась…и за смену фамилии и за штамп в паспорте!и более того-придется ехать в родной город-который находится в 2000км. от того в котором живу-чтобы поменять паспорт в минимальные сроки!девочки-не идите на это! Свои нервы дороже!!!

Staff


Может с этим поиграть: «если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, то трудовая книжка дополняется вкладышем»

То есть (идея сумасшедшая, знаю) — фактически поле «фамилия» заполнено (знаю, что это не раздел, но все-таки)

В общем, возможно, выход во вкладыше

Профессор кадровых наук


склоняюсь к тому же…

Натаlie Питерская


Запрета нет. Вносите запись на предпоследнюю страницу обложки.

Все предложенные варианты возможны, выбирайте сами. Сочувствуюююююю….

А ведь что самое страшное: сотрудница Ваша может выходить замуж вне зависимости от того, осталось ли место на обложке для подобных записей, либо нет. Уж сколько раз твердили миру, отмените трудовые книжки-головную боль кадровиков, отмените! Ан нет! Крепостное право форевер! Мало того, они их поменьше сделали. Как тут замуж в четвертый раз выйдешь, кадровика не расстроив?! Коль скоро книжки эти не отменить, предлагаю закон издать: первый кадровик, делающий запись в женской трудовой книжке о смене фамилии, должен делать такую запись как можно мельче, дабы других своих собратьев не озадачивать.

Образец внесения изменений фамилии в трудовой книжке: правила

Семейное право > Смена фамилии > Как исправить фамилию в трудовой книжке?

В жизни многих людей, особенно у представительниц женского пола, бывают ситуации, когда приходится менять фамилию.

Такое действие требует соблюдения ряда формальностей, а в особенности внесения изменений в основные документы.

На этом момент стоит обращать внимание, так как важные бумаги могут оказаться недействительными из-за перемены личных данных человека.

Поэтому не теряет актуальности вопрос, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Вносить подобные изменения — это основная задача работника отдела кадров любой организации. Подобные действия должны быть выполнены своевременно и правильно.

Для осуществления таких операций сотрудник должен иметь определенный багаж знаний в любой сфере трудовых отношений и хорошо ориентироваться в нормативных документах, как в новых, так и тех, которые действуют уже давно.

Выделяют два основных документа в области взаимоотношений между работником и руководителем:

  • трудовая книжка;
  • трудовой договор.

Трудовая книжка содержит в себе всю необходимую информацию относительно:

  • стажа сотрудника;
  • даты ухода с предыдущего места работы;
  • даты оформления на новое место.

В трудовую книжку может быть вписана информация о договорах и дисциплинарных взысканиях.

Но кроме вышеупомянутого, работник отдела кадров вправе делать пометки в данном документе, особенно, когда изменяется фамилия или отчество работника.

Нормативно-правовая база

Трудовые отношения сотрудника и работодателя и разные аспекты взаимодействия сторон, регулирует ряд нормативно-правовых документов. Особое внимание уделяется вопросу, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством.

По закону «О персональных данных», фамилия гражданина относится к личным данным конкретного лица, поэтому может изменяться из-за определенных обстоятельств.

В сфере трудовых отношений главным нормативно-правовым документом является Трудовой кодекс РФ. Он предусматривает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

Подробное описание процесса, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Этот документ был принят в 2003 году. Представляет собой пособие для работодателей и сотрудников отдела кадров. Опираясь на этот документ, они вносят изменения и осуществляют свою деятельность.

Внесение изменений на первом листе

Внесение изменений на титульном листе трудовой книжки

Самый ответственный момент – это непосредственное внесение изменений в трудовую книжку. Здесь нужно соблюдать предельную внимательность и аккуратность. Если будут какие-то помарки или неточности у работника могут возникнуть проблемы с пенсионным фондом при начислении пенсии.

Первый шаг: Аккуратно зачеркиваем старую фамилию, а сверху, либо на свободной строке аккуратно и разборчиво пишем новую.

Второй шаг: На любой из форзацев (внутренняя сторона обложки) вносим запись о смене фамилии. Запись будет звучать примерно так: «Фамилия Петрова изменена на фамилию Сидорова на основании паспорта серия 00 00, № 000 000, кем выдан, когда выдан». Затем следует разборчивая подпись, инициалы, фамилия и должность лица вносившего изменения в трудовую книжку. Вся запись заверяется круглой гербовой печатью организации. Печать ставится так, что бы все слова и даты были читаемы.

Если при написании новой фамилии или записи об изменении фамилии были допущены ошибки, то следует внести исправление также путем зачеркивания, а на форзаце внести запись об исправлении ошибки, заверить ее подписью и печатью.

Подробно процедура внесения изменений описана в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек», в пункте 2.3.

Если же по каким-то причинам, в момент изменения фамилии этот факт не был зафиксирован в трудовой книжке, и работник перешел к другому работодателю с трудовой книжкой со старыми данными, то кадровику на новом рабочем месте придется внести измененные данные в трудовую книжку до подписания трудового договора, чтобы не было расхождений в документе.

Аккуратное и скрупулезное ведение кадровой документации, в особенности трудовой книжки, помогает избежать проблем и работнику при предъявлении этого документа в различные инстанции, и работодателю при проверке представителями трудовой инспекции.

Наверх

Напишите свой вопрос в форму ниже

Основания для смены фамилии

Смена фамилии работника организации требуют от работодателя или сотрудника отдела кадров отчетливого понимания действий относительно того, как внести изменения в трудовую книжку.

Наиболее распространенный случай для смены фамилии — это изменение семейного положения работника и принятие фамилии супруга.

В этом случае внести корректировки в трудовую книжку нужно сразу же после того, как работник поменяет паспорт на новую фамилию.

Кроме того, фамилия может быть изменена по собственному желанию человека. Как правило, изменения в трудовую вносятся также после получения нового паспорта.

Смена записи в трудовой относительно фамилии вносится и по другим причинам, к примеру, после бракоразводного процесса.

Оформляется такое действие всегда за одинаковым алгоритмом.

Таким образом, при изменениях персональных данных, в трудовой книжке должна отображаться смена подобной информации. Поскольку до факта смены в трудовой этот документ работнику не принадлежит.

Действия работника после изменений персональных данных

При смене фамилии, отчества или имени, работник должен сообщить об этом работодателю или сотрудникам отдела кадров.

После этого необходимо придерживаться такого алгоритма действий:

  1. Работнику следует подготовить необходимый пакет документов.
  2. Внесение изменений в трудовую книжку обязанность сотрудника отдела кадров.
  3. Прежде, чем в трудовую будут внесены изменения, работник должен внимательно прочесть приказ, который ему выдаст работодатель.
  4. Работнику не обязательно видеть факт внесения изменений в трудовой документ, но для собственного спокойствия лучше осмотреть книжку и проверить правильность заполнения новой информации.

Процедура внесения записей в трудовую книжку осуществляется после заявления сотрудника с просьбой о внесении изменений в трудовую.

Затем на его основании создается приказ руководителя организации о произведении соответствующих исправлений в отношении сотрудника.

Форма заявления стандартная, работник обращается к руководителю фирмы с просьбой внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Под датой и подписью нужно обязательно указать в приложении перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно изменить индивидуальные данные работника.

Образец заявления:

Список необходимых документов от работника выглядит так:

  • паспорт на новую фамилию;
  • свидетельство о браке, если данные были изменены в результате его заключения;
  • иное свидетельство, которое подтверждает изменение фамилии, имени или отчества.

Вышеперечисленные документы нужно представить в отдел кадров. Сроков выполнения данных действий законодательством не установлены.

Но специалисты настоятельно рекомендуют провести подобные изменения в трудовой книжке как можно быстрее, сразу после получения паспорта с новой информацией.

Документы, необходимые для внесения изменения

Работник при смене фамилии обязан поставить работодателя в известность. Для того что бы были произведены изменения в его кадровых документах в том числе и трудовой книжке он должен написать заявление.

Заявление пишется в свободной форме. Примерный текст может звучать так: «В связи с вступление в брак/расторжение брака (иная причина) прошу изменить фамилию Иванова на фамилию Петрова с 00.00.0000 г. Основание паспорт, номер, серия, кем выдан».

Обратите внимание, что изменения могут быть внесены только на основании паспорта, прочие документы, такие как свидетельство о браке, свидетельство о смене фамилии, СНИЛС, ИНН и т.д. не могут служить основанием для внесения изменения фамилии в трудовую книжку.

Трудовая книжка – основной документ работника

То есть для смены фамилии работнику необходимо предоставить в отдел кадров соответствующее заявление и копию нового паспорта. Изменения, как правило, вносятся той датой, которой выдан новый паспорт.

Между заключением брака и получением нового паспорта, как правило, проходит какое-то время. Абсолютно законно, если в течение этого времени, работник в документах работодателя будет числиться со старой фамилией.

Во многих источниках пишут, что подавать письменное заявление о внесении изменений не обязательно, так и есть, законодатель не обязывает писать заявление, но он обязывает работника предоставить информацию об изменениях данных, а работодателя внести эти изменения в соответствующие документы.

Письменное заявление служит подтверждением того, что работник исполнил свои обязанности проинформировать работодателя, а работодатель извещен и обязан внести изменения.

Процедура изменения фамилии в трудовой книжке

В соответствии с законодательством, изменения в запись о фамилии вносятся на основании подтверждающих документов.

Реквизиты этих документов должны быть обязательно внесены при смене фамилии в трудовую книжку.

Данные действия производятся у того работодателя, во время работы у которого, была изменена фамилия.

Но если по определенным причинам поменялась фамилия, а данные в трудовой книжке не исправили, при этом сотрудник уволился и был принят на работу к другому работодателю, то корректировку в трудовом документе может произвести новый наниматель.

Основные этапы внесения изменений:

  1. Вначале вносят изменения в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте в трудовой книжке. Прежнюю фамилию вычеркивают, а рядом вписывается новая. Надпись можно сделать сверху над вычеркнутым словом.
  2. Основные данные из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки, оставляя место для внесения реквизитов очередного документа, в том случае, когда снова понадобится вносить изменения. Опытные специалисты рекомендуют сэкономить здесь место, для указания подобных исправлений.
  3. Под записями о серии и номере свидетельства и другими данными сотрудник отдела кадров ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать так, чтобы можно было прочесть всю информацию.

Изменения должны быть внесены без исправлений и подчисток, разборчивым почерком. Запись в трудовой книжке о смене фамилии образец 2020 году выглядит так:

Запись о смене фамилии в трудовой книжке — Образец

Смена фамилии сотрудницы заявление, приказ и запись в трудовой книжке

Законодательный порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек не установлен. В случае обнаружения ошибок (в том числе после увольнения работника) можно руководствоваться следующим алгоритмом: — зачеркнуть ошибку одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать верный текст; — рядом с исправленной записью указать запись «Исправлено», поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес верную запись, и дату исправления. Для корректировки неверно проставленной подписи рекомендуем придерживаться следующего порядка: — зачеркнуть подпись одной чертой; — над зачеркнутым текстом указать: «Подпись в графе N 13 строки N… недействительна»; — поставить Ф. И.О. и подпись работника, который внес запись о недействительности подписи, и дату исправления; — пригласить уволенного работника для постановки его подписи в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки». В ситуации смены фамилии по причине вступления в брак пройти процедуру обмена свидетельства можно лично либо через своего работодателя. Хотя жёсткая обязанность заменить его законом не установлена. Не забывайте, что в случае смены работницей фамилии по причине вступления в брак соответствующие коррективы необходимо внести и в её трудовую книжку. Приказ о смене фамилии На уровне закона форма приказа о смене работником фамилии и необходимости внести соответствующие коррективы в документы по кадрам и бухгалтерии законом не утверждена. Поэтому его можно составить в произвольной форме. При этом нужно обязательно учесть обязательные реквизиты первичных документов, предусмотренные законодательством (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).

Исправление ошибок

Ошибки в важных документах встречаются довольно редко. Но если неправильная запись внесена, то исправить ее возможно, но делать это следует в соответствии с законодательством.

Многие специалисты отдела кадров даже с большим стажем работы не знают, что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в фамилии.

В 2003 году была разработана специальная инструкция, которая регулирует порядок заполнения трудовых книжек. Внесение любых исправлений должно соответствовать этим требованиям.

Неверно внесенные данные могут быть выявлены на разных частях трудовой книжки, в ее разделах или на вкладыше к ней.

Процедура исправлений практически одинаковая во всех случаях. Но могут присутствовать свои особенности, на которые важно обращать внимание.

Если ошибки не будут исправлены, в будущем могут возникнуть проблемы с получением пенсии. При выявлении ошибок в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается, она исправляется новой записью ниже.

Это общие правила исправления ошибок. Кроме того, существуют определенные случаи, которые имеют свои особенности исправления.

Даже тогда, когда ошибка в документе была совершена руководством с предыдущего места работы, специалисты новой фирмы осуществляют исправления в трудовом документе.

Ошибки в написании фамилии встречаются наиболее часто. Они появляются, если фамилия записывается на слух, при невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Подобные исправления вносятся в трудовую книжку светостойкой и водостойкой пастой. Цвет допускается черный, фиолетовый или темно-синий.

Если при исправлении фамилии сотрудники отдела кадров не соблюдают установленную процедуру, густо намазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что она становится невозможной для чтения.

Это является грубым нарушением и в данном случае возникает вопрос о том нужно ли менять трудовую книжку. Прежнюю придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Иногда случается, что сотруднику внесли измененную фамилию на титульном листе трудовой, но забыли это сделать во вкладыше.

Таким образом, если после замужества или по каким-то другим причинам изменяется фамилия, данные изменения следует обязательно отразить в трудовой книжке гражданина. При этом менять ее на новую нет необходимости.

Поскольку законодательством предусмотрено возможность ее исправления. Данная процедура должна осуществляться кадровиком или руководителем фирмы строго за правилами соответствующих нормативно-правовых актов.

Придерживаясь строгой последовательности в своих действиях, сотрудник кадрового отдела сможет легко разобраться в подобной ситуации.

Похожие статьи:
  • Как поменять данные на Госуслугах при смене фамилии?
  • Стоит ли менять фамилию при заключении брака?
  • Cмена фамилии ребенку без согласия отца
  • Стоимость госпошлины за замену фамилии при смене паспорта
  • Внесение изменений в ПТС при смене фамилии
  • Предыдущая записьКак поменять банковскую карту при смене фамилии?
  • Следующая записьНужно ли менять загранпаспорт при смене фамилии?
Комментарии к статье «Как исправить фамилию в трудовой книжке?»

Никто ничего не написал пока. Будтье первым!

Государственная инспекция труда в Новгородской области

Информация представляется в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках», утвержденными этим постановлением Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (с дополнениями и изменениями, установленными  Постановлением Правительства РФ № 132 от 01.03.2008 г.( далее Правилами), Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

(далее Инструкция ),Трудовым кодексом Российской Федерации.

    Ответы формируются согласно Вашим запросам:

1.      Как правильно сделать в трудовой книжке запись о переименовании должности ?

В указанном вами примере: запись под номером 2 следует сделать:

графа 1- порядковый номер записи

 графа 2- дата внесения записи

графа 3- сделана правильно( должность…. переименована  в ….)

графа 4- приказ №…от…..( в данном случае приказ работодателя, а не министерства) . Работодатель должен издать свой приказ во исполнение Указания или приказа Министерства.

        2.Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника ? Как это сделать

правильно?

    Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.  Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.  Внесение изменений в раздел «Сведения о работе» приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислю некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

  Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать «Пр.» вместо слова «Приказ» и «Расп.» вместо «Распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. д. Аналогично нельзя сокращать слова «пункт», «часть», «статья» и «Трудовой кодекс Российской Федерации».

          Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. (п. 1.2 Инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

   Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

   Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована,  исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива).( п.27 Правил)

   При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

  На заполнение (внесение исправлений) раздела «Сведения о награждении» распространяются те же правила, что и на раздел «Сведения о работе».

   «Запись за номером таким-то недействительна» можно объединять с текстом новой правильной записи  или  же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе

3        Если в тр.кн. перепутаны порядковые номера записей ,нужно ли это исправлять и как правильно это сделать?  (аналогично предыдущему вопросу)

        4. Если в тр.кн. неверно записано имя, фамилия или отчество работника, как это исправить, на основании каких документов, если организация, которая внесла запись, ликвидирована ?

     Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему. Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке – в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

5.Правомерно ли записи в трудовой книжке заверять не печатью самой организации, а печатью отдела кадров ( канцелярии) учреждения ?

Правомерно, поскольку « все записи внесенные в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя…» Работодатель в данном случае- юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. У юридического лица существуют различные печати ( канцелярия, кадры, финансы и т.д.) Если лицо, уполномоченное заверять трудовую книжку- секретарь или кадровик, стало быть и печать они могут ставить соответствующую своей должности. Она все равно является печатью работодателя.            

 6. Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)

На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

      7.В трудовой книжке работника отсутствует запись об увольнении из организации. Сама организация ликвидирована. Как это можно исправить?

      В  случае ликвидации организации соответствующую запись должен внести работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (решения о ликвидации предприятия, приказа или справки из архива). Если после ликвидации  предприятия работник больше нигде не работал и не работает, то ему необходимо обратиться в суд для принятия соответствующего решения.

     8.Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?

            В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ  « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.     

     «Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация

( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается  соответствующая запись

( Предприятие… переименовано в …. ).

         9. Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается  ли такая запись недействительной?

    Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

   10. Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?

      Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».

    В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой:  Работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись).  Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима  подпись в таком виде.

   В  графе 4 раздела «Сведения о работе» — запись производится как обычно- на основании приказа ( распоряжения) работодателя. Поскольку ИП  тоже является работодателем, он должен издавать приказы( распоряжения) о приеме, увольнении и др

     11. В трудовой книжке работника на титульном листе нет печати организации, оформившей трудовую книжку. При этом в разделе «Сведения о работе» все заполнено правильно, первая и последующие записи о работе заверены печатью. Организации, которая оформляла трудовую книжку нет. Как исправить ошибку ?

    Роструд в своем письме от 28.08.2008 № 0807-1. ответил на такой вопрос следующее.

   «Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225 (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее — Инструкция).

В соответствии с пунктом 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

В то же время полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае, если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель, в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд Российской Федерации в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 г. № 555. в соответствии с пунктом 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

В соответствии с п. 6 названных Правил в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

 

Полагаем, что в рассматриваемой ситуации, если имеются документы, оформленные ответствующим образом, подтверждающие период работы до регистрации в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования, то в общем трудовом и страховом стаже могут быть учтены периоды работы по этим документам.

Как поменять фамилию в трудовой книжке

Как отразить смену фамилии в трудовой книжке

Фамилия физического лица относится к персональным данным, которые входят в документацию, подтверждающую факт наличия трудовых правоотношений между сторонами: работодателем и работником. Фамилия сотрудника присутствует в следующих документах:

  1. в трудовом договоре, заключенном между сторонами трудовых отношений;
  2. в приказах;
  3. в личной карточке работника;
  4. в трудовой книжке.

Фамилию, имя и отчество сотрудника указывают на титульном листе книжки (п. 2.1 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых»). Вписывать фамилию нужно полностью, без каких-либо сокращений. За основу берут паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника. Бланк трудовой утвержден Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225 «О трудовых книжках».

Необходимо учитывать, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж сотрудника за все время его работы у разных работодателей. Этот период достаточно продолжительный. У работника могут произойти изменения данных:

  • фамилии;
  • имени;
  • отчества;
  • образования.

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества является наиболее распространенной причиной, на основании которой в документ приходится вносить изменения. Сотрудник может сменить фамилию по причине расторжения брака, по собственному желанию. Трудовая должна отображать актуальную информацию о сотруднике. Поэтому у кадровиков нередко возникает вопрос о том, как производится смена фамилии в трудовой книжке.

Как отобразить изменение фамилии в трудовой книжке

Обратимся к нормативно-правому акту, к пункту 26 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 года под № 225. Там указано, что запись в трудовой книжке о смене фамилии должен вносить тот работодатель, у которого сотрудник работает на момент изменений. Но для этого работодателю необходимо предъявить документы, подтверждающие смену фамилии. Это может быть свидетельство о браке, если речь идет о корректировках, связанных с изменениями по причине вступления в брак. В других случаях потребуется свидетельство о расторжении брака, о смене фамилии по желанию самого работника.

В частности, в свидетельстве о браке, на основании которого производят смену фамилии в трудовой книжке при вступлении в брак, указана, какая фамилия присвоена супругу и супруге при вступлении в брак. Целесообразно сделать запись о смене фамилии в трудовой книжке сотрудницы после того, как она сменила паспорт после замужества. Новые паспортные данные также потребуются работодателю.

Эксперт «Системы Кадры» дает образец трудовой книжки и комментарии, как правильно вносить изменения в бланк

Как внести запись об изменениях: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Сотрудник обращается к работодателю с письменным заявлением, которое подается в свободной форме. В заявлении он указывает просьбу внести изменения в документы в связи со сменой фамилии.

Шаг 2. К заявлению сотрудник прилагает паспорт с новой фамилией, свидетельство о вступлении в брак. Список приложенных документов он указывает в самом заявлении.

Заявление сотрудника об изменении в учетных документах в связи со сменой фамилии

Скачать образец вы можете в начале статьи >>>

Шаг 3. На основании заявления и приложенных к нему документов работодатель издает приказ. В нем он дает указание кадровой службе внести все изменения в документацию, в программные средства, в которых фигурирует фамилия работницы.

Шаг 4. Кадровая служба вносит записи с изменениями и знакомит с ними сотрудника. На титульном листе трудовой прежнюю фамилию зачеркивают тонкой чертой (одной) и пишут новую фамилию (п. 2.3 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69). Она может быть написана сверху, рядом или снизу.

Шаг 5. На внутренней стороне обложки отображают следующую информацию:

«фамилия «____» изменена на «___» в связи с вступлением в брак. Свидетельство о браке серия ____ номер ____» или «фамилия «____» изменена на «___» на основании свидетельства о браке серия ____ номер.

Четкой формулировки нет в законодательстве. Важно лишь то, чтобы в формулировке было указание на прежнюю фамилию, на новую фамилию и на реквизиты соответствующего документа, на основании которого это внесено.

Шаг 6. Далее ставит подпись кадровик, который внес изменения, указывает свою должности, Ф.И.О. и ставит печать организации, если она применяется. С апреля 2015 года АО и ООО вправе не применять круглую печать, поэтому запись можно заверить работодателем, если он применяет печать.

Основания для изменения фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из ст. 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года №143-ФЗ. Также смена фамилии обязательно отображается в паспорте гражданина. После того как брак заключен, и сотрудница изменила фамилию, ее паспорт автоматически становится недействительным, согласно п. 4, 12, 15 Положения о паспорте от 1997 года. И ей в обязательном порядке в установленные сроки нужно пройти процедуру замены паспорта.

Мнение юриста Дмитрий Иванов Центр правовой поддержки Задать вопрос юристу

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Согласно ст. 66 Трудового кодекса, трудовая книжка является ключевым документом по трудовой деятельности сотрудника, в котором вносятся соответствующие сведения о его карьерном пути, наградах, образовании и пр. Обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на работодателей.

Форма и порядок ведения указанного документа закрепляется в двух нормативно-правовых актах: в Правилах ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства в 2003 году №225, и в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.

На основании пп. «а» п. 9 Правил №225 в трудовой книжке должна содержаться фамилия сотрудника, которая прописывается здесь на основании его паспорта. Соответственно, при изменении фамилии и паспорта эти изменения должны найти отражение в трудовой книжке.

Процедура изменения фамилии в трудовой книжке должна происходить на основе п. 26 Правил №225 и п. 2.3 Инструкции №69.

Необходимые документы от работника и работодателя

Все изменения в трудовых книжках должны иметь документальное подтверждение. Для того чтобы внести изменения, от сотрудника потребуются:

  1. Паспорт с новой фамилией (целесообразно обращаться к работодателю уже после того, как сотрудником был получен новый паспорт, хотя на это может уйти некоторое время).
  2. Свидетельство о заключении брака или свидетельство о расторжении брака, либо иные документы, которые подтверждают изменение фамилии.

Если в трудовой книжке неправильно была сделана запись о фамилии, то ее можно изменить на основании паспорта и свидетельства о рождении. Документы предоставляются работодателю в подлиннике. Работодателю следует снять с них копии и хранить их вместе с личным делом сотрудника.

Работнику необходимо только предоставить подтверждающие документы и написать заявление на внесение изменений. Сами же изменения вносятся работодателем. В трудовую книжку ему необходимо внести реквизиты документов, на основании которых делаются правки.

Помимо трудовой книжки, изменения фамилии стоит отобразить в иных важных документах: трудовом договоре, должностной инструкции, личной карточке и пр. Но обязанность внесения таких изменений законодательно не установлена, поэтому работодатель может сам определить целесообразность таких правок.

Также работодатель может обратиться в ПФР для получения работником нового СНИЛСа.

Процедура

Изменения в трудовую книжку не допускается вносить собственноручно, даже если на текущий момент работник не трудоустроен. Правки должны быть внесены у того работодателя, во время трудоустройства у которого произошла смена данных.

Если фамилия сотрудника изменилась, но изменения в трудовой не были сделаны до его увольнения, то изменить фамилию в его трудовой книжке допускается по его новому месту работу (у нового нанимателя).

Фамилия сотрудника находится на титульном листе трудовой книжки. Сюда, в отличие от разделов со сведениями о работе и награждениях, допускается вносить изменения путем исправления записи.

Процедура внесения изменений в трудовую книжку следующая:

  1. Сотрудник обращается к работодателю с заявлением на смену персональных данных. Оно составляется в свободной форме и содержит наименование работодателя, ФИО руководителя, ФИО сотрудника, его должность и подразделение работы, просьбу внести изменения, дату и подпись подачи заявления с расшифровкой.
  2. Работодатель издает приказ, в котором дает поручение кадровой службе внести изменения в кадровую документацию (это необходимо только в том случае, если за оформление трудовых не отвечает сам руководитель).
  3. Старая фамилия зачеркивается одной прямой линией.
  4. Рядом вписывается новая измененная фамилия. Где написать новую фамилию – не принципиально: это можно сделать сверху или рядом, либо под записью.
  5. Ссылка на реквизиты документов, на основании которых были внесены изменения, прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Четкая формулировка записи отсутствует. Можно прописать здесь, например, такую заметку: «Фамилия изменена на основании…».
  6. Под реквизитами документов ставится подпись должностного лица с расшифровкой, а также дата изменений.
  7. Запись заверяется печатью организации (при наличии, так как с 2015 года требование об обязательном использовании печати было упразднено). Печать нужно поставить таким образом, чтобы сохранить читаемость записей и не перекрывать их.

При внесении исправлений строго не допускается использование корректоров и ножей. Записи аккуратно вносятся ручкой. Все надписи стоит делать разборчивым подчерком, они должны быть хорошо читабельны.

Записи вносятся без сокращений. Дата внесения изменений прописывается арабскими цифрами. Работодателю следует использовать ручку синего, черного или фиолетового цвета. Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке можно скачать .

Таким образом, законодательство допускает возможность изменения фамилии сотрудника в трудовой книжке. Для этого старая фамилия зачеркивается, и рядом вносится новая. На форзаце трудовой книжки необходимо прописать документы-основания для внесения правок, а также заверить их подписью и печатью работодателя. Процедура внесения изменений в трудовую книжку предполагает прохождение таких этапов: написание работником заявления, предоставление документального подтверждения, издание приказа и оформление записей.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно! Рейтинг автора 114Автор статьи Наталья Чернова Юрист Написано статей 417

Нормативно-правовые документы и акты

В сфере трудовых взаимоотношений действует множество нормативно правовых актов, которые регулируют разные аспекты взаимодействия сторон. Вопрос смены фамилии, имени и отчества гражданина не исключение.

Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона.

Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

В статье 57, а именно в части третьей, говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.

Более подробно процесс изменения фамилии в трудовой книжке описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Этот нормативный акт был принят, ни много ни мало в 2003 году и является доскональным пособием для сотрудников отдела кадров и работодателей.

Именно на основании этого документа они осуществляют свою деятельность и вносят изменения.

В инструкции в пункте 2.3 говорится о том, что внесение изменений допускается на основании предъявления необходимых для этого документов и дается перечисление, а также подробно описывается сам процесс внесения изменений.

Пошаговые инструкции

Что нужно сделать работнику, что бы поменять ФИО?

Работник обзавелся новой фамилией, именем или отчеством по той или иной причине. Несмотря на то, хочет ли он уволиться с работы,нужна ли ему запись в трудовой книжке о переводе, или же он будет дальше продолжать свою трудовую деятельность – фамилия и другие данные в трудовой должны быть изменены, ведь до факта смены информации в трудовой этот документ вам пока не принадлежит.

Рассмотрим действия работника поэтапно:

    1. Работник должен известить работодателя или сотрудника отдела кадров о смене фамилии, отчества или имени заранее или же по факту их получения.
  • Работник должен подготовить пакет документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о браке, если данные изменены вследствие заключения брака или иное свидетельство подтверждающее факт смены фамилии, имени или отчества. Этот пакет необходимо предъявить в отдел кадров.
  • Многие ошибочно полагают, что для того, чтобы оставить запись в трудовой книжке о изменении данных, необходимо писать заявление. Это неправда, сменить в документе вашу старую фамилию на новую — обязанность каждого работодателя и кадровика, которая выполняется без написания заявлений.
  • Прежде чем в трудовую книжку будут внесены изменения, работник должен ознакомиться с приказом, выданным работодателем.
  • Работнику необязательно видеть факт внесения изменений в трудовую, но мы настоятельно советуем осмотреть документ на предмет правильности заполнения новой информации о вас.

Только на этом этапе действия работника заканчиваются.

Что касается сроков выполнения данных действий – законодатель не устанавливает четких рамок, но настоятельно рекомендует провести процедуру изменения данных в трудовой книжке как можно быстрее, по факту получения документов с новой информацией о вас.

Как работодателю правильно и какую запись внести?

Сотрудник отдела кадров или работодатель обязаны внести изменения в трудовую книжку работника, как только им стало о факте изменения фамилии и имени. Основанием для подобных действий является факт представления работником документа, где уже присутствуют новые данные.

Данная процедура осуществляется в несколько этапов.

  1. Работодатель знакомится с предоставленными работником документами о факте смены фамилии ли имени.
  2. Работодатель поднимает личное дело работника и перезаключает с ним трудовой договор.
  3. Работодатель издает приказ по организации, касающийся факта смены фамилии или имени работника. Данный приказ должен быть предоставлен на ознакомление всем сотрудникам, работающим в организации, а также конкретно детально разъяснен работнику, изменяющему свои данные.
  4. Далее работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника и знакомит его с результатами проделанной работы.

Внесение изменений не заключается в банальном зачеркивании старой информации и вписывании новой. Подробно процесс внесения изменений прописан в инструкции о ведении и хранении трудовых книжек в пункте 2.3.

Заполнение титульного листа трудовой книжки начинается с того что на главном развороте зачеркивается фамилия или имя работника, а сверху вписывается новая информация. Делать это нужно очень аккуратно, чтобы не допустить грязи на титульной странице документа.

Далее, на левой части главного разворота, а именно на белом листе в его верхней части необходимо указать, на основании какого документа внесены изменения. Необходимо вписать номер свидетельства, а главное – дату его выдачи.

Ниже ставится подпись работодателя, а также дата, когда были внесены изменения и печать организации. Аналогичные изменения производятся и при исправлении фамилии в записи в трудовой книжке индивидуального предпринимателя.

Смена фамилии в трудовой книжке. Пример выглядит так:

«Фамилия Сидорова была изменена на фамилию Козлова на основании предоставления свидетельства о заключении брака № 123456789 от 12.03.2014 и паспорта 2255 789 567 выданного оранном УФМС по Волгоградской обл. от 12.04.2014.» при этом старая фамилия перечеркивается черной или синей пастой, а новая записывается сверху.

Что касается смены имени, то запись в трудовой книжке практически не изменяется. На главном развороте пишется фраза: «Имя Иван изменено на имя Серей на основании представления свидетельства об изменении имени №__ от _____ г. и паспорта ____ ________ выданного ______ от ______ г.»

Старое имя также вычеркивается синей или черной пастой и вписывается новое. Если же гражданином изменены и имя и фамилия, то ему придется делать две записи о том, на основании чего изменились его личные данные. Первая будет касаться смены фамилии, вторая – имени. Как быть при ошибочном написании фамилии или имени, читайте

Все гениальное – просто. Это фраза как нельзя лучше подходит к сложившейся ситуации, касаемой смены личных данных. Соблюдая четкую последовательность в своих действиях можно без труда разобраться с подобной ситуацией как опытному, так и начинающему сотруднику отдела кадров.

Как исправить фамилию в трудовой книжке?

В жизни многих людей, особенно у представительниц женского пола, бывают ситуации, когда приходится менять фамилию.

Такое действие требует соблюдения ряда формальностей, а в особенности внесения изменений в основные документы.

На этом момент стоит обращать внимание, так как важные бумаги могут оказаться недействительными из-за перемены личных данных человека.

Поэтому не теряет актуальности вопрос, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Вносить подобные изменения — это основная задача работника отдела кадров любой организации. Подобные действия должны быть выполнены своевременно и правильно.

Для осуществления таких операций сотрудник должен иметь определенный багаж знаний в любой сфере трудовых отношений и хорошо ориентироваться в нормативных документах, как в новых, так и тех, которые действуют уже давно.

Выделяют два основных документа в области взаимоотношений между работником и руководителем:

  • трудовая книжка;
  • трудовой договор.

Трудовая книжка содержит в себе всю необходимую информацию относительно:

  • стажа сотрудника;
  • даты ухода с предыдущего места работы;
  • даты оформления на новое место.

В трудовую книжку может быть вписана информация о договорах и дисциплинарных взысканиях.

Но кроме вышеупомянутого, работник отдела кадров вправе делать пометки в данном документе, особенно, когда изменяется фамилия или отчество работника.

Нормативно-правовая база

Трудовые отношения сотрудника и работодателя и разные аспекты взаимодействия сторон, регулирует ряд нормативно-правовых документов. Особое внимание уделяется вопросу, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством.

По закону «О персональных данных», фамилия гражданина относится к личным данным конкретного лица, поэтому может изменяться из-за определенных обстоятельств.

В сфере трудовых отношений главным нормативно-правовым документом является Трудовой кодекс РФ. Он предусматривает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

Подробное описание процесса, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Этот документ был принят в 2003 году. Представляет собой пособие для работодателей и сотрудников отдела кадров. Опираясь на этот документ, они вносят изменения и осуществляют свою деятельность.

Смена фамилии работника организации требуют от работодателя или сотрудника отдела кадров отчетливого понимания действий относительно того, как внести изменения в трудовую книжку.

Наиболее распространенный случай для смены фамилии — это изменение семейного положения работника и принятие фамилии супруга.

В этом случае внести корректировки в трудовую книжку нужно сразу же после того, как работник поменяет паспорт на новую фамилию.

Кроме того, фамилия может быть изменена по собственному желанию человека. Как правило, изменения в трудовую вносятся также после получения нового паспорта.

Смена записи в трудовой относительно фамилии вносится и по другим причинам, к примеру, после бракоразводного процесса.

Оформляется такое действие всегда за одинаковым алгоритмом.

Таким образом, при изменениях персональных данных, в трудовой книжке должна отображаться смена подобной информации. Поскольку до факта смены в трудовой этот документ работнику не принадлежит.

Действия работника после изменений персональных данных

При смене фамилии, отчества или имени, работник должен сообщить об этом работодателю или сотрудникам отдела кадров.

После этого необходимо придерживаться такого алгоритма действий:

  1. Работнику следует подготовить необходимый пакет документов.
  2. Внесение изменений в трудовую книжку обязанность сотрудника отдела кадров.
  3. Прежде, чем в трудовую будут внесены изменения, работник должен внимательно прочесть приказ, который ему выдаст работодатель.
  4. Работнику не обязательно видеть факт внесения изменений в трудовой документ, но для собственного спокойствия лучше осмотреть книжку и проверить правильность заполнения новой информации.

Процедура внесения записей в трудовую книжку осуществляется после заявления сотрудника с просьбой о внесении изменений в трудовую.

Затем на его основании создается приказ руководителя организации о произведении соответствующих исправлений в отношении сотрудника.

Форма заявления стандартная, работник обращается к руководителю фирмы с просьбой внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Под датой и подписью нужно обязательно указать в приложении перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно изменить индивидуальные данные работника.

Образец заявления:

Список необходимых документов от работника выглядит так:

  • паспорт на новую фамилию;
  • свидетельство о браке, если данные были изменены в результате его заключения;
  • иное свидетельство, которое подтверждает изменение фамилии, имени или отчества.

Вышеперечисленные документы нужно представить в отдел кадров. Сроков выполнения данных действий законодательством не установлены.

Но специалисты настоятельно рекомендуют провести подобные изменения в трудовой книжке как можно быстрее, сразу после получения паспорта с новой информацией.

Процедура изменения фамилии в трудовой книжке

В соответствии с законодательством, изменения в запись о фамилии вносятся на основании подтверждающих документов.

Реквизиты этих документов должны быть обязательно внесены при смене фамилии в трудовую книжку.

Данные действия производятся у того работодателя, во время работы у которого, была изменена фамилия.

Но если по определенным причинам поменялась фамилия, а данные в трудовой книжке не исправили, при этом сотрудник уволился и был принят на работу к другому работодателю, то корректировку в трудовом документе может произвести новый наниматель.

Основные этапы внесения изменений:

  1. Вначале вносят изменения в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте в трудовой книжке. Прежнюю фамилию вычеркивают, а рядом вписывается новая. Надпись можно сделать сверху над вычеркнутым словом.
  2. Основные данные из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки, оставляя место для внесения реквизитов очередного документа, в том случае, когда снова понадобится вносить изменения. Опытные специалисты рекомендуют сэкономить здесь место, для указания подобных исправлений.
  3. Под записями о серии и номере свидетельства и другими данными сотрудник отдела кадров ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать так, чтобы можно было прочесть всю информацию.

Изменения должны быть внесены без исправлений и подчисток, разборчивым почерком. Запись в трудовой книжке о смене фамилии образец 2019 году выглядит так:

Запись о смене фамилии в трудовой книжке — Образец

Исправление ошибок

Ошибки в важных документах встречаются довольно редко. Но если неправильная запись внесена, то исправить ее возможно, но делать это следует в соответствии с законодательством.

Многие специалисты отдела кадров даже с большим стажем работы не знают, что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в фамилии.

В 2003 году была разработана специальная инструкция, которая регулирует порядок заполнения трудовых книжек. Внесение любых исправлений должно соответствовать этим требованиям.

Неверно внесенные данные могут быть выявлены на разных частях трудовой книжки, в ее разделах или на вкладыше к ней.

Процедура исправлений практически одинаковая во всех случаях. Но могут присутствовать свои особенности, на которые важно обращать внимание.

Если ошибки не будут исправлены, в будущем могут возникнуть проблемы с получением пенсии. При выявлении ошибок в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается, она исправляется новой записью ниже.

Это общие правила исправления ошибок. Кроме того, существуют определенные случаи, которые имеют свои особенности исправления.

Даже тогда, когда ошибка в документе была совершена руководством с предыдущего места работы, специалисты новой фирмы осуществляют исправления в трудовом документе.

Ошибки в написании фамилии встречаются наиболее часто. Они появляются, если фамилия записывается на слух, при невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Подобные исправления вносятся в трудовую книжку светостойкой и водостойкой пастой. Цвет допускается черный, фиолетовый или темно-синий.

Если при исправлении фамилии сотрудники отдела кадров не соблюдают установленную процедуру, густо намазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что она становится невозможной для чтения.

Это является грубым нарушением и в данном случае возникает вопрос о том нужно ли менять трудовую книжку. Прежнюю придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Иногда случается, что сотруднику внесли измененную фамилию на титульном листе трудовой, но забыли это сделать во вкладыше.

Таким образом, если после замужества или по каким-то другим причинам изменяется фамилия, данные изменения следует обязательно отразить в трудовой книжке гражданина. При этом менять ее на новую нет необходимости.

Поскольку законодательством предусмотрено возможность ее исправления. Данная процедура должна осуществляться кадровиком или руководителем фирмы строго за правилами соответствующих нормативно-правовых актов.

Придерживаясь строгой последовательности в своих действиях, сотрудник кадрового отдела сможет легко разобраться в подобной ситуации.

Как исправить ошибку, допущенную при заполнении личных данных работника?

Также нередки случаи ошибок, допускаемых в именах, отчествах и фамилиях работников. Согласно п. 2.3 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69, “Перемена личных данных работника в трудовых книжках производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, о заключении/расторжении брака, о перемене фамилии, имени, отчества. Обязательно указывается их номер и дата.”

Если ошибка обнаружена при создании новой ТК, то испорченный бланк уничтожается, о чем составляется соответствующий акт, и заполняется новый бланк. Разумеется, за такой испорченный бланк деньги с работника снимать не стоит.

Но, если ошибка была обнаружена при оформлении ТК последующими работодателями, или самим работником, исправить эту неточность значительно сложнее. Самым правильным советом сотруднику, столкнувшемуся с такой проблемой, является обращение в суд для признания данной ТК принадлежащей именно ему.

Более простой способ – внесение новых данных описанным выше способом – чреват возможными проблемами при расчете стажа сотрудника, однако большинство специалистов предлагают использовать именно его, стараясь сделать такое исправление как можно более аккуратно. Если же это сделать не удается, то имеет смысл сделать данному сотруднику новую ТК, и обратиться в суд за подтверждением принадлежности ему старой ТК, содержащей ошибку на титульном листе. Это необходимо сделать для правильного подсчета пенсии, поэтому рекомендуем заняться решением данной проблемы незамедлительно.

Изменение данных в основных документах, к которым относится и трудовая книжка, является очень ответственной процедурой и требует неукоснительного соблюдения правил и норм законодательства. То, как исправить фамилию в трудовой книжке, имеет важное значение для корректного начисления в дальнейшем пенсии и других социальных выплат.

Виды ошибок в указании фамилии в трудовой книжке

Записи, произведенные на титульном листе, должны обязательно заверяться самим работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Подлинность записанных сведений подтверждается соответствующими подписями. Поэтому возможность появления ошибок сводится к минимуму, но в реальной жизни они все-таки появляются.

Такие ошибки нередки при заполнении в маленьких организациях, где нет отдела кадров и профессиональных кадровых специалистов, а документацию ведет бухгалтер или другой сотрудник по совместительству. Ошибки появляются при записи фамилии на слух, невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Эти неточности будут дорого стоить владельцу книжки при оформлении пенсии и подтверждении стажа, когда, например, Иван Матрёнин или Николай Аленин не смогут доказать, что именно они проработали 30 лет под фамилиями Матренин и Оленин, занесенными в их трудовые книжки.

Иногда при изменении фамилии работники, ведущие учет трудовых книжек, не соблюдают установленную процедуру и густо замазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что ее невозможно прочитать. Это является нарушением, и в данном случае трудовую книжку придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Бывают случаи, когда сотруднику изменили фамилию на титульном листе трудовой книжки, но забыли внести такие же изменения во вкладыше.

Необходимость исправления фамилии

Если хотя бы одна буква фамилии в трудовой книжке не совпадает с той фамилией, которая написана в паспорте, могут возникнуть проблемы при начислении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать трудовой стаж, если фамилия в данном документе не совпадает с фамилией, указанной в паспорте.

Для подсчета правильного стажа придется добиваться подтверждения законной принадлежности бумаги (может быть, даже через обращение в суд). Поэтому следует исправлять ошибки в написании фамилии в трудовой книжке сразу же после их обнаружения и не откладывать этот процесс на потом.

Документы об изменении фамилии

Внесение в трудовую книжку об изменении фамилии должно проводиться по месту работы в последней организации на основании приказа руководства об изменениях в документах, содержащих определенные персональные данные, в том числе и в трудовую книжку.

Перед изданием такого приказа сотрудник должен подать заявление с просьбой изменить фамилию в соответствующих документах (трудовом договоре, трудовой книжке и других), к которому следует приложить копии подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, документ об изменении прежней фамилии, решение суда и другие). Подлинники надо предъявить работодателю. В трудовой книжке надо обязательно указать номер и дату выдачи таких документов.

Процедура изменения фамилии в ТК

Существует следующий порядок изменения фамилии работника во вкладыше трудовой книжки:

  • всю фамилию надо зачеркнуть одной ровной и непрерывной чертой (нельзя зачеркивать только часть букв)}
  • новую фамилию следует записать рядом или на строке ниже (если эта строка свободна)}
  • на внутренней стороне обложки следует указать все необходимые ссылки на предъявленные документы (названия, номера и даты выдачи)}
  • под информацией о предъявленных документах необходимо поставить соответствующую подпись работодателя или сотрудника отдела кадров и печать организации, в которой в настоящий момент работает сотрудник (или принимается на работу).

Четкая формулировка записи на внутренней стороне обложки не приводится в Инструкции. Если фамилия изменяется впервые, то возможно указать только новую фамилию («Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании паспорта № ___, выданного таким-то учреждением «___» 19__ или 20__ года»). Если фамилия изменяется уже во второй (и более) раз, то логично указать старую и новую фамилию («Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сергеева» на основании…»)

Исправление ошибок в написании фамилии в ТК

В Правилах (п.27-28) и Инструкции (п.1.2) сообщается об исправлениях записей в ТК, но конкретно о записях на титульном листе не сообщается. Внесение изменения фамилии в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция), где сообщается о том, что фамилию можно изменить при предъявлении личных документов, но об исправлении именно ошибок не упоминается.

Случай «неправильного заполнения» (первичного) косвенно рассматривается в 42 пункте Правил (уничтожить испорченную ТК) и 48 пункте (работодатель должен заплатить за замену испорченной ТК).

Например, некто Муратов поступает на работу и должен получить свою первую в жизни трудовую книжку. Но при заполнении кадровик ошибается и пишет «Маратов». Нужно ли менять запись фамилии в трудовой книжке? Нет, следует уничтожить бланк и составить об этом акт.

Следует помнить, что руководитель предприятия отвечает за учет и хранение ТК, потому что именно руководитель назначает сотрудников отдела кадров (или лиц, их замещающих) и обязан контролировать их работу.

За нарушение порядка учета и хранения ТК должностные лица могут понести дисциплинарные наказания в зависимости от уровня их ответственности, а также нести иную ответственность в случаях, которые предусмотрены в законодательных актах.

Исправление «старых» ошибок на титульном листе

Но как быть, если ошибка появилась раньше – на старом месте работы – и ее заметили только теперь?

В Правилах подсчета стажа для утверждения пенсий (№555, 24.07.2002, 44 пункт) и Правилах подсчета стажа для определения пособия по болезни и родам (№91, 06.02.2007, 26 пункт) указано, что в случае несовпадения фамилии, написанной в ТК, с данными паспорта или свидетельства о рождении, то принадлежность ТК именно этому лицу устанавливается при предъявлении свидетельства о браке, документа о перемене фамилии, справок из зарубежных госучреждений или в суде.

В этом случае необходимо подавать заявление в суд, чтобы установить факт принадлежности ТК. Заявление подается по месту регистрации, следует оплатить пошлину и попросить суд вынести постановление о том, что данная трудовая книжка, выданная, например Петровскому, на самом деле была выдана Пиотровскому.

На практике сотрудник не всегда обращается в суд для того, чтобы подтвердить, что данная книжка (и стаж) принадлежат именно ему. Довольно часто сотрудники отдела кадров меняют фамилию в трудовой книжке точно так же, как в случае перемены фамилии при вступлении в брак.

Основанием для такой практики служат положения пунктов 26-28 Правил ведения ТК, где указано, что если выявляется неточность или неправильность записи (просто «записи», а не конкретно фамилии), то ее надо исправить там, где она была допущена – то есть на старом месте. На новом месте тоже можно внести исправления, но для этого необходима справка от старого работодателя.

Например, таким документом может считаться справка, выданная о том, что во время первоначальных записей, то есть первичного заполнения ТК, была допущена та или иная ошибка в написании фамилии сотрудника.

Справка должна быть надлежащим образом заверена (подпись ответственного лица и печать организации) и желательно оформлена на официальном бланке предприятия. Работник может самостоятельно обратиться за такой справкой в прежнюю организацию к бывшему работодателю или попросить своего действующего работодателя оказать ему в этом необходимое содействие.

Какие трудности могут возникнуть?

В случае реорганизации старой компании, справку должен выдать ее правопреемник. Если старая организация ликвидирована, то новый работодатель может произвести исправления при предъявлении «соответствующего документа».

Как видно, в указанных пунктах не говорится именно о замене фамилии, а также о том, что паспорт может являться достаточным основанием для такой замены.

В данном случае вопрос о том, как правильно указать в трудовой книжке об изменении фамилии, может повлечь неприятные последствия для работодателя, если личность сотрудника фактически неизвестна для кадровиков, а фамилия изменяется только на основании паспорта.

Для исправления ошибок необходимо запрашивать справки на старых местах работы. Но эти организации могут быть ликвидированы, преобразованы, проданы или вообще находиться за рубежом после распада Советского Союза, а документы в архивах могут быть утеряны.

Поэтому наиболее законным путем будет все-таки обращение в суд и официальное установление принадлежности трудовой книжки именно этому лицу.

8 правил правильной записи имен в генеалогии

При записи ваших генеалогических данных в диаграммы необходимо соблюдать несколько соглашений, касающихся имен, дат и мест. Хотя программы для генеалогии и онлайн-центры генеалогического древа обычно имеют свои собственные правила для ввода имен и форматирования дерева — некоторые могут иметь специальные поля для псевдонимов, альтернативных имен, суффиксов, девичьих имен и т. Д. — многие методы являются стандартными.

В этом списке приведены наиболее общие и основные правила записи имен в генеалогии.Следуя этим простым правилам, вы можете гарантировать, что ваши генеалогические данные достаточно ясны и полны, чтобы их не могли неправильно истолковать другие.

Запишите имена в их естественном порядке

Запишите имена в их естественном порядке — первое, среднее, последнее (фамилия). Использование полных имен, когда это возможно, упрощает отслеживание происхождения. Если отчество неизвестно, вы можете использовать инициалы, если они у вас есть. Имена должны быть написаны так же, как они должны быть указаны в свидетельстве о рождении или произнесены вслух при представлении, запятые не требуются.

Записать фамилии заглавными буквами

Большинство специалистов по генеалогии печатают фамилии заглавными буквами. Технически это вопрос предпочтений, а не правильности, но в любом случае рекомендуется. Фамилии, написанные с заглавной буквы, позволяют легко сканировать карты родословных, списки семейных групп или опубликованные книги и помогают отличить фамилию от имени и отчества. Итан Люк Джеймс делает чтение дерева более простым, чем Итан Люк Джеймс.

Используйте девичьи имена для женщин

Всегда указывайте девичью фамилию женщины (фамилию при рождении) в скобках, если она у вас есть.Вы можете указать или опустить фамилию мужа, просто убедитесь, что вы последовательны. Если вы не знаете девичью фамилию женщины, вставьте ее имя и отчество в таблицу, а затем поставьте пустые скобки (). Например, чтобы записать Мэри Элизабет, девичья фамилия которой неизвестна и которая замужем за Джоном ДЕМПСИ, напишите Мэри Элизабет () или Мэри Элизабет () ДЕМПСИ.

Записать все предыдущие имена

Если у женщины было несколько мужей, укажите ее имя и отчество, а затем ее девичью фамилию в скобках, как обычно.Затем вы должны записать фамилии всех предыдущих мужей в порядке вступления в брак. Для женщины по имени Мэри (второе имя неизвестно) КАРТЕР при рождении, которая сначала была замужем за Джексоном СМИТ, а затем вышла замуж за Уильяма ЛЭНГЛИ, запишите ее имя следующим образом: Мэри (Картер) СМИТ ЛЭНГЛИ.

Включить псевдонимы

Если вам известен псевдоним, который обычно использовался для имени предка, включите его в кавычки после первого имени. Не используйте его вместо имени и не заключайте его в круглые скобки.Скобки между именем и фамилией обычно используются только для заключения девичьих имен, и их использование также для прозвищ может вызвать путаницу. Если псевдоним является обычным (например, Ким для Кимберли), нет необходимости записывать его, потому что нужно указать только несколько уникальных псевдонимов. Если женщину по имени Рэйчел часто звали Шелли, напишите ее имя как Рэйчел «Шелли» Линн Брук.

Включить альтернативные имена

Если человек известен более чем под одним именем, возможно, из-за усыновления или изменения имени вне брака, укажите все альтернативные имена в скобках после фамилии.Уточните это с помощью «a.k.a.», также известного как, перед полным альтернативным именем, чтобы любой, кто читает вашу диаграмму, понял, что следующее является альтернативным именем. Примером этого может быть Уильям Том ЛЕЙК (он же Уильям Том ФРАНЦУЗСКИЙ). Обратите внимание, что полное альтернативное имя должно быть записано, даже если части имени совпадают.

Включить альтернативное написание имен

Включите альтернативные варианты написания, если фамилия вашего предка со временем изменила свое написание.Возможные причины изменения фамилии включают неграмотность и изменение имени при иммиграции. Часто предки, которые не умели читать и писать, записывали свою фамилию фонетически (например, по звуку), и это приводило к небольшим изменениям между поколениями. Сначала запишите самое раннее использование фамилии, а затем все известные более поздние употребления. Например, напишите Michael Andrew HAIR / HIERS / HARES.

Обратите внимание на особенности

Всегда делайте заметки или используйте поле для заметок по мере необходимости при записи своего генеалогического древа.Все странные или потенциально сбивающие с толку должны быть объяснены в вашем отчете для ясности. Например, если у вас есть предок женского пола, чье имя при рождении совпадало с фамилией ее мужа, кратко отметьте, почему вы ввели для нее одну и ту же фамилию дважды. В противном случае люди могут подумать, что вы ошиблись, и неправильно понять.

Импорт или связывание данных в книге Excel

Перенести данные из книги Excel в базы данных Access можно разными способами.Вы можете скопировать данные из открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу или создать ссылку на лист из базы данных Access.

В этом разделе подробно объясняется, как импортировать данные Excel из настольных баз данных Access или связать их с ними.

Что ты хочешь сделать?

Общие сведения об импорте данных из Excel

Если ваша цель — сохранить некоторые или все данные из одного или нескольких листов Excel в Access, вам следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access.При импорте данных Access создает копию данных в новой или существующей таблице без изменения исходного листа Excel.

Распространенные сценарии импорта данных Excel в Access

  • Вы давно пользуетесь Excel, но в дальнейшем хотите использовать Access для работы с этими данными. Вы хотите переместить данные на листах Excel в одну или несколько новых баз данных Access.

  • Ваш отдел или рабочая группа использует Access, но иногда вы получаете данные в формате Excel, которые необходимо объединить с вашими базами данных Access. Вы хотите импортировать эти листы Excel в свою базу данных по мере их получения.

  • Вы используете Access для управления своими данными, но еженедельные отчеты, которые вы получаете от остальной части вашей команды, представляют собой книги Excel.Вы хотите упростить процесс импорта, чтобы гарантировать, что данные импортируются в вашу базу данных каждую неделю в определенное время.

Если вы впервые импортируете данные из Excel

  • Невозможно сохранить книгу Excel в качестве базы данных Access. Excel не предоставляет возможности для создания базы данных Access из данных Excel.

  • Когда вы открываете книгу Excel в Access (в диалоговом окне File Open измените поле списка Files of Type на Microsoft Office Excel Files и выберите нужный файл) Access создает ссылку на книгу вместо импорта своих данных.Связывание с книгой принципиально отличается от импорта рабочего листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. В разделе «Связывание с данными в Excel» далее в этой статье.

Импорт данных из Excel

Шаги в этом разделе объясняют, как подготовить и запустить операцию импорта, а также как сохранить настройки импорта в качестве спецификации для последующего повторного использования. По мере продвижения помните, что вы можете импортировать данные только с одного листа за раз.Вы не можете импортировать все данные из всей книги одновременно.

Подготовьте рабочий лист

  1. Найдите исходный файл и выберите рабочий лист, содержащий данные, которые вы хотите импортировать в Access. Если вы хотите импортировать только часть листа, вы можете определить именованный диапазон, включающий только те ячейки, которые вы хотите импортировать.

    Определите именованный диапазон (необязательно)

    1. Переключитесь в Excel и откройте рабочий лист с данными, которые вы хотите импортировать.

    2. Выберите диапазон ячеек, содержащих данные, которые вы хотите импортировать.

    3. Щелкните правой кнопкой мыши в выбранном диапазоне, а затем нажмите Назовите диапазон или Определите имя .

    4. В диалоговом окне Новое имя укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите ОК .

      Помните, что вы можете импортировать только один рабочий лист за раз во время операции импорта. Чтобы импортировать данные с нескольких листов, повторите операцию импорта для каждого листа.

  2. Просмотрите исходные данные и примите меры, описанные в этой таблице.

    Элемент

    Описание

    Количество столбцов

    Число исходных столбцов, которые вы хотите импортировать, не может превышать 255, поскольку Access не поддерживает более 255 полей в таблице.

    Пропуск столбцов и строк

    Рекомендуется включать в исходный лист или именованный диапазон только те строки и столбцы, которые вы хотите импортировать.

    Строки Вы не можете фильтровать или пропускать строки во время операции импорта.

    Столбцы Вы не можете пропустить столбцы во время операции, если вы решили добавить данные в существующую таблицу.

    Табличный формат

    Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат.Если рабочий лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, содержимое ячейки помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а остальные поля остаются пустыми.

    Пустые столбцы, строки и ячейки

    Удалите все ненужные пустые столбцы и пустые строки на листе или в диапазоне.Если на листе или в диапазоне есть пустые ячейки, попробуйте добавить недостающие данные. Если вы планируете добавить записи в существующую таблицу, убедитесь, что соответствующее поле в таблице принимает нулевые (отсутствующие или неизвестные) значения. Поле будет принимать нулевые значения, если для его свойства Обязательное поле установлено значение Нет , а его значение свойства ValidationRule не предотвращает нулевые значения.

    Значения ошибок

    Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #NUM и #DIV , исправьте их перед началом операции импорта.Если исходный лист или диапазон содержат значения ошибок, Access помещает нулевое значение в соответствующие поля таблицы. Дополнительные сведения о способах исправления этих ошибок см. В разделе «Устранение неполадок с отсутствующими или неправильными значениями» далее в этой статье.

    Тип данных

    Чтобы избежать ошибок при импорте, убедитесь, что каждый исходный столбец содержит данные одного и того же типа в каждой строке.Access сканирует первые восемь исходных строк, чтобы определить тип данных полей в таблице. Мы настоятельно рекомендуем убедиться, что в первых восьми исходных строках не смешиваются значения разных типов данных ни в одном из столбцов. В противном случае Access может не назначить столбцу правильный тип данных.

    Кроме того, перед началом операции импорта рекомендуется форматировать каждый исходный столбец в Excel и назначать каждому столбцу определенный формат данных.Форматирование настоятельно рекомендуется, если столбец содержит значения разных типов данных. Например, столбец FlightNo на листе может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы избежать пропущенных или неправильных значений, выполните следующие действия:

    1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите Форматировать ячейки .

    2. На вкладке Номер в разделе Категория выберите формат.Для столбца FlightNo вы, вероятно, выберете Text .

    3. Щелкните ОК .

    Если исходные столбцы отформатированы, но по-прежнему содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, операция импорта может по-прежнему пропускать значения или преобразовывать значения неправильно. Для получения информации об устранении неполадок см. Раздел Устранение неполадок с отсутствующими или неверными значениями.

    Первый ряд

    Если первая строка на листе или именованном диапазоне содержит имена столбцов, вы можете указать, что Access обрабатывает данные в первой строке как имена полей во время операции импорта. Если исходный рабочий лист или диапазон не включают имена, рекомендуется добавить их в источник перед началом операции импорта.

    Примечание: Если вы планируете добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца точно соответствует имени соответствующего поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится ошибкой. Чтобы увидеть имена полей, откройте таблицу в представлении «Дизайн» в Access.

  3. Закройте исходную книгу, если она открыта.Сохранение исходного файла открытым может привести к ошибкам преобразования данных во время операции импорта.

Подготовить базу данных назначения

  1. Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортированные данные. Убедитесь, что база данных не предназначена только для чтения и что у вас есть разрешения на внесение изменений в базу данных.

    -или-

    Если вы не хотите хранить данные ни в одной из существующих баз данных, создайте пустую базу данных.Для этого:

    Щелкните вкладку Файл , щелкните Новый , а затем щелкните Пустая база данных .

  2. Перед тем, как начать операцию импорта, решите, хотите ли вы сохранить данные в новой или существующей таблице.

    Создание новой таблицы Если вы решили сохранить данные в новой таблице, Access создаст таблицу и добавит в нее импортированные данные.Если таблица с указанным именем уже существует, Access перезаписывает содержимое таблицы импортированными данными.

    Добавить к существующей таблице Если вы решили добавить данные в существующую таблицу, строки на листе Excel добавляются к указанной таблице.

    Помните, что большинство сбоев во время операций добавления происходит из-за того, что исходные данные не соответствуют структуре и настройкам полей целевой таблицы.Чтобы избежать этого, откройте целевую таблицу в режиме конструктора и проверьте следующее:

    • Первая строка Если первая строка исходного рабочего листа или именованного диапазона не содержит заголовков столбцов, убедитесь, что положение и тип данных каждого столбца на исходном листе совпадают с положением и типом данных соответствующего поля в таблице. Если первая строка содержит заголовки столбцов, порядок столбцов и полей не обязательно должен совпадать, но имя и тип данных каждого столбца должны точно соответствовать таковым в соответствующем поле.

    • Отсутствующие или лишние поля Если одно или несколько полей на исходном листе не существуют в целевой таблице, добавьте их перед началом операции импорта. Однако, если таблица содержит поля, которых нет в источнике, вам не нужно удалять эти поля из таблицы, если они принимают нулевые значения.

      Совет: Поле будет принимать значения NULL, если для его свойства Required установлено значение Нет , а его значение свойства ValidationRule не предотвращает значения NULL.

    • Первичный ключ Если таблица содержит поле первичного ключа, исходный рабочий лист или диапазон должен иметь столбец, содержащий значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортированная запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в целевой таблице, операция импорта отображает сообщение об ошибке.

    • Индексированные поля Если для свойства Проиндексировано поля в таблице задано значение Да (без дубликатов) , соответствующий столбец на исходном листе или в диапазоне должен содержать уникальные значения.

      Перейдите к следующим шагам, чтобы запустить операцию импорта.

Начать операцию импорта

  1. Расположение мастера импорта / связывания немного отличается в зависимости от вашей версии Access.Выберите шаги, соответствующие вашей версии Access:

    • Если вы используете последнюю версию Access или Access 2019 с подпиской на Microsoft 365, на вкладке External Data в группе Import & Link щелкните New Data Source > From File > Excel .

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните Excel .

    Примечание: Вкладка Внешние данные недоступна, если не открыта база данных.

  2. В диалоговом окне « Получить внешние данные — Таблица Excel » в поле «Имя файла » укажите имя файла Excel, содержащего данные, которые вы хотите импортировать.

    -или-

    Щелкните Обзор и используйте диалоговое окно File Open , чтобы найти файл, который вы хотите импортировать.

  3. Укажите, как вы хотите хранить импортированные данные.

    Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных . Вам будет предложено назвать эту таблицу позже.

    Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите Добавить копию записей в таблицу и выберите таблицу из раскрывающегося списка.Этот параметр недоступен, если в базе данных нет таблиц.

    Чтобы установить связь с источником данных путем создания связанной таблицы, см. Раздел «Связь с данными в Excel» далее в этой статье.

  4. Щелкните ОК .

    Запустится мастер импорта электронной таблицы, который проведет вас через процесс импорта. Переходите к следующему набору шагов.

Используйте мастер импорта электронной таблицы

  1. На первой странице мастера выберите рабочий лист, содержащий данные, которые вы хотите импортировать, и нажмите Далее .

  2. На второй странице мастера щелкните Показать рабочие листы или Показать именованные диапазоны , выберите рабочий лист или именованный диапазон, который вы хотите импортировать, а затем щелкните Далее .

  3. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите Далее .

    Если вы импортируете данные в новую таблицу, Access использует эти заголовки столбцов для именования полей в таблице. Вы можете изменить эти имена во время или после операции импорта. Если вы добавляете данные в существующую таблицу, убедитесь, что заголовки столбцов на исходном листе точно соответствуют именам полей в целевой таблице.

    Если вы добавляете данные в существующую таблицу, сразу переходите к шагу 6.Если вы добавляете данные в новую таблицу, выполните оставшиеся шаги.

  4. Мастер предложит вам просмотреть свойства поля. Щелкните столбец в нижней половине страницы, чтобы отобразить свойства соответствующего поля. При желании выполните одно из следующих действий:

    • Просмотрите и при необходимости измените имя и тип данных поля назначения.

      Access просматривает первые восемь строк в каждом столбце, чтобы предложить тип данных для соответствующего поля. Если столбец на листе содержит разные типы значений, такие как текст и числа, в первых восьми строках столбца, мастер предлагает тип данных, который совместим со всеми значениями в столбце — чаще всего текстовые данные тип. Хотя вы можете выбрать другой тип данных, помните, что значения, несовместимые с выбранным вами типом данных, будут либо игнорироваться, либо неправильно преобразовываться в процессе импорта.Дополнительные сведения о том, как исправить отсутствующие или неправильные значения, см. В разделе Устранение неполадок с отсутствующими или неправильными значениями далее в этой статье.

    • Чтобы создать индекс для поля, установите Индексированный на Да .

    • Чтобы полностью пропустить исходный столбец, установите флажок Не импортировать поле (Пропустить) .

      Нажмите Далее после завершения выбора параметров.

  5. На следующем экране укажите первичный ключ для таблицы. Если вы выберете Разрешить Access добавить первичный ключ , Access добавит поле AutoNumber в качестве первого поля в целевой таблице и автоматически заполнит его уникальными значениями идентификатора, начиная с 1. Нажмите Далее .

  6. На последнем экране мастера укажите имя целевой таблицы. В поле Import to Table введите имя таблицы. Если таблица уже существует, Access отображает запрос с вопросом, хотите ли вы перезаписать существующее содержимое таблицы. Щелкните Да, , чтобы продолжить, или Нет, , чтобы указать другое имя для целевой таблицы, а затем щелкните Готово, , чтобы импортировать данные.

    Если Access удалось импортировать некоторые или все данные, мастер отображает страницу, на которой отображается состояние операции импорта. Кроме того, вы можете сохранить детали операции для будущего использования как спецификацию . И наоборот, если операция полностью завершилась неудачно, Access отобразит сообщение Произошла ошибка при попытке импортировать файл .

  7. Щелкните Да , чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем.Сохранение деталей поможет вам повторить операцию позже, без необходимости каждый раз проходить через мастер.

См. Раздел Сохранение сведений об операции импорта или экспорта в качестве спецификации, чтобы узнать, как сохранить ваши данные для сохранения вашей спецификации.

См. Раздел Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта, чтобы узнать, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта.

См. Раздел Планирование спецификации импорта или экспорта, чтобы узнать, как запланировать запуск задач импорта и связывания в определенное время.

Устранение неполадок с отсутствующими или неправильными значениями

Если вы получили сообщение Произошла ошибка при попытке импорта файла , операция импорта полностью завершилась неудачно. И наоборот, если операция импорта отображает диалоговое окно, предлагающее сохранить сведения об операции, операция смогла импортировать все или некоторые данные. В сообщении о состоянии также упоминается имя таблицы журнала ошибок, которая содержит описание любых ошибок, возникших во время операции импорта.

Важно: Даже если сообщение о состоянии указывает на полностью успешную операцию, перед началом использования таблицы необходимо просмотреть содержимое и структуру таблицы, чтобы убедиться, что все выглядит правильно.

В следующей таблице описаны действия, которые можно предпринять для исправления отсутствующих или неверных значений.

Совет: Во время поиска и устранения результатов, если вы обнаружите лишь несколько пропущенных значений, вы можете добавить их в таблицу вручную.И наоборот, если вы обнаружите, что целые столбцы или большое количество значений либо отсутствуют, либо не были импортированы должным образом, вам следует исправить проблему в исходном файле. После устранения всех известных проблем повторите операцию импорта.

Выпуск

Разрешение

Графические элементы

Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и изображения, импортировать нельзя.Добавьте их в базу данных вручную после завершения операции импорта.

Расчетные значения

Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячеек, но не основная формула. Во время операции импорта вы можете указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например Number.

ИСТИНА или ЛОЖЬ и -1 или 0 значений

Если исходный рабочий лист или диапазон включает столбец, содержащий только значения ИСТИНА или ЛОЖЬ, Access создает поле Да / Нет для столбца и вставляет в это поле значения -1 или 0. Однако, если исходный лист или диапазон включает столбец, содержащий только значения -1 или 0, Access по умолчанию создает числовое поле для столбца.Вы можете изменить тип данных поля на Да / Нет во время операции импорта, чтобы избежать этой проблемы.

Многозначные поля

При импорте данных в новую таблицу или добавлении данных в существующую таблицу Access не включает поддержку нескольких значений в поле, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точкой с запятой (; ).Список значений рассматривается как одно значение и помещается в текстовое поле.

Усеченные данные

Если данные в столбце таблицы Access усечены, попробуйте увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если это не решит проблему, данные в числовом столбце в Excel слишком велики для размера поля целевого поля в Access.Например, для поля назначения в базе данных Access для свойства FieldSize может быть задано значение Byte , но исходные данные содержат значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите попытку импорта.

Формат отображения

Может потребоваться установить свойство Формат для определенных полей в представлении конструктора, чтобы гарантировать правильное отображение значений в представлении таблицы.Например:

  • В поле Да / Нет отображается -1 и 0 в режиме таблицы после завершения операции импорта. Чтобы исправить это, после завершения операции импорта установите для свойства Формат поля значение Да / Нет , чтобы вместо этого отображались флажки.

  • Длинные и средние даты могут отображаться в Access как короткие даты. Чтобы исправить это, откройте целевую таблицу в представлении «Дизайн» в Access и установите для свойства Формат поля даты значение Длинная дата или Средняя дата .

Примечание: Если исходный рабочий лист содержит форматированный текст, например полужирный, подчеркнутый или курсив, текст импортируется, но форматирование теряется.

Повторяющиеся значения (ошибка нарушения ключа)

Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые не могут быть сохранены в поле первичного ключа целевой таблицы или в поле, для которого свойству проиндексировано задано значение Да (без дубликатов) .Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите попытку импорта.

Дата отклонения на 4 года

Поля даты, импортированные из листа Excel, могут быть отключены на четыре года. В Excel для Windows используется система дат 1900 (в которой серийные номера находятся в диапазоне от 1 до 65 380), что соответствует датам с 1 января 1900 года по 31 декабря 2078 года.Однако в Excel для Macintosh используется система дат 1904 года (в которой серийные номера находятся в диапазоне от 0 до 63 918), что соответствует датам с 1 января 1904 года по 31 декабря 2078 года.

Перед импортом данных измените систему дат для книги Excel или после добавления данных выполните запрос на обновление, который использует выражение [ имя поля даты ] + 1462 для исправления дат.

Нулевые значения

Вы можете увидеть сообщение об ошибке в конце операции импорта о данных, которые были удалены или потеряны во время операции, или когда вы открываете таблицу в режиме таблицы, вы можете увидеть, что некоторые значения полей пусты.Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь исходных строк содержат значения разных типов данных, откройте исходный рабочий лист и выполните следующие действия:

  • Отформатируйте исходные столбцы.

  • Переместите строки так, чтобы первые восемь строк в каждом столбце не содержали значений разных типов данных.

  • Во время операции импорта выберите соответствующий тип данных для каждого поля.Если тип данных неверен, вы можете увидеть нулевые или неправильные значения во всем столбце после завершения операции импорта.

Предыдущие шаги могут помочь минимизировать появление нулевых значений. В следующей таблице перечислены случаи, в которых вы по-прежнему будете видеть нулевые значения:

Отсутствующие значения относятся к типу …

При импорте в…

И тип поля назначения — …

Для решения …

Текст

Стол новый

Дата

Замените все текстовые значения значениями даты, а затем повторите попытку импорта.

Текст

Существующий стол

Число или дата

Замените все текстовые значения значениями, соответствующими типу данных поля назначения, а затем повторите попытку импорта.

Значения даты заменены числовыми значениями

Вы увидите кажущиеся случайными пятизначные числа вместо фактических значений даты в следующих ситуациях:

  • Исходный столбец на листе содержит только числовые значения в первых восьми строках, но содержит некоторые значения дат в последующих строках.Эти значения даты будут преобразованы неправильно.

  • Исходный столбец содержит значения даты в некоторых из первых восьми строк, и вы попытались импортировать его в числовое поле. Эти значения даты будут преобразованы неправильно.

    Чтобы избежать этого, замените значения даты числовыми значениями в исходном столбце и попробуйте импортировать еще раз.

    Иногда, если столбец, который содержит в основном значения даты, также содержит несколько текстовых значений, все значения даты могут отображаться как кажущиеся случайными пятизначными числами.Чтобы этого избежать, замените текстовые значения значениями даты, а затем повторите попытку импорта.

Числовые значения заменены значениями даты

Вы увидите кажущиеся случайными значения даты вместо фактических числовых значений в следующих ситуациях:

  • Исходный столбец содержит только значения даты в первых восьми строках, но содержит некоторые числовые значения в последующих строках.Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

  • Исходный столбец содержит числовые значения в некоторых из первых восьми строк, и вы попытались импортировать его в поле даты. Эти числовые значения будут преобразованы неправильно.

Чтобы избежать этого, замените числовые значения значениями даты в исходном столбце, а затем повторите попытку импорта.

Кроме того, вы можете просмотреть таблицу журнала ошибок (указанную на последней странице мастера) в режиме таблицы. В таблице есть три поля — Ошибка, Поле и Строка. Каждая строка содержит информацию о конкретной ошибке, а содержимое поля «Ошибка» должно помочь вам в устранении проблемы.

Строки ошибок и подсказки по устранению неполадок

Ошибка

Описание

Усечение поля

Значение в файле слишком велико для значения свойства FieldSize для этого поля.

Ошибка преобразования типа

Значение на листе — неправильный тип данных для этого поля. Значение может отсутствовать или отображаться неверно в поле назначения. См. Предыдущую таблицу для получения дополнительной информации о том, как устранить эту проблему.

Нарушение ключа

Значение первичного ключа этой записи является дубликатом — оно уже существует в таблице.

Ошибка правила проверки

Значение нарушает правила, установленные с помощью свойства ValidationRule для этого поля или таблицы.

Нулевое значение в обязательном поле

В этом поле недопустимо пустое значение, поскольку для свойства Обязательный для поля установлено значение Да .

Нулевое значение в поле AutoNumber

Импортируемые данные содержат значение Null , которое вы пытались добавить в поле AutoNumber.

Не поддающаяся анализу запись

Текстовое значение содержит символ-разделитель текста (обычно двойные кавычки).Каждый раз, когда значение содержит символ-разделитель, этот символ должен быть дважды повторен в текстовом файле; например:

Диаметр 4 1/2 «»

Верх страницы

Ссылка на данные в Excel

Связывая базу данных Access с данными в другой программе, вы можете использовать инструменты запросов и отчетов, предоставляемые Access, без необходимости хранить копию данных Excel в своей базе данных.

При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, которая связана с исходными ячейками. Любые изменения, которые вы вносите в исходные ячейки в Excel, отображаются в связанной таблице. Однако вы не можете редактировать содержимое соответствующей таблицы в Access. Если вы хотите добавить, отредактировать или удалить данные, вы должны внести изменения в исходный файл.

Распространенные сценарии связывания с листом Excel из Access

Обычно вы связываете лист Excel (вместо импорта) по следующим причинам:

  • Вы хотите и дальше хранить данные на листах Excel, но при этом иметь возможность использовать мощные функции запросов и отчетов Access.

  • Ваш отдел или рабочая группа использует Access, но данные из внешних источников, с которыми вы работаете, находятся на листах Excel. Вы не хотите хранить копии внешних данных, но хотите иметь возможность работать с ними в Access.

Если вы впервые устанавливаете ссылку на лист Excel

  • Невозможно создать ссылку на базу данных Access из Excel.

  • Когда вы связываете файл Excel, Access создает новую таблицу, которую часто называют связанной таблицей . В таблице показаны данные на исходном листе или в именованном диапазоне, но на самом деле они не хранятся в базе данных.

  • Невозможно связать данные Excel с существующей таблицей в базе данных. Это означает, что вы не можете добавлять данные в существующую таблицу, выполняя операцию связывания.

  • База данных может содержать несколько связанных таблиц.

  • Любые изменения, которые вы вносите в данные в Excel, автоматически отражаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы в Access доступны только для чтения.

  • Когда вы открываете книгу Excel в Access (в диалоговом окне File Open измените поле списка Files of Type на Microsoft Excel и выберите нужный файл), Access создаст пустую базу данных и автоматически запустится Мастер создания ссылок на электронные таблицы.

Подготовьте данные Excel
  1. Найдите файл Excel и рабочий лист или диапазон, содержащий данные, на которые вы хотите установить ссылку. Если вы не хотите ссылаться на весь лист, подумайте об определении именованного диапазона, который включает только те ячейки, на которые вы хотите создать ссылку.

    Создайте именованный диапазон в Excel (необязательно — полезно, если вы хотите связать только некоторые данные рабочего листа)

    1. Переключитесь в Excel и откройте рабочий лист, в котором вы хотите определить именованный диапазон.

    2. Выберите диапазон ячеек, содержащих данные, на которые нужно установить ссылку.

    3. Щелкните правой кнопкой мыши в выбранном диапазоне и выберите Назовите диапазон или Определите имя .

    4. В диалоговом окне Новое имя укажите имя диапазона в поле Имя , а затем нажмите ОК .

      Обратите внимание, что вы можете ссылаться только на один рабочий лист или диапазон одновременно во время операции связывания. Чтобы связать данные в нескольких местах книги, повторите операцию связывания для каждого листа или диапазона.

  2. Просмотрите исходные данные и примите меры, описанные в следующей таблице:

    Элемент

    Описание

    Табличный формат

    Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат.Если диапазон включает объединенные ячейки, содержимое ячейки помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а остальные поля остаются пустыми.

    Пропуск столбцов и строк

    Вы не можете пропустить исходные столбцы и строки во время операции связывания.Однако вы можете скрыть поля и отфильтровать записи, открыв связанную таблицу в режиме таблицы после того, как вы импортировали их в Access.

    Количество столбцов

    Число исходных столбцов не может превышать 255, поскольку Access не поддерживает более 255 полей в таблице.

    Пустые столбцы, строки и ячейки

    Удалите все ненужные пустые столбцы и пустые строки на листе или диапазоне Excel. Если есть пустые ячейки, попробуйте добавить недостающие данные.

    Значения ошибок

    Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, исправьте их перед началом операции импорта.Обратите внимание, что если исходный лист или диапазон содержат значения ошибок, Access вставляет нулевое значение в соответствующие поля таблицы.

    Тип данных

    Вы не можете изменить тип данных или размер полей в связанной таблице. Перед тем как начать операцию связывания, вы должны убедиться, что каждый столбец содержит данные определенного типа.

    Мы настоятельно рекомендуем отформатировать столбец, если он содержит значения разных типов данных. Например, столбец FlightNo на листе может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы избежать пропущенных или неправильных значений, выполните следующие действия:

    1. Щелкните столбец правой кнопкой мыши и выберите Форматировать ячейки .

    2. На вкладке Номер в разделе Категория выберите формат.

    3. Щелкните ОК .

    Первый ряд

    Если первая строка на листе или именованном диапазоне содержит имена столбцов, вы можете указать, что Access должен обрабатывать данные в первой строке как имена полей во время операции связывания.Если на листе нет имен столбцов или если конкретное имя столбца нарушает правила именования полей в Access, Access назначает допустимое имя каждому соответствующему полю.

  3. Закройте исходный файл, если он открыт.

Подготовить целевую базу данных
  1. Откройте базу данных, в которой вы хотите создать ссылку.Убедитесь, что база данных не предназначена только для чтения и что у вас есть необходимые разрешения для внесения в нее изменений.

  2. Если вы не хотите хранить ссылку ни в одной из существующих баз данных, создайте пустую базу данных: Щелкните вкладку File , щелкните New , а затем щелкните Blank Database . Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Новый .

Теперь вы готовы начать операцию связывания.

Создать ссылку
  1. Расположение мастера импорта / связывания немного отличается в зависимости от вашей версии Access. Выберите шаги, соответствующие вашей версии Access:

    • Если вы используете последнюю версию Access или Access 2019 с подпиской на Microsoft 365, на вкладке External Data в группе Import & Link щелкните New Data Source > From File > Excel .

    • Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните Excel .

    Примечание: Вкладка Внешние данные недоступна, если не открыта база данных.

  2. В диалоговом окне « Получить внешние данные — таблица Excel » в поле «Имя файла » укажите имя исходного файла Excel.

  3. Выберите Связать с источником данных, создав связанную таблицу , а затем нажмите ОК .

    Запустится мастер связывания электронной таблицы, который проведет вас через процесс связывания.

  4. На первой странице мастера выберите рабочий лист или именованный диапазон и нажмите Далее .

  5. Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите Первая строка содержит заголовки столбцов . Access использует эти заголовки столбцов для именования полей в таблице. Если имя столбца включает определенные специальные символы, его нельзя использовать в качестве имени поля в Access. В таких случаях отображается сообщение об ошибке, в котором говорится, что Access назначит допустимое имя для поля.Нажмите ОК , чтобы продолжить.

  6. На последней странице мастера укажите имя связанной таблицы и нажмите Готово . Если таблица с указанным вами именем уже существует, вас спросят, хотите ли вы перезаписать существующую таблицу или запрос. Щелкните Да , если вы хотите перезаписать таблицу или запрос, или щелкните Нет , чтобы указать другое имя.

    Access пытается создать связанную таблицу.Если операция завершится успешно, Access отобразит сообщение Завершено связывание таблицы . Откройте связанную таблицу и просмотрите поля и данные, чтобы убедиться, что вы видите правильные данные во всех полях.

    Если вы видите значения ошибок или неверные данные, необходимо устранить неполадки с исходными данными. Для получения дополнительных сведений о том, как устранить ошибки в значениях ошибок или неверных значениях, см. Следующий раздел.

Верх страницы

Устранение неполадок #Num! и другие неверные значения в связанной таблице

Даже если вы получили сообщение Завершено связывание таблицы , вы должны открыть таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в строках и столбцах отображаются правильные данные.

Если вы видите ошибки или неверные данные в любом месте таблицы, примите правильные меры, как описано в следующей таблице, а затем попробуйте установить связь еще раз. Помните, что вы не можете добавлять значения непосредственно в связанную таблицу, потому что таблица предназначена только для чтения.

Выпуск

Разрешение

Графические элементы

Графические элементы на листе Excel, такие как логотипы, диаграммы и изображения, не могут быть связаны в Access.

Формат отображения

Возможно, вам придется установить свойство Формат для определенных полей в представлении «Дизайн», чтобы обеспечить правильное отображение значений в представлении таблицы.

Расчетные значения

Результаты вычисляемого столбца или ячеек отображаются в соответствующем поле, но вы не можете просмотреть формулу (или выражение) в Access.

Усеченные текстовые значения

Увеличьте ширину столбца в режиме таблицы. Если вы по-прежнему не видите все значение, это может быть связано с тем, что значение длиннее 255 символов. Доступ может ссылаться только на первые 255 символов, поэтому вам следует импортировать данные, а не ссылаться на них.

Сообщение об ошибке переполнения числового поля

Связанная таблица может показаться правильной, но позже, когда вы запустите запрос к таблице, вы можете увидеть сообщение об ошибке Переполнение числового поля .Это может произойти из-за конфликта между типом данных поля в связанной таблице и типом данных, которые хранятся в этом поле.

ИСТИНА или ЛОЖЬ и -1 или 0 значений

Если исходный рабочий лист или диапазон включает столбец, содержащий только значения ИСТИНА или ЛОЖЬ, Access создает поле Да / Нет для столбца в связанной таблице.Однако, если исходный рабочий лист или диапазон включает столбец, содержащий только значения -1 или 0, Access по умолчанию создает числовое поле для столбца, и вы не сможете изменить тип данных соответствующего поля в стол. Если вы хотите, чтобы поле Да / Нет в связанной таблице, убедитесь, что исходный столбец содержит значения ИСТИНА и ЛОЖЬ.

Многозначные поля

Access не включает поддержку нескольких значений в поле, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точкой с запятой (;).Список значений будет рассматриваться как одно значение и помещаться в текстовое поле.

#Num!

Access отображает #Num! значение ошибки вместо фактических данных в поле в следующих ситуациях:

  • Если исходный столбец содержит несколько числовых значений или значений даты в столбце, который содержит в основном текстовые значения, числовые значения и значения даты не импортируются.

  • Если исходный столбец содержит несколько текстовых значений в столбце, который содержит в основном числовые значения, текстовые значения не импортируются.

  • Если исходный столбец содержит несколько текстовых значений в столбце, который в основном содержит значения даты, текстовые значения не импортируются.

Чтобы минимизировать количество экземпляров нулевых значений в таблице, выполните следующие действия:

  1. Убедитесь, что исходный столбец не содержит значений разных типов данных.

  2. Отформатируйте столбцы на листе Excel.

  3. Во время операции связывания выберите правильный тип данных для каждого поля. Если тип данных неверен, результирующий столбец может содержать только #Num! значения для всех строк данных.

Числовые значения вместо значений даты

Если вы видите кажущееся случайным пятизначное число в поле, проверьте, содержит ли исходный столбец в основном числовые значения, но также включает несколько значений даты.Значения даты, которые отображаются в числовых столбцах, неправильно конвертируются в число. Замените значения даты числовыми значениями, а затем попробуйте установить связь еще раз.

Значения даты вместо числовых значений

Если вы видите кажущееся случайным значение даты в поле, проверьте, содержит ли исходный столбец в основном значения даты, но также включает несколько числовых значений.Числовые значения, которые отображаются в столбцах даты, неправильно конвертируются в дату. Замените числовые значения значениями даты, а затем попробуйте установить связь еще раз.


Начало страницы

Использование структурированных ссылок с таблицами Excel

При создании таблицы Excel Excel присваивает имя таблице и каждому заголовку столбца в таблице. Когда вы добавляете формулы в таблицу Excel, эти имена могут отображаться автоматически, когда вы вводите формулу и выбираете ссылки на ячейки в таблице вместо того, чтобы вводить их вручную.Вот пример того, что делает Excel:

Вместо использования явных ссылок на ячейки

Excel использует имена таблиц и столбцов

= Сумма (C2: C7)

= СУММ (Отдел продаж [Сумма продаж])

Эта комбинация имен таблицы и столбца называется структурированной ссылкой.Имена в структурированных ссылках изменяются всякий раз, когда вы добавляете или удаляете данные из таблицы.

Структурированные ссылки также появляются при создании формулы вне таблицы Excel, которая ссылается на данные таблицы. Ссылки могут облегчить поиск таблиц в большой книге.

Чтобы включить в формулу структурированные ссылки, щелкните ячейки таблицы, на которые вы хотите ссылаться, вместо того, чтобы вводить ссылку на их ячейки в формуле. Давайте воспользуемся данными из следующего примера, чтобы ввести формулу, которая автоматически использует структурированные ссылки для расчета суммы комиссии с продаж.

Продажа Человек

Регион

Продажа Сумма

% Комиссия

Сумма комиссии

Джо

Север

260

10%

Роберт

Юг

660

15%

Мишель

Восток

940

15%

Эрих

Запад

410

12%

Дафна

Север

800

15%

Грабить

Юг

900

15%

  1. Скопируйте образец данных из приведенной выше таблицы, включая заголовки столбцов, и вставьте их в ячейку A1 нового листа Excel.

  2. Чтобы создать таблицу, выберите любую ячейку в диапазоне данных и нажмите Ctrl + T .

  3. Убедитесь, что в поле Моя таблица есть заголовки установлен флажок, и нажмите ОК .

  4. В ячейке E2 введите знак равенства ( = ) и щелкните ячейку C2.

    В строке формул после знака равенства отображается структурированная ссылка [@ [Sales Amount]] .

  5. Введите звездочку ( * ) сразу после закрывающей скобки и щелкните ячейку D2.

    В строке формул после звездочки отображается структурированная ссылка [@ [% Комиссия]] .

  6. Нажмите Введите .

    Excel автоматически создает вычисляемый столбец и копирует формулу вниз по всему столбцу, корректируя ее для каждой строки.

Что происходит, когда я использую явные ссылки на ячейки?

Если вы вводите явные ссылки на ячейки в вычисляемом столбце, может быть труднее увидеть, что вычисляет формула.

  1. На образце рабочего листа щелкните ячейку E2

  2. В строке формул введите = C2 * D2 и нажмите Введите .

Обратите внимание, что хотя Excel копирует формулу вниз по столбцу, он не использует структурированные ссылки. Если, например, вы добавите столбец между существующими столбцами C и D, вам придется изменить формулу.

Как изменить имя таблицы?

Когда вы создаете таблицу Excel, Excel создает имя таблицы по умолчанию (Таблица1, Таблица2 и т. Д.), Но вы можете изменить имя таблицы, чтобы сделать его более значимым.

  1. Выберите любую ячейку в таблице, чтобы отобразить вкладку Работа с таблицами > Дизайн на ленте.

  2. Введите желаемое имя в поле Имя таблицы и нажмите Введите .

В нашем примере данных мы использовали имя DeptSales .

Используйте следующие правила для имен таблиц:

  • Используйте допустимые символы Всегда начинайте имя с буквы, символа подчеркивания ( _ ) или обратной косой черты ( \ ).В остальной части имени используйте буквы, цифры, точки и символы подчеркивания. Вы не можете использовать «C», «c», «R» или «r» для имени, потому что они уже обозначены как ярлык для выбора столбца или строки для активной ячейки, когда вы вводите их в Имя или Перейти в поле .

  • Не используйте ссылки на ячейки. Имена не могут совпадать со ссылкой на ячейку, например Z $ 100 или R1C1.

  • Не используйте пробел для разделения слов. В имени нельзя использовать пробелы. В качестве разделителей слов можно использовать символ подчеркивания ( _ ) и точку (, ). Например, DeptSales, Sales_Tax или First.Quarter.

  • Используйте не более 255 символов. Имя таблицы может содержать до 255 символов.

  • Используйте уникальные имена таблиц. Повторяющиеся имена не допускаются. Excel не различает заглавные и строчные буквы в именах, поэтому, если вы вводите «Продажи», но уже имеете другое имя под названием «ПРОДАЖИ» в той же книге, вам будет предложено выбрать уникальное имя.

  • Используйте идентификатор объекта. Если вы планируете использовать сочетание таблиц, сводных таблиц и диаграмм, рекомендуется добавить к именам префикс типа объекта.Например: tbl_Sales для таблицы продаж, pt_Sales для сводной таблицы продаж и chrt_Sales для диаграммы продаж или ptchrt_Sales для сводной диаграммы продаж. Это сохраняет все ваши имена в упорядоченном списке в диспетчере имен.

Правила синтаксиса структурированных ссылок

Вы также можете вручную вводить или изменять структурированные ссылки в формуле, но это поможет понять синтаксис структурированных ссылок. Давайте рассмотрим следующий пример формулы:

= SUM (DeptSales [[# Totals], [Sales Amount]], DeptSales [[# Data], [Commission Amount]])

Эта формула имеет следующие структурированные справочные компоненты:

  • Название таблицы: DeptSales — это настраиваемое имя таблицы.Он ссылается на данные таблицы без каких-либо заголовков или итоговых строк. Вы можете использовать имя таблицы по умолчанию, например Table1, или изменить его, чтобы использовать собственное имя.

  • Спецификатор столбца: [Сумма продаж] и [Сумма комиссии ] — это спецификаторы столбцов, которые используют имена столбцов, которые они представляют. Они ссылаются на данные столбца без заголовка столбца или итоговой строки.Всегда заключайте спецификаторы в скобки, как показано.

  • Спецификация позиции: [#Totals] и [#Data] — это специальные спецификаторы элементов, которые относятся к определенным частям таблицы, таким как итоговая строка.

  • Спецификатор таблицы: [[#Totals], [Sales Amount]] и [[#Data], [Commission Amount]] являются спецификаторами таблиц, которые представляют внешние части структурированной ссылки.Внешние ссылки следуют за именем таблицы, и вы заключаете их в квадратные скобки.

  • Структурированная ссылка: (DeptSales [[# Totals], [Sales Amount]] и DeptSales [[# Data], [Commission Amount]] — это структурированные ссылки, представленные строкой, которая начинается с имени таблицы и заканчивается спецификатором столбца

Для создания или редактирования структурированных ссылок вручную используйте следующие правила синтаксиса:

  • Используйте скобки вокруг спецификаторов Все спецификаторы таблиц, столбцов и специальных элементов должны быть заключены в соответствующие скобки ([]).Спецификатор, содержащий другие спецификаторы, требует, чтобы внешние совпадающие скобки заключали в себя внутренние совпадающие скобки других спецификаторов. Например: = DeptSales [[продавец]: [регион]]

  • Все заголовки столбцов представляют собой текстовые строки. Но они не требуют кавычек, когда используются в структурированной ссылке. Числа или даты, например 2014 или 01.01.2014, также считаются текстовыми строками.Вы не можете использовать выражения с заголовками столбцов. Например, выражение DeptSalesFYSummary [[2014]: [2012]] не будет работать.

Используйте скобки вокруг заголовков столбцов со специальными символами. Если есть специальные символы, весь заголовок столбца должен быть заключен в квадратные скобки, что означает, что в спецификаторе столбца требуются двойные скобки. Например: = DeptSalesFYSummary [[Total $ Amount]]

Вот список специальных символов, которым нужны дополнительные скобки в формуле:

Вот список специальных символов, которым требуется escape-символ (‘) в формуле:

Используйте пробел, чтобы улучшить читаемость в структурированной ссылке. Вы можете использовать пробелы, чтобы улучшить читаемость структурированной ссылки.Например: = DeptSales [[Продавец]: [Регион]] или = DeptSales [[# Headers], [#Data], [% Комиссия]]

Рекомендуется использовать один пробел:

Справочные операторы

Для большей гибкости при указании диапазонов ячеек вы можете использовать следующие операторы ссылок для объединения спецификаторов столбцов.

Это структурированная ссылка:

относится к:

С помощью:

Что такое диапазон ячеек:

= Отдел продаж [[продавец]: [регион]]

Все ячейки в двух или более соседних столбцах

: (двоеточие) оператор диапазона

A2: B7

= DeptSales [сумма продаж], DeptSales [сумма комиссии]

Комбинация двух или более столбцов

, (запятая) оператор объединения

C2: C7, E2: E7

= DeptSales [[Продавец]: [Сумма продаж]] DeptSales [[Регион]: [% комиссии]]

Пересечение двух или более столбцов

(пробел) оператор пересечения

B2: C7

Спецификаторы специальных позиций

Чтобы ссылаться на определенные части таблицы, такие как просто итоговая строка, вы можете использовать любой из следующих специальных спецификаторов элементов в своих структурированных ссылках.

Спецификатор этого особого предмета:

относится к:

# Все

Вся таблица, включая заголовки столбцов, данные и итоги (если есть).

#Data

Только строки данных.

#Headers

Только строка заголовка.

# Всего

Только итоговая строка.Если ничего не существует, возвращается ноль.

# Эта строка

или

@

или

@ [Название столбца]

Только ячейки в той же строке, что и формула. Эти спецификаторы нельзя комбинировать с другими специальными спецификаторами элементов.Используйте их для принудительного неявного поведения пересечения для ссылки или для переопределения неявного поведения пересечения и ссылки на отдельные значения из столбца.

Excel автоматически заменяет спецификаторы #This Row на более короткие спецификаторы @ в таблицах, содержащих более одной строки данных. Но если в вашей таблице только одна строка, Excel не заменяет спецификатор #This Row, что может привести к неожиданным результатам вычислений при добавлении дополнительных строк. Чтобы избежать проблем с расчетами, убедитесь, что вы ввели несколько строк в таблицу, прежде чем вводить какие-либо структурированные справочные формулы.

Соответствующие структурированные ссылки в вычисляемых столбцах

При создании вычисляемого столбца для создания формулы часто используется структурированная ссылка. Эта структурированная ссылка может быть неполной или полной. Например, чтобы создать вычисляемый столбец с названием «Сумма комиссии», в котором рассчитывается сумма комиссии в долларах, вы можете использовать следующие формулы:

Тип структурированной ссылки

Пример

Комментарий

Неквалифицированный

= [Сумма продаж] * [Комиссия в%]

Умножает соответствующие значения из текущей строки.

Полностью квалифицированный

= DeptSales [сумма продаж] * DeptSales [% комиссии]

Умножает соответствующие значения для каждой строки для обоих столбцов.

Общее правило, которому следует следовать: если вы используете структурированные ссылки в таблице, например, при создании вычисляемого столбца, вы можете использовать неквалифицированную структурированную ссылку, но если вы используете структурированную ссылку вне table, вам необходимо использовать полностью квалифицированную структурированную ссылку.

Примеры использования структурированных ссылок

Вот несколько способов использования структурированных ссылок.

Это структурированная ссылка:

относится к:

Что такое диапазон ячеек:

= Отдел продаж [[# Все], [Сумма продаж]]

Все ячейки в столбце «Сумма продаж».

C1: C8

= Отдел продаж [[# заголовков], [% комиссии]]

Заголовок столбца% комиссии.

D1

= Отдел продаж [[# Всего], [Регион]]

Сумма в столбце «Регион».Если строки итогов нет, возвращается значение null.

B8

= Отдел продаж [[# Все], [Сумма продаж]: [% комиссии]]

Все ячейки в сумме продаж и% комиссии.

C1: D8

= DeptSales [[# данных], [% комиссии]: [сумма комиссии]]

Только данные столбцов% комиссии и суммы комиссии.

D2: E7

= Отдел продаж [[# заголовков], [регион]: [размер комиссии]]

Только заголовки столбцов между регионом и суммой комиссии.

B1: E1

= Отдел продаж [[# Всего], [Сумма продаж]: [Сумма комиссии]]

Итоги суммы продаж в столбцах «Сумма комиссии».Если строки итогов нет, возвращается значение null.

C8: E8

= Отдел продаж [[# заголовков], [# данных], [% комиссии]]

Только заголовок и данные% комиссии.

D1: D7

= Отдел продаж [[# эта строка], [размер комиссии]]

или

= DeptSales [@Commission Amount]

Ячейка на пересечении текущей строки и столбца «Сумма комиссии».Если используется в той же строке, что и заголовок или итоговая строка, это вернет #VALUE! ошибка.

Если вы введете более длинную форму этой структурированной ссылки (#This Row) в таблицу с несколькими строками данных, Excel автоматически заменит ее более короткой формой (@). Оба они работают одинаково.

E5 (если текущая строка 5)

Стратегии работы со структурированными ссылками

При работе со структурированными ссылками учитывайте следующее.

  • Использование автозаполнения формул Вы можете обнаружить, что использование автозаполнения формул очень полезно при вводе структурированных ссылок и для обеспечения использования правильного синтаксиса. Дополнительные сведения см. В разделе Использование автозаполнения формул.

  • Решите, следует ли создавать структурированные ссылки для таблиц в полувыделении. По умолчанию, когда вы создаете формулу, щелчок по диапазону ячеек в таблице частично выделяет ячейки и автоматически вводит структурированную ссылку вместо диапазона ячеек в формуле.Такое поведение частичного выбора значительно упрощает ввод структурированной ссылки. Это поведение можно включить или отключить, установив или сняв флажок Использовать имена таблиц в формулах в диалоговом окне Файл > Параметры > Формулы > Работа с формулами .

  • Использовать книги с внешними ссылками на таблицы Excel в других книгах Если книга содержит внешнюю ссылку на таблицу Excel в другой книге, эта связанная исходная книга должна быть открыта в Excel, чтобы избежать #REF! ошибки в целевой книге, содержащей ссылки.Если вы сначала откроете целевую книгу и # ССЫЛКА! появляются ошибки, они будут устранены, если вы затем откроете исходную книгу. Если вы сначала откроете исходную книгу, вы не увидите кодов ошибок.

  • Преобразование диапазона в таблицу и таблицы в диапазон При преобразовании таблицы в диапазон все ссылки на ячейки меняются на их эквивалентные абсолютные ссылки стиля A1. При преобразовании диапазона в таблицу Excel не заменяет автоматически ссылки на ячейки этого диапазона на их эквивалентные структурированные ссылки.

  • Отключение заголовков столбцов Вы можете включать и выключать заголовки столбцов таблицы на вкладке Design > Строка заголовка . Если вы отключите заголовки столбцов таблицы, это не повлияет на структурированные ссылки, в которых используются имена столбцов, и вы по-прежнему сможете использовать их в формулах. Структурированные ссылки, которые относятся непосредственно к заголовкам таблицы (например, = DeptSales [[# Headers], [% Commission]] ), приведут к #REF.

  • Добавить или удалить столбцы и строки в таблице Поскольку диапазоны данных таблицы часто меняются, ссылки на ячейки для структурированных ссылок настраиваются автоматически. Например, если вы используете имя таблицы в формуле для подсчета всех ячеек данных в таблице, а затем добавляете строку данных, ссылка на ячейку корректируется автоматически.

  • Переименовать таблицу или столбец Если вы переименуете столбец или таблицу, Excel автоматически изменит использование этой таблицы и заголовка столбца во всех структурированных ссылках, которые используются в книге.

  • Перемещение, копирование и заполнение структурированных ссылок Все структурированные ссылки остаются неизменными при копировании или перемещении формулы, в которой используется структурированная ссылка.

    Примечание: Копирование структурированной ссылки и заполнение структурированной ссылки — это не одно и то же. При копировании все структурированные ссылки остаются прежними, а при заполнении формулы полностью определенные структурированные ссылки корректируют спецификаторы столбцов, как ряды, как показано в следующей таблице.

Если направление заполнения:

А при заливке вы пресс:

Тогда:

вверх или вниз

ничего

Нет настройки спецификатора столбца.

вверх или вниз

Ctrl

Спецификаторы столбца настраиваются как ряд.

Правый или левый

Нет

Спецификаторы столбца настраиваются как ряд.

Вверх, вниз, вправо или влево

Смена

Вместо перезаписи значений в текущих ячейках, значения текущих ячеек перемещаются и вставляются спецификаторы столбцов.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете спросить эксперта в техническом сообществе Excel или получить поддержку в сообществе ответов.

Связанные темы

Обзор таблиц Excel
Видео: создание и форматирование таблицы Excel
Суммируйте данные в таблице Excel
Форматирование таблицы Excel
Изменение размера таблицы путем добавления или удаления строк и столбцов
Фильтрация данных в диапазоне или таблице
Преобразование таблицы в диапазон
Проблемы совместимости таблиц Excel
Экспорт таблицы Excel в SharePoint
Обзоры формул в Excel

Вы подозреваете, что ваш предок изменил имя — что теперь?

Бывает.Предки иногда меняли имена.

Возможно, им не понравилось их имя.

Возможно, им надоело путать с другим человеком с таким же именем.

Возможно, им нужно было создать новую личность или они скрывались от закона.

(Возможно, они хотели запутать будущих исследователей!)

Какова бы ни была причина, изменить имя с начала 1900-х годов было действительно довольно просто. Один только начал использовать свое новое имя.Исследователи вряд ли найдут официальную запись об этом изменении имени.

Но что вы как исследователь генеалогии можете сделать ?!

У вас есть несколько вариантов. Просто будьте готовы это не быстрый процесс , и вы потянете свои исследовательские мускулы. Это хорошо!

Булавка для дальнейшего использования !!

3 стратегии, которые стоит попробовать, если вы подозреваете, что ваш предок сменил имя

Давайте внимательно посмотрим на Уильяма Генри Хейли из округа Шарлотт, штат Вирджиния.

(Это основано на отчете об исследовании, который я завершил в рамках исследовательской группы ProGen Study Group 11.)

Были ли Уильям Генри Хейли и Джордж У. Хейли одним и тем же человеком?

Уильям Хейли «исчез» из записей до 1883 года. Несмотря на многочасовые исследования, никаких доказательств существования Уильяма до 1833 года найти не удалось. Очевидно, он где-то был! Устная история и самые ранние известные записи о существовании Уильяма стали отправной точкой для воссоздания ранней жизни Уильяма.[Примечание: Уильям Хейли был моим прадедом.]

1. Устная история может содержать ключи к изменению имени предков

Устная история жизни Уильяма после его женитьбы в 1883 году и до его смерти сильна и обширна. На момент проведения этого исследования многие из внуков Уильяма еще жили и передавали свои знания о его жизни. К сожалению, те, кто упоминается в этом посте, с тех пор скончались.

Анита Карр Тэлботт и Перси Оуэн (внуки Уильяма Хейли) предоставили большую часть устной истории Уильяма Хейли.Оба внука были лично знакомы с Уильямом Хейли в раннем взрослом возрасте. Ни один из них с уверенностью не знал, как зовут своих родителей. Перси сообщил, что семья Триббл была «каким-то образом связана», но не был уверен в точных отношениях.

Анита Карр Тэлботт

Оба потомка сообщили, что Уильям (известный как Уилл) Хейли всю жизнь прожил в округах Галифакс и Шарлотта, штат Вирджиния. В молодости Уильям работал на Clarkton Plantation чернорабочим и женился на дочери надсмотрщика Кларе Холт.После смерти тестя Уильям стал надзирателем плантации Кларктона. Оба внука Хейли также сообщили, что фамилия Хейли иногда записывалась как Хейли.

Последний ключ к разгадке устной истории семьи дал Дороти Адамс Хейли, жена сына Уильяма Клайда. Дороти сообщила, что отцом Уильяма Хейли был Кас (произносится с коротким звуком «а», как в «кошке»).

Семья Уильяма Хейли

2. Внимательно изучите традиционные генеалогические записи.

Найдите все источники генеалогической информации. Не пропускайте никаких шагов здесь. Например, вы можете уже знать дату и место смерти вашего предка из другого источника, но все равно получите свидетельство о смерти!

СВИДЕТЕЛЬСТВО О СМЕРТИ

Уильям Хейли умер 4 марта 1948 года в округе Шарлотт, штат Вирджиния. Его свидетельство о смерти показывает, что его полное имя — Уильям Генри Хейли, а дата его рождения — 22 декабря 1861 года. Его отец указан как Кейс Хейли, а его мать — как Энн Трипл.Оба родились в округе Галифакс, штат Вирджиния. Информатором в свидетельстве о смерти был Джордж Николс, зять Уильяма Хейли. [Джордж Николс был мужем дочери Уильяма Дейзи Хейли.]

Важно учитывать, что свидетельство о смерти считается второстепенным ресурсом. Был ли осведомитель кем-то, кто хорошо знал покойного? Мог бы он получить точную информацию о родителях Уильяма? Используйте информацию из свидетельств о смерти как подсказку, если бы информатор не знал из первых рук обо всех поколениях.

Свидетельство о смерти Уильяма Хейли

ЗАПИСЬ О БРАКЕ

Регистрация брака 1883 г. Запись показывает, что Уильям Х. Хейли женился на Кларе Холт в округе Галифакс, штат Вирджиния. Эта информация была бы предоставлена ​​Уильямом и Кларой и считается надежным источником. В записи о браке этой пары родители Уильяма зовутся С. К. и М. А. Хейли. Все участники были из округа Галифакс, штат Вирджиния. Несоответствие между фамилией отца Уильяма Кейса в свидетельстве о смерти и фамилией С.С. в регистрации брака продолжала вызывать недоумение. Подтверждение родителей Уильяма было необходимо, чтобы определить, действительно ли Джордж Хейли и Уильям Хейли одно и то же лицо.

Уильям и Клара Хейли — 1883

ЗАПИСИ ПЕРЕПИСИ

Уильям не родился во время переписи 1860 года. Никакого S.C. Haley не обнаружено в переписи для этого времени. Стивен Хейли (21 год) живет в доме Джесси Хейли в Северном округе округа Галифакс, штат Вирджиния.Он работал сельскохозяйственным рабочим, родился в Вирджинии. Ни одна тройная семья не была найдена в записи переписи 1860 года для этой области. Мэри Эй [Энн] Триббл, 21 год, живет в доме Мэтью и Мэри Триббл в Северном округе округа Галифакс.

По переписи 1870 года Уильяму Хейли было бы 9 лет. В федеральной переписи 1870 года не было найдено ни одного Уильяма Хейли, соответствующего Уильяму Хейли, о котором идет речь. В семье Стивена (28 лет) и Мэри (28 лет) Хейли в городке Стонтон графства Галифакс, штат Вирджиния, проживает Джордж Хейли (Хейли) 9 лет.Стивен и Мэри живут по соседству с Мэтью и Мэри Триббл. Это та же семья Хейли, которая в 1880 году была указана как семья С. К. Хейли на основании постоянных соседей в обеих записях переписи. В число соседей в 1880 году также входила Мэри Триббл, свекровь Стивена Хейли.

С. К. Хейли теперь определяется как Стивен К. Хейли.

Уильям Хейли (возраст примерно 18 или 19 лет) не фигурирует в федеральной переписи 1880 г. какого-либо штата. Джордж У. Хейли (18 лет) живет в доме Джеймса Ф. Гатри в районе Стонтон графства Галифакс, штат Вирджиния.Джордж У. Хейли числится рабочим на ферме Гатри. Дом Гатри — номер 31. Домохозяйство Стивена К. Хейли — 194 человека в том же районе. Среди соседей Хейли снова была Мэри Триббл, мать Мэри Хейли. Это первая запись, в которой Стивен или С.С. Хейли изображены как Стивен К. Хейли.

Эта перепись 1880 года показывает, что Джордж Хейли жил вне дома Стивена К. Хейли и работал сельскохозяйственным рабочим на другой ферме. В этой переписи также средний инициал Джорджа — W.Могло ли второе имя Джорджа быть Уильямом? Джордж также числится того же возраста, что и Уильям. Интересно, что и С.К., и М.А. Хейли, как и несколько их детей, носили отчество по второму имени.

Могли ли они продолжить традицию со своим сыном Джорджем?

По переписи 1900 года Джордж Хейли больше не фигурирует в записях переписи. Уильям Хейли (38 лет) живет в районе Стонтон графства Галифакс, штат Вирджиния, со своей женой Кларой [Холт] Хейли и 5 детьми.Возраст и профессия Уильяма в качестве сельскохозяйственного рабочего по-прежнему соответствуют возрасту и профессии Джорджа. Стивен К. Хейли и жена Мэри А. (обоим 62 года) также живут в районе Стонтон.

Этого все еще было недостаточно, чтобы окончательно утверждать, что Джордж Хейли и Уильям Хейли были одним и тем же человеком, но я был в пути.

Использование книг наследия графства

Наследие округа Галифакс Вирджиния 1752-2007 перечисляет Стивена К.Полное имя Хейли: Стивен Касуэлл Хейли . Его никнейм указан как Kas или Cas. [Генеалогический «счастливый танец», возможно, последовал за этим откровением!]

Эта информация была предоставлена ​​потомками семьи Хейли Стивена К. Хейли через его сына Роберта Александра Хейли. Хотя запись не содержит официальных ссылок на источники для изложенных фактов, было добавлено примечание, что использовались записи из здания суда округа Галифакс и семейные истории. Семейные истории являются второстепенными источниками по своей природе и, тем не менее, поддерживают ограниченную устную традицию потомков Уильяма Хейли относительно отца Уильяма.

Были ли Уильям Х. Хейли и Джордж У. Хейли одним и тем же человеком?

Когда традиционные записи помещаются рядом с убедительной устной историей семьи Хейли, доказательства подтверждают, что это было так. «Почему» и «как» Джордж стал Уильямом, возможно, никогда не будет полностью известен. Для изменения имени в течение этого периода судебного разбирательства не требовалось. Независимо от того, какое имя он выбрал для себя, Уильям Хейли и его жена Клара оставили богатое наследие крепких семейных уз, которые сохраняются среди их многочисленных потомков и сегодня.

Уильям и Клара (Холт) Хейли

На вынос

Когда вы исследуете своих предков, имейте в виду следующие идеи:

  • Изучение предков кирпичной стены идет не быстро. Обычно нет ни одной записи, которая дала бы ответ, который вы ищете.
  • Когда вы исчерпываете традиционные рекорды, мыслите нестандартно. Какие еще типы информации и записей вы можете найти и использовать. К ним относятся люди, письменные истории, личные документы и т. Д.
  • Никогда не доверяйте только одному источнику информации.

** Если кто-то захочет прочитать полное резюме доказательства, просто напишите по адресу Lisa [at] LisaLisson.com *

Какие изменения имен вы обнаружили у ваших предков?

именованных диапазонов в Excel | Exceljet

Именованные диапазоны — это одна из тех устаревших функций Excel, которые понимают немногие пользователи. Новым пользователям они могут показаться странными и пугающими, и даже старые руки могут их избегать, потому что они кажутся бессмысленными и сложными.

Но именованные диапазоны на самом деле довольно крутая функция. Они могут значительно упростить создание, чтение и обслуживание формул. И в качестве бонуса они упрощают повторное использование формул (более портативные).

На самом деле, я постоянно использую именованные диапазоны при тестировании и создании прототипов формул. Они помогают мне быстрее работать с формулами. Я также использую именованные диапазоны, потому что я ленив и не люблю вводить сложные ссылки 🙂

Основы именованных диапазонов в Excel

Что такое именованный диапазон?

Именованный диапазон — это просто удобочитаемое имя диапазона ячеек в Excel.Например, если я назову диапазон A1: A100 «данные», я могу использовать MAX, чтобы получить максимальное значение с помощью простой формулы:

 

Красота именованных диапазонов заключается в том, что вы можете использовать значимые имена в своих формулах, не думая о ссылках на ячейки. Если у вас есть именованный диапазон, просто используйте его как ссылку на ячейку. Все эти формулы действительны для именованного диапазона «data»:

 
 = MAX (данные) // максимальное значение
= MIN (данные) // минимальное значение
= COUNT (данные) // итоговые значения
= СРЕДНЕЕ (данные) // минимальное значение 

Видео: как создать именованный диапазон

Создать именованный диапазон просто

Создать именованный диапазон легко и быстро.Просто выберите диапазон ячеек и введите имя в поле имени. При нажатии возврата создается имя:

Чтобы быстро протестировать новый диапазон, выберите новое имя в раскрывающемся списке рядом с полем имени. Excel выберет диапазон на листе.

Excel может создавать имена автоматически (ctrl + shift + F3)

Если у вас есть хорошо структурированные данные с метками, вы можете настроить Excel для создания именованных диапазонов. Просто выберите данные вместе с метками и используйте команду «Создать из выделенного» на вкладке «Формулы» на ленте:

Также можно использовать сочетание клавиш control + shift + F3.

Используя эту функцию, мы можем создать именованные диапазоны для населения 12 штатов за один шаг:

Когда вы нажимаете ОК, имена создаются. Вы найдете все вновь созданные имена в раскрывающемся меню рядом с полем имени:

Созданные имена можно использовать в таких формулах.

 

Обновить именованные диапазоны в диспетчере имен (Control + F3)

После создания именованного диапазона используйте диспетчер имен (Control + F3) для обновления по мере необходимости.Выберите имя, с которым хотите работать, затем измените ссылку напрямую (т. Е. Редактировать «относится к») или нажмите кнопку справа и выберите новый диапазон.

Нет необходимости нажимать кнопку «Изменить», чтобы обновить ссылку. Когда вы нажмете «Закрыть», название диапазона будет обновлено.

Примечание: если вы выберете весь именованный диапазон на листе, вы можете перетащить его в новое место, и ссылка будет обновлена ​​автоматически. Однако я не знаю, как настроить ссылки на диапазон, щелкнув и перетащив прямо на лист.Если вы знаете, как это сделать, сообщите об этом ниже!

Просмотреть все названные диапазоны (Ctrl + F3)

Чтобы быстро просмотреть все именованные диапазоны в книге, используйте раскрывающееся меню рядом с полем имени.

Если вы хотите увидеть более подробную информацию, откройте Диспетчер имен (Control + F3), в котором перечислены все имена со ссылками, а также есть фильтр:

Примечание: на Mac нет диспетчера имен, поэтому вместо него вы увидите диалоговое окно «Определить имя».

Скопируйте и вставьте все именованные диапазоны (F3)

Если вам нужна более постоянная запись именованных диапазонов в книге, вы можете вставить полный список имен в любом месте.Перейдите в «Формулы»> «Использовать в формуле» (или воспользуйтесь сочетанием клавиш F3), затем выберите «Вставить имена»> «Вставить список:

».

Когда вы нажмете кнопку «Вставить список», вы увидите имена и ссылки, вставленные в рабочий лист:

Смотрите имена прямо на листе

Если вы установите уровень масштабирования менее 40%, Excel отобразит имена диапазонов непосредственно на листе:

Спасибо за этот совет, Фелипе!

Имена имеют правила

При создании именованных диапазонов соблюдайте следующие правила:

  1. Имена должны начинаться с буквы, подчеркивания (_) или обратной косой черты (\)
  2. Имена не могут содержать пробелы и большинство знаков препинания.
  3. Имена не могут конфликтовать со ссылками на ячейки — вы не можете назвать диапазон «A1» или «Z100».
  4. Отдельные буквы подходят для имен («a», «b», «x» и т. Д.), Но буквы «r» и «c» зарезервированы.
  5. Имена не чувствительны к регистру — «home», «HOME» и «HoMe» одинаковы для Excel.

Именованные диапазоны в формулах

Именованные диапазоны легко использовать в формулах

Например, допустим, вы назвали ячейку в своей книге «обновленной». Идея состоит в том, что вы можете поместить текущую дату в ячейку (Ctrl +;) и указать дату в другом месте книги.

Формула в B8 выглядит так:

 
 = «Обновлено:» & ТЕКСТ (обновлено, «ддд, мммм д, гггг») 

Вы можете вставить эту формулу в любое место книги, и она будет отображаться правильно. Каждый раз, когда вы меняете дату в «обновленном», сообщение будет обновляться везде, где используется формула. Смотрите на этой странице больше примеров.

Именованные диапазоны появляются при вводе формулы

После создания именованного диапазона он автоматически появится в формулах при вводе первой буквы имени.Нажмите клавишу табуляции, чтобы ввести имя, если у вас есть совпадение и вы хотите, чтобы Excel ввел имя.

Именованные диапазоны могут работать как константы

Поскольку именованные диапазоны создаются централизованно, их можно использовать как константы без ссылки на ячейку. Например, вы можете создать такие названия, как «MPG» (миль на галлон) и «CPG» (стоимость за галлон), и назначить фиксированные значения:

Затем вы можете использовать эти имена где угодно в формулах и обновлять их значения в одном центральном месте.

По умолчанию именованные диапазоны являются абсолютными

По умолчанию именованные диапазоны действуют как абсолютные ссылки. Например, на этом листе формула для расчета топлива будет:

 

Ссылка на D2 является абсолютной (заблокированной), поэтому формулу можно скопировать без изменения D2.

Если мы назовем D2 «MPG», формула будет иметь следующий вид:

 

Поскольку по умолчанию MPG является абсолютным, формулу можно скопировать в столбец D как есть.

Именованные диапазоны также могут быть относительными

Хотя по умолчанию именованные диапазоны являются абсолютными, они также могут быть относительными. Относительный именованный диапазон относится к диапазону, относящемуся к положению активной ячейки во время создания диапазона . В результате относительные именованные диапазоны полезны для построения общих формул, которые работают, куда бы они ни перемещались.

Например, вы можете создать общий именованный диапазон «CellAbove» следующим образом:

  1. Выберите ячейку A2
  2. Control + F3, чтобы открыть диспетчер имен
  3. На вкладке «Относится к» введите: = A1
  4. .

CellAbove теперь будет извлекать значение из ячейки выше, где бы оно ни использовалось.

Важно: перед созданием имени убедитесь, что активная ячейка находится в правильном месте.

Применить именованные диапазоны к существующим формулам

Если у вас есть формулы, в которых не используются именованные диапазоны, вы можете попросить Excel применить именованные диапазоны в формулах за вас. Начните с выбора ячеек, содержащих формулы, которые вы хотите обновить. Затем запустите «Формулы»> «Определить имена»> «Применить имена».

Затем

Excel заменит ссылки, имеющие соответствующий именованный диапазон, самим именем.

Вы также можете применить имена с помощью поиска и замены:

Важно! Сохраните резервную копию своего рабочего листа и выберите только те ячейки, которые вы хотите изменить, прежде чем использовать поиск и замену в формулах.

Ключевые преимущества именованных диапазонов

Именованные диапазоны упрощают чтение формул

Самым большим преимуществом именованных диапазонов является то, что они упрощают чтение и сопровождение формул. Это потому, что они заменяют загадочные ссылки значимыми именами.Например, рассмотрим этот рабочий лист с данными о планетах в нашей солнечной системе. Без именованных диапазонов формула ВПР для получения «Позиции» из таблицы выглядит довольно загадочной:

 

Однако с B3: E11 с именем «данные» и с h5 с именем «планета» мы можем написать такие формулы:

 
 = ВПР (планета, данные, 2,0) // положение
= VLOOKUP (планета, данные, 3,0) // диаметр
= VLOOKUP (планета, данные, 4,0) // спутники 

С первого взгляда вы можете увидеть единственное различие этих формул в индексе столбца.

Именованные диапазоны делают формулы портативными и многоразовыми

Именованные диапазоны могут значительно упростить повторное использование формулы на другом листе. Если вы заранее определите имена на листе, вы можете вставить формулу, которая использует эти имена, и она будет «просто работать». Это отличный способ быстро заставить формулу работать.

Например, эта формула подсчитывает уникальные значения в диапазоне числовых данных:

 

Чтобы быстро «перенести» эту формулу на свой рабочий лист, назовите диапазон «данные» и вставьте формулу в рабочий лист.Пока «данные» содержат числовые значения, формула будет работать сразу.

Совет: я рекомендую вам создать необходимые имена диапазонов * сначала * в целевой книге, а затем скопировать формулу только как текст (т. Е. Не копировать ячейку, содержащую формулу, на другой лист, просто скопируйте текст формула). Это мешает Excel создавать имена на лету, и вы можете полностью контролировать процесс создания имен. Чтобы скопировать только текст формулы, скопируйте текст из строки формул или скопируйте через другое приложение (т.е. браузер, текстовый редактор и т. д.).

Именованные диапазоны могут использоваться для навигации

Именованные диапазоны отлично подходят для быстрой навигации. Просто выберите раскрывающееся меню рядом с полем имени и выберите имя. Когда вы отпустите кнопку мыши, диапазон будет выбран. Когда именованный диапазон существует на другом листе, вы автоматически попадете на этот лист.

Именованные диапазоны хорошо работают с гиперссылками

Именованные диапазоны упрощают создание гиперссылок. Например, если вы назовете A1 в Sheet1 «дом», вы можете создать гиперссылку в другом месте, которая вернет вас туда.

Чтобы использовать именованный диапазон внутри функции ГИПЕРССЫЛКА, добавьте символ фунта перед именованным диапазоном:

 

Примечание: как ни странно, вы не можете создать гиперссылку на таблицу, как на обычное имя диапазона. Однако вы можете определить имя, равное таблице (например, = Table1), и гиперссылку на нее. Если кто-то знает способ напрямую связать таблицу, присоединяйтесь!

Именованные диапазоны для проверки данных

Диапазоны имен

хорошо подходят для проверки данных, поскольку они позволяют использовать ссылку с логическим именем для проверки ввода с помощью раскрывающегося меню.Ниже диапазон G4: G8 назван «statuslist», затем примените проверку данных со списком, связанным следующим образом:

Результатом является раскрывающееся меню в столбце E, которое допускает значения только в названном диапазоне:

Динамические именованные диапазоны

Диапазоны имен чрезвычайно полезны, когда они автоматически подстраиваются под новые данные на листе. Установленный таким образом диапазон называется «динамическим именованным диапазоном». Есть два способа сделать диапазон динамическим: формулы и таблицы.

Динамический именованный диапазон с таблицей

Таблица — это самый простой способ создать динамический именованный диапазон. Выберите любую ячейку в данных, затем используйте сочетание клавиш Control + T:

.

Когда вы создаете таблицу Excel, имя создается автоматически (например, Table1), но вы можете переименовать таблицу по своему усмотрению. После того, как вы создали таблицу, она будет автоматически расширяться при добавлении данных.

Динамический именованный диапазон с формулой

Вы также можете создать динамический именованный диапазон с формулами, используя такие функции, как СМЕЩЕНИЕ и ИНДЕКС.Хотя эти формулы умеренно сложны, они обеспечивают легкое решение, когда вы не хотите использовать таблицу. По ссылкам ниже приведены примеры с полными пояснениями:

Имена таблиц при проверке данных

Поскольку таблицы Excel обеспечивают автоматический динамический диапазон, они, казалось бы, естественным образом подходят для правил проверки данных, цель которых состоит в проверке соответствия списку, который может постоянно изменяться. Однако одна проблема с таблицами заключается в том, что вы не можете напрямую использовать структурированные ссылки для создания правил проверки данных или условного форматирования.Другими словами, вы не можете использовать имя таблицы в областях ввода условного форматирования или проверки данных.

Однако в качестве обходного пути можно определить именованный диапазон, указывающий на таблицу, а затем использовать именованный диапазон для проверки данных или условного форматирования. В видео ниже подробно рассматривается этот подход.

Видео: как использовать именованные диапазоны с таблицами

Удаление именованных диапазонов

Примечание. Если у вас есть формулы, которые ссылаются на именованные диапазоны, вы можете сначала обновить формулы перед удалением имен.В противном случае вы увидите # ИМЯ? ошибки в формулах, которые по-прежнему относятся к удаленным именам. Всегда сохраняйте рабочий лист перед удалением именованных диапазонов на случай, если у вас возникнут проблемы и вам нужно вернуться к исходному состоянию.

Именованные диапазоны корректируются при удалении и вставке ячеек

Когда вы удаляете * часть * именованного диапазона или вставляете ячейки / строки / столбцы внутри именованного диапазона, ссылка на диапазон изменяется соответствующим образом и остается действительной. Однако, если вы удалите все ячейки, содержащие именованный диапазон, именованный диапазон потеряет ссылку и отобразит ошибку #REF.Например, если я назову A1 «тест», а затем удалю столбец A, диспетчер имен покажет «относится к» как:

 

Удалить имена с помощью диспетчера имен

Чтобы вручную удалить именованные диапазоны из книги, откройте диспетчер имен, выберите диапазон и нажмите кнопку «Удалить». Если вы хотите удалить более одного имени одновременно, вы можете Shift + щелчок или Ctrl + щелчок, чтобы выбрать несколько имен, а затем удалить их за один шаг.

Удалить имена с ошибками

Если у вас много имен с ошибками ссылок, вы можете использовать кнопку фильтра в диспетчере имен для фильтрации имен с ошибками:

Затем нажмите Shift + щелкните, чтобы выбрать все имена и удалить.

Именованные диапазоны и область действия

Именованные диапазоны в Excel имеют так называемую «область», которая определяет, является ли именованный диапазон локальным для данного рабочего листа или глобальным для всей книги. Глобальные имена имеют область видимости «рабочая книга», а локальные имена имеют область действия, равную имени листа, на котором они существуют. Например, область для локального имени может быть «Sheet2».

Назначение области

Именованные диапазоны с глобальной областью действия полезны, когда вы хотите, чтобы все листы в книге имели доступ к определенным данным, переменным или константам.Например, вы можете использовать глобальный именованный диапазон как допущение налоговой ставки, используемое в нескольких рабочих листах.

Локальный охват

Локальная область видимости означает, что имя работает только на том листе, на котором оно было создано. Это означает, что в одной книге может быть несколько листов с одним и тем же именем. Например, возможно, у вас есть рабочая книга с ежемесячными листами отслеживания (по одной в месяц), в которых используются именованные диапазоны с одинаковыми именами, все с локальной областью действия. Это может позволить вам повторно использовать одни и те же формулы на разных листах.Локальная область видимости позволяет именам на каждом листе работать правильно, не сталкиваясь с именами на других листах.

Чтобы ссылаться на имя с локальной областью действия, вы можете префикс имени листа к имени диапазона:

 
 Лист1! Total_revenue
Лист2! Total_revenue
Лист3! Total_revenue 

Имена диапазонов, созданные с помощью поля имени, автоматически имеют глобальную область действия. Чтобы переопределить это поведение, добавьте имя листа при определении имени:

 

Глобальный охват

Глобальная область действия означает, что имя будет работать в любом месте книги.Например, вы можете назвать ячейку «last_update», ввести дату в ячейку. Затем вы можете использовать формулу ниже, чтобы отобразить дату последнего обновления на любом листе.

 

Глобальные имена в книге должны быть уникальными.

Локальный охват

Именованные диапазоны с локальной областью видимости имеют смысл для рабочих листов, в которых именованные диапазоны используются только для локальных допущений. Например, возможно, у вас есть рабочая книга с ежемесячными листами отслеживания (по одной в месяц), в которых используются именованные диапазоны с одинаковыми именами, все с локальной областью действия.Локальная область видимости позволяет именам на каждом листе работать правильно, не сталкиваясь с именами на других листах.

Управление областью именованного диапазона

По умолчанию новые имена, созданные с помощью namebox, являются глобальными, и вы не можете редактировать область именованного диапазона после его создания. Однако в качестве обходного пути вы можете удалить и воссоздать имя с желаемой областью действия.

Если вы хотите изменить несколько имен сразу с глобального на локальное, иногда имеет смысл скопировать лист, содержащий имена.При дублировании листа, содержащего именованные диапазоны, Excel копирует именованные диапазоны на второй лист, одновременно изменяя область действия на локальную. После того, как у вас есть второй лист с именами в локальной области, вы можете при желании удалить первый лист.

Ян Карел Питерс и Чарльз Уильямс разработали служебную программу под названием Name Manager, которая предоставляет множество полезных операций для именованных диапазонов. Вы можете скачать утилиту Name Manager здесь.

15. Имя, отчество, фамилия

15.Имя, отчество, фамилия

15. Имя, отчество, фамилия

Как часто вам попадались формы, требующие ввода? ваше имя, отчество и фамилия? В остальном в мире и, в некоторой степени, в США они могут не работать. В причина в том, что у людей есть 2, а не 3 основных компонента. имена:

1. Имена: это имена, данные детям их родители (или, реже, изменяются детьми).

2. Фамилии (также известные как фамилии): эти имена передаются из поколения в поколение (кроме в Исландии).

Пример 1: Мэри Элизабет Смит имеет два имени и одно фамилия. Если она называет себя Мэри, значит, у нее есть имя, может использовать средний инициал и не имеет проблем с формами.

Пример 2: Предположим, однако, что ее звали Элизабет. (Для краткости Лиз) с рождения.Тогда ее имя не будет соответствовать стандарту формы. То же самое и у Дж. Эдгара Гувера (бывшего директора ФБР) и многие другие. Вы можете поверить, что Лиз не хотела бы ответить на имя Мэри только потому, что кто-то разработал форму в котором записаны только ее имя и отчество.

Пример 3. Лиз Смит выходит замуж за человека по имени Джим Браун. Она может называть себя Элизабет Смит или изменить свое имя на Элизабет Браун или Элизабет Смит Браун.Ее имя Мэри по-прежнему первая, но она почти никогда им не пользуется. Итак, что же теперь ее «средний» начальная «?

Пример 4: Ада Мария Герреро Перес — мексиканка. Ее имя (nombres) — Ада Мария (и она всегда использует оба эти имени), ее primer apellido (фамилия отца) это Герреро, а ее segundo apellido (фамилия матери) — Перес. Вы найдете ее в мексиканской телефонной книге под «Герреро Перес, Ада Мария». Она звонит сама Ада Мария Герреро.Так что же ей делать, когда она встречает американскую форму с просьбой указать ее «имя, отчество инициал и фамилия «?

Пример 5: Ада Мария выходит замуж за человека по имени Альфонсо Эрнесто Эрнандес Лопес. У него два имени (и использует второе из них) и две фамилии (Hernández и Лопес). Вы найдете его в мексиканской телефонной книге под «Эрнандес Лопес, Эрнесто». Он называет себя Эрнесто Эрнандес. Как он отвечает на запрос в США для имени, отчества и фамилии?

Пример 6: У Ады Марии возникли новые проблемы с формами США: после замужества она — Ада Мария Герреро де Эрнандес.Итак, как она отвечает на форму в США с просьбой указать имя, отчество и фамилия?

Пример 7: Ли Сяо Пин из Китая. В Китае, Японии, Вьетнаме, Венгрия и некоторые другие страны, фамилия (Ли) происходит первый. Используются два компонента (Сяо Пин) его имени. вместе как одно имя, так что их почти можно было написать Сяопин. Вы найдете его в китайской телефонной книге как Ли Сяо Пин (написано 3 китайскими иероглифами без запятой).Как он должен ответить в форму для США с просьбой указать имя, отчество и фамилию? Какое из его имен последнее?

Дизайн американских бланков с запросом «имя, отчество» инициалы и фамилия «для удобства дизайнеров из США. форм. Он по незнанию предполагает, что имя каждого подходит этому плесени, или властно, что имя каждого должно быть это плесень. Правильнее было бы при разработке форм спрашивать для (а) имен и (б) фамилий, а затем (в) подчеркивания имя и фамилия, под которыми вы хотите быть известны.


Что в имени? Фамилии, состоящие из двух частей, в стиле APA

Челси Ли

Этот пост является частью серии, посвященной автору с именами . Ссылки на другие сообщения этой серии будут появляться внизу по мере их публикации.

Формат стиля APA для имен авторов в записях списка литературы заключается в том, чтобы указать фамилию (имена) автора, за которыми следуют инициалы их имени (имен).

  • Пример: Lee, C.Л. (2017).

В цитировании в тексте указывайте только фамилию (и) вместе с годом. (Примечание: полное имя автора может быть включено в цитирование в тексте в ограниченных случаях, например, если автор известен или если вся цель статьи состоит в том, чтобы дать подробное обсуждение работы автора.)

  • Пример: (Ли, 2017) или Ли (2017)

Возможно множество различных форматов имен; например, у авторов может быть две фамилии (с дефисом или без), имена с частицами и имена с суффиксами.Иногда бывает трудно определить, является ли имя именем или фамилией.

Однако во всех случаях имя в записи списка литературы и в тексте цитирования должно совпадать с именем в цитируемой работе. Теперь ваша задача — найти правильный формат.

Форматирование имен с несколькими частями

  • Если фамилия переносится через дефис, включите оба имени и дефис в запись списка литературы и в текстовое цитирование.
  • Если фамилия состоит из двух частей, разделенных пробелом и без дефиса, включите оба имени в запись списка литературы и в текстовое цитирование. Многие испанские имена следуют этому формату.
  • Если фамилия включает частицу (например, de, de la, der, van, von ), включите частицу перед фамилией в запись списка литературы и в текстовое цитирование. *
  • Если фамилия включает суффикс (например, Jr., Sr., III), включите суффикс после инициалов в запись списка литературы, но не включайте его в цитату в тексте.

Вот несколько примеров:

ФИО

Имя в справочном листе

Имя в тексте цитаты

Диего Дж. Ривера-Гутьеррес

Ривера-Гутьеррес, Д. Дж. (2016).

(Ривера-Гутьеррес, 2016)

Рена Торрес Какулос

Торрес Какуллос, Р.(2012).

(Торрес Какуллос, 2012)

Ульрика фон Тиле Шварц

фон Тиле Шварц, У. (2015).

(фон Тиле Шварц, 2015)

Симона де Бовуар

де Бовуар, С. (1944).

(де Бовуар, 1944)

Эшли М.Св. Иоанна

Сент-Джон, А. М. (2016).

(Сент-Джон, 2016)

Герберт М. Тернер III

Тернер, Х. М., III. (2013).

(Тернер, 2013)

* Примечание. В немецком и португальском языках частица обычно отбрасывается, если используется только фамилия; например, Людвиг ван Бетховен обычно упоминается по-английски как Бетховен и, следовательно, может быть указан как Бетховен, Л.van, в записи в списке литературы и как Бетховен в тексте. Если вы пишете на английском языке, включите частицу как часть фамилии, если вы не знаете, что это имя является одним из известных немецких или португальских исключений, таких как Бетховен.

Отчество — это фамилия или имя?

Иногда бывает сложно определить, есть ли у автора две фамилии без дефиса или два имени и одна фамилия — например, Мария Перес Гарсия цитируется как Гарсия (2017) или Перес Гарсия (2017)? Вот несколько приемов, которые помогут вам определить, какой формат имени использовать:

  • Следуйте формату, указанному в библиографической записи базы данных для работы, которую вы цитируете.
  • Если автор процитировал свою работу в своем собственном списке литературы, следуйте тому же формату, который он использовал.
  • Посмотрите, как другие авторы цитируют имя автора, и проследите за наиболее распространенной презентацией.
  • Посмотрите в своей статье, написана ли фамилия отличительным шрифтом (например, заглавными буквами).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>