Запись в трудовую о смене фамилии образец 2020: Что-то пошло не так

Как правильно заполнять (оформлять) трудовые книжки: вопросы на сложные вопросы

Как правильно заполнять трудовые книжки

Вопрос 1. После записи о приеме кадровик расписался на следующей строке и поставил печать. Что делать?

Отвечает Евгения Конюхова, ведущая вебинара «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении»:

«Печать не ставится после записи о приеме, только после записи об увольнении. Чтобы внести исправления, руководствуйтесь Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Алгоритм действий:

• поставить следующий порядковый номер;
• в графе 2 — дату исправления записи;
• в графе 3 написать «Запись под номером… недействительна. Принят (написать дату приема на работу цифровым способом) в структурное подразделение, должность;
• в графе 4 дать ссылку на приказ о приеме на работу.

Важно: после слов «Запись под номером… недействительна» в графу 3 надо переписать правильный вариант записи о приеме на работу. Дата приема на работу в этой ситуации также вписывается в графу 3».

Скачать ответы на вопросы слушателей вебинара про трудовые книжки.

Вопрос 2. Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения?

Если сотрудник принимается для работы в обособленное подразделение, то в трудовом договоре достаточно указать название организации и населенный пункт. Работодателем по отношению к сотрудникам будет головная организация. Поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Нужно ли указывать в трудовой книжке адрес обособленного подразделения в соответствии с трудовым договором и, соответственно, делать запись при изменении обособленного подразделения в одной организации? Евгения Конюхова считает, что в этой ситуации необходимо смотреть, что указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу. «Адрес не пишем, а название населенного пункта нужно указать, если оно присутствует в названии обособленного подразделения», — отмечает эксперт.

Вопрос 3. Совместительство стало основной работой. Как оформить в трудовой книжке?

Трудовой кодекс не регулирует перевод из совместительства на основное место работы. 

Ситуация. Сотрудник оформлен в другой компании бухгалтером, и это место работы является для него основным. Необходимо оформить перевод его в другую компанию директором, и теперь это будет его основное место работы, а работу бухгалтером оставить по совместительству. Как грамотно оформить записи в трудовой книжке?

Изменения произойдут автоматически? Конечно же, нет. 

Эксперт Евгения Конюхова рассказала, что по этому вопросу есть разные точки зрения, и согласно одной из них оформлять такие изменения нужно через допсоглашения к трудовому договору. Но эксперт категорически не рекомендует придерживаться такой позиции:

«Правильно сначала уволить работника с должности бухгалтера с основного места работы. Следующим днем принять на основное место работы директором. Внести запись о приеме на работу директором. Этим же днем можно оформить документы на прием на работу бухгалтером, но на условиях совместительства (помните про ограничение продолжительности рабочего времени, установленное ст. 284 ТК РФ).

То есть сначала должна быть запись об увольнении с основного места работы, где сотрудник работает бухгалтером, и только потом оформляется прием на работу на основное место работы директором».

Следует помнить о правиле п. 20 Постановления Правительства РФ № 225: запись о работе по совместительству вносится только по желанию работника и только по основному месту работы. Если работнику захочется, чтобы в трудовую была внесена запись о работе по совместительству бухгалтером, то на основное место работы, где он будет работать директором, нужно будет принести справку или копию приказа о приеме на работу по совместительству бухгалтером.

Вопрос 4. Как оформить вкладыш к трудовой книжке?

Вкладыш оформляется в случае, если графы раздела полностью заполнены. При этом нужно внести новые сведения. На практике чаще встречается ситуация, когда заполненными оказываются листы, включающие сведения о работе. Не вносите данные в другой раздел — такие действия кадровика расцениваются как неправомерные. 

Слушатель вебинара написал о следующей проблеме:

Ситуация. Работодатель при увольнении работника внес несколько записей о работе по совместительству и запись об увольнении в раздел о награждениях, исправив зачеркиванием название данного раздела. Как исправить данную ситуацию и надо ли это делать? Может, новому работодателю просто завести вкладыш и внести запись о приеме уже во вкладыш?

Новый работодатель просто вшивает вкладыш, в разделе «Сведения о приеме на работу» пишет в графе 3 название своей организации, проставляет следующий номер в разделе «Сведения о приеме на работу» трудовой книжки. При этом номера в сведениях о награждениях не учитываются.

Вопрос 5. Можно ли иметь две трудовые книжки иностранцам?

При приеме на работу лиц, прибывших из других стран, нередко возникают сложности. Работники редко предоставляют трудовые книжки, заполненные в соответствии с действующими на территории РФ правилами. В случае с гражданами других государств существует два алгоритма действий:

1. Внести записи в имеющуюся трудовую книжку.
2. Завести новую книжку.

Первый вариант подходит, если у иностранного гражданина трудовая книжка на российском или советском бланке. Во втором случае можно иметь две трудовые книжки в порядке исключения. Такое право предоставляется крымчанам и жителям Севастополя (письмо Минтруда от 24.11.2014 № 14-2/В-862).

Работодатель открывает книжку российского образца. С украинского документа можно снять копию, но оригинал работодатель себе не берет, ведет только новую трудовую книжку установленного образца.

Ситуация. У нас работает украинец с видом на жительство в РФ. Трудовая книжка у него украинская. Предыдущие российские работодатели вносили записи в эту трудовую книжку, причем в украинскую часть. Можем ли мы поступить так же? Если открывать новую российскую трудовую книжку, то указывать что-нибудь про предыдущие работы?

Евгению Конюхова прокомментировала эту ситуацию так: «Посмотрите, точно ли это трудовая книжка украинского образца. Если это трудовая книжка 1975 г. двуязычная (советский бланк), то можно продолжать вносить записи. Если трудовая книжка действительно украинского образца, то необходимо завести новую трудовую книжку, признаваемую на территории России действительной.

Информацию о местах работы на Украине в страховом стаже из этой трудовой книжке посчитать можете, а вот записи российских работодателей в такой трудовой книжке в стаже не учитываются.

Нужны будут справки с этих мест работы для включения их в стаж. При оформлении документа российского образца зарубежный экземпляр книжки работодатель не заполняет, сотрудник работает только по одной книжке».

Вопрос 6. Как правильно заполнять титульный лист трудовой книжки?

Правила:

1. Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях: первое трудоустройство и оформление дубликата.
2. Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать: Ф.И.О., дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ), образование и специальность, профессию.
3. Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи со слов работника не делаются. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки.
4. Даты вносятся арабскими цифрами.
5. На титульном листе ничего исправлять нельзя! Совершили ошибку — трудовая книжка становится испорченным бланком, его нужно уничтожить. 

Записи на титульном листе заверяются подписью специалиста, ответственного за трудовые книжки. Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно.

Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Типичные ошибки при заполнении трудовых книжек:

Вебинары для бухгалтеров и кадровиков

Лекции с экспертами-практиками в Контур.Школе

1. Неправильное внесение Ф.И.О. Такую трудовую книжку работодатель не может принять. По просьбе работника ему может быть оформлена новая трудовая книжка.
2. Не указано образование сотрудника. Иногда внизу подчеркивают одной чертой наличие образования, а графа остается незаполненной. Необходимо словами записать вид образования сотрудника. Обратите внимание: ссылка на документ, на основании которого вносится запись об образовании на развороте обложки, не делается (п. 2.4. Инструкции № 69).
3. Не указаны профессия, специальность. Иногда в разделе указывают не профессию, специальность, а наименование должности работника — это нарушение. При заполнении данного раздела необходимо опираться на документ об образовании.
4. В графе «Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки» проставить одну фамилию недостаточно. Эта графа подразумевает наличие именно личной подписи ответственного лица.
5. На титульном листе нет печати организации, в которой заполняется трудовая книжка.

Отмена зелёной карточки СНИЛС и переход на электронные трудовые книжки новость от 26.02.2020

В 2019 году действующее законодательство претерпело некоторые изменения, одним из которых стала отмена бумажного СНИЛС, а также переход на электронные трудовые книжки. В статье Ирина Фролкина рассказала о преимуществах нововведений и нюансах, которые стоит учесть специалистам по кадрам.

Понятие СНИЛС закреплено в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования». Так, страховой номер индивидуального лицевого счёта – это уникальный номер индивидуального лицевого счёта, используемый для обработки сведений о физическом лице в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, а также для идентификации и аутентификации сведений о физическом лице при предоставлении государственных и муниципальных услуг и исполнении государственных и муниципальных функций.

Изменения в систему индивидуального персонифицированного учёта в системе обязательного пенсионного страхования введены Федеральным законом от 01.04.2019 № 48-ФЗ. Указанный Федеральный закон отменил обязанность Пенсионного фонда РФ и его территориальных органов выдавать гражданам СНИЛС в бумажном варианте.

Следует отметить, что в случае если гражданин обратится в ПФР с запросом о выдаче СНИЛС на бумажном носителе, тогда Пенсионным Фондом РФ будет направлен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учёта.

Так, он может быть направлен гражданину по его выбору в электронном виде либо в бумажном варианте почтовым отправлением. При этом переход на электронный СНИЛС не освобождает работодателя от обязанности по его получению, поскольку при трудоустройстве у гражданина РФ и иностранного лица должен быть СНИЛС. Отметим, что ранее выданные страховые свидетельства сохраняют своё действие и в настоящее время. В случае утраты зелёной карточки СНИЛС физическому лицу по его запросу будет направлен документ нового образца.

Пенсионный Фонд РФ открывает индивидуальный лицевой счёт, который имеет постоянный страховой номер на каждое физическое лицо. Чтобы получить СНИЛС, физическое лицо либо работодатель подают заполненную анкету в территориальный орган Пенсионного Фонда РФ. За достоверность данных, указанных в анкете, отвечает физическое лицо, которое её заполняет. Пенсионный Фонд РФ, в свою очередь, в течение 5 рабочих дней принимает решение об открытии лицевого счёта физическому лицу.

Форма уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта (АДИ-РЕГ) утверждена Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 13.06.2019 № 335п. Уведомление будет содержать сведения, которые ранее содержались в «зелёной карточке» СНИЛС:

1. Страховой номер.
2. Фамилия, имя, отчество физического лица.
3. Дата и место рождения.
4. Пол физического лица.
5. Дата регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта.

Электронное уведомление будет всегда доступно в личном кабинете гражданина на сайте Пенсионного фонда РФ.

В свете последних изменений при смене физическим лицом фамилии с 01 апреля 2019 года обменивать свидетельство не нужно. Однако это не означает, что не нужно подавать сведения о смене фамилии в территориальный орган Пенсионного фонда РФ, указанные сведения физическое лицо может подать в территориальный орган Пенсионного фонда РФ лично либо через работодателя. Теперь СНИЛС прикрепляется к гражданину так же, как и ИНН.

По нашему мнению, переход на электронный СНИЛС имеет ряд преимуществ: в любой момент гражданин может запросить из Пенсионного фонда РФ сведения о своей трудовой деятельности, СНИЛС теперь легче заменить, СНИЛС всегда доступен в электронном виде.

Подводя итог вышесказанному, подчеркнём, что, несмотря на информацию об отмене СНИЛС, которая имела место в средствах массовой информации, изменилась лишь форма СНИЛС, законодатель не отменил его, а лишь изменил форму. Таким образом, повторимся, по заявлению застрахованного лица  ему будет направлен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта. Так, в связи с вступившими в силу изменениями физическому лицу не обязательно обращаться непосредственно в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ, достаточно войти в личный кабинет застрахованного лица на сайте Пенсионного фонда РФ. Для того чтобы войти в личный кабинет застрахованного лица на сайте Пенсионного фонда РФ, необходимо чтобы гражданин был зарегистрирован на портале Госуслуг, причём профиль должен быть подтверждённым.

2019 год ознаменовался рассмотрением проекта Федерального закона о переходе на цифровой формат трудовых книжек. Речь о переходе на электронные трудовые книжки и отмене бумажных трудовых книжек идёт уже давно. Так, Минтруд России ранее предлагал осуществить переход на электронные трудовые книжки в несколько этапов.

1. 2020 год – предлагалось ведение электронных и бумажных трудовых книжек.
2. 2021 год – переход на электронные трудовые книжки и постепенный отказ от бумажных трудовых книжек.
3. 2027 год – окончательный отказ от ведения бумажных трудовых книжек.

Президентом РФ подписан Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», который дополняет Трудовой Кодекс РФ некоторыми положениями.  Указанным Федеральным законом определено понятие сведений о трудовой деятельности, которыми является  информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, информация представляется работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ в соответствии с законодательством РФ об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ принят в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». Также полагаем, что указанные изменения упростят процедуру трудоустройства граждан, а также поспособствуют снижению издержек работника и работодателя при трудоустройстве.

Одним из отличий бумажной трудовой книжки от электронной трудовой книжки является то, что последняя будет храниться у работодателя и в Пенсионном фонде РФ. Как уже описывалось ранее, информация, содержащаяся в электронной трудовой книжке, идентична информации, содержащейся в бумажной трудовой книжке, однако в электронном варианте трудовой книжки не будет записи об образовании сотрудника и его поощрениях.

В юридической доктрине выделяются несколько преимуществ электронных трудовых книжек, такие как снижение расходов работодателя на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек, дистанционное оформление пенсий, быстрый доступ работников к сведениям об их трудовой деятельности, снижение ошибок и недостоверности сведений о трудовой деятельности работника, высокий уровень защиты данных.

Обоснованным является вопрос о том, достаточно ли будут защищены данные сотрудников и не будут ли они утеряны. По информации Пенсионного фонда РФ, информационная система Пенсионного фонда РФ аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных, то есть взлом и изменение данных практически невозможны.

Переход на электронные трудовые книжки начинается с 2020 года, в этот период работодатели обязаны будут вести электронные трудовые книжки.

Работодателям необходимо будет в срок по 30 июня 2020 года включительно письменно известить работников об изменениях в трудовом законодательстве и разъяснить им их право на сохранение бумажной трудовой книжки. А также, полагаем, что в некоторых случаях работодателю придётся внести изменения в действующие в организации локальные нормативные акты, которые регламентируют деятельность организации, а также соглашения и коллективные договоры.

По желанию работника работодатель может продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде. Письменное заявление о выборе формата трудовой книжки работник должен подать работодателю  по 31 декабря 2020 года включительно. Для этого работнику необходимо будет написать заявление о ведении его трудовой книжки в бумажном виде. В случае же если от работника такого заявления не поступит, работодатель будет вести трудовую книжку в бумажном виде и передавать сведения в Пенсионный Фонд РФ.  Обращаем внимание, что если даже работник напишет работодателю заявление о ведении его трудовой книжки в бумажном виде, работодателю всё равно необходимо будет вести цифровой формат трудовой книжки. В случае если работник подаст работодателю заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде, то работодатель возвращает бумажную трудовую книжку работнику, в которой делает соответствующую запись о выборе работника. Отметим, что в случае выбора работником ведения трудовой книжки в бумажном виде это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Если трудовая деятельность работника начнётся в 2021 году, то сведения о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном формате. Такой работник будет поступать на работу, имея электронный СНИЛС. Полагаем, что трудовые договоры будут заключаться в электронном виде с целью перехода на электронный документооборот.

Следует отметить, что в отношении дистанционных работников также будут вестись электронные трудовые книжки. При этом трудовые договоры с такими работниками можно будет заключать в электронной форме, однако для этого у сторон должны быть ЭЦП.

В связи с ведением цифрового формата трудовой книжки законодатель предоставил работнику право запросить у работодателя, за период работы у данного работодателя, сведения о трудовой деятельности (в случае если работник перешёл на электронный формат трудовой книжки). Работодатель при получении такого заявления обязан представить запрашиваемые сведения в период работы сотрудника не позднее трёх рабочих дней со дня подачи такого заявления, а в случае увольнения в день прекращения трудового договора.

Если в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о его трудовой деятельности не представляется возможным в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения указанных сведений, работодатель направляет сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя заказным письмом с уведомлением по почте. С момента, когда работодатель направил сведения работнику, он освобождается от ответственности за задержку выдачи сведений о трудовой деятельности.

В случае если работник обнаружит в представленных сведениях неверную или неполную информацию, он направляет письменное заявление работодателю, который в свою очередь должен исправить или дополнить указанные сведения и направить их в ПФР.

Отметим, что должностное лицо с 2020 года могут привлечь к административной ответственности за неоднократное нарушение сроков подачи сведений в Пенсионный фонд РФ в календарном году либо за направление неполной или искажённой информации. 

В настоящее время Пенсионным фондом РФ разработаны формы СЗВ-ТД и СТД-Р, вынесенные на публичные обсуждения, которые планируется применять с 2020 года.

По форме СЗВ-ТД работодатель будет направлять отчёты в Пенсионный фонд РФ о произошедших кадровых изменениях, о приёме сотрудников, увольнении сотрудников. С 01 января 2020 года отчёт по указанной форме работодателю необходимо будет подавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором были изменения. При этом необходимо будет указывать только сведения в отношении работников, в отношении которых имели место кадровые изменения, такие как приём, увольнение, постоянный перевод на другую должность, а также сведения о работниках, подавших заявление о выборе формата трудовой книжки, о представлении сведений о трудовой деятельности. Возможно, подавать сведения также придётся при других кадровых изменениях, например при получении работником новой квалификации. Исключение составляют лишь сведения о поощрениях и об образовании.  

С 01 января 2021 года сведения о принятых и уволенных сотрудниках необходимо будет подавать не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа. Также при подаче указанных сведений необходимо будет уведомить Пенсионный фонд РФ обо всех кадровых изменениях, произошедших с работником, в случае если до увольнения работодатель не успел подать такие сведения. Работодатели будут подавать соответствующие сведения аналогично другой отчётности в Пенсионный Фонд РФ. Работодатели, у которых число сотрудников не превышает 25 человек, смогут подавать сведения в бумажном виде. Представлять сведения в форме электронного документа необходимо с усиленной квалифицированной подписью.

Форма же СТД-Р предназначена для того, чтобы выдавать работникам сведения о трудовой деятельности. В форме СТД-Р работодатели будут указывать всю информацию о трудовой деятельности сотрудника в организации. Пенсионный фонд РФ разъясняет, что форму СТД-Р нужно будет представлять работнику по его требованию. При увольнении работнику необходимо будет выдавать выписку из СТД-Р. Бумажную форму необходимо будет заверять подписью руководителя, а электронную –усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

На работодателя с 1 января 2020 года возлагается обязанность подавать в Пенсионный фонд РФ ежемесячно сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц, а с 01 января 2021 года необходимо будет подавать сведения о принятых и уволенных сотрудниках не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма на работу или увольнения. Работодатель будет подавать сведения в Пенсионный фонд РФ аналогично тому, как подаются сведения в настоящее время. 

Подводя итог, отметим, что сведения о трудовой деятельности физическое лицо сможет получить в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале государственных услуг. При увольнении работодатель обязан предоставить работнику выписку из электронной трудовой книжки. В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут вноситься в неё. Предполагается, что у работодателя будет своя система кадрового учёта. При трудоустройстве с 2020 года лицо, поступающее на работу, может представить сведения о своей трудовой деятельности работодателю как в бумажном, так и в электронном виде, в последнем случае с электронной цифровой подписью. А работодатель в свою очередь переносит сведения из представленной книжки в свою систему кадрового учёта.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу 2021 образец написания

Одним из основных документов работника, свидетельствующим о его трудовой деятельности, является трудовая, которую оформляют ему на первом его месте работы. В дальнейшем там делают при оформлении запись в трудовой книжке о приеме на работу, и отметку о расторжении. Ее сдают в кадровую службу при поступлении, и получают на руки при увольнении под роспись.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Так как данный бланк сегодня считается одним из главных документов, то очень важно понимать как правильно сделать запись в трудовой книжке.

Информация, содержащая в ней, необходима для начисления пенсии, подтверждения стажа при исчислении больничных и т. д.

Поэтому основные правила оформления трудовой устанавливаются положениями ТК РФ и Постановлениями госорганов.

Согласно этим нормам кадровик или ответственный специалист должны отмечать поступление работника на работу в хозяйствующий субъект в обязательном порядке, если он выполнял трудовые функции более пяти дней. Если при этом фирма является основным его работодателем.

Если же сотрудник принят на работу по совместительству, то сделать запись в трудовую книжку нужно только по просьбе самого работника. Причем запись в трудовой книжке по совместительству делается на основании справки со второго места инспектором по кадрам основного работодателя.

Общие правила заполнения трудовой книжки следующие:

• Все отметки производятся специалистом по кадрам от руки черной, синей или фиолетовой ручкой.
• Все вносимые отметки в трудовые подлежат обязательной нумерации, которая ведется в порядке возрастания. Номера не должны повторяться. Используются только арабские цифры Для записи даты предусмотрены отдельные клетки. Сначала в клетке указывается дата двумя цифрами, далее в следующей месяц — ставятся две цифры, и год — проставляются четыре цифры.
• На первом листе трудовой следует отразить личные данные сотрудника, которые вносятся в строгом соответствии с представленным им документом, являющимся удостоверением личности (паспортом). В дальнейшем на новом месте работе инспектор по кадрам будет проверять подлинность трудовой по этим сведениям, сличая их с паспортом или иным удостоверением.
• Первая страница трудовой должна обязательно быть заверена подписью инспектора по кадрам, который ее впервые открыл, а также штампом печати хозяйствующего субъекта, оформившего этот документ. Их отсутствие может привести к признанию документа недействительным.
• Запись в трудовой книжке о приеме на работу должна обязательно закрываться соответствующей отметкой об увольнении. Если на работу поступает новый работник, а у него открыт прием, но нет увольнения, то перед приемом его надо направить на прежнее место работы, чтобы ответственное лицом там сделало соответствующую отметку. Открывать новую без этого нельзя, либо сразу же предупредить работника, что данная работа будет у него считаться совместительством.
• В трудовую нельзя вносить записи о привлечении сотрудника к дисциплинарным взысканиям по совершенным им трудовым проступкам. Исключение составляет только наказание в виде увольнения.
• Все отметки, вносимые в трудовую, производятся на основании соответствующих распоряжений руководства. Вписывая данные, их следует отражать полностью, не допуская сокращения. Это запрещено законом.
• Разрешается в трудовой отмечать информацию о непрерывном стаже или сведения о не включении отдельных периодов в стаж для исчисления пенсии.
• В данном документе запрещается производить исправления и зачеркивания. Исправления только возможны на первой странице с личными данными, например, при смене фамилии.
• Исправительные записи можно делать с помощью отдельных новых записей.

См. Как правильно сделать запись в трудовой об увольнении сотрудников.

На основании каких документов вносится запись о приеме на работу

Отметку о приеме кадровый специалист может сделать только на основании изданного распоряжения руководства фирмы, в качестве которого выступает приказ о приеме работника на работу. Его реквизиты обязательно нужно указывать в соответствующей графе трудовой.

Если работник поступает на работу к предпринимателю, то основанием в этом случае для внесения отметки о приеме на работу является заключенный с ним трудовой договор.

При приеме по совместительству, запись об этом делает инспектор по кадрам по основной работе на основании представленной данным работником справке с его второго места работы.

Иногда, когда происходит восстановление ранее утерянной книжки, то все записи, ранее существовавшие в предыдущей, делаются инспектором на последнем месте работе по представленным работником заверенным справкам с прежних мест работы.

В каком случае сотрудник может работать без записи в трудовую книжку

Инструкция требует делать запись о поступлении к основному работодателю сотрудника, если он проработал в компании пять и более дней. Когда период работы в компании менее установленного срока, вносить записи о приеме на работу можно не делать.

Отметки о поступлении на работу в трудовой не производятся, если сотрудник принимается по совместительству. Такие записи включаются в этот бланк только, если работник подаст соответствующее заявление.

В какой момент вносится запись в трудовую книжку

ТК устанавливает, что работодатель должен оформлять трудовую на каждого сотрудника, проработавшего у него больше пяти дней. Если трудовая для этого работника открывается впервые, то сделать это необходимо в недельный срок с момента приема.

Таким образом, если ответственное лицо за ведение трудовых, в течение первых пяти дней не сделало запись о приеме, а сотрудник в течение этого же времени принял решение об увольнении, то отсутствие записи о приеме не будет являться нарушением установленных норм.

С другой стороны, если запись все же была сделана — то это также не будет признано нарушением, поскольку по Правилам ведения трудовых, в документ нужно вносить все сведения о приеме и увольнении. Поэтому, если работник решил уволиться, ему в общем порядке нужно будет внести запись об увольнении.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу 2020 образец

Запись о приеме на работу директора ООО образец

При внесении отметку в бланк трудовой директора есть несколько особенностей. Ее основанием может быть не только приказ о приеме, но также решение собственников, протокол собрания учредителей, решение единоличного собственника и т. д.

Также формулировка записи должна в точности соответствовать строке в указанном документе. В результате она может быть сформулирована не только как «Принят на работу», но также, к примеру, «Избран на должность» и т. д.

Запись о приеме на основную работу

Обычно отметка о поступлении работника должна включать сведения об отделе, должности, реквизиты распоряжения.

На предпринимателей также возлагается обязанность ведения трудовых своих наемных работников и своевременно вносить в них записи. Но приказы и распоряжения он не обязан составлять, поэтому сделать отметку о поступлении можно на основании заключенного трудового соглашения.

Прием на работу в порядке перевода образец

Запись в трудовую о том, что работник поступил в порядке перевода может быть сделана только в том случае, когда отметка об увольнении с прежнего места гласит, что он уволился в порядке перевода. Также в ней должна быть ссылка на необходимую статью ТК РФ.

Оформление записи, в целом, не отличается от стандартного случая, за исключением упоминания о переводе с другого места.

При оформлении сотрудника по совместительству

Когда работник приходит на работу по совместительству, его трудовая храниться у основного работодателя. Кадровик из основной компании может сделать в ней отметку о работе по совместительству при предъявлении справки или выписки из приказа из второй организации.

Прием сотрудника на время отпуска

Когда работник оформляется на период отпуска другого, либо по иной причине, подразумевающей заключение трудового соглашения на определенный период, запись в трудовой книжке о приеме на работу выполняется по стандартным правилам. Согласно позиции Роструда, в трудовой не должно быть никакого упоминания о том, что прием на работу сотрудника выполнен по срочному договору.

Ответственность за неправильное заполнение книжки

Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.

Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:

• Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
• Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
• Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.

5.3 Запись изменений имени и другой идентификационной информации для нынешних сотрудников

Во время повторной проверки или повторного найма, если у сотрудника было законное изменение имени (например, при вступлении в брак), вы должны ввести его новое юридическое имя в Блоке A Раздела 3 , как показано в разделах 5.1 и 5.2. Если они официально изменили свое имя в любое другое время, мы рекомендуем вам обновить блок A, как только вы узнаете об изменении, чтобы вы сохранили правильную информацию в форме.

Для внесения юридического изменения имени в Раздел 3 без повторной проверки или повторного набора:

• Введите новое имя сотрудника в блоке А.
• Введите свое имя, подпись и дату Раздел 3.

В любой ситуации вы должны предпринять шаги, чтобы гарантировать правильность изменения имени сотрудника. Это может включать в себя просьбу предоставить юридические документы, подтверждающие изменение имени, например свидетельство о браке. Сделайте копию этого документа, чтобы сохранить ее вместе с формой I-9 на случай проверки.

Вы можете столкнуться с ситуациями, отличными от юридической смены имени, когда сотрудник сообщает вам (или у вас есть основания полагать), что его личность отличается от той, которую он использовал при заполнении формы I-9.Например, сотрудник мог работать под вымышленным именем, впоследствии получил разрешение на работу от своего истинного имени и желает упорядочить свои трудовые книжки. В этом случае вам следует заполнить новую форму I-9. Впишите первоначальную дату приема на работу в Раздел 2 и приложите новую форму I-9 к ранее заполненной форме I-9 и приложите письменное объяснение.

В случаях, когда сотрудник работал на вас под вымышленным именем, но в настоящее время имеет разрешение на работу, правила формы I-9 не требуют прекращения трудовых отношений.

Кроме того, могут существовать другие законы, договорные обязательства или политика компании, которые вам следует учитывать, прежде чем принимать меры. Например, INA запрещает дискриминацию по признаку гражданства и национального происхождения. См. Дополнительную информацию в Разделе 10.0 «Незаконная дискриминация и наказание за запрещенные действия».

Для работодателей E-Verify:

• Мы рекомендуем вам поощрять ваших сотрудников регистрировать изменение своего юридического имени в Администрации социального обеспечения, чтобы избежать несоответствий в E-Verify.Для получения дополнительной информации посетите www.e-verify.gov.
• Если вы заполнили новую форму I-9 на основании незаконного изменения имени, вам следует подтвердить новую информацию формы I-9 через E-Verify. Если вы не заполнили новую форму I-9, вам не следует создавать новое дело E-Verify.
• Федеральные подрядчики, подпадающие под действие пункта E-Verify Федерального регламента закупок (FAR) и решившие проверить существующих сотрудников путем обновления уже заполненной формы I-9, подпадают под особые правила относительно того, когда они должны заполнить новую форму I-9. .Если вы решите обновить форму I-9 для существующих сотрудников, вы должны заполнить новую форму I-9, когда сотрудник меняет свое имя. Для получения дополнительной информации см. Дополнительное руководство E-Verify для федеральных подрядчиков на сайте e-verify.gov.

Руководство по кадрам и начислению заработной платы при смене имени

Что в имени? Когда дело доходит до HR и заработной платы, много. Следуйте этим полезным советам всякий раз, когда сотрудник официально меняет имя.

Шаг 1. Попросите сотрудника обновить SSA

HR не одинок в этом: чтобы начать процесс смены имени, нужны двое.Вам необходимо убедиться, что затронутый сотрудник сообщил об обновлении в Администрацию социального обеспечения (SSA). Это самый важный шаг — сообщить сотруднику, что с точки зрения федерального правительства его карта социального страхования считается источником правды по ряду пунктов, включая налоги на заработную плату.

Из-за правил SSA, физическое лицо должно будет явиться в местный офис, чтобы обработать изменение. Агентство предоставляет на своем веб-сайте простой в использовании указатель офисов, который вы можете отправить своим сотрудникам.Часы работы SSA ограничены, поэтому мы рекомендуем дать сотруднику время для посещения в рабочее время, если это необходимо. Поверьте, оно того стоит.

После получения сотрудником заявления на получение новой карты социального обеспечения агентство обычно отправляет ему или ей новую карту в течение 10 рабочих дней.

Шаг 2: Обновите форму W-4 и свою систему расчета заработной платы

Как только изменение имени сотрудника согласовано с Администрацией социального обеспечения, мяч возвращается на вашу площадку.Здесь в игру вступает другое федеральное агентство; Служба внутренних доходов (IRS) требует, чтобы имя, указанное в W-4 и W-2 сотрудника, в точности совпадало с именем, указанным в карточке социального обеспечения сотрудника.

Если вам нужно переподготовить, форма W-4 является обязательной частью процесса адаптации сотрудника. Форма определяет размер федерального подоходного налога, удерживаемого из зарплаты сотрудника. Людей просят заполнить «таблицу личных надбавок» в зависимости от семейного положения, работы супруга сотрудника и других личных факторов.Правильное понимание имеет значение, поскольку удержание слишком небольшого количества налогов может означать большой баланс, подлежащий выплате при подаче сотрудником годовой отчетности.

Рекомендуется, чтобы сотрудники проверяли свои документы W-4 при изменении их личного или финансового положения. Если речь идет о смене имени, это не просто разумно — это необходимо. Попросите сотрудников заполнить новую форму и загрузить любые изменения в вашу платежную ведомость и систему управления персоналом.

Говоря о технологиях управления персоналом, обязательно дважды проверьте, обновлено ли имя сотрудника во всей системе.Когда придет время создавать W-2, вам нужно будет убедиться, что имена сотрудников указаны правильно и в этих формах.

Шаг 3. Повторная проверка формы I-9s

Закон не требует от работодателей обновлять записи о разрешении на работу после смены имени, но это рекомендуется. Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует менеджерам по персоналу регистрировать эти изменения в форме I-9.

В Разделе 3, предназначенном для перепроверки и повторного найма сотрудников, запишите новое имя и подпишите форму.Вам не нужно запрашивать подтверждающие документы, подтверждающие изменение.

Если вы используете E-Verify в дополнение к бумажной форме I-9, обязательно дважды проверьте, что сотрудник уже зарегистрировал изменение своего имени в SSA. Если имя отличается от их записей, это может остановить повторную проверку.

В некоторых редких случаях человек может обратиться с просьбой об изменении имени, не связанной с браком или разводом.Например, если сотрудник был принят на работу под ложным именем, но впоследствии получил юридический статус, он может потребовать упорядочить свою форму I-9.

В этих случаях USCIS рекомендует заполнить новую форму I-9, указать первоначальную дату приема на работу в Разделе 2 и приложить старую форму с письменным объяснением.

Шаг 4: Подведение итогов о льготах и ​​банковской информации

Вы обновили данные о заработной плате и разрешениях на работу, чтобы обеспечить соответствие вашего бизнеса требованиям.Это отличные новости, но есть еще несколько неясных моментов, которые вам нужно исправить.

Изменение имени часто происходит в результате жизненного события, такого как брак или развод. Эти «квалификационные жизненные события», как их называют в страховой отрасли, позволяют людям обновлять свои льготы в середине годового плана. Сотрудники могут захотеть либо отказаться от страхового покрытия, либо увеличить его, либо, возможно, добавить супруга или ребенка. У них будет только 60 дней после мероприятия, чтобы внести изменения, поэтому не забудьте напомнить им о временном влиянии решения.

Последнее напоминание о заработной плате: если сотрудник недавно женат, имейте в виду, что пары часто открывают совместные банковские счета. Убедитесь, что информация о прямом депозите и распределении заработной платы сотрудника актуальна. Если ваша система управления персоналом и начисления заработной платы является самообслуживанием, он или она может позаботиться об этом самостоятельно.

Возможно, вас не пригласили на свадьбу, но вы все равно можете преподнести молодоженам подарок в виде безупречного опыта работы с персоналом. Следуйте этим советам и сделайте процесс изменения имени легким.

Как написать свое резюме История занятости (с примерами)

История занятости является неотъемлемой частью любого резюме. В этом разделе подробно описывается ваша предыдущая работа и объясняется, чего вы достигли на каждой должности. Убедительная история работы ясно продемонстрирует, почему вы хорошо подходите для работы, на которую претендуете, поэтому важно понимать, как ее писать эффективно. В этой статье мы объясним, как написать сильное резюме, историю трудоустройства и дадим вам примеры, на которые можно ссылаться при написании собственного.

Почему резюме трудового стажа так важно?

История трудоустройства в вашем резюме — один из самых важных разделов вашего резюме, поскольку в нем подробно описаны ваши предыдущие достижения и представлены функциональные доказательства ваших навыков. Например, хотя вы можете перечислить программы, которыми вы владеете, в разделе своих навыков, именно детали вашей истории работы продемонстрируют, чего вы достигли, работая с этими программами. Ваша история занятости говорит о многом менеджерам по найму, в том числе:

• Как долго вы обычно остаетесь на одной работе
• Постоянно ли вас продвигали
• Какие задачи вы выполняли с

• Поддающиеся количественной оценке выгоды, которые вы принесли предыдущим работодателям

  Подробнее: Как написать опыт работы в резюме

Как написать историю занятости резюме

Выполните следующие действия, чтобы создать подробную и информативную историю занятости резюме:

1. Перечислите свои вакансии по порядку.
2. Укажите название и местонахождение компании.
3. Укажите название должности.
4. Укажите даты приема на работу.
5. Перечислите свои самые важные достижения и обязанности.
6. Награды Highlight.

1. Перечислите свои вакансии по порядку

Начните свою историю работы в резюме с последней работы и работайте в обратном направлении в течение последнего десятилетия работы. Общая длина вашего резюме не должна превышать двух страниц, хотя часто лучше использовать только одну страницу, если у вас меньше опыта.При необходимости опустите краткосрочную работу или работу с минимальной актуальностью.

Связано: Руководство по формату резюме (с советами и примерами)

2. Укажите название и местонахождение компании

Каждая запись в вашей истории занятости должна включать название и местонахождение компании, которую вы работал на. Если вы работали удаленно, вы можете просто написать «удаленный» вместо местоположения. Запишите полное название компании, особенно в тех случаях, когда аббревиатура может вводить в заблуждение.

3. Укажите название должности.

Укажите точное название должности. Вы можете включить его под названием и местонахождением вашей компании или в той же строке, чтобы она привлекала столько же внимания, сколько и компания, в которой вы работали. В качестве альтернативы, если вы чувствуете, что ваша должность более впечатляющая, чем название компании, вы можете сначала указать свое название, а название компании — прямо под ним.

4. Укажите даты приема на работу

Укажите даты приема на работу для каждой компании, в которой вы работали.Вы можете указать месяц и год или просто год, в зависимости от вашей истории работы. Точные даты не нужны. Обычно это поле выравнивается по правому краю рядом с названием должности или названием компании, хотя его также можно разместить под названием должности. Если вы все еще работаете на своей последней работе, а не на дате окончания, вы должны просто указать слово « настоящее время. »

5. Перечислите свои самые важные достижения и обязанности

Ваши достижения и обязанности самая важная часть вашей истории занятости резюме.Если вам нужно перечислить всего две или три вакансии, вы можете разделить свои обязанности на такие разделы, как руководство командой, управление аккаунтом и продажи. Вы также можете включить список обязанностей, за которым следует отдельный раздел для достижений и наград. Если у вас долгая история работы, краткость имеет решающее значение. В этом случае следует перечислить только самую важную информацию.

Когда вы перечисляете свои обязанности, убедитесь, что вы пишете их в прошедшем времени. Единственное исключение из этого правила — для вашей последней работы, если вы все еще там работаете.В этом случае вы бы вместо этого поместили свои обязанности в настоящее время.

6. Выделите награды

Включите все заметные награды, полученные вами за свою работу. Вы можете объединить их со своими достижениями и обязанностями или включить их в отдельный раздел, в зависимости от того, сколько места у вас есть в вашем резюме.

Советы по составлению истории занятости в резюме.

Эти советы помогут вам улучшить историю трудоустройства в резюме, чтобы убедиться, что вы предоставляете наиболее важную информацию потенциальным работодателям.

Включайте интригующие должностные обязанности

Некоторые задачи настолько обыденны, что их легко понять из вашей должности. Если бы вы были кассиром, вы, очевидно, управляли кассовым аппаратом, поэтому нет необходимости подробно описывать это в своем резюме. Вместо этого составьте список задач, о которых менеджер по найму вряд ли будет знать, например, проявите инициативу по реорганизации дисплеев счетчиков, чтобы лучше выделить импульсивные покупки, которые наиболее распространены в вашем регионе.

Выберите продуманные прилагательные.

Увеличьте влияние своих достижений с помощью таких сильных прилагательных, как « инновационный, », « возбуждающий», »,« посвященный, »или« дипломатический ». «Выберите оригинальные слова, которые менеджеры по найму вряд ли увидят в каждом приложении, и убедитесь, что они подчеркивают наиболее важные моменты в вашем контенте.

Количественно оценивайте результаты

Как можно чаще включайте статистику, суммы в долларах и другие детали ваше резюме. Они предоставляют количественное подтверждение ваших достижений и делают ваши достижения более убедительными.

Начните с глагола действия

Начните каждое обязательство или достижение с глагола действия.Это способствует развитию языка и помогает вам составить более сильное резюме.

Выберите ключевые слова из списка вакансий

Используйте список вакансий для вдохновения при написании резюме. Если в списке подчеркивается необходимость представительного подхода к обслуживанию клиентов, убедитесь, что некоторые из ваших должностных обязанностей подробно описывают ваш привлекательный стиль презентации, доброжелательный характер и представительный подход. Используйте эту тактику осторожно, чтобы эффект был незаметным, и измените язык так, чтобы ваше резюме отличалось от списка вакансий.

Сначала укажите свою историю занятости, если вы не новичок на рабочем месте.

В хронологическом стиле резюме ваша история работы указывается наверху, что и требуется большинству менеджеров по найму. Вы должны почти всегда придерживаться этого подхода. Исключение составляют случаи, когда у вас небольшой стаж работы. Недавние выпускники или те, кто впервые начинает работать, могут вместо этого выбрать функциональное резюме, которое ставит навыки выше вашей истории работы.

Подробнее: Укажите профессиональный опыт в своем резюме

Шаблон истории занятости резюме

Ниже приведен шаблон, который вы можете использовать для создания эффективного раздела истории занятости в своем резюме:

[Название компании, Местоположение]
[Даты трудоустройства]
[Должность]

• [Ответственность за глагол действия и измеримое достижение]
• [Ответственность за глагол действия и измеримое достижение]
• [Ответственность за глагол действия и измеримое достижение]

[Дополнительное название должности, если две должности в одной компании]
[Даты трудоустройства]

• [Ответственность с глаголом действия и измеримыми достижениями]
• [Ответственность с глаголом действия и измеримыми достижениями]
• [Ответственность с глаголом действия и измеримыми достижения]

Резюме история занятости y Примеры

Вот два примера успешной истории трудоустройства резюме:

Маркетинговое резюме

Billboard Marketing Inc., Чикаго, штат Иллинойс,
Менеджер по маркетингу
Апрель 2016 — декабрь 2019

• Запустил инновационную маркетинговую кампанию в виртуальной реальности для новых рекламных щитов, увеличив продажи на 40% за 6 месяцев
• Led a команда из шести партнеров по маркетингу, занимающаяся наймом, адаптацией и обучением, и достигла уровня удержания сотрудников выше среднего
• Руководил маркетинговыми кампаниями для всех клиентов, поддерживая удовлетворенность клиентов на уровне 85% или выше в соответствии с ежегодными опросами клиентов

Сотрудник по маркетингу
Февраль 2013 г. — апрель 2016 г.

• В любой момент времени управлял в среднем пятью клиентами, разрабатывая и проводя маркетинговые кампании
• Повышение продаж клиентам новых продуктов и услуг, увеличение доходов в среднем на 10% ежегодно
• Работал руководителем группы в кампании Care Cosmetics, w он превысил прогнозируемую конверсию клиентов на 20%

Quick Food Products, Мэривилл, штат Иллинойс,
Сотрудник по полевому маркетингу
март 2008 г. — февраль 2013 г.Район Луи, в среднем шесть новых клиентов в квартал

Резюме медсестры

Клиника реабилитации на побережье, Окленд, Калифорния
Зарегистрированный супервизор медсестры
2015 — настоящее время

• Наблюдать за командой из более чем 30 медсестер в учреждении на 105 коек
• Управляйте расписанием медсестер и наблюдайте за основными изменениями политики, что привело к увеличению удовлетворенности работой на 10% и снижению затрат на рабочую силу на 15%
• Тесно общайтесь с медперсоналом, врачами, пациентами и члены семьи для обеспечения качества и непрерывности медицинской помощи

Приморские врачи, Сан-Диего, Калифорния
Дипломированная медсестра
2012-2015

• Ассистент доктораДжейкобс в оказании помощи более чем 1500 пациентам
• Выполнил все оценки пациентов перед визитом к врачу, обеспечив внимательный и вежливый уход
• Разработал систему для предоставления пациентам цифровых инструкций по последующему уходу, что повысило заявленную приверженность до 15%

Ocean Memorial Hospital, Сан-Диего, Калифорния
Дипломированная медсестра
2005 — 2012

• Пациенты, обслуживаемые в центре восстановления хирургии на 45 коек
• Оценка пациентов после операции и содействие общению между пациентами, их семьями и медицинским персоналом
• Помощь во внедрении новой системы электронных медицинских записей, которая повысила эффективность больниц и повысила доступ пациентов к медицинской информации

Работодатели могут скоро получать уведомления О несовпадающих именах и Номера социального страхования

Резюме
Администрация социального обеспечения (SSA) недавно объявила, что рассылает работодателям и сторонним лицам по почте «Уведомления о запросах на исправление ошибок работодателя» с хотя бы одной формой W-2 2018 года, в которой указаны имя и социальное обеспечение. номер (SSN) не соответствует записям SSA.Уведомление информирует работодателя о необходимости исправлений. Хотя получение уведомления не влечет за собой штраф, работодатели, которые не исправляют ситуации «несоответствия», могут быть обязаны штрафы IRS (поскольку IRS обрабатывает соответствие формы W-2). [1] Объявление включает образцы рассылаемых уведомлений [2], пошаговые инструкции по поиску и устранению ошибок, а также часто задаваемые вопросы.

Когда будут отправлены уведомления?
Начиная с конца марта 2019 г., SSA отправит уведомления работодателям, заполнившим форму W-2 на 2018 г. в электронном виде, до 31 января 2019 г., установленного срока.Осенью 2019 года SSA отправит уведомления работодателям, которые заполнили Форму W-2 2018 на бумаге или заполнили ее в электронном виде после 31 января 2019 года.

В чем проблема?
Сотрудники часто упрощают свое имя или используют псевдоним при заполнении форм занятости. В других случаях сотрудникам может потребоваться изменить или исправить свое имя в своей карточке социального обеспечения — например, если они юридически изменили свое имя из-за брака, развода, постановления суда или по любой другой причине (даже опечатки).Хотя сотрудники должны сообщить SSA о смене имени и получить исправленную карточку социального обеспечения, иногда они не действуют незамедлительно, создавая разрыв с формой W-2 работодателя. Несмотря на известную цитату из шекспировского ромео «Ромео и Джульетта »: « Роза с любым другим названием будет пахнуть так же сладко, как » — SSA и IRS весьма обеспокоены, когда имя сотрудника и SSN в форме W-2 не совпадают с официальным отчеты федерального правительства.

Что теперь делать работодателям?
Независимо от того, получают ли они уведомление, работодатели должны сообщать сотрудникам, чтобы они использовали их имена точно так, как они указаны в их карточках социального обеспечения при заполнении формы W-4 и других документов.Работодатели также должны обеспечить соответствие своих процедур руководству IRS по освобождению от штрафных санкций. Работодатель может избежать штрафов IRS, предприняв определенные шаги. Во-первых, работодатель должен иметь возможность продемонстрировать, что работодатель запросил SSN сотрудника, когда сотрудник начал работу (например, имея заполненную форму W-4), и что работодатель отслеживал любые отсутствующие SSN с ежегодным запросом в течение того же календарный год (или до 31 января следующего года для сотрудников, приступивших к работе в декабре).Это называется «первоначальным ходатайством». Если действующий SSN все еще отсутствует, работодатель должен показать, что он сделал «второе ходатайство» до 31 декабря года, следующего за календарным годом, в течение которого сотрудник начал работу.

Кроме того, (хотя это потребует много работы) работодатели могут захотеть проверить, совпадает ли информация, которую они уже получили от сотрудников, с именем и SSN на карточке социального обеспечения сотрудника. SSA даже предоставило образец письма, которое может использовать любой работодатель (даже если он не получил уведомление о несоответствии от SSA), чтобы запросить эту информацию у сотрудников.

• Если информация не совпадает с , работодатели должны попросить сотрудника предоставить точную информацию, которая указана в карточке социального обеспечения сотрудника.
• Если получено уведомление о том, что действительно совпадает с , работодатели должны попросить сотрудника обратиться в местный офис социального обеспечения для решения проблемы. После решения сотрудник должен проинформировать работодателя о любых изменениях.

Работодатели могут захотеть сохранить копию карточки социального обеспечения каждого сотрудника, которая, по подтверждению IRS, является допустимой по закону, в качестве доказательства для защиты от любых потенциальных штрафов IRS.

Затем работодатели должны внести необходимые исправления, используя формы W-2c и W-3c (в электронном или бумажном виде). Сотрудникам не нужно вносить какие-либо другие исправления в свой отчет о доходах, если работодатель предоставил формы W-2c и W-3c.

Insight : Если имя или SSN сотрудника было указано неправильно, работодатель должен заполнить формы W-2c и W-3c за все годы, в течение которых срок давности еще не истек (обычно три года), и попросить сотрудника исправить Форма W-2, поданная вместе с Формой 1040.Но если сотрудник получает новую или перевыпущенную карту социального обеспечения (например, в связи с изменением имени или изменением статуса резидента США), то работодатель должен заполнить формы W-2c и W-3c только за последний год.

Есть ли онлайн-ресурсы, которые могут вам помочь?
Работодатели могут зарегистрироваться для использования бесплатных бизнес-сервисов SSA (BSO), чтобы обеспечить точность отчетов о заработной плате сотрудников, согласовать отчеты о заработной плате работодателей и гарантировать, что люди получают заработанные ими льготы.Работодатели могут использовать BSO до, во время и после подачи отчетов о заработной плате. Работодатели могут проактивно использовать BSO, даже если они не получили уведомления.

Insight : Работодатели также могут рассмотреть возможность использования E-Verify, бесплатного онлайн-инструмента, управляемого федеральным правительством. E-Verify позволяет зарегистрированным работодателям подтвердить право своих сотрудников на работу в США. Зарегистрированные работодатели могут проверить личность и право на трудоустройство вновь нанятых сотрудников, сопоставив в электронном виде информацию, предоставленную сотрудниками в форме I-9 «Подтверждение права на трудоустройство», с записями, доступными SSA и Министерству внутренней безопасности.

E-Verify, как правило, является добровольным. Но работодатели с федеральными контрактами или субподрядами, которые содержат пункт E-Verify Положения о федеральных закупках, должны зарегистрироваться в E-Verify в качестве условия заключения федеральных контрактов. От работодателей также может потребоваться участие в E-Verify, если в их штатах есть законодательство, требующее использования E-Verify, например, условие лицензирования бизнеса. Наконец, в некоторых случаях работодатели могут быть обязаны участвовать в E-Verify в результате судебного постановления.

Работодатели могут принять к сведению, что сотрудники не могут подавать заявки на получение карты социального обеспечения или вносить в нее изменения онлайн. На веб-сайте SSA сотрудники могут просмотреть «Узнайте, какие документы вам нужны», заполнить и распечатать заявление на получение карты социального обеспечения, а затем отправить или отправить заявление и документы по почте в местный офис социального обеспечения.

Что должны делать работодатели , , в ответ на уведомление?
В уведомлении четко сказано, что SSA не подразумевает, что работодатель или работник намеренно предоставили правительству неверную информацию.В уведомлении также говорится, что оно не касается разрешения на работу или иммиграционного статуса сотрудника, и что работодатели не должны использовать письмо для принятия каких-либо неблагоприятных мер в отношении сотрудника, таких как увольнение, отстранение от должности, увольнение или дискриминация в отношении этого человека, просто потому что его или ее SSN или имя не соответствуют записям SSA. Любое из этих действий может нарушить закон штата или федеральный закон и повлечь за собой юридические последствия для работодателя.

Уведомления рассылаются сотрудникам?
№Уведомления отправляются только работодателям и сторонним лицам, подающим форму W-2. Поэтому работодатели должны играть ведущую роль в внесении любых необходимых исправлений.

Insight : Некоторые работодатели используют индивидуальные идентификационные номера налогоплательщиков (ITIN) вместо номеров социального страхования. ITIN — это номер налоговой обработки, выдаваемый IRS для лиц, которые должны иметь идентификационный номер налогоплательщика США, но не имеют и не имеют права на получение номера социального страхования.Неясно, могут ли работодатели, использующие ITIN, быть включены в это упражнение.

[1] См. Правила по обоснованным причинам и требования к отсутствующим и неправильным именам / ИНН , (Публикация IRS № 1586) для получения дополнительной информации.

[2] Internet Explorer не работает с веб-сайтом SSA, поэтому попробуйте другой браузер (например, Chrome или Firefox), если ссылки на образцы уведомлений не работают.

Заявление об ограничении ответственности.

Колледж Агнес Скотт — Политика изменения имени

Колледж Агнес Скотт признает, что студенты и сотрудники могут пожелать использовать имя, отличное от своего официального, в системах колледжа.По запросу колледж будет использовать выбранное имя, за исключением случаев, когда использование официального имени требуется по бизнесу колледжа или по юридическим причинам.

Цель политики — предоставить студентам и сотрудникам Агнес Скотт постоянный опыт работы в разных системах колледжа и использование выбранного имени там, где юридическое имя не требуется или не требуется. Инфраструктура Агнес Скотт многогранна и сложна, в ней используется множество программных систем. В то время как многие системы уже отражают выбранное имя, есть оставшиеся системы, в которых предполагается внедрение выбранного имени или где фигурируют как официальное имя, так и выбранное имя.По мере обновления или замены систем выбранные возможности имени будут улучшаться и реализовываться.

Обновления этой политики будут сообщаться сообществу университетского городка по мере необходимости.

Как запросить изменение имени

Вы можете запросить изменение имени, заполнив форму изменения имени в следующих офисах:

• Студенты, ЗАГС
• Сотрудники, Управление людских ресурсов

Обратите внимание, что адреса связаны с официальным именем.Это означает, что любые уведомления, отправленные на домашний адрес, включая налоговые документы, плату за обучение и другие платежи, причитающиеся колледжу и т. Д., Будут иметь официальное имя.

Колледж должен использовать ваше официальное имя для официальных внешних отчетов, но может использовать выбранное имя, насколько это возможно, для внутренней идентификации.

После отправки формы изменения имени выбранный вами вариант отображения (см. Параметры ниже) будет записан, а выбранное вами имя, если оно указано, будет рассмотрено Офисом Регистратора или Управлением людских ресурсов.Как только выбранное вами имя будет принято, оно появится в указанных ниже системах. Если выбранное вами имя не будет одобрено, ваше официальное имя останется единственным именем в вашей записи в колледже.

Примеры выбранных имен, которые не будут утверждены, включают, но не ограничиваются:

• Имена, используемые с целью введения в заблуждение, непрофессионального приукрашивания и т. Д.
• Имена, содержащие не буквенные символы
• Имена, содержащие оскорбительные, уничижительные, дискриминационные или неуместные выражения

Имя Отображение Варианты выбора

1. Допустимое только имя (по умолчанию), например, Agnes I.Скотт
2. Только выбранное имя, например, Ирвин Скотт
3. Официальное имя (выбранное имя), например, Агнес (Ирвин) Скотт

В зависимости от выбора отображения имени, только выбранное имя или официальное имя (выбранное имя) будет использоваться в следующих обстоятельствах.

• AscAgnes
  Состав класса
  • *
  Состав классов
  • *
  • Мои советники *
  • Добро пожаловать! Название
• Состав Athletic Team
• Carta
• Компас
• Снижение остатка
Диплом
• — студентов могут выбрать напечатанное название диплома при подаче заявления на выпускной.
• Отображаемое имя учетной записи электронной почты
• Программа выпуска / поступления — если иное не указано в заявлении на выпускной
• Жилищный учет
• ID Card — выбранное имя будет отображаться на лицевой стороне ID-карты, а юридическое имя будет отображаться мелким шрифтом на обратной стороне ID-карты.
• Имя инструктора в поиске класса и расписании учеников
• Записи библиотеки
• Объявления для СМИ / связей с общественностью
• Moodle
• Интернет-каталог — OPD (если каталог не заблокирован)
• Старшие инвестиции
• Неофициальные / рекомендательные документы

• AscAgnes
  • Agnes Scott Служба онлайн-заказа электронных транскриптов
  • Аудит степени
  • Выписка по моему счету
  • Моя финансовая помощь
  • Мой профиль
  • Официальный состав класса
  • Платежные извещения
  • Статус запроса расшифровки
  • История времени
  • Посмотреть мои формы 1098-T
  • Посмотреть мою информацию о 1099-MISC
  • W-2 Заявления
• Аудит степени *
• Системы экстренного реагирования и правоприменения (полиция, DOS и т. Д.)
• Финансовая помощь *
• Внутренние системы, которые требуют и могут поддерживать только юридическое имя
• Медицинские записи (Medicat и Aetna)
• NCAA Документы
• Национальный центр обмена информацией для студентов
• Сетевое имя пользователя и адрес электронной почты
• Ответы на запросы о зачислении, такие как запросы на подтверждение
• SEVIS и I-20
• Студенческий сотрудник / информация о заработной плате *
• Финансовые счета студентов (биллинг и т. Д.) *
• TMS
• Стенограммы — Официальные или неофициальные *
• Оформление проездных
• Все внешние коммуникации и отчетность

* Появляется в AscAgnes

Изменение юридического имени

Чтобы изменить официальное имя в официальных документах колледжа, таких как стенограммы и записи о занятости, вы должны по закону изменить свое имя. Для сотрудников юридическое изменение имени признается путем предоставления карты социального страхования.Студенты могут предоставить паспорт, оригинал судебного документа и / или визу государственного образца. Если вы являетесь выпускником, вы также можете запросить обновленный диплом с вашим нынешним юридическим именем. Несмотря на то, что ваше имя будет изменено во всех документах, ваше прежнее имя будет по-прежнему указываться как предыдущее имя в базе данных колледжа, чтобы гарантировать, что любой поиск вашего прежнего имени приведет к доступу к правильным файлам.

Сохранение вашей личности — Закон о семейных правах на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA)

Если вы хотите предотвратить разглашение какой-либо вашей информации по какой-либо причине, вы можете отказаться, заполнив полную блокировку FERPA в офисе Регистратора.Полная блокировка FERPA означает, что данные из ваших документов об образовании колледжа не могут быть переданы никому, включая потенциальных работодателей или кредитные компании, стремящиеся подтвердить ваше зачисление. Однако ученик не может быть «анонимным» для других членов класса, зачисленных в тот же класс. Должностные лица колледжа с законным образовательным интересом могут по-прежнему иметь доступ к вашей документации об образовании. Для получения дополнительной информации о FERPA и конфиденциальности студенческих записей см. Https://www.agnesscott.edu/registrar/student-records-privacy.html.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я указать выбранную фамилию?

Нет, ваша фамилия останется вашей официальной фамилией.

Могу ли я использовать любое выбранное имя, какое захочу?

Обратитесь к разделу «Как изменить свое имя», где указано одобренное выбранное имя.

Могу ли я использовать выбранное мной имя для электронной почты?

Да и нет. Да, вы можете изменить отображаемое имя. Нет, вы не можете изменить свой адрес электронной почты.Помните, что изменение отображаемого имени электронной почты может иметь непредвиденные последствия и привести к сбоям в поиске имени или к тому, что отправленное сообщение не будет легко распознано как ваше сообщение.

Сколько времени нужно, чтобы выбранное мной имя появилось в системах, способных его отображать?

Ваша форма запроса будет обработана в течение 5 рабочих дней, и вы увидите новое выбранное имя в некоторых системах в течение 1-3 дней после обработки формы.Имейте в виду, что изменение имени не будет отображаться во всех системах одновременно, и системы, в которых требуется ваше официальное имя, будут по-прежнему отображать ваше официальное имя. Обработка может занимать больше времени в начале и в конце каждого семестра, поскольку это самое загруженное время для офисов Регистратора и отдела кадров.

Как часто я могу менять выбранное имя?

В настоящее время нет ограничений на то, как часто вы можете менять выбранное имя. ОДНАКО, имейте в виду, что внесение этого изменения может иметь волновой эффект в вашей повседневной жизни.Изменение выбранного имени чаще, чем один раз в год, может привести к путанице в отношении вашей личности, затруднить обслуживание клиентов и / или лишить вас возможности доступа к некоторым системам колледжа.

Как политика предпочтительного имени влияет на студентов, получающих визы F-1 и J-1?

Выбранное имя предназначено для использования в сообществе колледжа. Иностранные студенты могут свободно выбирать выбранное имя для использования в кампусе. Однако это не применяется в ситуациях, когда требуется официальное имя.Чтобы получить статус студенческой визы F-1 или J-1, на I-20 и DS-2019 необходимо указать официальное имя. Юридическое имя человека указывается в паспорте.

С кем мне связаться, если у меня возникнут дополнительные вопросы?

Студенты должны связаться с Офисом Регистратора, а сотрудники — с Управлением людских ресурсов.

Если я назову выбранное имя, будет ли оно использоваться в почтовых отправлениях моим родителям / опекунам?

В письмах родителям и опекунам используется имя, указанное в файле.

Будут ли мои профессора уведомлены о том, что я выбрал имя?

После обработки вашей формы выбранное имя будет отображаться, как описано в политике выше. Изменение может занять больше времени, чтобы появиться в некоторых системах в зависимости от времени обновления данных.

Если я выбрал выбранный вариант отображения только имени, увидит ли мой профессор мое официальное имя?

Ваш профессор увидит ваше официальное имя, как описано в разделе «Официальное имя должно использоваться в следующих обстоятельствах».

Обязаны ли сотрудники и преподаватели называть студентов по выбранному ими имени?

Обращение к студентам по имени, которое они хотят называть в классе, и при общении с персоналом колледжа поддерживает уважительную среду обучения. Сотрудники и преподаватели постараются называть вас выбранным вами именем.

Как быстро я могу получить свою новую ID-карту и куда мне пойти, чтобы получить новую ID-карту ASC?

Офис Регистратора уведомляет ITS об изменении.Когда ваша новая идентификационная карта будет готова, вы получите электронное письмо от ITS. Будьте готовы заплатить комиссию за замену в размере 15 долларов, когда забираете свою карту. Также обратите внимание, что если вы указали, что хотите, чтобы к вам обращались по выбранному вами имени, выбранное вами имя будет отображаться на лицевой стороне удостоверения личности, а ваше официальное имя появится на обратной стороне удостоверения личности в меньшем размере. шрифт.

Должен ли я получать новую идентификационную карту ASC, если я отправлю форму изменения имени?

Нет, использование выбранного вами имени на вашей идентификационной карте ASC — это вариант, а не требование.

Распространяется ли выбранная политика в отношении имен на всех сотрудников Агнес Скотт?

Да.

Что такое официальное имя?

Юридическое имя — это имя, которое идентифицирует лицо в юридических, административных и других официальных целях. Официальное имя человека, как правило, — это имя человека, которое было дано для регистрации рождения и затем указывается в свидетельстве о рождении.

Какое имя выбрано?

Выбранное имя — это имя, по которому вы предпочитаете, чтобы другие называли его и определяли по нему в системах колледжа.Оно отличается от вашего официального имени. Псевдоним — это то, что ваши близкие друзья или семья могут использовать, но не будут записаны, если вы не укажете его в качестве выбранного вами имени.

_____________________________

Разъяснение или изменения в политике: Напрямую в офис регистратора
Утверждено: Кабинет министров, январь 2019 г .; пересмотрено в июле 2019 г.

| Кабинет регистратора

Политика предпочтительного / выбранного имени (Действует с осени 2020 г.)

Какое предпочитаемое / выбранное имя?
Предпочтительное / выбранное имя — это имя, которое вы выбираете для называния, которое отличается от вашего официального имени.Stony Brook University позволяет вам сделать это, установив предпочтительный / выбранный имя через вашу учетную запись SOLAR. Когда вы выберете предпочтительное / выбранное имя, оно будет появляется вместо вашего официального имени на некоторые документы и документы, относящиеся к университету. К ним относятся списки классов, фото класса. реестры, списки выпускников и Blackboard. Ваше официальное имя будет отображаться на всех остальных Записи и документы вуза.

Какова политика Университета Стоуни-Брук в отношении предпочтительных / выбранных имен?
Это политика Университета, чтобы предоставить всем членам нашего сообщества возможность используйте предпочтительное / выбранное имя, которое отличается от их официального имени, где это возможно. В некоторых случаях Университет обязан использовать юридическое имя человека и не может используйте предпочтительное / выбранное имя.Такие случаи включают, но не ограничиваются: занятость и отчеты о заработной плате, записи о медицинском страховании, счета, документы о финансовой помощи, компенсации, разрешения на поездку и покупку, официальные стенограммы и т. д.

Университет оставляет за собой право удалить предпочтительное / выбранное имя, если оно используется ненадлежащим образом, включая, но не ограничиваясь: с целью введения в заблуждение, быть подрывным или попытаться уклониться от юридического обязательства.

Предпочтительное / выбранное имя будет отображаться только в классе. Список участников, список фотографий класса, список итоговых оценок и доска.

Юридическое имя студента останется неизменным во всех других системах, связанных с университетом. Студенты, желающие изменить свое официальное имя, могут получить необходимую форму на Формы на сайте Регистратора.

Кто может установить предпочтительное / выбранное имя?
Предпочитаемые / выбранные имена устанавливаются с помощью СОЛНЕЧНОГО. Таким образом, вы, как университет Стоуни-Брук студент может установить, изменить и / или удалить ваше предпочтительное / выбранное имя.

Как мне установить желаемое / выбранное имя?
Вы можете установить желаемое / выбранное имя, войдя в свою учетную запись SOLAR. Под Безопасность и личные данные , выберите Имена .Щелкните значок изменить кнопку рядом с типом «Предпочтительное имя». Измените свое имя по своему усмотрению. Когда Готово нажмите кнопку СОХРАНИТЬ кнопка.

Часто задаваемые вопросы о предпочтительных / выбранных именах:

Могу ли я напечатать желаемое / выбранное имя на моем дипломе?

Да, студенты могут указать на дипломе свое предпочтительное / выбранное имя.

Важное примечание для студентов, которые посещают или планируют посещать профессиональные школы (например, Медицина, сестринское дело, стоматология, социальная работа, медицинские технологии и менеджмент, право, так далее.) : Прежде, чем вы решите распечатать свой предпочтительный / выбранный имя в дипломе СБУ, примите во внимание, что профессиональное лицензирование требования часто требуют, чтобы вы использовали свое официальное имя.Например, приложение и лицензирование и федеральные нормы занятости / правила требуют использования юридического имени. Следовательно, неиспользование вашего официального имени в дипломе может привести к отклонению, задержке, проверке, и / или требования для дополнительного подтверждения личности, связанные с любыми приложениями для трудоустройства, лицензирования, аттестации, подачи заявления на визу и / или других процессов которые требуют подтверждения вашей личности.

Важное примечание для всех студентов: Хотя СБУ считает диплом церемониальным документом, некоторые страны могут требуется ваш диплом (вместе с официальной стенограммой) для различных юридических, иммиграция и трудоустройство.Выбор печати вашего предпочтительного / выбранного имени на вашем дипломе может привести к непредвиденным осложнениям из-за несоответствия между ваш диплом и другие документы (например, транскрипт, паспорт, свидетельство о рождении и т. д.) которые содержат ваше официальное имя. Чтобы избежать подобных осложнений, рекомендуем распечатать ваш юридическое имя в вашем дипломе, если вы планируете жить, учиться или работать за пределами США Состояния.

Может ли кто-нибудь обновить мое предпочтительное / выбранное имя?
Нет. Только вы, как студент, имеющий доступ к вашей учетной записи SOLAR, можете обновить ваш предпочтительный / выбранный имя.

Как мне установить желаемое / выбранное имя?
Войдите в SOLAR и перейдите в Безопасность и личные данные, затем Имена и выберите изменить кнопку рядом с типом «Предпочтительное имя».По завершении обновления нажмите кнопку СОХРАНИТЬ кнопка.

Могу ли я установить желаемое / выбранное имя на все, что я хочу?
Вы можете установить любое желаемое / выбранное имя. Однако университет оставляет за собой право удалить предпочтительное / выбранное имя, если будет сочтено несоответствующим.

Могу ли я использовать свое предпочтительное / выбранное имя для всего в университете?
Нет. Ваше предпочтительное / выбранное имя можно использовать только и оно будет отображаться только в классе. Реестр, Реестр Фото, Список итоговых оценок и Доска.Во всех других записях университета и документы, появится ваше юридическое имя.

Как мне исправить или изменить свое юридическое имя в университете?

Студенты:

• Полная форма изменения имени находится в разделе «Общие» Формы на веб-сайте Регистратора и отправьте ее в Офис Регистратора с соответствующими и необходимая документация.

Сотрудники:

• Свяжитесь со службой кадровой службы по адресу:
  390 Административное здание
  Тел .: 631-632-6161
  Факс: 631-632-6168
  Электронная почта: [email protected]

Уведомления работодателя о запросах на исправление (EDCOR)

Оповещение о COVID-19

Из-за пандемии COVID-19 наши сотрудники службы поддержки клиентов BSO и службы технической поддержки в настоящее время ограничены, и время ожидания на телефоне может быть дольше обычного.Если вам нужна срочная помощь, позвоните по бесплатному телефону 1-800-772-6270. (TTY 1-800-325-0778) и доступен с понедельника по пятницу с 7:00 до 19:00 по восточному времени.

Если вам нужна общая помощь, вы можете отправить нам электронное письмо по адресу [email protected]. Для получения технической помощи отправьте нам электронное письмо по адресу [email protected]. Заранее благодарим вас за терпение и понимание.

Пожалуйста, ознакомьтесь с нашими текущими инструкциями по личным приемам, если вам требуется посещение одного из наших полевых офисов.

Администрация социального обеспечения (SSA) обязуется поддерживать точность записей о доходах, используемых для определения размеров пособий, чтобы клиенты могли получать заработанные ими пособия.

В марте 2019 года мы начали рассылку уведомлений работодателям, у которых в декларации о заработной плате и налоговой декларации (форма W-2) указано хотя бы одно имя и комбинация номера социального страхования (SSN), не совпадающая с нашими записями.В Цель письма — информировать работодателей о том, что необходимы исправления, чтобы мы могли должным образом отражать заработки его сотрудников в правильной записи. Существует ряд причин, по которым указанные имена и SSN могут не совпадать. с нашими записями, такими как опечатки, незарегистрированные изменения имени, а также неточные или неполные записи работодателя.