Мат капитал какие нужны документы: как оформить материнский капитал на первого ребенка

Мои тренировки

• Подчеркните всем сотрудникам важность прохождения онлайн-обучения комплаенс.Сотрудники будут уведомлены по электронной почте, когда будет назначено обучение, и им будет предоставлен крайний срок для завершения обучения. О невыполнении будут уведомлены руководители и вице-президенты.
• Новым сотрудникам будет назначено обучение в течение 30 дней после приема на работу.
• С января 2011 г. существующие сотрудники должны проходить переподготовку раз в два года, в зависимости от структуры отчетности сотрудника.
• Студенты-сотрудники также должны пройти обучение комплаенс.
• Важно, чтобы адреса электронной почты в UT Share / PeopleSoft были точными, чтобы сотрудники получали уведомления об обучении.

Стандарты обучения UTSA (только обзор)

HOP 4.01 — Этический кодекс

HOP 4.31 — Конфликт интересов

HOP 1.33 — Конфликт интересов, конфликт обязательств и сторонняя деятельность

• Определите миссию отдела / области.
• Развивайте долгосрочные стратегические цели.
• Разрабатывайте измеримые годовые цели на основе миссии и стратегических целей вашего отдела.
• Создайте план действий для достижения годовых целей.
• Сообщите цели и план действий всем сотрудникам.
• Ежегодно оценивать план действий и цели.
• Дайте новым сотрудникам информацию об их обязанностях и ответственности. Контрольный список для ориентации на рабочем месте i s доступен на веб-сайте отдела кадров.

4. Я понимаю, что важно иметь письменные процедуры для критических систем / процессов в моем районе / отделе.

• Определите критические операции.
• Разрабатывать письменные процедуры, пересматривать и обновлять их ежегодно.

5. В моем районе / отделе есть система ежемесячного просмотра / согласования центров затрат / идентификаторов проектов, чтобы определить, совпадают ли бухгалтерские записи университета с записями моего района / отдела.Существуют процедуры, обеспечивающие принятие соответствующих мер в случае выявления ошибок и / или несанкционированных транзакций, а все проверки / согласования МВЗ / идентификаторов проектов датируются и подписываются составителем и рецензентом.

UT Общесистемная политика UTS142. 1
— Политика в отношении годового финансового отчета

Оперативное руководство финансового менеджмента (FMOG) — Процесс сверки ежемесячных финансовых отчетов

FMOG — План мониторинга разделения обязанностей и сверки счетов

FMOG — Программа Procard

Тренинг по ежемесячной выверке финансовых отчетов
(см. Раздел «Бухгалтерский учет»)

• Руководители отделов должны иметь практическое представление о своих бюджетах (информацию можно просмотреть в UTShare / PeopleSoft).
• Внедрить ведомственную систему для отслеживания и анализа расходов и доходов отдела. Тип используемой системы может варьироваться в зависимости от сложности центра затрат отдела / идентификаторов проектов. Просмотрите учебные и другие ресурсы, представленные в разделе «Бухгалтерский учет» на веб-сайте обучения по финансовым вопросам, а также в Руководстве по операциям финансового менеджмента (FMOG) — Ежемесячный процесс согласования финансовых отчетов.
• Если возможно, назначьте разных лиц ответственными за ввод данных в систему отдела и согласование системы отдела с UTShare / PeopleSoft.
• Ежемесячно проверяйте / выверки ведомств и проверяйте правильность всех операций и отсутствие искажений или упущений.
• Обеспечьте немедленное исправление ошибок.

FMOG — Обработка наличных платежей

FMOG — План мониторинга разделения обязанностей и сверки счетов

UT Общесистемная политика UTS 142. 1
Политика в отношении годового финансового отчета

• Правильное разделение обязанностей в отделе гарантирует, что ни один человек не будет обрабатывать все аспекты транзакции или бизнес-процесса, что снижает вероятность необнаруженных ошибок или мошенничества.
• Убедитесь, что ни один человек не обрабатывает все фазы транзакции (например, создает, утверждает и согласовывает).
• Правильное разделение обязанностей необходимо для снижения риска мошенничества при проведении операций с наличными деньгами. Наличие одного человека, отвечающего за все этапы операции с наличными деньгами, рискованно — за каждой транзакцией должны быть как минимум две пары глаз. В идеале вы должны убедиться, что лицо, ответственное за ведение документации (например, сверку наличных денег / полученных чеков с кассетами, регистрационными или другими записями о доходах), отличается от лица, которое хранит наличные деньги / чеки (открывает почту, готовит депозит и т. .). В небольших отделах это может быть проблемой; однако есть способы компенсировать это, если вы не можете полностью разделить обязанности (например, попросите кого-то вне процесса проанализировать продажи и депозиты на предмет разумности или отслеживать необычные тенденции).

7. В моем районе / отделе существует процесс согласования кассовых и чековых доходов с документацией по депозитам.

FMOG — Обработка наличных платежей

FMOG — Расчетно-кассовое дело и управление

Форма запроса на обработку наличных денег

• Отдел, который принимает наличные деньги и / или чеки, должен иметь систему для регистрации этих квитанций (например, кассовый аппарат или журнал).
• Журналы кассовых аппаратов следует регулярно сравнивать с фактическими депозитами, чтобы гарантировать, что все доходы депонируются.
• Необходимо проанализировать тенденции доходов, чтобы определить, соответствует ли фактический доход ожидаемому.
• Квитанции должны выдаваться для всех личных операций, и отдел должен вести документацию о том, что квитанция была предоставлена.
• Чтобы сократить ручную обработку наличных и чеков, обратитесь в Управление финансовых услуг, чтобы узнать больше о новом продукте, Marketplace, который можно настроить так, чтобы он служил веб-сайтом электронной коммерции для вашего мероприятия / отдела.

8. Денежные средства / чеки всегда надлежащим образом защищены, доступ ограничен, насколько это возможно, и чеки немедленно подтверждаются при получении.

FMOG — Расчетно-кассовое дело и управление

• В качестве минимального требования всегда храните наличные деньги / чеки запертыми в ящике или сейфе.
• Установить ответственность за наличные деньги / чеки, ограничив доступ к ключу или комбинации как можно меньшему количеству лиц.

9. Полученные наличные деньги и чеки на общую сумму 500 долларов или меньше сдаются на хранение в фискальную службу один раз в неделю, а полученные наличные деньги и чеки на общую сумму более 500 долларов депонируются в течение одного рабочего дня.

UT Общесистемная политика UTS166 — Политика управления денежными средствами и кассовых операций

FMOG — Расчетно-кассовое дело и управление

FMOG — Обработка наличных платежей

• Своевременное внесение наличных денег и чеков является ключом к снижению риска кражи и должно быть приоритетом при организации работы сотрудников.

FMOG — Программа Procard

• Менеджеры должны иметь практическое знание политик и процедур Procard.
• Менеджеры должны знать лимиты и ограничения Procard, как описано в FMOG — Procard Program , и должны убедиться, что держатели карт также осведомлены об этих элементах.
• Вести журнал транзакций и соответствующую подтверждающую документацию в соответствии с требованиями FMOG — Программа Procard для всех покупок Procard.
• О предполагаемом неправильном использовании Procard следует немедленно сообщить в офис Procard / Travel Card Administration (PTCA).
• Просмотрите все транзакции Procard, чтобы убедиться, что они разумны и соответствуют цели / миссии отдела / подразделения до утверждения в UTShare PeopleSoft. Необычные транзакции следует подвергать сомнению и расследовать.
• Убедитесь, что с транзакций Procard не взимается налог с продаж.
• Подтвердите транзакции Procard в UTShare PeopleSoft до указанной даты.
• Отправьте заполненный запрос на обслуживание карты в PTCA для внесения запрошенных изменений в существующую карту Procard (например,g., лимиты, МВЗ по умолчанию, аннулирование карты).
• Создать и задокументировать среду управления Procard отдела и сохранить копию с журналами транзакций Procard. Документация должна быть доступна для аудитов и обзоров.
• Убедитесь, что сотрудники, совершающие покупки Procard, посещают начальное обучение Procard (с последующими курсами повышения квалификации) по мере необходимости. MyTraining предоставляет ряд учебных классов по процедурам закупок MyTraining предлагает ряд учебных классов по процедурам Procard.Доступ к MyTraining можно получить онлайн или позвонив по телефону HR Training and Development по телефону 458-4658.
• Свяжитесь с офисом PTCA по электронной почте [email protected] или по телефону 458-7993, если у вас есть вопросы или проблемы с Procard.

Сайт отдела закупок

• Руководители отделов должны хорошо разбираться в политике и процедурах закупок.
• Сотрудники являются распорядителями средств Университета; следовательно, закупки должны быть связаны с бизнесом и соответствовать миссии отдела.
• Если возможно, для обеспечения надлежащего разделения обязанностей лицо, совершающее покупки, не должно также сверять ежемесячный финансовый отчет.
• Убедитесь, что сотрудники, выполняющие обязанности по закупкам, прошли первоначальное обучение по закупкам (с последующими курсами повышения квалификации) в течение 30 дней после начала работы. MyTraining предлагает ряд учебных курсов по процедурам покупки и использованию Procards. MyTraining можно получить онлайн или позвонив по телефону HR Training and Development по телефону 458-4658.
• Подчеркните важность соблюдения правил закупок.
• Убедитесь, что сопроводительная документация подана и поддерживается в соответствии с Графиком хранения записей UTSA — https://www.utsa.edu/openrecords/docs/Retention Schedule SLR 105 — UTSA 03-2018 (с поправками) .pdf
• По возможности используйте карту UTSA Procard для покупок на сумму менее 15 000 долларов США (приобретенные товары должны соответствовать правилам и ограничениям Procard).
• Немедленно сообщите в отдел закупок , если у поставщиков или подрядчиков возникнут расхождения или проблемы.Если у вас есть вопросы, позвоните в отдел закупок.

Сайт отдела закупок

Справочник по управлению контрактами

• Вести соответствующую подтверждающую документацию для всех покупок в случае аудита или других запросов на информацию.
• Убедитесь, что сотрудники, инициирующие и утверждающие транзакции, знакомы с руководящими принципами и ограничениями для различных центров затрат / идентификаторов проектов.
• Операции по расходам и связанные с ними ваучеры должны пройти независимую проверку на полноту, точность и соответствие политике университета и согласованию с подтверждающей документацией до утверждения к оплате.
• По возможности стандартизируйте спецификации и требования к товарам и услугам.

• Убедитесь, что сотрудники, получающие товары в вашем отделе, знают, что они должны немедленно создавать квитанции в системе UT Share / PeopleSoft, чтобы гарантировать своевременные платежи поставщикам. Департаменты могут понести денежные штрафы в соответствии с Законом о своевременных платежах, если продавцы не получат оплату в течение 30 дней.
• Если товары, доставленные в отдел, повреждены или не соответствуют заказу, необходимо немедленно связаться с поставщиком. О выплатах и ​​туристических услугах следует уведомить, как только поставщик исправит ситуацию к вашему удовлетворению, чтобы поставщик мог получить оплату.
• Убедитесь, что товары проверены и подсчитаны до подписания и даты получения отчета / формы от поставщика.
• Департаменты должны иметь систему для отслеживания невыполненных заказов на закупку, например внутренняя файловая или бухгалтерская система.

Веб-сайт программы UTSA HUB

Веб-сайт отдела закупок UTSA

HOP 9.26 — Исторически малоиспользуемая бизнес-программа

• Получите практические знания о миссии UTSA HUB.
• Примите меры для обеспечения того, чтобы поставщики HUB использовались, когда это возможно, для покупок на сумму менее 15 000 долларов США.
• Если возможно, используйте информацию HUB, предоставленную офисом HUB или отделом закупок, для принятия решений о покупке.
• Сотрудничайте с офисом HUB, чтобы найти и пригласить HUB для проведения презентаций о будущих возможностях заключения контрактов.
Поставщиков концентраторов
• можно найти в Централизованном списке основных участников торгов (CMBL) штата Техас, который ведется Управлением финансового контролера Техаса https://mycpa.cpa.state.tx.us/tpasscmblsearch/tpasscmblsearch.do или в офисе UTSA HUB. Сайт по адресу http://utsa.edu/hub/

Регентские правила №: 10501

UT Общесистемные политики: UTS145, Обработка контрактов

UTS126, Оформление договоров аренды помещений

Веб-сайт отдела деловых контрактов UTSA

• Обеспечение соответствия контрактов применимым политикам и процедурам заключения контрактов UTSA и UT System, включая правила и положения Регентского совета, касающиеся делегирования контрактов.

• Регламент Попечительского совета требует, чтобы все контракты утверждались Президентом или его / ее официальным уполномоченным представителем (исх. Серия 10501, §§ 5 и 6). Только лицо, получившее письменное делегирование полномочий от Президента, может заключать и поставлять контракты от имени Университета. Университетский контракт без авторизованной подписи может быть недействительным и не имеющим исковой силы.

Ресурсы и офисы для обработки контрактов:

• Гарантировано, что контактное лицо по инвентаризации (ICP) или лицо (а) было назначено для физического обнаружения, сканирования и заполнения годовой физической инвентаризации (API) для всей контролируемой / капитальной собственности на моем DeptID ежегодно (каждый финансовый год).
• Гарантированный капитал / контролируемое имущество были доступны в любое время для внутреннего / внешнего аудита / обзоров оборудования в течение года для проверки средств контроля основных средств.
• Подтверждено завершение годовой инвентаризации (API) всего капитала / контролируемой собственности в моем районе / отделах, центрах и назначенных офисах в течение каждого финансового года.
• Как администратор отдела я делегировал INSIGHT доступ ICP к информации, касающейся капитальных / контролируемых компьютерных ресурсов, чтобы помочь в завершении Ежегодного физического обзора.

Фискальная политика и процедуры учета государственного имущества — Глава 2 — Общая политика

HOP 8. 02 — Обязанности по учету имущества

FMOG — Управление и контроль основных средств, Учет основных средств

• Убедитесь, что Ежегодная физическая инвентаризация (API) всего капитала / контролируемой собственности в районе / отделе проводится / завершается каждый финансовый год.
• Назначьте сотрудников / преподавателей UTSA в качестве контактного лица по инвентаризации (ICP) или лиц, ответственных за ежедневный надзор за инвентаризацией отдела и проведение ежегодной инвентаризации.
• Убедитесь, что основной и альтернативный ICP определены в начале каждого финансового года для каждого идентификатора отдела в моем административном подразделении, а форма назначения ICP отправлена ​​в отдел инвентаризации. ПРИМЕЧАНИЕ. Все назначенные ICP должны ежегодно проходить обязательный тренинг по инвентаризации до проведения ежегодной инвентаризации отдела.
• Отдел инвентаризации определит, какой тип обучения требуется (начальный или переподготовка), и свяжется с ICP, чтобы запланировать это обучение.
• Отдел инвентаризации представит заявку UT Share Support and Sustainment Center (SPOC) , чтобы гарантировать, что ICP имеют доступ к инвентарным записям для каждого идентификатора отдела, который он / она несет ответственность за отслеживание, сканирование, отчетность и обновление мест и хранителей .
• Убедитесь, что ICP находятся в процессе уведомления обо всех увольнениях сотрудников, чтобы в PeopleSoft можно было выполнить обновления по хранению.
• Убедитесь, что сканируются только штрих-коды UTSA, физически прикрепленные к капиталу отдела и контролируемым товарам; убедитесь, что сотрудники не сканируют штрих-коды с бумажных документов.
• Убедитесь, что ежегодная инвентаризация вашего отдела завершена, а инвентарная документация проверена, прежде чем подписывать обязательную сертификацию ежегодной инвентаризации.
• Обеспечить ведение полных копий всей инвентаризационной документации для отдела и ее использование в качестве инструмента управления для контроля капитала / контролируемого имущества в течение года; эти файлы могут быть предметом различных проверок внутреннего / внешнего оборудования.
• Делегировать полномочия ICP InSight на управление капиталом / контролируемой и не включенной в инвентаризацию собственностью.
• Хотя это и не требуется политикой, хорошая практика управления состоит в том, чтобы структурировать обязанности таким образом, чтобы отдельные лица, ведущие инвентаризационные записи, также не проводили ежегодную инвентаризацию (если позволяет укомплектование персоналом).

18. Я продвигаю ответственное управление собственностью UTSA в моем районе / отделе, обеспечивая подготовку, ведение и своевременное обновление инвентарных записей.Кроме того, все сотрудники, получающие оплату из моих центров затрат / идентификаторов проектов, были проинформированы о том, что во время ежегодной инвентаризации каждый сотрудник UTSA (преподавательский состав / персонал) назначил капитал / контролируемое имущество под моим идентификатором (-ами) DeptID:

• Поддерживать имущество в хорошем рабочем состоянии.
• Обучитесь безопасному использованию оборудования.
• Информировать ICP обо всех изменениях в местонахождении и статусе инвентаризованной собственности, включая модернизацию оборудования, замену по гарантии, обмен, отправку на ремонт, модернизацию за пределами университетского городка или другие улучшения или обесценения.
• Подпишите отчет о хранении запасов для всего капитала / контролируемого имущества, в отношении которого им возложена ответственность за хранение.

HOP 8.02 — Обязанности по учету имущества

FMOG — Управление и контроль основных средств, Учет основных средств

• Обеспечить, чтобы сотрудники UTSA (преподаватели / сотрудники), которым поручено распоряжение капиталом / контролируемой собственностью, были полностью обучены использованию этой собственности и осведомлены о своих обязанностях по охране, уходу и отчетности об изменениях, внесенных в эту собственность i. е., обмены, обновления, улучшения и т. д. для назначенных ICP.
• Убедитесь, что ICP ведет инвентаризационные формы, записи и всю вспомогательную документацию, связанную с инвентаризацией, для всего имущества, принадлежащего отделу.
• Инвентаризационные формы UTSA доступны на веб-странице инвентаризации, которые относятся к управлению капиталом / контролируемым имуществом UTSA.
• Убедитесь, что все сотрудники UTSA (преподаватели / сотрудники) подписали Список / инвентаризация / отчет о хранении для имущества ведомства, за которое они несут ответственность.

HOP 8.02 — Обязанности по учету имущества

FMOG — Управление и контроль собственности / оборудования

• Подчеркните всем сотрудникам важность бдительности для предотвращения потери или повреждения имущества UTSA и определите лиц, ответственных за такой ущерб, когда бы он ни происходил.
• Убедитесь, что Капитал / Контролируемое имущество и другие предметы, уязвимые для краж (ноутбуки, планшетные компьютеры, проекторы и т. Д.), Находятся в охраняемых комнатах или запираемых шкафах, когда они не используются, и ограничить количество лиц, у которых есть ключи / доступ.

• Не были проявлены разумные меры предосторожности при хранении, содержании и ремонте имущества; или
• Убыток возник в результате умышленного противоправного действия или халатности.

HOP 8.02 — Обязанности по учету имущества

Техасский университет в Сан-Антонио — Департамент полиции — Отдел вспомогательных служб

• Убедитесь, что сотрудники знакомы с правилами ответственности за имущество Университета.
• Убедиться, что обо всем похищенном и пропавшем капитале / контролируемом имуществе сообщается в Департамент полиции UTSA по телефону 458-4242, Отдел вспомогательных услуг, Отдел уголовных расследований , и для расследования будет назначен сотрудник.
• Убедитесь, что отчет об украденном / возвращенном имуществе или Отчет об исчезновении имущества / восстановлении с приложенной копией отчета полиции (университетский, местный, зарубежный и т. Д.) Или номер диспетчерской записи UTSA PD заполнен / передан в собственность UTSA Менеджер по выявлению халатности.
• Убедиться, что обо всех ранее заявленных пропавших или украденных капиталах / контролируемой собственности, которая позже НАЙДЕНО, незамедлительно сообщается в Департамент полиции UTSA, чтобы приостановить расследование, и в Департамент инвентаризации для физической проверки, восстановления и обработки восстановления.

21. Я или мои ICP гарантирую, что отделенные сотрудники, получающие зарплату из моего центра затрат / идентификаторов проектов, вернули весь назначенный им капитал / контролируемое имущество и были одобрены ICP.

FMOG — Управление и контроль собственности / оборудования — Администрирование и управление капитальными активами и контролируемым имуществом, роль сотрудника, отвечающего за инвентаризацию, в процессе увольнения сотрудников отдела кадров

• Убедитесь, что отделенные сотрудники прошли проверку назначенными ICP, чтобы любое капитальное / контролируемое имущество, назначенное отделившемуся сотруднику, можно было переназначить новому пользователю в PeopleSoft до окончательного подтверждения разрешения.

HOP 4.14 Разделение рабочих мест для персонала UTSA

FMOG — Управление и контроль собственности / оборудования — Администрирование и управление капитальными активами и контролируемым имуществом, перемещение мебели, предметов интерьера и оборудования

• Убедиться, что (уходящий) преподавательский состав, запрашивающий передачу капитала / контролируемой собственности другим государственным агентствам, не вывозит какой-либо капитал / контролируемую собственность из университета до тех пор, пока запрос не будет окончательно одобрен менеджером по управлению недвижимостью UTSA.
• Гарантировать, что капитал / контролируемая собственность остается под залогом до утверждения или отказа.
• Примечание. Передача собственности из / в негосударственные и зарубежные агентства, колледжи, университеты, частные организации и т. Д. Подлежит федеральным / штатным ограничениям и расходам.
• Убедитесь, что форма квитанции о передаче государственной собственности инициирована и заполнена для документирования этих передач.

• Принимает на себя правовую и надзорную ответственность за уход за этим капиталом / контролируемым имуществом.
• Обеспечивает доступность всех основных и / или контролируемых предметов, вывезенных за пределы университетского городка, для сканирования во время ежегодной инвентаризации Департамента.
• Согласен вернуть университетскую собственность, если она больше не нужна для деловых целей или истечет срок утверждения; (в зависимости от того, что произойдет раньше).

Собственность университета, вывезенная за пределы кампуса или за границу (выезд за пределы США), должна гарантировать, что собственность будет возвращена в мой район, когда она больше не используется для университетской деятельности.

HOP 8.02 — Обязанности по учету имущества

HOP 10.01 — Экспортный контроль

Экспортный контроль UTSA для исследователей, Руководство по честности исследований, Экспортный контроль

FMOG — Администрирование и управление капитальными активами и контролируемым имуществом — Удаление оборудования из помещений UTSA

• Убедитесь, что все бланки вывоза оборудования (ROE) имеют окончательную подпись уполномоченного руководителя отдела до того, как какое-либо имущество будет вывезено из помещений университета.
• Обеспечить, чтобы капитал / контролируемая собственность, покидающая страну, была одобрена Office of Research Integrity и аннотирована в Сертификате временного вывоза имущества UTSA и в форме обзора Положения о контроле за экспортом США и Форме удаления оборудования (ROE) заранее заграничных путешествий.
• Гарантировать, что капитал / контролируемая собственность, вывезенная из помещений университета, используется только для ведения официальной университетской деятельности.
• Убедитесь, что ICP ведут точный журнал (-ы), копию утвержденной формы ROE для всего ведомственного капитала / контролируемого имущества, вывезенного из помещений UTSA, отслеживают, чтобы гарантировать, что имущество возвращается в Университет и что новые / возобновляемые формы подаются ежегодно.

24. Капитальные / контролируемые (ограниченные товары) основные средства и оборудование не были приобретены с использованием Про-карты Департамента. Капитал / контролируемое имущество и оборудование не были приобретены моими преподавателями / персоналом с использованием личной кредитной карты без одобрения PRIOR.

HOP 8.02 — Обязанности по учету имущества

FMOG — Выплаты, не связанные с заработной платой — Лимиты и ограничения программы Procard

• Убедитесь, что держатели карт Procard обучены и знакомы с правилами, согласно которым капитал ($ 5000 / выше) и контролируемая собственность являются ограниченными товарами и не могут быть приобретены с помощью Procard.
• Убедитесь, что капитал и контролируемое имущество не приобретаются с использованием «личных» кредитных карт для последующего возмещения университету.

25. Любое неиспользованное, устаревшее или нефункционирующее имущество Университета, которое является избыточным для нужд моего района / отдела, было передано в Департамент избыточного имущества Университета на основании заполненной формы сдачи излишков имущества. Эти переводы координируются через ICP моего района / отделов и подписываются менеджером отдела для DeptID.Я и / или уполномоченный сотрудник в моем районе гарантирует, что изъятое имущество (капитальное / контролируемое и другое универсальное оборудование, разобранное для использования на запчасти), задокументировано в соответствии с процедурами Университета и получено одобрение до удаления таких частей и до передачи оставшейся предметы в Излишки имущества для утилизации.

HOP 8.02 — Обязанности по учету имущества

Избыточное имущество

• Следите за тем, чтобы сотрудники не избавлялись от собственности университета никакими способами, кроме передачи в Департамент избыточного имущества для дальнейшей обработки через форму возврата излишков имущества.
• Убедитесь, что сотрудники не хранят излишки, устаревшее, сломанное или поврежденное имущество в пожарных коридорах и / или зонах выхода / входа.
• Убедиться, что сотрудники не разграбляют университетский капитал / контролируемую собственность или личную собственность без предварительного разрешения Департамента инвентаризации и избыточного имущества.
• Обеспечить отслеживание разорванных частей, поскольку они подлежат аудиту / проверке.

26.Все подарки Университету должны быть переданы в течение 24 часов с момента получения в отдел подарочных услуг Управления по развитию и связям с выпускниками. Все подразделения университетского городка должны доставить наличные деньги / чеки / подарки по кредитным картам и другие денежные эквиваленты вместе с заполненной формой обработки подарков и всей сопутствующей документацией от донора в Управление развития и по связям с выпускниками. Когда подарок будет передан на хранение, доноры получат налоговую квитанцию ​​и письмо с благодарностью за подарок от нашего сотрудника по связям с донорами / по развитию.Подарки в натуральной форме обрабатываются с использованием формы принятия подарков в натуральной форме, которая обрабатывается через соответствующий деканат и доставляется в Управление развития и по связям с выпускниками для заполнения. Квитанции и письма-подтверждения отправляются одновременно с официальным принятием подарков в натуральной форме. Примечание. Для целей UTSA «подарки» описываются как «взнос наличными или в натуральной форме, при котором даритель добровольно передает нам весь контроль над активом в пользу Университета».

Регентские правила №: 60101

HOP 9.23 — Процедуры, регулирующие обращение за частными подарками

Управление по развитию и связям с выпускниками UTSA

• Ознакомьтесь с информацией на веб-сайте Управления по развитию и связям с выпускниками UTSA .
• Руководители отделов должны иметь практическое знание политики в отношении подарков в HOP и Regents ’Rules (см. Веб-ссылки).
• Убедитесь, что назначенные сотрудники знают, где найти и как заполнить форму обработки подарков и форму принятия подарков в натуральной форме.
• Убедитесь, что сотрудники знают контактную информацию сотрудника по развитию подразделения / колледжа (если применимо) или отдела развития и взаимодействия с выпускниками .
• Процедуры получения подарочных чеков должны выполняться так же, как и любые операции с наличными и / или чеками, например разделение обязанностей, журнал и т. д.
• Используйте форму пересылки подарков для записи подарков, доставленных в Управление операций и услуг; это транспортное средство с доставкой.

• Менеджер отдела и директор отдела по соблюдению нормативных требований и подарков работают вместе, чтобы управлять центрами затрат на подарки / идентификаторами проектов и согласовывать данные с фискальными службами UTSA.
• Существуют письменные процедуры по управлению центрами затрат на подарки / идентификаторами проектов.
• Файлы актуальны, организованы и легко идентифицируются в электронной форме. Копии подарочной документации сканируются, а конфиденциальная информация редактируется. Доступ к этой информации ограничен и недоступен для сотрудников вне отдела.
Файлы
• содержат копии Формы обработки подарков, любую корреспонденцию от жертвователя, чек и письмо с благодарностью руководителя / директора отдела.(Вся оригинальная документация направляется в Оперативно-консультационную службу. ) Все номера кредитных карт или банковских счетов удалены или скрыты в сохраненных документах.

28. В моем районе / отделе существует процесс, позволяющий отслеживать все центры затрат на подарки / идентификаторы проектов, за которые мы несем ответственность, и обеспечивать сохранение текущих файлов.

• Назначьте сотрудника для управления Центрами затрат на подарки / идентификаторами проектов.
• Задокументировать политику / процедуры по расходам, включая намерения доноров, для каждого центра (-ов) затрат / идентификаторов проектов.
• Убедитесь, что сотрудники знают политику и процедуры в отношении соответствующих расходов.
• Перед утверждением расходов Центром (ами) затрат / идентификаторами проекта убедитесь, что расходы соответствуют намерениям донора.
• Произведенная выборка расходов центров затрат на подарки проверяется, чтобы убедиться, что произведенные расходы соответствуют намерениям дарителя.

HOP 3.01 — Ежегодная программа оценки работы вне факультетов

HOP 2.11 — Ежегодная аттестация профессорско-преподавательского состава на предмет рассмотрения его заслуг

Стандартные формы оценки кадров UTSA

• Ожидается, что каждый руководитель будет проводить ежегодную оценку работы всех штатных, административных и профессиональных сотрудников, которые им подчиняются. Стандартные формы оценки доступны на веб-сайте отдела кадров.
• Оценки должны быть завершены не позднее первого рабочего дня марта каждого года, охватывающего период с 1 февраля предыдущего года по 31 января текущего года.
• Поместите исходную форму оценки в личное дело сотрудника, предоставьте копию сотруднику и отправьте копию в отдел кадров.
• Обеспечить аттестацию сотрудников, прошедших испытательный срок, в течение первых шести месяцев работы. Испытательная аттестация проводится на 30, 90 и 160 день приема на работу. Результаты этих оценок должны быть основанием для удержания или освобождения сотрудника. Формы прохождения испытательного срока доступны на веб-сайте отдела кадров.
• Разработайте стандарты работы для всех должностей (вы можете проконсультироваться со своими сотрудниками при разработке стандартов для должности).
• Сообщите о стандартах должности сотруднику при приеме на работу и в начале периода оценки.
• При оценке сотрудника учитывайте его эффективность на должности по отношению к стандартам, ранее установленным руководителем.

Веб-сайт расчетной кассы Формы расчета заработной платы

Расчетный календарь (ежемесячно)

Расчетный календарь (раз в месяц)

• Табели учета рабочего времени / карты должны использоваться для учета отработанного времени для почасовых сотрудников и доступны на веб-сайте расчета заработной платы: почасовая карта рабочего времени сотрудника .
• Табели учета рабочего времени / карточки должны быть подписаны и датированы сотрудником и руководителем и храниться в файле отдела.
• Сотрудники, работающие почасово, как правило, получают оплату раз в два месяца. Убедитесь, что электронный ваучер расчета заработной платы создан и утвержден к крайнему сроку расчета зарплаты в календаре расчета зарплаты (месячный или полумесячный) .

• По возможности уведомляйте сотрудников заранее, если бизнес требует, чтобы они работали нестандартные или сверхурочные часы.
• Разработайте ведомственную процедуру для запросов на работу в дополнительные или нестандартные часы (объяснение для руководителя, одобрение руководителя и т. Д.) И сохраните копии документации.

• Рабочие дни сотрудников отслеживаются, а остатки отпусков регулярно проверяются кем-то из их цепочки управления .
• Остатки отпусков, отпусков по болезни и компенсационного времени сверяются и вводятся в PeopleSoft еженедельно.
• Остатки отпусков (отпускные, больничные и компенсационные) доступны сотрудникам в режиме онлайн через модуль самообслуживания сотрудников (ESS).

• Убедитесь, что отдел хранит копии соответствующей документации / записей.
• Сотрудникам рекомендуется проверять свои остатки отпусков в самообслуживании сотрудников на предмет точности.

Руководство по найму персонала

• Перед собеседованием необходимо подготовить набор вопросов для собеседования.
• Вопросы для собеседования должны быть составлены таким образом, чтобы позволить справедливую и объективную оценку каждого претендента, и состоять из объективных, связанных с работой запросов.
• Каждому заявителю следует задать одни и те же вопросы; все ответы должны быть записаны в письменной форме.Список приемлемых вопросов можно найти по адресу: Образцы вопросов для собеседования .
• Чтобы облегчить принятие решения о приеме на работу, необходимо использовать матрицу отбора кандидатов для объективной и точной оценки и сравнения квалификации кандидатов, а также для отбора кандидатов на собеседования.
• Используйте матрицу интервью для помощи в выборе «финалиста» в процессе собеседования.
• Матрицы, вопросы и ответы должны храниться в отделе не менее двух лет.

HOP 9.24 — Сексуальные домогательства и сексуальные проступки

• Признание сексуальных домогательств включает поведение, которое мешает работе человека или создает устрашающую, враждебную или оскорбительную рабочую среду. Сексуальные домогательства могут включать в себя рассказывание анекдотов сексуального характера, несоответствующие комментарии или отправку друг другу электронных писем, содержащих шутки сексуального характера.
• Оскорбительное поведение и комментарии на рабочем месте могут создавать враждебную рабочую среду, даже если другие люди считают такое поведение безвредным, незначительным или не оскорбляют его.
• На рабочем месте может легко развиться культура, допускающая ненадлежащее поведение и комментарии, если с ней не бороться. Это создает возможность: отрицательно влиять на сотрудников и рабочую среду, падать ниже приемлемых стандартов профессионального поведения и создавать чувство дискомфорта, которое приводит к поведению, которое нарушает политику университета.
• Установите ожидания, сообщите о них своим сотрудникам и напомните сотрудникам о политике и процедурах в отношении сексуальных домогательств.
• Убедитесь, что сотрудники знают, где в HOP они могут найти политику в отношении Сексуальные домогательства и сексуальные проступки (HOP 9. 01 и 9.24) .
• Убедитесь, что вы соблюдаете политику и процедуры в отношении сексуальных домогательств, не предпринимая неуместных действий, не участвуя в неуместных обсуждениях или попустительствуя таким действиям или обсуждениям, предпочитая хранить молчание.
• Убедитесь, что сотрудники знают требования к сообщению об актах сексуального домогательства, сексуального насилия и насилия в отношениях, о которых им сообщили учащиеся, в соответствии с Разделом IX Поправок об образовании 1972 года и Законом о Campus SaVE.
• Обеспечить, чтобы все ответственные сотрудники и сотрудники с повышенными обязанностями сообщать о сексуальных домогательствах, сексуальном насилии и насилии во взаимоотношениях прошли обучение Title IX и Campus SaVE.

HOP 9.01- Недискриминация

Веб-сайт Управления равных возможностей UTSA

• Признайте свою роль и обязанности руководителя в принятии мер по предотвращению дискриминации, в том числе:
• Изучать собственное поведение и подавать пример.
• Выявление ранних признаков непрофессионального поведения, при которых могут потребоваться превентивные меры.
• Выявление определенного поведения, требующего упреждающих мер или немедленного вмешательства.
• Убедитесь, что сотрудники знают, где в HOP они могут найти политику недискриминации (HOP 9.01).
• UTSA запрещает дискриминацию во всех сферах занятости, включая прием на работу, прием на работу, обучение, назначение, продвижение по службе, дисциплину и увольнение.
• Дискриминация при приеме на работу имеет место по признаку расы, цвета кожи, религии, пола, национального происхождения, возраста, инвалидности, статуса ветерана или сексуальной ориентации, гендерной идентичности или гендерного выражения.
• Обращение с одним сотрудником иначе, чем с другим, находящимся в аналогичном положении.
• Любая практика найма, независимо от ее намерений, если она оказывает разрозненное влияние на любого сотрудника, включая членов защищенного класса, который включает женщин, меньшинства, лиц с ограниченными возможностями, ветеранов, лиц старше 40 лет и лесбиянок, геев, бисексуалов, Трансгендеры и квир / допрос.

HOP 9.01- Недискриминация

HOP 9.24 — Сексуальные домогательства и сексуальные проступки

HOP 9.04 — Отношения по взаимному согласию

Веб-сайт Управления равных возможностей UTSA

• Управление по обеспечению равных возможностей расследует жалобы на дискриминацию и домогательства в отношении студентов, преподавателей, сотрудников и посетителей / гостей Университета.

HOP 9. 01- Недискриминация

HOP 9.24 — Сексуальные домогательства и сексуальные проступки

HOP 9.04 — Согласованные отношения

Веб-сайт Управления равных возможностей

• Как сотрудник университета, немедленно сообщайте о происшествиях и / или жалобах в Управление по обеспечению равных возможностей (EOS).
• Просмотрите информацию на веб-сайте EOS и предложите сотрудникам просмотреть этот сайт и записать контактные имена и номера телефонов.

HOP 9.01- Недискриминация

HOP 9.24 — Сексуальные домогательства и сексуальные проступки

Политика в отношении информаторов

Веб-сайт Управления равных возможностей UTSA

• UTSA стремится к среде, которая запрещает преследования за участие в защищенных действиях, таких как сообщение или подача жалобы EOS на дискриминацию или домогательства.
• Поощряйте сотрудников сообщать о случаях дискриминации и домогательств.
• Запрещает незаконные преследования сотрудников за сообщения и / или участие в расследовании, касающемся дискриминации и домогательств.

• Использование и удаление опасных химикатов, биологических агентов и других регулируемых отходов в областях, где это применимо, таких как лаборатории, производственные магазины и художественные студии;
• Надлежащие профилактические меры по поддержанию оборудования и помещений в безопасном рабочем состоянии для всех сотрудников, студентов и посетителей; и
• Обеспечение соответствия моей рабочей зоны требованиям NFPA 101 — Кодекс безопасности жизни путем обеспечения чистоты путей к выходу, без использования электрических удлинителей, препятствий доступу к пожарной сигнализации или огнетушителям и соблюдение зазора не менее 18 дюймов между хранилищем или установленным оборудованием и потолочные или настенные пожарные спринклеры.

Веб-сайт Управления по охране окружающей среды, безопасности и управлению рисками UTSA

HOP 9.05 — Политика безопасности и гигиены труда

HOP 9.06 — Процедуры соблюдения Закона штата Техас о предупреждении об опасности

• Сообщите своим сотрудникам, что на веб-сайт Управления охраны окружающей среды, безопасности и управления рисками (EHSRM) есть ссылки на политики и руководства по технике безопасности, регулирующие здоровье и безопасность.
• Кодекс безопасности жизнедеятельности NFPA 101 соблюдается Маршалом пожарной охраны штата Техас, который является уполномоченным органом (AHJ) в отношении пожарной безопасности и безопасности жизни во всех государственных зданиях и собственности. UTSA EHSRM назначен местным AHJ / Fire Marhal для зданий и имущества UTSA.
• Свяжитесь с офисом EHSRM по телефону 458-5250 для получения дополнительной информации, проблем или вопросов, и вы будете направлены к соответствующему персоналу подразделения по вопросам охраны труда и техники безопасности, утилизации опасных отходов или пожарной безопасности.

41. В моем районе / отделе существует процедура, обеспечивающая посещение сотрудниками отдела соответствующих курсов по технике безопасности, утвержденных Управлением по охране окружающей среды, безопасности и рискам UTSA штата Техас и федеральными постановлениями, которые включают:

1. Закон штата Техас о информировании об опасностях и Правило штата Техас по патогенам, передающимся с кровью; и
2. Техасская комиссия по качеству окружающей среды (TCEQ) и федеральные правила EPA / OSHA / DOT, регулирующие операции с опасными отходами.

Веб-сайт Управления по охране окружающей среды, безопасности и управлению рисками UTSA

Обучение и развитие персонала UTSA

• Обеспечьте клиническое реагирование и реагирование на чрезвычайные ситуации. Сотрудники производственных мощностей должны пройти соответствующее обучение по технике безопасности перед началом работы с опасными химическими веществами, красками, глазури или токсинами.
• Обеспечить, чтобы сотрудники исследовательских, клинических и аварийных служб, а также сотрудники учреждений, которые могут подвергнуться воздействию крови, клеток, тканей и биологических жидкостей человека или нечеловека приматов, прошли первоначальное обучение по патогенам, передающимся с кровью, получили вакцину против ВГВ и прошли ежегодную переподготовку.
• Обеспечить прохождение тренингов по технике безопасности для производителей опасных отходов и сотрудников клиник, производственных помещений и художественных студий, образующих опасные биологические, химические или радиоактивные отходы.
• Обучение проводится в соответствии со следующими правилами и положениями: Департамент здравоохранения штата Техас (DSHS) в Законе Техаса о информировании об опасностях и Правиле штата Техас по патогенам, передающимся через кровь; и федеральные правила выбора агентов CDC / USDA в соответствии с Программой профессионального здравоохранения UTSA и правилами TCEQ / EPA / OSHA / DOT, регулирующими операции с опасными отходами.
• Свяжитесь с EHSRM по телефону 458-5250 с любыми вопросами относительно этого тренинга.

HOP 9.05 — Политика безопасности и гигиены труда

HOP 9.06 — Процедуры соблюдения Закона штата Техас о предупреждении об опасности

HOP 9.25 — Программа обращения с опасными отходами Веб-сайт Управления по охране окружающей среды, безопасности и управлению рисками UTSA

• Свяжитесь с EHSRM по телефону 458-5250, если у вас возникнут какие-либо проблемы или вопросы относительно сообщения о производственной травме, контакте или заболевании, и вас направят к соответствующему лицу, чтобы помочь вам.
• Вы также можете обратиться к веб-сайту EHSRM для получения конкретных контактных лиц, информации и форм для сообщения о травмах или травмах, а также о программе UTSA Return to Work Program.
• Наберите «911» или 4911 по телефону кампуса в экстренных случаях.
• За пределами кампуса и на сотовых телефонах наберите 458-4911, чтобы связаться с отделом полиции UTSA в экстренных случаях (неэкстренный номер: 458-4242).
• Полиция UTSA хранит информацию о чрезвычайных ситуациях для персонала EHSRM, чтобы реагировать на несчастные случаи, пожары, разливы опасных материалов и другие чрезвычайные ситуации по мере необходимости.

Веб-сайт Управления по охране окружающей среды, безопасности и управлению рисками UTSA

• Обеспечить регистрацию сотрудников, подвергающихся воздействию потенциально опасных уровней шума, твердых частиц, вредных химикатов, ионизирующего излучения, инфекционных биологических агентов или работающих с исследовательскими животными, в Программу профессионального здоровья UTSA и оценку их защиты органов дыхания и вакцинации. , и / или сохранение слуха
• Свяжитесь с координатором по охране труда, RN по телефону 458-5304 для получения дополнительной информации и вопросов о регистрации в OHP.
• Свяжитесь с менеджером по охране труда и здоровью по телефону 458-6102 для получения дополнительной информации и вопросов об оценке опасности на рабочем месте или эргономической оценке на рабочем месте.

• Большая часть оборудования подпадает под действие общего плана комплексной защиты имущества UTSA с франшизой в размере 250 000 долларов. Все претензии на сумму более 25 000 долларов США необходимо сообщать в Системный офис управления рисками UT (UT-ORM) и направлять через менеджера по рискам и безопасности жизни UTSA.
• UT-ORM предлагает недорогую страховку с низкой франшизой для оборудования стоимостью менее 250 000 долларов или помогает покрыть первые
• 250 000 долларов США. Свяжитесь с менеджером по рискам и безопасности жизни UTSA по телефону 458-4420, чтобы помочь с оценкой рисков оборудования и получить страховое покрытие.

UTSA Police

• С сотового телефона наберите 210-458-4911, чтобы связаться с полицией UTSA.
• Убедитесь, что список основных телефонных номеров и контактных лиц доступен и доступен для всех сотрудников.
• Все сотрудники должны знать, что университетская полиция находится по адресу BOS 1.100, (1604 Campus), BV 1.303 (DTC), Служба безопасности (ITC)
• Информацию о сообщениях о преступлениях и опасностях можно найти на веб-сайте полиции UTSA

• С сотового телефона наберите 210-458-4911, чтобы связаться с полицией UTSA.
• Убедитесь, что список основных телефонных номеров и контактных лиц доступен и доступен для всех сотрудников.
• Информацию о сообщениях о преступлениях и опасностях можно найти на веб-сайте полиции UTSA.
• Все сотрудники должны знать, что полиция UTSA находится по адресу BOS 1.100, (1604 Campus), BV 1.303 (DTC), Служба безопасности (ITC)

• Менеджеры должны знать правила в отношении ключей и доступа к помещениям университета .
• Руководители должны убедиться, что их сотрудники знают и соблюдают политику университета в отношении ключей и доступа к помещениям университета.
• Супервизоры должны ограничивать количество запросов мастер-ключа только теми, кому он абсолютно необходим.
• Ответственность за получение ключей, возврат их в Службу безопасности и запрос на удаление доступа к карте при увольнении или переводе сотрудников лежит на супервизоре.
• Утерянные или украденные ключи могут привести к повторному ключу пространства, как определено Директором служб безопасности.

Информация об услугах безопасности UTSA

• Все сотрудники должны знать, что Служба безопасности находится по адресу BOS 1.200, можно связаться по телефону 458-6855 или по электронной почте [email protected] .
• Согласно HOP 8.04 передача ключей запрещена.
• Ключи не будут выдаваться от дверей с электронным контролем доступа, такими как считыватели карт.
• Форма авторизации запроса доступа доступна в разделе Security Services веб-сайта полиции UTSA.
• Назначенный отделом уполномоченный запросчик должен запросить доступ, используя электронные формы Службы безопасности.Ответственность за удаление уполномоченных запрашивающих лиц из любой записи служб безопасности лежит на надзорных органах.

• Руководители должны убедиться, что их сотрудники знакомы. UTSA Emergency Response Guide .
• Убедитесь, что список основных телефонных номеров и контактных лиц доступен и доступен для всех сотрудников.
• Знайте капитанов этажей своего здания. Менеджеры могут узнать имя и контактный номер соответствующих руководителей по вопросам безопасности в своем здании, отправив электронное письмо в Управление по чрезвычайным ситуациям UTSA по адресу [email protected] или позвонив по телефону 210-458-6851.

50. Мне известно, что все сотрудники, получающие оплату из моего центра затрат / идентификаторов проектов (в зависимости от обстоятельств), были проинформированы о процедурах экстренной эвакуации и о том, что все сотрудники должны участвовать во всех учениях по эвакуации.

• Сообщите сотрудникам, что ко всем учениям по эвакуации следует относиться серьезно.
• Имейте план помощи сотрудникам, которым требуется дополнительная помощь при эвакуации.

Руководство сообщества UTSA по реагированию на чрезвычайные ситуации

Обучение: см. Раздел «Готовность к чрезвычайным ситуациям» в расписании занятий по обучению и развитию.

UTSA Emergency Response Guide

• Знайте своих связных по вопросам безопасности капитана этажа. Менеджеры могут узнать имя и контактный номер соответствующих руководителей по вопросам безопасности в своем здании, отправив электронное письмо в Управление по чрезвычайным ситуациям UTSA по адресу [email protected] или позвонив по телефону 210-458-6851. Вам предлагается принять участие в Программа связи капитана этажа по вопросам безопасности.
• Если в вашем офисе нет капитана этажа, укажите кого-нибудь, кто может выполнять эту роль, и подключите его к управлению в чрезвычайных ситуациях, отправив электронное письмо на BePrepared@utsa. edu или x6851, чтобы зарегистрироваться для обучения.

Управление по чрезвычайным ситуациям UTSA

Контрольный список угрозы взрыва

53. Все пользователи информационных ресурсов UTSA в моем районе знают и соблюдают требования стандарта UTSA для парольной фразы и пароля , который включает выбор надежной парольной фразы, никогда не разглашать, не записывать и не передавать парольные фразы учетной записи и включение экранной заставки, защищенной парольной фразой (или выход из системы), когда компьютерные устройства остаются без присмотра.

HOP 8.15 — Политика допустимого использования

• При назначении работы или компьютеров вашим сотрудникам убедитесь, что у каждого пользователя есть отдельная учетная запись компьютера.

54. Я знаю и проинформировал сотрудников своего района / отдела, что на всех компьютерах должны быть установлены заставки с активированной защитой парольной фразы.

• Когда пользователи оставляют свои компьютеры без присмотра, хранители экрана, защищенные парольной фразой, снижают риск доступа неавторизованного пользователя.

HOP 9.11 — Воспроизведение материалов, защищенных авторским правом

Стандарт UTSA для лицензирования программного обеспечения

Стандарт UTSA для несанкционированного обмена файлами

• Государственное компьютерное оборудование, включая персональные компьютеры / серверы и сеть UTSA, нельзя использовать для загрузки или обмена файлами, защищенными авторским правом.
• В некоторых случаях компании могут разрешить покупателю CD / DVD сделать единственную резервную копию или разрешить перенос музыкальных файлов на портативное устройство.
• Если программное обеспечение будет использоваться в вашем офисе, перед покупкой или копированием программного обеспечения уточните в Управлении информационных технологий (OIT) статус лицензирования.
• Менеджеры должны убедиться, что их отделы соблюдают правила лицензирования для различных типов программного обеспечения, используемого в их отделах.

HOP 8.17 — Реагирование на инциденты информационной безопасности

• Инцидент — это использование компьютера с нарушением законов или правил; такое злоупотребление часто приводит к дисциплинарным взысканиям.Ознакомьтесь со стандартами информационной безопасности и убедитесь, что сообщается о любом нерегулярном использовании компьютеров. \
• Об инцидентах следует сообщать по номеру 458-5555.

Стандарт UTSA для доступа к сети

• Всегда проверяйте ИТ-процедуры перед подключением к сети или установкой нового оборудования. Следуйте стандарту, свяжитесь с OIT Connect и свяжитесь с группой информационной безопасности, если у вас есть конкретные вопросы.
• В целях защиты целостности сети Университета устройства, которые были подключены без предварительного разрешения, могут быть удалены или иным образом заблокированы для подключения к сети.

58. Все данные, хранящиеся в моем регионе (бумажные и электронные, включая электронную почту), были проанализированы, чтобы гарантировать, что они имеют законную деловую цель и хранятся в соответствии с требованиями политики. Очень важно, чтобы записи были уничтожены после выполнения требований к хранению.

HOP 9.21 — Записи, управление и хранение информации

59.Была проведена проверка всех компьютеров и / или серверов в моем районе, чтобы определить, хранятся ли конфиденциальные данные (данные категории I согласно стандарту UTSA для классификации данных ) в электронном виде, и данные физически и технически защищены, чтобы разрешить доступ только для тем сотрудникам, которым информация нужна для выполнения своих должностных обязанностей.

Примечание. Данные категории I включают: записи о студентах, судебные разбирательства, данные правоохранительных органов, номера социального страхования, кредитные карты, исследования, связанные со здоровьем, отчеты, помеченные как конфиденциальные, парольные фразы.

Стандарт UTSA для классификации данных

UTS 165 (Политика безопасности и использования информационных ресурсов системы UT)

HOP 4.01 — Этический кодекс

Стандарт UTSA для парольной фразы и паролей

• Не сообщайте парольную фразу (и).
• Заблокируйте конфиденциальную информацию и ограничьте доступ.
• Определите лиц в вашем офисе или отделе, которые могут использовать конфиденциальную информацию, и убедитесь, что они прошли обучение правилам, касающимся конфиденциальности.
• Убедитесь, что ленты с резервными копиями и компьютеры с конфиденциальной информацией недоступны для тех, кому не разрешено вести такие записи.
• Не передавайте личную информацию по электронной почте или другими электронными средствами.
• Данные категории 1 должны храниться только на I — Drive.
• Ответственным за безопасность информации UTSA является Кевин Кьоса.

60. Все ноутбуки должны быть зашифрованы. Кроме того, настольные компьютеры, приобретенные после 1 сентября 2013 г. или хранящие данные Категории 1, должны быть зашифрованы.

• Все данные категории 1 будут по возможности сохранены на сетевом накопителе.

HOP 8.15 — Политика допустимого использования

Стандарт UTSA для резервного копирования и восстановления данных предприятия

• Создайте план резервного копирования и восстановления, который обеспечивает непрерывность бизнеса в случае потери данных или отсутствия доступности.
• Варианты резервного копирования вне площадки должны соответствовать или превосходить стандарты UTSA, а также любые применимые законы штата.
• Необходимо выполнить тестирование, чтобы гарантировать надлежащее восстановление в случае сбоя.
• План следует пересматривать и обновлять ежегодно.

Стандарт UTSA для безопасности портативных компьютеров

Стандарт UTSA для пользователей информационных ресурсов

• Устройство должно быть защищено PIN-кодом или другим методом защиты, присущим устройству.
• Устройство должно быть зашифровано.
• На устройстве должна быть включена удаленная очистка (сброс), если эта функция доступна.
• Перед тем, как мобильное устройство, содержащее данные UTSA, будет продано, передано или возвращено, пользователь должен убедиться, что все данные были удалены.

63. Все вычислительные устройства, принадлежащие UTSA, должны быть внесены в Insight. Устройства, помеченные UTSA Inventory Control, автоматически загружаются в Insight.Активы, не прошедшие инвентаризацию, не регистрируются в системе инвентаризации UTSA из-за ограничений по стоимости (менее 500 долларов США) или других правил. Владельцы идентификаторов отделов и их представители должны ввести их в InSight на странице «Сводка классификации компьютеров». Под вычислительными устройствами понимаются настольные компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны.

Стандарт UTSA по конфигурации и управлению активами

• Добавить активы, не прошедшие инвентаризацию, в InSight .

Если у вас есть какие-либо вопросы относительно Инструмента управленческой оценки (MAT), обратитесь в Службу соблюдения нормативных требований и рисков.

Служба нормативного соответствия и управления рисками
210-458-4992
[email protected]

—

Спонсор проекта

SRB

CFD

ДКБ

IRPDA

Подотчетность, ответственность, полномочия

Предпосылки проекта

HLMR

Критерии оценки

Эксплуатационные требования

Стоимость

Опции

Вехи

Риски проекта и их снижение

Дефицит возможностей

Взаимозависимости проектов

SCD

–

–

✓

✓

✓

–

✓

✓

✓

–

–

✓

–

–

✓

–

BCA

–

✓

✓

✓

✓

✓

✓

✓

✓

–

✓

✓

✓

✓

✓

✓

Предварительная
SOR

✓

✓

✓

*

✓

–

✓

✓

–

✓

–

–

✓

–

✓

✓

Устав проекта

–

✓

–

–

–

✓

✓

–

–

–

✓

–

✓

✓

–

✓